地震工作部門公文處理辦法

關(guān)于印發(fā)地震工作部門公文處理辦法的通知
中震辦發(fā)〔2012〕42號
 

各省、自治區(qū)、直轄市地震局，各直屬單位，機關(guān)各部門：
根據(jù)《中共中央辦公廳 國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈黨政機關(guān)公文處理工作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號），中國地震局結(jié)合地震系統(tǒng)的實際，對2000年印發(fā)的《地震工作部門公文處理辦法》進(jìn)行了修訂，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
 

二○一二年六月二十九日
 

地震工作部門公文處理辦法
 

第一章  總  則
 

    第一條  為推進(jìn)地震工作部門公文處理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，制定本辦法。
第二條  本辦法適用于各級地震工作部門公文處理工作。
第三條  地震工作部門公文是地震工作部門實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。
    第四條  地震工作部門公文處理工作指公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
    第五條  地震工作部門公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。
    第六條  各級地震工作部門應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，強化隊伍建設(shè)，設(shè)立專門崗位負(fù)責(zé)公文處理工作。地震工作部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)模范遵守本辦法并加強對本機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。
    第七條  中國地震局辦公室是全國地震工作部門公文處理工作的管理機構(gòu)，負(fù)責(zé)中國地震局機關(guān)公文處理工作，指導(dǎo)、檢查省級地震工作部門和直屬單位公文處理工作。
    第八條  各級地震工作部門辦公室負(fù)責(zé)本機關(guān)公文處理工作，并對下級地震工作部門公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。
   

第二章  公文種類
 

    第九條  地震工作部門使用的公文種類有以下幾種：
    （一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
    （二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
（三）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、嘉獎有關(guān)單位和人員。
    （四）公報。適用于公布重要決定或者重大事項。
    （五）公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。
    （六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
    （七）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
（八）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
    （九）通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

    （十）報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。
    （十一）請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
    （十二）批復(fù)。適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。
    （十三）函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。
    （十四）紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
   

第三章  公文格式
 

    第十條  地震工作部門公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。
    （一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。
    （二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注 “絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
    （三）緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。
    （四）發(fā)文機關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標(biāo)志并列使用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱。
    （五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。
    （六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。
    （七）標(biāo)題。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。
    （八）主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。
    （九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。
（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。
（十一）發(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。
（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。
（十三）印章。公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。
    （十四）附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍、聯(lián)系人姓名和電話等需要說明的事項。
    （十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
    （十六）抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。
    （十七）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)和送印日期。
    （十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。
    第十一條  公文的版式按照《黨政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第十二條  公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標(biāo)點符號等，按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。
第十三條  公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。
   

第四章  行文規(guī)則
 

    第十四條  地震工作部門的行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。
    第十五條  地震工作部門應(yīng)當(dāng)按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文，一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)。
第十六條  向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：
（一）原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。
（二）下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。
（三）請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
（四）除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送公文，不得以本機關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機關(guān)報送公文。
（五）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。
第十七條  向下級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：
（一）主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。
（二）地震工作部門的辦公室根據(jù)授權(quán)，可以向下級地震工作部門行文，其他內(nèi)設(shè)機構(gòu)一般不得向下級地震工作部門發(fā)布指令性公文或者在公文中提出指令性要求。需經(jīng)地震工作部門審批的具體事項，經(jīng)授權(quán)可以由其內(nèi)設(shè)機構(gòu)行文。
（三）地震工作部門的內(nèi)設(shè)機構(gòu)在各自的職權(quán)范圍內(nèi)，可以向下級地震工作部門的內(nèi)設(shè)機構(gòu)行文。
（四）涉及多個內(nèi)設(shè)機構(gòu)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，內(nèi)設(shè)機構(gòu)之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，本級地震工作部門應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。
（五）上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。
第十八條  同級地震工作部門、地震工作部門與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。
地震工作部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公室外不得對外正式行文。
   

第五章  公文擬制
 

第十九條  地震工作部門公文的擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。
第二十條  公文起草應(yīng)當(dāng)做到：
（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。
（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。
（四）文種準(zhǔn)確，格式規(guī)范。
（五）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。
（六）公文涉及其他單位職權(quán)范圍的事項，起草單位必須征求相關(guān)單位意見，力求達(dá)成一致。
（七）機關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。
第二十一條  地震工作部門制發(fā)的公文文稿簽發(fā)前，由辦公室進(jìn)行審核，對公民、法人或者其他組織的權(quán)力義務(wù)產(chǎn)生直接影響的規(guī)范性文件應(yīng)當(dāng)由法制機構(gòu)進(jìn)行合法性審查；內(nèi)設(shè)機構(gòu)制發(fā)的公文文稿簽發(fā)前，由內(nèi)設(shè)機構(gòu)進(jìn)行審核。審核的重點是：
（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。
（二）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。
（三）涉及有關(guān)單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。
（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法是否規(guī)范。
（五）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。
第二十二條  經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。
第二十三條  地震工作部門制發(fā)的公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)，重要公文和上行文由機關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。辦公室根據(jù)授權(quán)制發(fā)的公文，由辦公室主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)公文時應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。
 

第六章  公文辦理
 

    第二十四條  地震工作部門公文的辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
    第二十五條  收文辦理主要程序是：
    （一）簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。
（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。
（三）初審。對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。
（四）承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文由辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，報本機關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)辦理。需要兩個以上內(nèi)設(shè)機構(gòu)辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦單位；緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦單位對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。
（五）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。
（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦單位按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。
（七）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。
第二十六條  發(fā)文辦理主要程序是：
（一）復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽發(fā)人復(fù)審。
（二）登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。
（三）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。
（四）核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。
第二十七條  涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過中國地震局電子公文交換系統(tǒng)或者密碼電報進(jìn)行傳輸。
第二十八條  需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復(fù)制件。
 

第七章  公文管理
 

    第二十九條  各級地震工作部門應(yīng)當(dāng)建立健全公文管理制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。
    第三十條  各級地震工作部門應(yīng)當(dāng)安排專人統(tǒng)一管理公文，建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。
    第三十一條  公文確定密級前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級嚴(yán)格管理。絕密級公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。
公文密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關(guān)或者其上級機關(guān)決定。
    第三十二條  公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)。
涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關(guān)確定。
經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。
    第三十三條  復(fù)制、匯編機密級、秘密級公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機關(guān)或者其上級機關(guān)批準(zhǔn)。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。
    復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機關(guān)名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標(biāo)注。
    第三十四條  公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關(guān)或者上級機關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。
    第三十五條  涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷毀。
    第三十六條  不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第三十七條  單位合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。
工作人員離崗離職時，所在單位應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第三十八條  新設(shè)立的內(nèi)設(shè)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)向本機關(guān)辦公室提出發(fā)文立戶申請，經(jīng)審查符合條件的批準(zhǔn)立戶。內(nèi)設(shè)機構(gòu)合并或者撤銷時，相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。
 

第八章  附  則
 

    第三十九條  地震工作部門公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。
    第四十條  法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理。
    第四十一條  本辦法由中國地震局辦公室負(fù)責(zé)解釋。
    第四十二條  本辦法自2012年7月1日起施行。2000年12月14日中國地震局印發(fā)的《地震工作部門公文處理辦法》同時廢止。