黔西南州關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范公文處理工作的通知

州府辦函〔2014〕56號(hào)

州人民政府辦公室

關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范公文處理工作的通知

各縣、市人民政府，義龍新區(qū)管委會(huì)，州政府各部門、各直屬機(jī)構(gòu)：

根據(jù)黨的十八屆三中全會(huì)有關(guān)“改革會(huì)議公文制度”的精神，為進(jìn)一步加強(qiáng)政府系統(tǒng)公文管理，提高辦文質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)黔西南州政府系統(tǒng)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號(hào))及《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合黔西南州政府系統(tǒng)工作實(shí)際，現(xiàn)就規(guī)范公文處理工作通知如下：

一、州政府、州政府辦主要發(fā)文字號(hào)及方式

（一）黔西南自治州人民政府令。以州政府名義，向社會(huì)發(fā)布的政府重大決策。

（二）州府發(fā)。以州政府名義，發(fā)布重要政策，安排部署重要工作，對(duì)重大問題作出的決定、命令、通知。批轉(zhuǎn)州政府各部門、各單位涉及全州全局性工作的重要文件。

（三）黔西南府呈。以州政府名義，向省政府呈報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告。

（四）州府函。以州政府名義，向省政府各部門、各直屬機(jī)構(gòu)、各州（市）人民政府和不相隸屬機(jī)構(gòu)聯(lián)系、商洽工作，詢問、答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)事項(xiàng)。批復(fù)各縣（市）人民政府、義龍新區(qū)管委會(huì)、州政府各部門、各直屬機(jī)構(gòu)、各單位（以下簡(jiǎn)稱各地各部門）請(qǐng)示、報(bào)告事項(xiàng)。傳達(dá)各地各部門需執(zhí)行和周知的事項(xiàng)。以州長(zhǎng)或州政府名義提請(qǐng)州人大常委會(huì)審議的報(bào)告和人事事項(xiàng)。批轉(zhuǎn)州政府各部門、各單位方案和意見。

（五）州府任。任免屬于州政府決定的干部人事事項(xiàng)。

（六）黔西南府公告。以州政府名義，向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

（七）黔西南府通告。以州政府名義，向本轄區(qū)范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

（八）黔西南府規(guī)備字。以州政府和州政府辦公室名義下發(fā)的行政規(guī)范性文件報(bào)省政府及州人大常委會(huì)備案。

（九）黔西南府黨組。以州政府黨組名義，向州委請(qǐng)示、報(bào)告工作。

（十）州府常議。州政府常務(wù)會(huì)議議定事項(xiàng)。

（十一）州府專議。州政府專題會(huì)議議定事項(xiàng)。

（十二）州府發(fā)電。以州政府名義，向省政府請(qǐng)示、報(bào)告緊急工作，與省政府各部門、各州（市）人民政府和不相隸屬機(jī)關(guān)聯(lián)系、商洽緊急事項(xiàng)。要求各地各部門辦理緊急工作。

（十三）州府辦發(fā)。經(jīng)州政府同意，以州政府辦公室名義行文貫徹省政府、州政府重要文件的意見，以及對(duì)全州重大政策和全局性工作進(jìn)行安排部署的通知、通報(bào)、意見，轉(zhuǎn)發(fā)州政府各部門、各單位涉及全州全局性工作的重要文件。

（十四）州府辦函。經(jīng)州政府同意，以州政府辦公室名義對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的函復(fù)、通知。對(duì)州人大代表建議和州政協(xié)委員提案的答復(fù)。與省直各部門辦公室、州（市）人民政府辦公室等不相隸屬機(jī)關(guān)聯(lián)系、商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。成立各種州政府議事機(jī)構(gòu)（領(lǐng)導(dǎo)小組、聯(lián)席會(huì)議制度）。批轉(zhuǎn)州政府各部門、各單位方案和意見。

（十五）州府辦發(fā)電。經(jīng)州政府同意，以州政府辦公室名義要求各地各部門辦理緊急工作，進(jìn)行會(huì)議通知。

（十六）情況通報(bào)。經(jīng)州政府同意，對(duì)某項(xiàng)工作進(jìn)行通報(bào)，印發(fā)州政府領(lǐng)導(dǎo)在以州政府名義召開會(huì)議上的講話。

