CIO用南昌OA來完善企業(yè)信息化

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先進(jìn)的企業(yè)想要通過知識(shí)管理的實(shí)施獲取競爭優(yōu)勢，但必須認(rèn)清管理必須要有人負(fù)責(zé)，必須要有一個(gè)合適的人來推動(dòng)組織的知識(shí)管理實(shí)踐，否則組織的知識(shí)管理實(shí)施只能無功而返，毫無助益。在新世紀(jì)，相信隨著人們觀念的轉(zhuǎn)變和對(duì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的認(rèn)知，隨著商業(yè)活動(dòng)的現(xiàn)實(shí)和競爭壓力，會(huì)有更多的人認(rèn)識(shí)知識(shí)管理、參與知識(shí)管理；從長遠(yuǎn)來講，知識(shí)管理的未來必定是成為組織的基礎(chǔ)管理，就是說“所有的管理都是知識(shí)管理”，所有的經(jīng)理的管理都是基于知識(shí)管理的管理，這個(gè)時(shí)候也許就不再需要人來負(fù)責(zé)知識(shí)管理，知識(shí)管理已成為人們的自覺行動(dòng)，成為各知識(shí)工作者本身的要求。

信息系統(tǒng)發(fā)展至今日，已經(jīng)與最初人們所熟識(shí)多年的信息系統(tǒng)發(fā)生了巨大的變化。從幾臺(tái)彼此互不連通的“PC式信息化”到利用局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)簡單共享及信息傳遞的小型辦公網(wǎng)絡(luò)，再到后來的OA、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的簡單應(yīng)用，直至今日的深入企業(yè)管理流程及業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)分析、挖掘等信息手段的應(yīng)用，信息系統(tǒng)走過了一條從單一節(jié)點(diǎn)到大規(guī)模集成應(yīng)用的艱辛道路。

而作為信息化領(lǐng)域浪尖人物的CIO，其對(duì)自身的職業(yè)定義也應(yīng)隨著信息系統(tǒng)的嚴(yán)謹(jǐn)而發(fā)生一些甚至是徹底的改變。在今天這個(gè)信息爆炸的知識(shí)時(shí)代，不管是企業(yè)還是個(gè)人都急切的關(guān)注著如何把可得到的信息通過一套行之有效的手段對(duì)其進(jìn)行合理加工，從而發(fā)揮“1+1〉2”效能得解決方案。這不僅僅可以提升自身競爭力，同時(shí)對(duì)于知識(shí)的傳播、經(jīng)驗(yàn)的傳遞累加以及人才的培養(yǎng)和發(fā)掘都是極有利的方法手段。

而對(duì)于CIO來說，明確的需求就是對(duì)其未來工作的指導(dǎo)。因此，一個(gè)合格的CIO應(yīng)該不僅是可以幫助企業(yè)完善信息系統(tǒng)、挖掘數(shù)據(jù)資源的領(lǐng)頭羊，同時(shí)，其至少還應(yīng)該可以深刻掌握企業(yè)對(duì)新管理手段或領(lǐng)域的需求以及未來一段時(shí)期內(nèi)企業(yè)最應(yīng)該完善的管理領(lǐng)域。

你知道嗎？

你知道嗎？有些企業(yè)的CIO用盡一切方法后，卻發(fā)現(xiàn)企業(yè)的信息化還是失敗。

你知道嗎？也有企業(yè)已經(jīng)完全信息化了，卻無法因應(yīng)環(huán)境的變化，而慘遭失敗。

你知道嗎？發(fā)生這類情形的企業(yè)，可為數(shù)不少。這些情形無關(guān)信息科技設(shè)備的優(yōu)劣，而是因于知識(shí)管理的問題。

有些企業(yè)跑在前面

信息化的發(fā)展，已經(jīng)由數(shù)據(jù)管理到信息管理，且現(xiàn)在又邁入知識(shí)管理的境界。這代表著企業(yè)對(duì)信息化功能不斷的演進(jìn)，就好像我們由小學(xué)、中學(xué)到了大學(xué)一般。早期信息化，只是買一套計(jì)算機(jī)設(shè)備，提供數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存與處理罷了。所以，那時(shí)的計(jì)算機(jī)部門，又稱為數(shù)據(jù)處理中心或計(jì)算機(jī)室。

然而，隨著信息化重點(diǎn)的改變，開始進(jìn)入交易自動(dòng)化、決策支持、績效控管等功能時(shí)，主管不再只要原始資料，而是要經(jīng)過處理的信息，亦即踏上信息管理的境界了。

