重慶泛普OA辦公軟件系統(tǒng)合同跟蹤管理

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重慶泛普OA辦公軟件系統(tǒng)合同跟蹤管理
 
一、合同跟蹤內(nèi)容審批流程
為了確保每份合同簽訂后需跟蹤內(nèi)容的完整性及準確性，特制訂了《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》。本流程分兩個階段執(zhí)行，首先為書面整理及審批階段，其次為系統(tǒng)錄入及審批階段，適用于各公司、各項目、各部門所有合同跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及審批。
    1．合同跟蹤內(nèi)容的書面整理及審批階段
(1) 部門行政助理整理合同跟蹤內(nèi)容
合同簽訂后1個工作日內(nèi)，部門行政助理在部門負責人的指導下根據(jù)《合同跟蹤內(nèi)容表》(附表5)要求完成合同跟蹤內(nèi)容的整理，并通過OA系統(tǒng)的“合同跟蹤內(nèi)容審批流程”提交審批，要求款項名稱、金額、收付款方式、收支部門和對應的成果驗收內(nèi)容準確完整。
    (2) 部門負責人審核收付款對應的成果驗收
    部門負責人在1個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項收付款對應的成果驗收內(nèi)容完整無遺漏。
    (3) 財務部經(jīng)理審核款項金額和對應的收付款方式
    財務部經(jīng)理在1個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項款項名稱、金額、收付款方式和收支部門準確無誤。
    (4) 法務部主管復核
    法務部主管在1個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的復核，確保每項款項名稱、金額、收付款方式及對應的成果驗收內(nèi)容與合同約定相符。
    2．合同跟蹤內(nèi)容的系統(tǒng)錄入及審批階段
    (1) 部門行政助理在1個工作時內(nèi)將已經(jīng)最終批準的收付款內(nèi)容錄入項目管理系統(tǒng)，將每項成果驗收內(nèi)容作為一項事務錄入項目管理系統(tǒng)，并將每筆收付款與對應的各項成果驗收事務相關聯(lián)，然后分別通知財務部經(jīng)理及法務部主管審核已錄入系統(tǒng)的合同跟蹤內(nèi)容。
    (2) 財務部經(jīng)理及法務部主管在1個工作時內(nèi)分別核對款項名稱、金額、收付款方式、收支部門等是否與合同約定和最終批準的跟蹤內(nèi)容相符以及每項收付款是否已與各項成果驗收對應的事務相關聯(lián)，核對無誤后分別點擊“審核”鍵。
    注：房屋銷售合同(意向書)的跟蹤在房產(chǎn)銷售軟件系統(tǒng)中實施。
    二、合同跟蹤內(nèi)容錄入注意事項
1．合同概況中的“合同號”指按本制度匯編第一篇第四章要求編寫的便于公司內(nèi)部查詢所用的合同編號，若最終合同文本上采用對方單位所提供的編號的，仍須按本制度要求進行內(nèi)部的合同編號并錄入系統(tǒng)；錄入系統(tǒng)的合同號必須編寫正確，一旦保存即無法更改；“批準流程”指合同的批準流程，明確該流程是為了便于在今后的合同跟蹤過程中查詢合同整體內(nèi)容；“關聯(lián)項目”指合同所屬的項目及部門，若某份合同同屬于某一項項目和某一個部門，則必須同時關聯(lián)該項目及該部門，以便通過項目及部門均可查詢該合同。
2．合同收付款項是合同跟蹤內(nèi)容的關鍵組成部分，即合同跟蹤的核心內(nèi)容。在錄入時必須遵循以下原則：除預付款、定金等到期即付的款項外，其余每筆收付款均需對應一項或多項成果驗收內(nèi)容(至少一項)，可通過“添加成果”鍵添加對應的成果內(nèi)容；成果添加完畢后，還需將該項收付款內(nèi)容與成果驗收內(nèi)容對應的目標進行關聯(lián)，以便通過項目管理系統(tǒng)實時反映成果內(nèi)容完成情況；收付款項的“預計日期”即預計收付款日期，合同跟蹤人必須定期維護，務必使日期合理、準確，如果日期不合理、準確，將影響該項收付款項資金計劃的報批。
3．如有部分合同義務不屬于任何一項與合同收付款項對應的成果驗收內(nèi)容，但其對合同的履行起到關鍵作用的，則該類義務需在“主要義務”欄內(nèi)摘錄，并關聯(lián)與該項義務相對應的事務；“我方聯(lián)系人”即該項義務的主要責任人，由部門(子公司)負責人指定；開始日期及結束日期均應予以明確，以便查閱、跟蹤、預警之用；“說明”欄中須填寫合同主要義務內(nèi)容及未履行義務的違約責任。