試論ERP條件下的企業(yè)財務(wù)控制

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      一、ERP的概念及管理思想

　　1．ERP的概念及含義

　　ERP(Enterprise Resource Plannlng)是“企業(yè)資源計劃”的簡稱，可以從管理思想、軟件產(chǎn)品、管理系統(tǒng)三個層次給出它的定義：

　　(1)它是由美國著名的計算機(jī)技術(shù)咨詢和評估集團(tuán)Garter Group Inc．提出了一整套企業(yè)管理系統(tǒng)體系標(biāo)準(zhǔn)，其實質(zhì)是在MRPII(制造資源計劃，Hanufacturlng Resources Planning)基礎(chǔ)上進(jìn)一步發(fā)展而成的面向供應(yīng)鏈(Supply Chain)的管理思想。

　　(2)是綜合應(yīng)用了客戶機(jī)／月最務(wù)器體系、關(guān)系數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、面向?qū)ο蠹夹g(shù)、圖形用戶界面、第四代語言(4GL)、網(wǎng)絡(luò)通訊等信息產(chǎn)業(yè)成果，以ERP管理思想為靈魂的軟件產(chǎn)品。

　　(3)是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力物力、計算機(jī)硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。

　　2．erp系統(tǒng)的管理思想

　　ERP的核心管理思想就是實現(xiàn)對整個供應(yīng)鏈的有效管理，主要體現(xiàn)在以下三個方面：

　　(1)供應(yīng)鏈資源管理的思想

　　在知識經(jīng)濟(jì)時代僅靠自己企業(yè)的資源不可能有效地參與市場競爭，還必須把經(jīng)營過程中的有關(guān)各方如供應(yīng)商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡(luò)、客戶等納入一個緊密的供應(yīng)鏈中，才能有效地安排企業(yè)的產(chǎn)、供、銷活動，滿足企業(yè)利用全社會一切市場資源快速高效地進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營的需求，以期進(jìn)一步提高效率和在市場上獲得競爭優(yōu)勢。ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了對整個企業(yè)供應(yīng)鏈的管理，適應(yīng)了企業(yè)在知識經(jīng)濟(jì)時代市場競爭的需要。

　　(2)精益生產(chǎn)和敏捷制造的思想

　　ERP系統(tǒng)支持對混合型生產(chǎn)方式的管理，主要表現(xiàn)在兩個方面：其一是“精益生產(chǎn)LP(Lean Production)”的思想，即企業(yè)按大批量生產(chǎn)方式組織生產(chǎn)時，把客戶、銷售代理商、供應(yīng)商、協(xié)作單位納入生產(chǎn)體系，企業(yè)同他們的關(guān)系，不是簡單的業(yè)務(wù)往來關(guān)系，而是利益共享的合作伙伴關(guān)系，這種合作伙伴關(guān)系組成了一個企業(yè)的供應(yīng)鏈，這即是精益生產(chǎn)的核心思想。其二是“敏捷制造(A911e Hanufacturlng)”的思想。當(dāng)市場發(fā)生變化，企業(yè)遇有特定的市場和產(chǎn)品需求時，企業(yè)的基本合作伙伴不一定能滿足新的要求，這時，企業(yè)會組織一個由特定的供應(yīng)商和銷售渠道組成的短期或一次性供應(yīng)鏈，形成“虛擬工廠”，用最短的時間將新產(chǎn)品打入市場，時刻保持產(chǎn)品的高質(zhì)量、多樣化和靈活性，保持競爭優(yōu)勢。

　　(3)事先計劃與事中控制的思想

　　ERP系統(tǒng)通過定義事務(wù)處理(Transaction)相關(guān)的會計核算科目與核算方式，以便在事務(wù)處理發(fā)生的同時自動生成會計核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性。從而實現(xiàn)了根據(jù)財務(wù)資金現(xiàn)狀，可以追溯資金的來龍去脈，并進(jìn)一步追溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動，改變了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實現(xiàn)事中控制和實時做出決策。

　　二、ERP對財務(wù)控制工作的影響

　　實施ERP工程后，財會部門的工作職能變化在于會計記錄功能的弱化，財務(wù)管理功能與企業(yè)其他方面管理功能的融合。財會部門結(jié)構(gòu)壓縮，中間層次變薄或消失，趨于扁平化。ERP工程的實施必定會使得財會工作結(jié)構(gòu)和職能發(fā)生徹底的變革。