（十七）州府便函。經(jīng)州政府同意，以州政府名義，通知需各地各部門辦理的臨時(shí)、短期工作。成立各種州政府議事機(jī)構(gòu)（領(lǐng)導(dǎo)小組、聯(lián)席會(huì)議制度）。

（十八）州府辦便函。經(jīng)州政府同意，以州政府辦公室名義，通知需各地各部門辦理的臨時(shí)、短期工作。成立各種州政府議事機(jī)構(gòu)（領(lǐng)導(dǎo)小組、聯(lián)席會(huì)議制度）。

二、黔西南州政府系統(tǒng)公文制定

（一）嚴(yán)控發(fā)文數(shù)量。上下級(jí)和部門之間，凡通過電話、傳真電報(bào)、函件等方式可以解決的問題，不印發(fā)正式文件。凡由主管部門行文或有關(guān)部門聯(lián)合行文可以處理的問題，不以州政府、州政府辦公室的名義印發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)。以州政府名義下發(fā)的“州府發(fā)”字號(hào)和以州政府辦公室名義下發(fā)的“州府辦發(fā)”字號(hào)文件，原則上只用于關(guān)系全州重大政策和全局性工作的安排部署。內(nèi)容單一、專項(xiàng)工作部署、階段性事務(wù)工作安排以及轉(zhuǎn)發(fā)州政府各單位、各部門不涉及全州重要、重大事項(xiàng)和全局性工作的文件，原則上用“州府函”或“州府辦函”字號(hào)發(fā)文。以州政府名義成立的領(lǐng)導(dǎo)小組，除州長(zhǎng)擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)的文件用“州府辦函”字號(hào)發(fā)文以外，其余州領(lǐng)導(dǎo)一律用“州府辦便函”字號(hào)發(fā)文。除州委、州政府重要工作安排外，一般一年內(nèi)不就同一工作下發(fā)兩次文件，現(xiàn)行文件規(guī)定仍然適用的不再重復(fù)發(fā)文。州政府議事機(jī)構(gòu)（領(lǐng)導(dǎo)小組、聯(lián)席會(huì)議制度）會(huì)議形成的紀(jì)要不得以州政府專題會(huì)議紀(jì)要形式印發(fā)，召開的會(huì)議也不再以州政府任何字號(hào)下發(fā)通知。不屬于全州全局性的工作會(huì)議、座談會(huì)、專題會(huì)和部門的單項(xiàng)工作會(huì)議不再以“州府辦明電”字號(hào)下發(fā)通知。

（二）扎實(shí)改進(jìn)文風(fēng)。黔西南州政府系統(tǒng)下發(fā)的文件，要減少關(guān)于重要性、指導(dǎo)思想內(nèi)容的闡述篇幅，一般不再“穿衣戴帽”，要直入主題、開門見山。各地各部門上報(bào)州政府的公文要主題鮮明，盡量精簡(jiǎn)、提煉，減少文件的篇幅，在提請(qǐng)以州政府或州政府辦公室名義下發(fā)文件時(shí)，內(nèi)容要具有較強(qiáng)的可操作性，應(yīng)付性、大篇幅抄襲其他地方或上級(jí)文件、指導(dǎo)性不強(qiáng)的文件，州政府辦公室在審核時(shí)將予以退回。在代州政府起草各種政策性文件，在上報(bào)前，要充分征求工作所涉及到的相關(guān)單位意見，必須在代擬稿的每項(xiàng)政策措施后標(biāo)注工作責(zé)任單位，確保下發(fā)文件的措施具體、責(zé)任明確，便于州政府對(duì)工作落實(shí)情況的督查，未明確責(zé)任單位，指導(dǎo)性、操作性不強(qiáng)的文件，州政府辦公室將予以退回。

