馬鞍山師范高等?？茖W校公文管理辦法

關于印發(fā)《馬鞍山師范高等?？茖W校公文管理辦法》的通知

馬師黨〔2013〕17號

 
各黨總支（直屬黨支部），各部門、處室，系部：

　　為適應學校內設機構建立和調整的需要，規(guī)范學校公文管理，做好公文處理工作，提高辦公效率，根據《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）等文件精神，結合我校實際情況，經研究決定制定《馬鞍山師范高等?？茖W校公文管理辦法》，原《馬鞍山師范高等?？茖W校公文管理暫行辦法》即行廢止，現印發(fā)與你們，請遵照執(zhí)行。

　　特此通知。

　　附件：公文樣式

　　　　
                             中共馬鞍山師范高等?？茖W校委員會  馬鞍山師范高等專科學校

                                                                       2013年4月10日

馬鞍山師范高等?？茖W校公文管理辦法

　　為規(guī)范學校公文管理，做好公文處理工作，提高辦公效率，根據《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）等文件精神，結合我校實際，特制定本辦法。

　　一、公文種類

　　按照公文分類，學校公文的主要種類有：

　　1．決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

　　2．決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

　　3．通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

　　4．意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

　　5．通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。

　　6．通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

　　7．報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

　　8．請示。適用于向上級機關請求指示、批準事項。

　　9．批復。適用于上級機關答復下級機關的請示事項的下行文。

　　10．函。適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

　　11．紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

　　二、公文格式

　　（一）校黨組織公文版頭

　　1．“中共馬鞍山師范高等?？茖W校委員會文件”版頭，適用于印發(fā)學校黨委的決議，以學校黨委名義下發(fā)的綜合性通知、工作安排、黨組織和黨員管理的規(guī)章制度，向上級黨組織的請示、報告等。

　　該版頭公文可向上級黨組織上行，也可對學校各內設機構下行。

　　該版頭字號為：馬師黨〔××（年份）〕××號。

　　2．“中共馬鞍山師范高等?？茖W校委員會”版頭，印發(fā)以校黨委名義下發(fā)的表彰、懲處決定（通報）、工作安排；向不相隸屬黨組織詢問、商榷、答復、請求批準有關事項等；印發(fā)上級黨組織領導和學校領導的重要講話等。

　　該版頭公文在校內只對內設機構下行，可對不相隸屬黨組織平行。

　　該版頭字號為：馬師黨秘〔××（年份）〕××號。

　　3．“中共馬鞍山師范高等專科學校紀律檢查委員會文件”版頭，適用于印發(fā)學校紀委的決議，以學校紀委名義下發(fā)的綜合性通知、工作安排、有關規(guī)章制度，向上級紀檢機關的請示、報告等。

　　該版頭公文可對上級紀委上行和對學校內設機構下行，也可對不相隸屬紀檢機構平行。

　　該版頭字號為：馬師紀〔××（年份）〕××號。

　　4．“中共馬鞍山師范高等?？茖W?！痢痢量傊瘑T會文件”、“中共馬鞍山師范高等?？茖W校直屬附屬幼兒園支部委員會文件”版頭，印發(fā)本組織向學校黨委的報告、請示；本組織內部的決議、意見；組織發(fā)展與制度建設有關事項等。

　　該版頭公文可對校黨委上行和對本組織內部下行。

　　該版頭字號分別為：

　　①教師教育系（基礎部）黨總支：馬師黨教育（基礎）〔××（年份）〕××號；

　　②旅游與外語系黨總支：馬師黨旅外〔××（年份）〕××號；

　　③軟件與食品工程系黨總支：馬師黨軟食〔××（年份）〕××號；

　?、芩囆g設計系黨總支：馬師黨藝〔××（年份）〕××號；

　?、萁洕c社會管理系（思政部）黨總支：馬師黨經管（思政）〔××（年份）〕××號；

　?、扌姓梯o黨總支：馬師黨機〔××（年份）〕××號。

　?。ǘW校行政公文版頭

　　1．“馬鞍山師范高等?？茖W校文件”版頭，適用于印發(fā)學校決定、以學校名義下發(fā)的綜合性通知、工作安排等；常設或臨時專業(yè)的設置、調整方案；學校行政管理的各項規(guī)章制度；向上級機關的請示、報告等。