　　1．財務(wù)控制對象的擴(kuò)展

　　財務(wù)控制對象是企業(yè)的資金運(yùn)動及其有關(guān)的綜合經(jīng)營管理活動。在企業(yè)ERP的環(huán)境中，客戶需求和供應(yīng)商的制造資源與企業(yè)內(nèi)部制造活動有機(jī)的整合在一起，同時，企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)、庫存等業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)也實現(xiàn)了高度集成，從而從根本上實現(xiàn)了整個內(nèi)外部供應(yīng)鏈的統(tǒng)一。在這種新環(huán)境下，更要求強(qiáng)調(diào)有效管理供應(yīng)鏈上的各個環(huán)節(jié)，企業(yè)的綜合經(jīng)營活動所涉及的內(nèi)容及資源也隨之發(fā)生了擴(kuò)展。另一方面，傳統(tǒng)的企業(yè)活動主要是基于各種傳統(tǒng)有形資產(chǎn)，ERP實施后，信息、知識、策略等無形因素更多地融入到企業(yè)業(yè)務(wù)中，與這些無形資產(chǎn)相關(guān)的業(yè)務(wù)也成為財務(wù)控制的重要對象。因此，財務(wù)控制的對象范圍及特點必將隨之發(fā)生變革。

　　2．財務(wù)控制內(nèi)容的增加

　　由于新的ERP環(huán)境使企業(yè)在業(yè)務(wù)流程、信息管理等方面發(fā)生了巨大變革，財務(wù)控制的內(nèi)容也隨之發(fā)生了相應(yīng)的變化。

　　(1)從傳統(tǒng)的以事后控制為主導(dǎo)的財務(wù)控制，擴(kuò)展到事前控制、事中控制乃至實時控制。ERP環(huán)境中的財務(wù)管理系統(tǒng)將信息流、資金流和物流進(jìn)行高度整合，實現(xiàn)財務(wù)管理從事后財會信息的反映，到財務(wù)管理信息及時處理，再到多層次、全球化財務(wù)管理支持的轉(zhuǎn)變，在這種情況下，必然要求財務(wù)控制環(huán)節(jié)隨之進(jìn)行相應(yīng)的擴(kuò)展。

　　(2)由傳統(tǒng)的簡單控制到復(fù)雜的集成控制。企業(yè)實施ERP之后，其財務(wù)系統(tǒng)不僅在內(nèi)部的各模塊充分集成，并且與供應(yīng)鏈和生產(chǎn)制造等系統(tǒng)也達(dá)到了無縫集成，于是產(chǎn)生了集成業(yè)務(wù)，傳統(tǒng)的財務(wù)控制已不能滿足新的業(yè)務(wù)活動控制的需要，因而必須相應(yīng)的擴(kuò)展為集成控制。

　　(3)ERP系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)的安全風(fēng)險和財務(wù)安全控制。由于ERP系統(tǒng)是借助計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的，但由于目前的計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全問題尚未得到全面地解決，所以病毒入侵，黑客攻擊及非法篡改、惡意攫取系統(tǒng)內(nèi)信息等安全隱患也不可忽視。因此，在ERP環(huán)境下，財務(wù)控制必須新增一項安全控制內(nèi)容。

　　三、ERP環(huán)境下傳統(tǒng)財務(wù)控制的缺陷

　　傳統(tǒng)的財務(wù)控制主要是反饋控制(事后控制)，即根據(jù)過去的情況指導(dǎo)當(dāng)前的行為，主要有以下幾個方面的缺陷：

　　1．發(fā)現(xiàn)偏差到糾正偏差之間有時滯

　　這是反饋控制方式最大的缺陷。傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)是按年定期提供財務(wù)會計報表的，如果信息用戶能夠得到企業(yè)實時的信息，他們絕對不會對月報或年報感興趣的，因為決策隨時隨地都有可能發(fā)生，而不是每周或每月才發(fā)生一次。

　　2．無法實現(xiàn)財務(wù)與經(jīng)營業(yè)務(wù)的協(xié)同

　　財務(wù)與經(jīng)營業(yè)務(wù)的協(xié)同包括企業(yè)內(nèi)部協(xié)同、供應(yīng)鏈協(xié)同等。企業(yè)內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)與客戶、供應(yīng)商等每一結(jié)點在發(fā)生供、產(chǎn)、銷等經(jīng)營業(yè)務(wù)活動過程中每時每刻都會產(chǎn)生各種財務(wù)信息。如果沒有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，根本不可能對這些財務(wù)信息進(jìn)行快速、合理的處理，不利于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營決策。

