電郵歸檔的重要性

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電子郵件－我們對它愛恨交加，又不可一日無之。

今天的人們對電郵歸檔的需求早已今非昔比－電郵的地位日漸提升，不僅反映在越來越多的郵箱和郵件數(shù)量上，而且體現(xiàn)在電郵業(yè)已成為人們商務溝通的首選渠道。

電郵的通用性和使用簡便性，使得人們將過往需要使用正式公函的商務事宜，也改為通過電郵溝通了。 然而，許多公司迄今仍未建立自己的電郵管理程序，以便監(jiān)控電郵用途是否正當和電郵的保存政策。 缺乏有關的政策，加上電郵服務器存儲容量有限，迫使終端用戶將過去的電子郵件都放在桌面上，而公司本來是可以將電郵存儲在備份磁帶上的。 上述風險極大的做法，表明這些公司并未認識到電郵管理的重要性。

完整、安全的保存包括電郵在內的商務溝通資料，對企業(yè)經(jīng)營至關重要，而且可符合有關法規(guī)的要求。 世界上許多國家的法規(guī)，都要求公司必須以相當于紙質記錄的保管方式，實現(xiàn)電子記錄的存檔和安全性，以符合稅務法規(guī)和公司法的規(guī)定。 高級經(jīng)理們必須認識到保存電子文檔的重要性；以及不保存電子文檔可能給其個人或公司帶來的隱患。
 
例如，摩根斯坦利公司今年早些時候，就因為未保管其電子郵件而被罰款1500萬美元。 本港也不乏此類案例。最近發(fā)生的海域集團有限公司案件仍然讓高級經(jīng)理們有毛骨悚然之感－2006年7月，該集團的8.42億人民幣和有關交易的資料均告不翼而飛。

時下大約80％的商業(yè)決定和交易都是通過電郵“敲定”的，如何管理這些非正規(guī)交易近來業(yè)已成為公司政策關注的一大重要問題。  這些政策必須解決以下三大問題： “如何”組織、“何處”存放，和這些電郵的“保存周期”。  預計電郵用戶數(shù)增長每75％，電郵數(shù)量就會增長35％，結果產(chǎn)生了高達50％的存儲容量需求增長。因此，存儲容量就變成了公司IT部門亟需解決的問題。

電郵歸檔的商業(yè)利益

即使不計電郵數(shù)量的增長及其對公司檔案的影響，公司也應該部署系統(tǒng)以順利解決越來越大的數(shù)據(jù)量，以及正確的保存和檢索數(shù)據(jù)。 尤其對于必須符合聯(lián)邦或其它部門制定的關于數(shù)據(jù)保存法規(guī)的公司來說，數(shù)據(jù)保管就更具重要意義。 忽略上述規(guī)定不僅會影響公司的經(jīng)營，同時也會給公司的董事們和管理層的聲譽帶來負面影響。 電郵歸檔和保管是規(guī)避各類商業(yè)風險的關鍵環(huán)節(jié)。

除了規(guī)避風險之外，各個組織還可通過妥善實現(xiàn)電郵歸檔而提高工作效率。  以下數(shù)字值得人們關注： 如果一個郵箱里的郵件數(shù)量每天增加 10兆，意味著月底就會增加到 220兆，年底達到2.6千兆－ 這個數(shù)量已經(jīng)遠非個人所能保管的水平了。 如此巨額郵件放在服務器上保管就會壓縮存儲空間，延長搜索時間，而且會影響某些信息在各個團隊間知識共享。 還要注意的是，上述離線歸檔的方式可能會在有關員工離職時給公司帶來更大的麻煩。 離職員工可隨手刪除其郵箱和離線文件夾中的內容，造成公司損失掉其中所有數(shù)據(jù)的后果。 但是時至今日，許多公司依然對員工流動會導致的知識資產(chǎn)損失的代價置若枉然。到了該公司發(fā)現(xiàn)自己的知識資產(chǎn)已經(jīng)為競爭對手所掌握的時候，往往為時已晚。  對通過這個漏洞所產(chǎn)生的公司數(shù)據(jù)損失有多大規(guī)模，多數(shù)公司都懵然無知。

電郵歸檔有助于規(guī)避因此而造成的損失，具體做法是將零散數(shù)據(jù)整合為統(tǒng)一的檔案、建立索引系統(tǒng)、壓縮和提高訪問的便捷性，報紙不僅當事員工本人可以訪問，公司內其它“有權”查閱電郵的員工也可訪問這些數(shù)據(jù)。

電郵歸檔給運作帶來的便利，也可減輕對IT部門的壓力： 因其可通過歸檔過時郵件和無需IT部門介入授權地授權其它用戶查詢和檢索郵件內容，減輕對主服務器上的存儲壓力和對服務器性能的壓力。

電郵歸檔系統(tǒng)的正確選擇－文件列表（checklist）

在選購電郵歸檔解決方案時，公司的戰(zhàn)略決策也是首要因素。 IT部門為了保護公司在歸檔解決方案上的投資，必須確保采用的技術能夠解決緊迫的業(yè)務問題，還要依據(jù)不斷變化的技術和商業(yè)需求，提供平臺以滿足當前的歸檔需求。  解決方案所采用的技術，必須易于執(zhí)行、方便操作，可有效減輕IT部門面對的壓力（例如，解決存儲問題），并且具備足夠的先進性以實現(xiàn)高端搜索功能和強大的檢索功能。 更重要的是，這個解決方案必須具備低成本的特點－既可節(jié)省資源又可降低購置成本。

高效的電郵歸檔解決方案需要獲得職能部門負責人和技術的支持。  選購電郵歸檔解決方案必須提出的若干問題：

? 面對各種呈指數(shù)級增長的檔案，該電郵歸檔解決方案是否能夠大幅度降低與其管理和保存有關的成本？

? 是否能夠根據(jù)公司政策和有關規(guī)定，管理電郵和其它電子檔案的整個生命周期？

? 管理和保存電子檔案面對哪些風險？

? 該方案是否能夠規(guī)避這些風險？

? 其應對電子查詢請求的反應速度和準確度如何？

? 系統(tǒng)的靈活性和擴展性是否足以滿足未來的業(yè)務和技術需求？

好的歸檔解決方案能夠有效減輕企業(yè)的電子檔案存儲壓力。  應該能夠將從各種系統(tǒng)中捕獲的電子檔案，根據(jù)公司的政策和法規(guī)要求予以分類、索引和保存。  必須將這些檔案保存在臨時存儲空間里的中央歸檔平臺上，在信息生命周期結束時予以刪除，而且刪除處理過程必須具備完整的審計線索。