　　該版頭公文可向上級單位上行，也可對學校內設行政機構下行。

　　該版頭字號為：馬師〔××（年份）〕××號。

　　2．“馬鞍山師范高等專科學?！卑骖^，印發(fā)以學校名義下發(fā)的校級表彰、懲處決定（通報）、工作安排；向不相隸屬單位詢問、商榷、答復、請求批準有關事項等；印發(fā)上級領導和學校領導的重要講話；啟用或廢止校內印章等。

　　該版頭公文在校內只對內設行政機構下行，可對不相隸屬單位平行。

　　該版頭公文字號為：馬師秘〔××（年份）〕××號。

　　3．“馬鞍山師范高等專科學校（××）”版頭，適用于印發(fā)各處室、系（部）行政用文。

　　處室用該版頭行文只能對學校上行，不允許向校外行文；系（部）行文僅對學校上行和對本系部內部下行。

　　該版頭公文字號分別為：

　　辦公室：馬師辦〔××（年份）〕××號；

　　組織人事處：馬師組人〔××（年份）〕××號；

　　監(jiān)察審計處：馬師監(jiān)審〔××（年份）〕××號；

　　教務處：馬師教〔××（年份）〕××號；

　　總務財務處：馬師后財〔××（年份）〕××號；

　　學生處：馬師學〔××（年份）〕××號；

　　保衛(wèi)處：馬師安〔××（年份）〕××號；

　　圖書館信息：馬師圖信〔××（年份）〕××號；

　　教師教育系（基礎部）：馬師教育（基礎）〔××（年份）〕××號；

　　旅游與外語系：馬師旅外〔××（年份）〕××號；

　　軟件與食品工程系：馬師軟食〔××（年份）〕××號；

　　藝術設計系：馬師藝〔××（年份）〕××號；

　　經濟與社會管理系（思政部）：馬師經管（思政）〔××（年份）〕××號。

　?。ㄈ┤簣F組織公文版頭

　　1．“中國教育工會馬鞍山師范高等?？茖W校委員會文件”版頭，適用于印發(fā)學校工會的決定，以學校工會名義下發(fā)的綜合性通知、工作安排、規(guī)章制度，向上級工會組織的請示、報告等。

　　該版頭公文可向上級工會組織、校黨委上行，也可對校內工會組織下行。

　　該版頭字號為：馬師工〔××（年份）〕××號。

　　2．“中國教育工會馬鞍山師范高等專科學校委員會”版頭，印發(fā)以學校工會名義下發(fā)的表彰、懲處決定（通報）、工作安排；向不相隸屬單位詢問、商榷、答復、請求批準有關事項等；印發(fā)上級工會領導和學校工會領導的重要講話等。

　　該版頭公文只對校內工會組織下行，也可對不相隸屬工會組織平行。

　　該版頭字號為：馬師工秘〔××（年份）〕××號。

　　3．“共青團馬鞍山師范高等?？茖W校委員會文件”版頭，適用于印發(fā)學校團委的決議，以校團委名義下發(fā)的綜合性通知、工作安排、規(guī)章制度，向上級機關、校黨委的請示、報告等。

　　該版頭公文可向上級團組織、校黨委上行，也可對校內團組織下行。

　　該版頭字號為：馬師團〔××（年份）〕××號。

　　4．“共青團馬鞍山師范高等專科學校委員會”版頭，印發(fā)以學校團委名義下發(fā)的表彰、懲處決定（通報）、工作安排；向不相隸屬團組織詢問、商榷、答復、請求批準有關事項等。
　　　　
    該版頭公文在校內只對內設團組織下行，也可對不相隸屬單位平行。

　　該版頭字號為：馬師團秘〔××（年份）〕××號。

　 （四）其它公文版頭

　　1．“馬鞍山師范高等專科學校（××）紀要”版頭，適用于反映黨委會議、黨政聯席會議、校長辦公會議或專題會議形成的決定等。

　　2．“師專信息”版頭，適用于宣傳、報道學校改革與發(fā)展的成績和重大事件；傳達上級機關的重要文件精神；介紹國內外高教發(fā)展的最新動態(tài)等。

　　三、公文制發(fā)、接收程序

　 （一）公文制發(fā)程序：擬稿→校核→打印清樣→填寫公文處理標簽→領導簽發(fā)→登記編號→公文紙打印→用印→分發(fā)→存檔。

　　1．擬稿。以學校名義制發(fā)的公文，根據需要或校領導要求，由學校辦公室或學校有關部門草擬；學校其它二級黨政機構制發(fā)的文件由發(fā)文部門草擬。擬稿注意事項：

