黑龍江省地震局公文處理細(xì)則 黑龍江省地震局

2013-09

第一條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第二條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
第三條 行政機(jī)關(guān)的公文共13種，我局常用的9種。
（一）決定
適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
（二）通知
適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。
（三）通報(bào)
適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。
（四）報(bào)告
適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。
（五）請(qǐng)示
適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
（六）批復(fù)
適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
（七）意見(jiàn)
適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。
（八）函
適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
（九）會(huì)議紀(jì)要
適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
第四條 公文一般由秘密等級(jí)及保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、落款、印章、附注、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。
第五條 行文應(yīng)當(dāng)注重必要性和實(shí)效性，盡量減少發(fā)文數(shù)量。
第六條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)遵循逐級(jí)行文的原則，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。因特殊情況必須越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)說(shuō)明原因并抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)。
第七條 省地震局文件，除向上級(jí)政府的請(qǐng)示、報(bào)告和對(duì)下級(jí)的批復(fù)外，其內(nèi)容必須是帶有全局性的重大問(wèn)題，包括全局性重大方針政策的發(fā)布，全局工作或一個(gè)時(shí)期的重要工作部署，對(duì)某些重大問(wèn)題或行動(dòng)的決策等。
第八條 省地震局依據(jù)職權(quán)與省政府各部門(mén)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)行文；除以函的形式商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，不經(jīng)本級(jí)政府授權(quán)，一般不得向下一級(jí)政府正式行文；如需行文，應(yīng)報(bào)請(qǐng)本級(jí)政府批轉(zhuǎn)或由本級(jí)政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)。
第九條 省地震局內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室以外不得對(duì)外正式行文，即內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得向省地震局機(jī)關(guān)以外的其他機(jī)關(guān)（包括本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，不得代替省地震局審批下達(dá)應(yīng)當(dāng)由省地震局審批下達(dá)的事項(xiàng)；與相應(yīng)的其他機(jī)關(guān)進(jìn)行工作聯(lián)系確需行文時(shí)，只能以函的形式行文。
    已取得獨(dú)立法人資格的直屬單位，可以正式行文；未取得獨(dú)立法人資格的直屬單位，按內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的行文規(guī)定執(zhí)行。
第十條 同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門(mén)、上級(jí)政府部門(mén)與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與相應(yīng)的黨的機(jī)關(guān)和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。
第十一條  屬于省地震局職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由省地震局自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦單位，由主辦單位先行審核后，再送協(xié)辦單位會(huì)簽，最后由主辦單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。須經(jīng)省政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)省政府同意也可以由省地震局行文，文中應(yīng)當(dāng)注明“經(jīng)省政府同意”字樣。
第十二條  屬于主管部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門(mén)處理。
第十三條  部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷(xiāo)。
第十四條  向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。
第十五條  各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文處理工作，應(yīng)貫徹“黨政分開(kāi)”的原則，凡屬于各級(jí)行政機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不要請(qǐng)求以同級(jí)黨組織名義或同級(jí)黨組織與行政機(jī)關(guān)聯(lián)合名義發(fā)文。各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文，不得對(duì)黨的組織作指示、交任務(wù)。
第十六條  “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
第十七條  除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”；上級(jí)機(jī)關(guān)也不得以公文形式向下級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人作“指示”、提“意見(jiàn)”。
第十八條  受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。上行文應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定的份數(shù)報(bào)送（上報(bào)省政府的公文為一式10份）。             
第十九條  發(fā)文辦理指以省地震局名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、排版、印刷、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十條  草擬公文的具體要求
