天津OA信息化揚(yáng)帆起航

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·一家企業(yè)的銷售部經(jīng)理跳槽，將會造成老客戶紛紛流失；
·由于缺乏某一領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，您有時會感到無法勝任工作；
·員工之間不能順利、有效地相互學(xué)習(xí)；
·為了尋找某個領(lǐng)域的專家，您花費(fèi)了大量的時間，然而結(jié)果卻不太理想；
·工程進(jìn)展緩慢，您卻不知道是什么人、什么事耽誤了進(jìn)度；
·員工不愿意將“屬于自己”的商業(yè)情報(bào)貢獻(xiàn)出來；
·產(chǎn)品銷售突然出現(xiàn)下滑，您卻不能迅速找到原因；
·企業(yè)發(fā)生突發(fā)的變故，但您無法做到及時應(yīng)變……
---- 如果我們對您說，所有這些令人頭疼的問題都可以通過在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施知識管理得到解決，您是否會感到將信將疑？知識管理是什么？哪些企業(yè)適合用知識管理系統(tǒng)，知識管理應(yīng)該如何實(shí)施？它究竟能為企業(yè)帶來什么？相信您的頭腦里已經(jīng)充滿了問號，那么，接下來的這篇文章將會為您答疑解惑。

知識管理是什么

---- 我們先看看國際著名的咨詢公司Garter Group 在1999年10月11日給出的這段著名的預(yù)言：到2003年，通過知識管理和信息管理傳遞的智力資本將成為衡量企業(yè)價值的主要方式。

---- 在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，每一個企業(yè)每天都會接觸或產(chǎn)生各種各樣的信息，在這些信息中只有一部分是對企業(yè)有用的知識。這些知識是企業(yè)最寶貴的財(cái)富，它們以各種形式存在于計(jì)算機(jī)里、文件柜里和人的頭腦中等等。

---- 如何積累、整理和利用這些知識，對于企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。直到目前，能夠?qū)χR進(jìn)行科學(xué)管理的企業(yè)還不多見。如果單從知識管理的角度可以將目前的企業(yè)大致分為兩種類型，第一種是擁有知識很少的企業(yè)，這種企業(yè)大多數(shù)管理水平不高，而且企業(yè)規(guī)模一般也不大，他們本身還沒有意識到知識在一個企業(yè)中所占有的重要地位。另一類則是擁有大量的知識，但沒有對知識進(jìn)行有效管理的企業(yè)，這種情況多發(fā)生在大中型企業(yè)里。這些企業(yè)由于業(yè)務(wù)內(nèi)容廣泛，企業(yè)存在的時間較長，有意無意之間都已經(jīng)積累了相當(dāng)多的數(shù)據(jù)、信息或知識，但它們大多處于一種無序的狀態(tài)，沒有得到很好的整理、發(fā)掘和利用。

---- “知識管理”一詞最早來自管理理論學(xué)家Peter Drucker的一句話。在1988年，他認(rèn)為知識工人是組成新經(jīng)濟(jì)的個體，在這種新經(jīng)濟(jì)中硬通貨是知識。而知識管理成為一門獨(dú)立的科學(xué)體系則是在20世紀(jì)90年代中期，在短短的幾年里，知識管理這一學(xué)科就已取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。

----OA信息化迅速發(fā)展的另一個標(biāo)志是有越來越多的企業(yè)進(jìn)入到這一領(lǐng)域，像Lotus、Microsoft、SAP、Oracle、TelTech等公司都推出了自己的知識管理概念和產(chǎn)品，例如Microsoft公司推出的知識管理產(chǎn)品“太湖”（Tahoe）、Autonomy推出的Concept Agents等。國內(nèi)公司中推出知識管理產(chǎn)品的有多維互動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司、計(jì)算機(jī)世界網(wǎng)等。而在所有知識管理解決方案廠商中，Lotus更是一馬當(dāng)先，它不但在知識管理所必需的文檔管理和群件技術(shù)方面處于領(lǐng)先地位，而且它還有自己的一套獨(dú)特的知識管理理念。

知識管理能為企業(yè)帶來什么

---- 圖1、圖2和圖3可以很形象地為我們解釋知識管理給企業(yè)帶來的好處。

---- 如果用一句話說明知識管理的作用，就是不斷提高企業(yè)的創(chuàng)新能力、響應(yīng)能力、生產(chǎn)效率和技能素質(zhì)，如圖4所示。