在信息管理的時(shí)代，所需管理的數(shù)據(jù)，仍來自于企業(yè)的交易過程，以及環(huán)境中有關(guān)信息與系統(tǒng)搜集。因此，此時(shí)所管理的，僅屬于企業(yè)規(guī)則的部分。

隨著信息化的進(jìn)展，我們發(fā)現(xiàn)有許多企業(yè)能更有效地運(yùn)用信息系統(tǒng)，而迅速處理一些傳統(tǒng)系統(tǒng)無法處理的員工知識(shí)。因此，創(chuàng)造了傲視同業(yè)的競爭優(yōu)勢。

員工知識(shí)的擷取是深刻自動(dòng)化的基礎(chǔ)

要能達(dá)到這個(gè)境界，對(duì)CIO而言，變成了一項(xiàng)艱巨的挑戰(zhàn)。為什么呢？因?yàn)閱T工的知識(shí)能力蘊(yùn)含于感覺之中，并在作業(yè)中表現(xiàn)出來，而且這些知識(shí)是不明確的。員工知道許多工作上的知識(shí)，但其中只有一小部分是以規(guī)則很清楚的記錄與訂出。

而對(duì)于員工而言，他往往沈浸在其經(jīng)驗(yàn)世界，滿足于他自我的知識(shí)能力，或有意的保護(hù)自己的工作生存權(quán)，而很少試圖將此種知識(shí)轉(zhuǎn)化為可清晰表達(dá)的規(guī)則。

員工的經(jīng)驗(yàn)造就了他的知識(shí)，在工作環(huán)境中，他們可以感覺到環(huán)境的變化與可能發(fā)生的事，他們利用他們這方面的知識(shí)，將環(huán)境可能發(fā)生的結(jié)果聯(lián)系起來，并知道如何使工作達(dá)到最佳的結(jié)果。

當(dāng)系統(tǒng)分析師試圖分析交易流程的規(guī)則時(shí)，借著觀察與面談，將所了解的企業(yè)規(guī)則作成模型。由諉扛鋈說木椴煌塹鬧痘ヒ歟虼朔治鍪ξ薹私餛洳鉅歟黿餐糠腫鞒上低襯Ｐ停庋淖遠(yuǎn)低車比換崾О?。諒T┦О蓯粲謚哆⑷〉奈侍狻?lt;/P>

知識(shí)的創(chuàng)新為企業(yè)生存發(fā)展的關(guān)鍵

另一方面，許多企業(yè)成功的完成自動(dòng)化系統(tǒng)，但這也帶來了一些新的問題。新的員工由于一切依著自動(dòng)化的規(guī)定去做事，他們不會(huì)像過去無自動(dòng)化時(shí)的老員工那樣去理解、觀察和感受。而自動(dòng)化的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)又無法感覺環(huán)境中正在發(fā)生的事情，并且員工也不知環(huán)境中正在發(fā)生的事對(duì)他有什么影響，他們只知道遵守計(jì)算機(jī)告訴他的一切事項(xiàng)。

自動(dòng)化下的員工有了更多的責(zé)任，卻減少了對(duì)環(huán)境的感知與適應(yīng)的能力。這也是為什么我們看到，有許多屬于世界或中國500大的企業(yè)，這些企業(yè)已經(jīng)建立了穩(wěn)固的收入基礎(chǔ)、顧客基礎(chǔ)和聲譽(yù)，以致有些人認(rèn)為，按照常理，它們是無法擊敗的。但幾年以后，在幾乎僅僅一個(gè)高階主管的任期內(nèi)，這些企業(yè)中有許多已經(jīng)不復(fù)存在。

今天，全球化的競爭壓力與環(huán)境變化日益激烈。在大約十年左右的時(shí)間內(nèi)，今天的那些大企業(yè)中有一半可能會(huì)不復(fù)存在。這是為什么呢，主要是缺少了知識(shí)的創(chuàng)新。要能達(dá)到知識(shí)創(chuàng)新的境界，成為對(duì)CIO另一項(xiàng)艱巨的挑戰(zhàn)。

知識(shí)與知識(shí)管理的重要性

既然上述的知識(shí)擷取與創(chuàng)新兩問題，是由于企業(yè)對(duì)知識(shí)管理的不良所造成，則“知識(shí)”與“知識(shí)管理”對(duì)企業(yè)有何重要性呢？其實(shí)，知識(shí)是企業(yè)因應(yīng)環(huán)境變化，不斷改進(jìn)與創(chuàng)新之力，并為提升企業(yè)競爭優(yōu)勢的來源。