（三）規(guī)范行文規(guī)則。州政府和州政府辦公室下發(fā)文件嚴(yán)格按照州政府工作規(guī)則審簽，公文經(jīng)州政府、州政府辦公室領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，統(tǒng)一由州政府辦公室文書科進(jìn)行公文格式把關(guān)及時(shí)印制和發(fā)送。除“州府發(fā)”、“州府辦發(fā)”字號(hào)文件普發(fā)以外，其余文件根據(jù)工作需要由州政府辦公室經(jīng)辦科室提供主送和抄送單位范圍，轉(zhuǎn)交州政府辦公室文書科發(fā)送，不得隨意擴(kuò)大范圍。州政府批復(fù)類文件一般只抄送與該工作密切聯(lián)系的相關(guān)地區(qū)和部門，不得普遍抄送給各地各部門。州政府各部門、各直屬機(jī)構(gòu)、各單位在行文時(shí)，要嚴(yán)格按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》要求行文，不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性文件或在公文中向下級(jí)黨委、政府提出指令性要求，不得向不相隸屬之間的部門、單位行文和請(qǐng)示、報(bào)告，一般不能越級(jí)行文，特殊、緊急情況需越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的機(jī)關(guān)。向下級(jí)對(duì)外正式行文只能以本部門、本單位名義或本部門、本單位辦公室名義行文，其余業(yè)務(wù)科室一般不得行文，需業(yè)務(wù)部門內(nèi)部行文時(shí)不能對(duì)下級(jí)部門、單位行文，只能對(duì)下級(jí)部門、單位所涉及科（股、室）行文。各地各部門下發(fā)文件必須準(zhǔn)確控制發(fā)文范圍，應(yīng)當(dāng)只發(fā)與該工作密切相關(guān)的部門、單位，不能隨意擴(kuò)大范圍，不得隨意抄送州政府、州政府領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人及州政府辦公室。

（四）提高公文質(zhì)量。各地各部門要加強(qiáng)對(duì)公文質(zhì)量的管理，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員要強(qiáng)化文字功底的培養(yǎng)和鍛煉，進(jìn)一步提升公文起草質(zhì)量。公文中不能有錯(cuò)別字、語句意義不清、內(nèi)容表述不明等情況發(fā)生；要正確把握標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、出版物數(shù)字、單位和度量的使用方法；各地各部門的排序要正確，在公文中部門、單位要使用全稱或標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱，上下要一致統(tǒng)一；要遏制公文的相互抄襲現(xiàn)象，可以在一定范圍內(nèi)學(xué)習(xí)借鑒其他地方或上級(jí)政府、部門的公文內(nèi)容，但必須結(jié)合本地、本部門、本單位工作實(shí)際加以修改和提煉，絕不允許大篇幅的抄襲。

三、黔西南州政府系統(tǒng)公文處理

（一）嚴(yán)格按程序報(bào)送公文。各地各部門向州政府、州政府辦公室主送和抄送的公文嚴(yán)格按照 “一個(gè)口子進(jìn)、一個(gè)口子出”報(bào)送，原則上只通過黔西南州OA辦公系統(tǒng)傳送電子文檔至州政府辦公室文書科，統(tǒng)一審核、登記，按規(guī)定程序呈批。州政府、州政府辦公室原則上不再接收紙質(zhì)文件（涉密件除外）。州政府領(lǐng)導(dǎo)下到各地各部門開展工作時(shí)，各地各部門呈報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告，同時(shí)也需發(fā)送一份到州政府辦公室文書科。除州政府領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的個(gè)別事項(xiàng)和需要直接報(bào)送州政府領(lǐng)導(dǎo)同志的涉密公文以及少數(shù)特別緊急事項(xiàng)、涉外事項(xiàng)、重大突發(fā)事件外，各地各部門不得將需要州政府審批的公文直接報(bào)送州政府領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人，更不得同時(shí)報(bào)送多位領(lǐng)導(dǎo)同志，主送州政府的公文也不應(yīng)同時(shí)報(bào)送州政府領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人，文件主送單位不能出現(xiàn)報(bào)州人民政府并抄報(bào)州政府領(lǐng)導(dǎo)同志和同時(shí)出現(xiàn)主送多位領(lǐng)導(dǎo)同志的情況。確需呈送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的緊急文件，應(yīng)注明呈送情況，并經(jīng)州政府秘書長(zhǎng)或辦公室主任同意，事后必須按照辦文要求補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)，以備日后查閱。州政府原則上只接收各地各部門上報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告，不直接處理歸口主管部門管理的二級(jí)部門、企事業(yè)單位和各縣（市）、義龍新區(qū)部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、街道辦事處越級(jí)上報(bào)公文。隸屬歸口主管部門管理的二級(jí)部門、企事業(yè)單位和各縣（市）、義龍新區(qū)管理的部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、街道辦事處需請(qǐng)示、報(bào)告州政府研究的事項(xiàng)，原則上需先報(bào)請(qǐng)主管部門或本地區(qū)人民政府（管委會(huì)）審核同意，以主管部門或本地區(qū)人民政府（管委會(huì)）名義行文上報(bào)州政府，緊急情況需直接向州政府請(qǐng)示或報(bào)告工作時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送主管部門。