　　3．財務(wù)信息的披露無法滿足用戶的個性化需要

　　由于信息生產(chǎn)成本和信息處理能力的局限，傳統(tǒng)財務(wù)報告往往只是滿足所有用戶的共同需要，而沒有或者很少考慮他們的個性需要。

　　四、ERP條件下的企業(yè)財務(wù)控制要點

　　1．進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組

　　業(yè)務(wù)流程重組(BPR，Busihess Process Reengineering)或業(yè)務(wù)流程再造，是2泄紀(jì)80年代末以來面對3C(顧客、競爭、變化)的挑戰(zhàn)，國際上流行的一種新的管理觀念和方法，它基于信息技術(shù)的、為更好地滿足顧客需要服務(wù)的、系統(tǒng)化的企業(yè)組織工作流程及相關(guān)活動，突破了傳統(tǒng)勞動分工理論的思想體系，強(qiáng)調(diào)企業(yè)組織形式以“流程導(dǎo)向”替代原有的“職能導(dǎo)向”，為企業(yè)經(jīng)營管理提出了全新的思路。業(yè)務(wù)流程重組的核心是徹底重新設(shè)計企業(yè)流程，使得成本或時間上獲得顯著的改善。合并相關(guān)工作或工作組、工作流程的各個步驟按其自然順序進(jìn)行、根據(jù)同一業(yè)務(wù)在不同工作中的地位設(shè)置不同的工作方式、模糊組織界線是美國的許多大企業(yè)所采取的主要方法，我國企業(yè)也可以借鑒以上方法。

　　2．對信息實時控制

　　ERP通過數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一實現(xiàn)了各個不同模塊的實時傳遞，從而將整個系統(tǒng)集成為一個統(tǒng)一的整體，實現(xiàn)供應(yīng)鏈上各個環(huán)節(jié)的信息高度統(tǒng)一，實時反映了企業(yè)的運(yùn)營狀況，為管理決策提供了及時準(zhǔn)確的信息，便于及時做出調(diào)整。在ERP系統(tǒng)中，會計控制系統(tǒng)不僅反映貨幣計量信息，還反映非貨幣信息。并強(qiáng)調(diào)信息的相關(guān)性和及時性，來滿足信息使用者的多樣化信息需求，同時根據(jù)實時信息進(jìn)行實時控制，以達(dá)到提高企業(yè)經(jīng)營效率的目的。

　　3．強(qiáng)化作業(yè)基礎(chǔ)的預(yù)算管理

　　ERP環(huán)境下的預(yù)算控制以作業(yè)為基礎(chǔ)進(jìn)行預(yù)算，實行精細(xì)化管理，使企業(yè)資源配置更加優(yōu)化。作業(yè)基礎(chǔ)預(yù)算在考慮完成預(yù)算目標(biāo)時，要對上期經(jīng)營進(jìn)行作業(yè)分析，找出各環(huán)節(jié)作業(yè)和資源消耗的聯(lián)系，從而發(fā)現(xiàn)低效和浪費(fèi)的環(huán)節(jié)，重新制定更加合理的工作流程和資源分配，并在此基礎(chǔ)上合理確定預(yù)算目標(biāo)。這些都要求財務(wù)會計控制人員的密切參與和配合，否則ERP系統(tǒng)根本無法正常運(yùn)行。財務(wù)會計人員與ERP系統(tǒng)的預(yù)算模塊不斷互動構(gòu)成了完整的、統(tǒng)一的預(yù)算控制體系。

　　4．完善企業(yè)內(nèi)部控制制度

　　隨著ERP系統(tǒng)的建立和應(yīng)用，企業(yè)內(nèi)部控制體系將以系統(tǒng)安全保障控制和信息治理控制相結(jié)合為重點?，F(xiàn)代信息技術(shù)給企業(yè)的內(nèi)部控制賦予了新的內(nèi)涵，財務(wù)會計控制也由人工控制變?yōu)槿藱C(jī)共同控制，如口令控制、數(shù)據(jù)加密、職能權(quán)限、訪問權(quán)限、操作日志治理等。

　　再嚴(yán)密的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都要人來使用和控制，因此更要加強(qiáng)內(nèi)控制度建設(shè)。內(nèi)部控制的建設(shè)體現(xiàn)在兩個方面：一是健全的結(jié)構(gòu)；二是各個內(nèi)部機(jī)構(gòu)問、各經(jīng)辦人員間的科學(xué)分工與牽制。根據(jù)ERP系統(tǒng)扁平化，集成化的特點要注重用戶身份驗證及權(quán)限治理控制制度、系統(tǒng)治理多重密鎖控制制度、業(yè)務(wù)申請?zhí)幚砹鞒炭刂浦贫取㈩A(yù)算治理流程控制制度、內(nèi)控制度實施情況的審計和檢查制度等。