論電子文檔管理系統(tǒng)與標準作業(yè)流程

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由于各種力量的制約，企業(yè)的規(guī)模在一定范圍內影響著企業(yè)的行為方式，從經營的心態(tài)到細分市場的確定，這是一種平衡，不同規(guī)模的企業(yè)是無法長期表現(xiàn)一樣的，這些被規(guī)模所限制的企業(yè)行為也許就是企業(yè)的經營者最難以左右的因素。其中，企業(yè)的反應速度也同樣受到企業(yè)規(guī)模的影響，但提高企業(yè)反應速度可能是企業(yè)經營者最有價值的努力，同樣能夠成功的兩種情況：快的打敗慢的或大的打敗小的，前者代價更小，風險更低。

如何能快？前題是不亂，準確有效，信息系統(tǒng)從某種角度看，其實就是幫助企業(yè)提高反應速度并用準確來保障速度的工具。計算機能干的就是加快信息的傳遞和處理速度，還有一個貢獻就是減少人們去想如何處理信息的時間，所以企業(yè)實施信息系統(tǒng)就必談BPR，無非要把事情來時想的東西提前做成標準作業(yè)流程，遇到事情時業(yè)務單位自己就可以沿著一個標準迅速做出一個深思熟慮的判斷，這有點像人體的中樞神經系統(tǒng)，不是什么事都麻煩大腦，自己能反應的就自己反應了?？晒庥兄袠猩窠洓]有大腦，人也就不能稱為人了，企業(yè)也有通過預設流程處理不了的情況，能夠準確的、迅速的進行復雜問題的判斷考驗了一個企業(yè)的反應能力，知識管理便是在全局角度提供復雜決策的一個體系。同樣是來提高企業(yè)的反應速度，標準作業(yè)流程帶給企業(yè)更強的競爭條件，在企業(yè)的戰(zhàn)術層面這是有效的信息系統(tǒng)工具，而知識管理能讓企業(yè)聰明的贏得戰(zhàn)略的勝利，企業(yè)實際的知識管理系統(tǒng)不僅支援著戰(zhàn)略決策，也在競爭情報、員工培訓、信息交流等很多戰(zhàn)術領域發(fā)揮著作用，這些部分都表現(xiàn)在企業(yè)中需要深度智慧的智能單位中。我們現(xiàn)在可以理解為支持標準作業(yè)流程的業(yè)務信息系統(tǒng)就像是人的中樞神經系統(tǒng)，使人能夠對簡單的刺激做出迅速而準確的反應，而服務于企業(yè)戰(zhàn)略層面的知識管理系統(tǒng)就像人的大腦，使人能夠進行復雜的邏輯推理、判斷以及創(chuàng)造。

標準作業(yè)流程的目標是全面、準確，能處理的問題越多，企業(yè)的反應越迅速、越準確，留給戰(zhàn)略決策的問題就越少，戰(zhàn)略決策的效率也就越高，而建立企業(yè)標準作業(yè)流程的過程依賴于知識管理所創(chuàng)造的價值，標準作業(yè)流程的持續(xù)改進是對企業(yè)的各種知識、歷史的成功與失敗和企業(yè)各種經驗的收集、處理、分析和總結的結果，是對突發(fā)事件決策結論的固化，屬于知識管理范疇的工作，所以說好的知識管理是推動企業(yè)標準作業(yè)流程的有效手段。從知識管理的角度看，企業(yè)良好的標準作業(yè)流程體系為信息的采集和傳遞提供了良好的基礎條件，企業(yè)中成熟的標準作業(yè)流程體系自然而然的為基礎的信息流提供了采集和傳遞通道，同時為企業(yè)形成重視信息利用的文化進行了潛移默化的影響，加上企業(yè)制度經過調整更加有利于信息的利用，整體為知識管理創(chuàng)造了良好的條件。企業(yè)的標準作業(yè)流程和知識管理就是這樣站在企業(yè)信息處理的兩個層面，卻又相輔相成的共同體，離開了任何一個信息處理工具，企業(yè)的信息化都沒有完成他們既定時期的使命，企業(yè)實施信息化不應有所偏廢，并且要認清之間的關系，使不同的信息系統(tǒng)在企業(yè)中相輔相成的得到發(fā)展，這樣才符合企業(yè)發(fā)展對信息系統(tǒng)的客觀要求。

很多國內企業(yè)在實施信息系統(tǒng)過程中的困境是將信息化當成了一個既定的目標來實現(xiàn)，似乎從項目本身看這是有一定道理的，但這不符合信息系統(tǒng)的發(fā)展規(guī)律，企業(yè)中的信息系統(tǒng)只能是沿著一個同心圓來發(fā)展，伴隨著企業(yè)自身和企業(yè)中的不同系統(tǒng)協(xié)調成長，沒有誰先誰后的問題。企業(yè)的標準作業(yè)流程和知識管理本該是兩個不同層面的信息化，但我們也必須把他們看成一體，并仔細認清相互的關聯(lián)和各自承擔的職責，企業(yè)的信息化才能健康的成長。

來源：KMCenter