　 （1）須一律使用規(guī)定的A4型紙。

　 （2）用詞準確、規(guī)范。人名、地名、專用術語、數字、事物名稱、引文準確無誤。使用簡稱，應先用全稱在括號內注明“以下簡稱××”。簡稱應規(guī)范化。時間應寫具體的年月日，不要把“20××年”簡寫成“××年”，一般不用“明年”、“上月”、“前日”等概念。

　 （3）公文中的數字，除部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩的語句作為詞素的數字必須用漢字外，應當使用阿拉伯數字。公文中應使用國家法定的計量單位。

　 （4）引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號。

   （5）起草公文的依據文件、重要參考資料及有關說明材料，應附在文稿之后。

　　2．校核。公文草擬后，應先經本部門負責人審核，確保文稿在政策上、內容上、文字上準確無誤。

　　3．打印清樣。文稿經審核無誤后，用A4打印紙打印清樣。

　　4．填寫公文處理標簽。擬稿人負責填寫公文處理標簽中擬稿、主送、抄報（送）、標題等欄目，擬稿和校對欄目分別由文稿草擬人員和校對者簽名。

　　5．領導簽發(fā)。學校制發(fā)的文件由擬稿人將校核后的文稿、公文處理標簽、附件及電子文稿等報送學校辦公室，送校領導簽發(fā)；學校二級黨政機構制發(fā)的文件由分管校領導簽發(fā)。簽發(fā)內容包括：是否同意發(fā)文、簽發(fā)人（簽署全名）、簽發(fā)時間（注明年、月、日）。

　　6．登記編號。以學校名義上報或下發(fā)的公文，經校領導簽發(fā)后，由學校辦公室負責做發(fā)文登記，并編排發(fā)文序號。學校二級黨政機構制發(fā)的公文，經校分管領導簽發(fā)后，由各單位負責做發(fā)文登記、編排發(fā)文序號。

　　7．公文紙打印。按本辦法第二條規(guī)定的公文格式打印。

　　8．加蓋印章。除紀要，一般文件用印與落款一致。

　　9．分發(fā)。學校制發(fā)的文件一般由學校辦公室指派專人或工作承辦部門分發(fā)；學校部門制發(fā)的文件由各部門自行分發(fā)。

　　10．存檔。文件發(fā)送完畢，將正式文件一式兩份與文件原稿、文稿附件、校領導重要修改稿及公文處理標簽一并存檔，并于次年6月30日前按要求交學校檔案室完成歸檔。公文存檔的原件、修改稿、簽發(fā)意見等須使用黑色、藍黑色墨水鋼筆（或符合存檔要求的簽字筆）填寫。

　 （二）校外公文的接收程序：收文登記→閱批→承辦→傳遞→催辦→歸檔。

　　1．收文登記。對收進的外來文件、電傳等，由學校辦公室分別簽收、拆封，填寫《馬鞍山師范高等?？茖W校校外文件處理標簽》，并在《馬鞍山師范高等?？茖W校接收校外文件登記簿》登記。校領導親收件，交本人拆封。親收人認為需要學校存查或處理的，可以交學校辦公室按收文登記辦理。

　　2．閱批。收文登記后，由學校辦公室提出擬辦意見，呈送校領導閱批后，再由學校辦公室文書負責轉有關職能部門承辦或組織傳閱。急件應即時閱批。審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和日期，其它審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

　　3．承辦。承辦部門應按公文要求，根據校領導批示的意見認真、負責、迅速地辦理，并將辦理結果記入《馬鞍山師范高等?？茖W校校外文件處理標簽》。

　 （1）批辦的公文涉及兩個部門以上，由主辦部門負責承辦，主辦部門應及時將公文交校辦公室轉給有關部門閱辦，并限期交學校辦公室存檔。

　 （2）批辦的公文有規(guī)定期限的，必須按規(guī)定期限辦理完畢，無規(guī)定期限的一般應在10天內辦理完畢，如有困難不能按期辦理完畢時，應先向學校辦公室報告，說明理由，提出預計完成日期。