---- 創(chuàng)新能力: 在以技術(shù)和服務(wù)快速變化為特征的商業(yè)環(huán)境中，創(chuàng)新是保持長久競爭力優(yōu)勢的主要源泉。 對于許多企業(yè)來說，一個很重要的問題就是如何使員工一起跨越時間和地理的界限，獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、交流思想，共同創(chuàng)造新的思維。協(xié)作技術(shù)有助于發(fā)現(xiàn)和培育新的想法和思維，將人們頭腦中的創(chuàng)造性思維充分利用，從而產(chǎn)生新技術(shù)和新服務(wù)。

---- 快速響應(yīng)能力:企業(yè)不可避免會遇到各種各樣的突發(fā)事件，而傳統(tǒng)信息管理技術(shù)對此是無法解決的。要有效處理突發(fā)事件，最好的資源就是建立專家網(wǎng)絡(luò)，能快速得到所需要的幫助。Lotus的快速響應(yīng)系統(tǒng)能夠檢測出微弱的潛在趨勢，并根據(jù)需要調(diào)動人力和信息資源對不測事件做出有效的反應(yīng)。它讓企業(yè)通過確定“誰、什么、何處及何時”等諸多要素，迅速協(xié)調(diào)人才和信息資源。

---- 生產(chǎn)效率:知識管理的一項(xiàng)重要工作在于有效地對企業(yè)信息加以文檔化、分類和傳遞。任何企業(yè)都愿意挖掘出存在于人和系統(tǒng)中的信息內(nèi)容和專家技能，并為日常決策提供幫助并從中獲益。生產(chǎn)效率取決于把創(chuàng)造的知識加以收集和綜合供公司內(nèi)部和外部其他人再利用的程度。所以生產(chǎn)效率是獲取和共享最佳實(shí)踐和信息，得到需要的知識幫助，以便縮短查找信息的時間和避免重復(fù)勞動引起的知識浪費(fèi)。

---- 技能素質(zhì):一個公司要保持它的競爭能力就必須提高新員工和現(xiàn)有員工的技術(shù)水平。新員工不僅需要學(xué)習(xí)新的技能，還要懂得“做事情的方法”；現(xiàn)有員工要不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)和提高技能，得到“終身教育”。為此，他們要盡可能多地閱讀內(nèi)容，參加“在職”培訓(xùn)，通過Web瀏覽課程，接受企業(yè)的知識，提高自己的技能素質(zhì)。一個學(xué)習(xí)型的企業(yè)就是成功的知識管理應(yīng)用范例。

圖1
---- 在圖1中，右側(cè)顯示為企業(yè)員工，左側(cè)顯示企業(yè)擁有的信息內(nèi)容。可以看出: 知識的表現(xiàn)形式分為顯性知識和隱性知識。顯性知識是指存儲在信息系統(tǒng)中的，已經(jīng)表述出來的結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化的信息內(nèi)容（即圖中左側(cè)顯示）。隱性知識是指專家和知識員工頭腦中具有的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、思想和思維方法，我們將其稱之為“專家技能”（即圖中右側(cè)顯示）。圖中顯示的企業(yè)信息雜亂無章，彼此間沒有任何聯(lián)系。如果員工需要從浩瀚的信息海洋中尋找到所需要的內(nèi)容，或了解誰是此方面的專家，簡直無從下手。

圖2
---- 圖2顯示了把信息內(nèi)容與專家技能結(jié)合起來，并轉(zhuǎn)化為提高生產(chǎn)力的應(yīng)用，這是兩種知識緊密聯(lián)系的過程。通過協(xié)作和企業(yè)培訓(xùn)傳遞這些知識，讓整個組織能有效利用知識，建立知識門戶和快速響應(yīng)系統(tǒng)。

圖3
---- 圖3可稱之為“知識地圖”。員工可以借此找到所需要尋找到的信息；隨時發(fā)現(xiàn)誰是相關(guān)問題的專家并與之交流；哪些信息內(nèi)容使用率最高，并得到信息彼此之間的鏈接關(guān)系，從而使知識形成完整的、條理化的體系結(jié)構(gòu)，而且這一切都是自動生成、自動維護(hù)的。

圖4