（二）明確公文接收時(shí)限。州政府、州政府辦公室下發(fā)的正式或非正式公文，除緊急文件、會(huì)議通知和短消息提醒的文件在當(dāng)天簽收以外，其余文件須在兩個(gè)工作日之內(nèi)簽收。普通文件不采用短消息提醒，緊急文件和會(huì)議通知在工作日上班時(shí)間內(nèi)不采用短消息提醒，下班、公休、放假時(shí)間采用短消息提醒。各地各部門公文收發(fā)員上班后、下班前和接收到文件短消息提醒后，要及時(shí)檢查是否有公文需要接收，緊急文件和會(huì)議通知州政府辦公室不再另行通知接收，上班時(shí)間為正常接收，下班、公休、放假時(shí)間以短消息提醒為準(zhǔn)。州政府、州政府辦公室文件從OA辦公網(wǎng)發(fā)送到各地各部門后就視為已送達(dá)，如因文件接收和處理不及時(shí)造成的后果，將追究相關(guān)責(zé)任單位和責(zé)任人責(zé)任。

（三）規(guī)范公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序。各地各部門報(bào)送州政府的請(qǐng)示、報(bào)告要嚴(yán)格按照公文印發(fā)日期報(bào)送州政府辦公室文書科，并在文件附注處注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話，報(bào)送時(shí)間和印發(fā)時(shí)間不相符的，州政府辦公室文書科將予以退回。州政府辦公室文書科接到上報(bào)公文后立即簽收、審核、登記，按規(guī)定程序轉(zhuǎn)送相關(guān)科室報(bào)請(qǐng)州政府領(lǐng)導(dǎo)審批。州政府辦公室相關(guān)業(yè)務(wù)科室接到州政府辦公室文書科轉(zhuǎn)辦文件后，要及時(shí)報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于請(qǐng)示原則上要在10個(gè)工作日內(nèi)答復(fù)請(qǐng)示單位，如請(qǐng)示事項(xiàng)在10個(gè)工作日之內(nèi)未辦結(jié)或不能答復(fù)的，需向州政府辦公室文書科寫明書面原因，由州政府辦公室文書科轉(zhuǎn)告請(qǐng)示單位，在隨后的5個(gè)工作日之內(nèi)盡快辦結(jié)，如有特殊情況在15個(gè)工作日之內(nèi)不能答復(fù)或請(qǐng)示事項(xiàng)不能辦理的，由州政府辦公室經(jīng)辦科室書面寫明原因轉(zhuǎn)州政府辦公室文書科登記后由州政府辦公室文書科回復(fù)請(qǐng)示單位。

四、實(shí)行公文糾錯(cuò)通報(bào)退文制度

各地各部門要牢固樹立公文管理意識(shí)，建立健全機(jī)關(guān)公文處理制度，加強(qiáng)對(duì)公文特別是上報(bào)公文的審核把關(guān)，嚴(yán)格執(zhí)行辦文規(guī)則，提高公文處理質(zhì)量，堅(jiān)決防止公文處理失誤給黔西南州政府系統(tǒng)工作帶來?yè)p害。州政府辦公室將對(duì)公文處理進(jìn)行糾錯(cuò)，對(duì)發(fā)現(xiàn)有問題的公文，除退還發(fā)文單位說明退還理由外，還將在全州范圍內(nèi)進(jìn)行通報(bào)。