而知識(shí)管理又有何重要呢？其實(shí)，企業(yè)為預(yù)測市場、技術(shù)、產(chǎn)品中的各種變化，需要積極從外部收集知識(shí)，累積于內(nèi)部而進(jìn)行廣泛的分享與儲(chǔ)存，以提供從事開發(fā)新技術(shù)和新產(chǎn)品的人員利用。然后，再以新的產(chǎn)品、服務(wù)、或各種有系統(tǒng)的方式，響應(yīng)于外部環(huán)境，而促使企業(yè)提升競爭優(yōu)勢。而這種轉(zhuǎn)化的過程——從外部到內(nèi)部，然后再以新的產(chǎn)品、服務(wù)、或各種有系統(tǒng)的方式回到外部——即是知識(shí)管理。而正是這種雙重的知識(shí)管理與創(chuàng)新的活動(dòng)，為企業(yè)的競爭力，不斷添薪助火。

知識(shí)的兩種類型

依日本學(xué)者野中與足內(nèi)的說法，知識(shí)可分為兩大類型：一種是外顯的知識(shí)，它能夠以正式的語言清晰表達(dá)，包括語法說明、數(shù)學(xué)表達(dá)、規(guī)范、手冊(cè)等等，這種類型的知識(shí)，于個(gè)人之間正式而容易地傳遞。而另一種更加重要的知識(shí)類型，則是內(nèi)隱的知識(shí)，它難以用正式的語言表達(dá)；它植根于個(gè)人經(jīng)驗(yàn)之中、涉及諸如個(gè)人信念、洞察力與價(jià)值系統(tǒng)之類無形的個(gè)人知識(shí)。但是，這類知識(shí)為企業(yè)競爭力重要的來源，卻一直被企業(yè)所忽視管理。

內(nèi)隱的知識(shí)可以劃分成為兩個(gè)方面。第一個(gè)是技術(shù)方面，包括在技術(shù)知識(shí)方面獲得的那種難以說清的一些能力與技藝。例如，一個(gè)高級(jí)顧問師在多年經(jīng)驗(yàn)所發(fā)展出對(duì)企業(yè)洞察的專業(yè)能力。但是，他往往不易說清他所掌握東西背后的邏輯原理。另一方面，內(nèi)隱的知識(shí)還包括一些心理模式、信念、和觀念，而且又如此地根深蒂固，以致易認(rèn)為它們是理所當(dāng)然，而不易與他人溝通。

簡單而言，外顯知識(shí)能夠很方便地由計(jì)算機(jī)處理，以電子方式傳輸、或儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫中。但是，內(nèi)隱知識(shí)的主觀與直覺性質(zhì)，卻很難以任何有系統(tǒng)或邏輯的方式處理或傳輸。然而，在全球競爭的今天，基于內(nèi)隱知識(shí)的重要性愈來愈明顯，企業(yè)必須想辦法進(jìn)行管理，使其轉(zhuǎn)化為任何人都能了解的語言或數(shù)字，使內(nèi)隱知識(shí)可于組織內(nèi)傳播與分享。

無論外顯或內(nèi)隱的知識(shí)，對(duì)企業(yè)而言都是十分重要的資產(chǎn)。因此，企業(yè)必須有效地進(jìn)行管理。然而，如何進(jìn)行管理呢？

因?yàn)閱T工雖然擁有大量實(shí)踐性的信息，但是他們卻難以將這些信息轉(zhuǎn)化成為有用的知識(shí)。還有，來自市場的某些信號(hào)，也是模糊不清而有不同解釋，又如何將其具體化？再者，員工可能過分拘固執(zhí)于自己的狹隘視域，而看不到更廣闊的因果關(guān)系。

除此之外，即使員工的確形成有意義的思想或見解，他們?nèi)匀浑y于把這種信息的重要性傳達(dá)給其它人員。再加上人們會(huì)主動(dòng)地解釋新知識(shí)，使其適自己的情況和觀點(diǎn)。因此，在一種環(huán)境有意義的知識(shí)，傳達(dá)到另一個(gè)環(huán)境就可能改變，甚至失去意義。結(jié)果，新知識(shí)在組織中擴(kuò)散時(shí)，就不斷出現(xiàn)混亂。

所以，CIO的主要職責(zé)，就是把這種混亂引向有目的的知識(shí)管理。例如，如何透過信息化，幫助高階經(jīng)理和中層管理者向員工提供企業(yè)經(jīng)營的概念架構(gòu)，以幫助員工使自己的經(jīng)驗(yàn)成為有意義的知識(shí)，并蘊(yùn)含于自動(dòng)化系統(tǒng)中。