　 （3）一般參閱性文件，各部門從收到文件之日起，必須在3天內閱畢，送交學校辦公室存檔。

　　4．傳遞。各部門傳達文件應由專人負責。在文件份數少，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理。在進行文件傳閱時，應以文書為軸心，進行輪輻式傳閱，即一位領導閱后直接退回給文書，注銷后再由辦公室文書送給另一位領導閱讀，而不是讓領導與領導之間直接傳閱。

　　5．催辦。文書工作人員應及時掌握公文運轉和處理情況，對辦理的公文要負責檢查催辦，承辦的公文辦理完畢后，立即報告學校辦公室負責人，防止漏辦或延誤。

　　6．歸檔。學校辦公室文書對承辦完的校外公文要及時進行歸檔，并核查《馬鞍山師范高等專科學校校外文件處理標簽》各項填寫是否規(guī)范，相關事項要注明清楚。

　　7．學校辦公室對各部門公文處理情況有催辦、督促和檢查的責任。

　　四、校內公文的運行程序

　　校內公文運行程序：報送簽收→登記→擬辦→批辦→承辦→催辦→歸檔（以上報校黨委、校長辦公室公文為例）。

　　1．報送簽收。凡學校內上報校領導、主管校領導的公文，如請示、報告等文件，一律先送達學校辦公室，由學校辦公室文書簽收、編號。

　　便函、請柬、介紹信、廣告等，不作登記，直接交相關部門辦理。

　　2．登記。校辦公室對簽收、編號的文件進行校內收文登記。先填寫《馬鞍山師范高等?？茖W校校內文件處理標簽》，再登記至《馬鞍山師范高等專科學校校內收文登記簿》。

　　3．擬辦。辦公室負責人在《馬鞍山師范高等?？茖W校校內文件處理標簽》上填寫擬辦意見。

　　4．批辦。由校辦公室文書按照擬辦意見呈送校領導閱批。

　　5．承辦。承辦部門按文件要求，根據校領導批示的意見認真、負責、迅速地辦理，將辦理結果記入文件流轉單。

　　6．催辦。校辦公室文書應及時掌握文件流轉和處理情況，根據承辦時限的要求，及時對文件承辦情況進行督促和檢查。完成后立即報告辦公室負責人，并進行歸檔管理，防止漏辦或延誤。

　　7．歸檔。校辦公室文書對承辦完的校內文件要及時進行歸檔，并要核查《馬鞍山師范高等?？茖W校校內文件處理標簽》各項是否填寫齊全、規(guī)范，相關事項要注明清楚、完整。

　　其他收文單位參照上述流程運轉公文。

　　五、公文歸檔

　　1．公文辦理完畢后，應當根據《馬鞍山師范高等?？茖W校檔案管理條例》將公文的擬稿、正本和有關材料及時收集齊全，立卷歸檔，個人不得保存應當歸檔的公文。

　　2．擬制、修改和簽發(fā)公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　　3．學校制發(fā)的文件由學校辦公室負責立卷歸檔、移交檔案室；學校二級單位制發(fā)的文件由各單位負責立卷歸檔、移交學校檔案室。

　　4．歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向學校檔案室移交。

　　六、公文管理

　　1．學校公文由學校辦公室統一收發(fā)、審核、用印、歸檔。

　　2．各二級單位公文應當指定專人負責本部門公文管理工作，本單位的各類收、發(fā)文件均要按學校公文管理要求設立收、發(fā)文卷內目錄；發(fā)文處理標簽、登記簿；收文處理標簽、登記簿，卷內目錄、發(fā)文收文處理標簽均要符合歸檔要求，登記簿供文件查詢使用。

　　3．上級機關的公文，除保密和注明不準翻印的以外，各部門負責人需翻印文件，必須經學校辦公室負責人批準后，可以翻印。
　　　　
    七、本辦法自公布之日起執(zhí)行，并由學校辦公室負責解釋。
　
　　馬鞍山師范高等?？茖W校辦公室           2013年4月10日印發(fā)