（一）糾錯(cuò)通報(bào)退文事項(xiàng)。1.報(bào)送州政府、州政府辦的請(qǐng)示、報(bào)告多頭報(bào)送，請(qǐng)示、報(bào)告混淆，報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，請(qǐng)示并非一事一請(qǐng)的。2.印發(fā)時(shí)間與報(bào)送時(shí)間不符的。3.文種和行文規(guī)則不符合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》要求的。4.公文格式不符合《黨政機(jī)關(guān)公文格式》要求的。5.接收公文不及時(shí)和接收公文不及時(shí)導(dǎo)致會(huì)議延誤、不能參加會(huì)議，需辦理的公文未能及時(shí)辦理造成工作失誤的。6.公文內(nèi)容含糊不清、表述不明，有錯(cuò)別字的。7.部門、單位排名及簡(jiǎn)稱、全稱錯(cuò)誤，前文、后文名稱使用不一致的。8.議事機(jī)構(gòu)（領(lǐng)導(dǎo)小組、聯(lián)席會(huì)議制度）人員姓名和職務(wù)出現(xiàn)錯(cuò)誤的。9.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)運(yùn)用，出版物數(shù)字用法，單位和度量使用不符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定的。10.代擬文稿大篇幅抄襲其他地方或上級(jí)政府、部門文件導(dǎo)致內(nèi)容重復(fù)，代擬文稿不經(jīng)調(diào)研、審核，導(dǎo)致質(zhì)量低、而造成工作延誤、失誤的。

（二）糾錯(cuò)通報(bào)退文執(zhí)行時(shí)間。2014年4月21日至4月30日試運(yùn)行，各地各部門報(bào)送州政府、州政府辦的文件州政府辦公室將按照本文要求執(zhí)行，對(duì)各地各部門出錯(cuò)的情況只作統(tǒng)計(jì)、退文不進(jìn)行通報(bào)。2014年5月1日起，嚴(yán)格按照文件要求進(jìn)行通報(bào)。

五、其他事項(xiàng)

（一）明確專職公文收發(fā)員。各地各部門在2014年4月20日前到州政府電子政務(wù)辦公室明確一名專職公文收發(fā)員，公文收發(fā)員采取定崗不定員的方式，在OA辦公網(wǎng)上的用戶名顯示為“本單位標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱+公文收發(fā)員”，并將公文收發(fā)員手機(jī)一并報(bào)送，以便州政府電子政務(wù)辦公室修改公文收發(fā)員信息。如本地區(qū)、本單位公文收發(fā)員有變動(dòng)，要及時(shí)報(bào)告州政府電子政務(wù)辦公室更換信息，如不及時(shí)報(bào)送，出現(xiàn)工作失誤自行承擔(dān)。州政府電子政務(wù)辦公室聯(lián)系電話：3239990。

（二）加強(qiáng)公文保密和檔案管理工作。各地各部門要建立和完善公文保密和檔案管理制度，認(rèn)清公文保密和檔案管理的重要性，規(guī)范公文保密和檔案管理流程，嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》的要求開展好公文保密工作。明確專人專職負(fù)責(zé)公文的檔案管理工作，做到文件存儲(chǔ)有序、安全，查詢高效、快捷。

（三）完善公文處理職責(zé)和程序。各地各部門要強(qiáng)化對(duì)公文報(bào)送和流轉(zhuǎn)等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，建立收發(fā)文登記、流轉(zhuǎn)、糾錯(cuò)、問責(zé)制度。收文要履行簽收手續(xù)，準(zhǔn)確記錄收文時(shí)間、公文標(biāo)題、交辦或轉(zhuǎn)辦人、急緩程度和密級(jí)等情況，對(duì)來往的公文辦理要做到及時(shí)準(zhǔn)確，將流程和責(zé)任落實(shí)到每個(gè)環(huán)節(jié)和具體責(zé)任人，確保公文的運(yùn)轉(zhuǎn)更加高效、快捷、準(zhǔn)確。

（四）州委各部門、州人大常委會(huì)辦公室、州政協(xié)辦公室、州紀(jì)委、駐州軍警部隊(duì)、各人民團(tuán)體、各大專院校、州法院、州檢察院、各民主黨派州委與州政府、州政府辦公室公文處理參照本通知執(zhí)行。

附件：1.《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號(hào))

      2.《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）

      3.《圖書編校質(zhì)量差錯(cuò)認(rèn)定細(xì)則》

      4.《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法》（GB/T15834-2011）

      5.《出版物上數(shù)字用法》（GB/T15835-2011）

      6.公文中若干事務(wù)和概念的特殊表達(dá)要求

      7.黔西南州州直各單位全稱和簡(jiǎn)稱

      黔西南州人民政府辦公室

          2014年4月14日

（附件略）