另外，CIO必須思考，如何透過信息系統(tǒng)，幫助高階管理者聯(lián)系那些貌似無關(guān)的活動(dòng)或業(yè)務(wù)，使之成為整體的共同特征，從而提供一種方向感。

其次，如何幫助企業(yè)的中層管理者，在高層的策略方向與第一線員工的實(shí)際做法間協(xié)調(diào)，建立中間程度的業(yè)務(wù)和產(chǎn)品概念。對(duì)于第一線員工，如何擷取其知識(shí)成為企業(yè)規(guī)則，并將之建立于企業(yè)模式之中，使信息系統(tǒng)在知識(shí)管理的過程中發(fā)揮關(guān)鍵作用，支持與追蹤由內(nèi)隱知識(shí)成為外顯知識(shí)的轉(zhuǎn)化，以及由外顯知識(shí)到內(nèi)隱知識(shí)的啟發(fā)過程，并將新的知識(shí)納入新的產(chǎn)品和技術(shù)之中。

另外，管理者需要“忘卻”對(duì)于知識(shí)的老觀念，這種老觀念就是需要透過各種手冊(cè)、書籍、或講授而獲得、傳授、與訓(xùn)練的舊思考模式。反而需要更加注意較不正式、不有系統(tǒng)的來源，要開始著重于透過利用比喻、圖畫、或經(jīng)驗(yàn)而獲得的主觀性洞察力、直覺、和預(yù)感。如此一來，才可使管理者能充分成功企業(yè)當(dāng)前應(yīng)做的事情。

當(dāng)然，組織知識(shí)管理是一個(gè)永無止境的反復(fù)過程。但是，這個(gè)永無止境的循環(huán)過程并不限于組織之內(nèi)；它還發(fā)生在組織之間。企業(yè)創(chuàng)造的知識(shí)，將調(diào)動(dòng)組織之外的其它人士之內(nèi)隱知識(shí)，這些人把這種內(nèi)隱知識(shí)轉(zhuǎn)化為環(huán)境波動(dòng)，成為回饋給組織的外顯知識(shí)。并且，在大多數(shù)情況下，這種互動(dòng)將會(huì)發(fā)生在企業(yè)提供的產(chǎn)品、服務(wù)、系統(tǒng)，與客戶、供貨商、經(jīng)銷商、以及競爭對(duì)手之間。這也是為什么IBM與GM公司在80年代積極從事知識(shí)聯(lián)盟，我們新近看到臺(tái)灣電子龍頭老大臺(tái)積電與宏基，也在積極從事此項(xiàng)工作。

總之，企業(yè)對(duì)于知識(shí)管理，應(yīng)具有如下三點(diǎn)的認(rèn)知：

1.表達(dá)不能表達(dá)的東西，要著重依賴于比喻的語言和象征作用。

2.要傳播知識(shí)，就要把個(gè)人的知識(shí)與別人分享。

3.新知識(shí)是在含糊不清與冗長累贅之中產(chǎn)生的。

再造知識(shí)工作

大多數(shù)再造項(xiàng)目，一向關(guān)聯(lián)于相對(duì)規(guī)范性的過程，比如訂單管理或客戶服務(wù)之類。但是，組織中也存在著再造或改善各種知識(shí)工作過程的機(jī)會(huì)，例如，新產(chǎn)品開發(fā)、管理、系統(tǒng)開發(fā)、和專業(yè)服務(wù)等過程。對(duì)于許多企業(yè)，這些過程是競爭優(yōu)勢的重大來源。

而由于知識(shí)工作者的自治性與知識(shí)的經(jīng)驗(yàn)性與內(nèi)隱性，知識(shí)工作過程的再造變得很困難。但是研究發(fā)現(xiàn)，他們可以適應(yīng)各種改善導(dǎo)向的方法。已經(jīng)實(shí)施知識(shí)工作改善項(xiàng)目的幾家企業(yè)，即是保持一種過程導(dǎo)向，而不強(qiáng)調(diào)過程的細(xì)節(jié)活動(dòng)與任務(wù)。并且，更加著重的是過程的產(chǎn)出和組織結(jié)構(gòu)，例如建立一些小組或一些工作者在同一地點(diǎn)工作，而不是著重于詳細(xì)的工作流程。這是未來知識(shí)管理工作，應(yīng)著重的方向。

小結(jié)

企業(yè)的CIO在今天的激烈競爭環(huán)境中，必須重視知識(shí)管理，他們需要了解這些系統(tǒng)所要處理的工作，與傳統(tǒng)的信息化有何不同；發(fā)展的方法，有何不盡相同之處；以及，導(dǎo)入的過程與做法，亦與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)有何差異之處。