（一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說(shuō)明。
（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。
（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。
（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日。
（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為（1）”。
（七）應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。
（八）公文內(nèi)容應(yīng)使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。使用國(guó)際組織外文名稱(chēng)或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。
（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
第二十一條　只有局機(jī)關(guān)各部門(mén)有擬制公文的權(quán)利。擬制公文，對(duì)涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門(mén)可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。
第二十二條　主辦部門(mén)代省地震局草擬的文稿，需經(jīng)辦公室審核，并經(jīng)局主管領(lǐng)導(dǎo)簽批，按規(guī)定份數(shù)打印，通過(guò)機(jī)要交換或直送上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公部門(mén)。
各主辦部門(mén)代省地震局草擬的文稿，特急件應(yīng)提前1個(gè)工作日、急件應(yīng)提前2個(gè)工作日、普件應(yīng)提前4個(gè)工作日送辦公室審核。特急件應(yīng)在半個(gè)工作日、急件應(yīng)在1個(gè)工作日、普件應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)審核完畢。對(duì)不符合要求和規(guī)定的代擬稿，辦公室可將其退回主辦部門(mén)改寫(xiě)。
第二十三條　公文送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：
（一）文稿的基本情況是否符合受理要求。
1.擬稿須經(jīng)主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署明確意見(jiàn)、姓名和時(shí)間。涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍的事項(xiàng)，須由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)聯(lián)系會(huì)簽，并達(dá)成一致意見(jiàn)。
2.主件、附件完備，附有必要的背景材料。
3.主送、抄送單位的寫(xiě)法清楚、準(zhǔn)確，凡簡(jiǎn)稱(chēng)“有關(guān)單位”的，應(yīng)附詳細(xì)名單。
4.代擬稿必須是打字稿，并附電子文稿。
（二）是否需要以省地震局名義行文。
（三）需要行文的以何文種行文。
（四）擬發(fā)文稿內(nèi)容是否符合下列條件：
1.內(nèi)容符合黨和國(guó)家的現(xiàn)行方針、政策、法律、法規(guī)。
2.觀點(diǎn)正確，情況屬實(shí)，措施可行。
3.結(jié)構(gòu)合理，條理清晰，簡(jiǎn)明扼要，表述明確。
4.遣詞造句符合語(yǔ)法，無(wú)錯(cuò)別字。
5.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字、計(jì)量單位、人名、地名、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)、引文字號(hào)等規(guī)范。
6.公文文種、標(biāo)題、主送單位、抄送單位、密級(jí)、急緩程度等符合規(guī)定。
第二十四條　以省地震局名義制發(fā)的上行文，由局長(zhǎng)簽發(fā)；以省地震局名義制發(fā)的下行文或平行文，由局長(zhǎng)或者主管副局長(zhǎng)簽發(fā)。
第二十五條　公文正式印制前，擬稿部門(mén)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行文字校對(duì)。辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范（第四條）等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。
第二十六條　公文經(jīng)登記后，交機(jī)要人員通過(guò)機(jī)要交換發(fā)出。
第二十七條  收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第二十八條　擬辦、批辦。經(jīng)審核，辦公室應(yīng)當(dāng)及時(shí)送局領(lǐng)導(dǎo)批示或者轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)辦理，需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對(duì)不符合本細(xì)則規(guī)定的公文，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，退回報(bào)送單位并說(shuō)明理由。
第二十九條　承辦。承辦部門(mén)收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。特急件應(yīng)于當(dāng)日辦完，急件2日內(nèi)辦完，沒(méi)有時(shí)限要求的普件7日內(nèi)辦完，對(duì)需要與其它部門(mén)協(xié)調(diào)辦理的文件，要在兩周內(nèi)辦理完畢。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回辦公室并說(shuō)明理由。上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由辦公室送局領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的公文，主辦部門(mén)要認(rèn)真辦理，在職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)、辦理的，應(yīng)迅速辦理。遇有涉及其他部門(mén)職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商；如有分歧，主辦部門(mén)主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)主管局長(zhǎng)協(xié)調(diào)或裁定。
第三十條　審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。
第三十一條　催辦。送局領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，文秘人員要負(fù)責(zé)催辦，特急件跟蹤催辦，急件當(dāng)日催辦，平件3日催辦一次。
第三十二條　公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。
第三十三條　上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下級(jí)機(jī)關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第三十四條　公文被撤銷(xiāo)，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。