棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局公文處理實(shí)施細(xì)則

關(guān)于印發(fā)《棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局公文處理實(shí)施細(xì)則》的通知 

局屬各單位、機(jī)關(guān)各科室：
      按照中共山東省委辦公廳、省政府辦公廳印發(fā)的《山東省〈黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例〉實(shí)施辦法（試行）》（魯辦發(fā)〔2012〕25號(hào)）及市委有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局工作實(shí)際，特制定《棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局公文處理實(shí)施細(xì)則》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

                         棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局
                             2013年1月31日   

棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局公文處理實(shí)施細(xì)則

第一章  總  則
第一條  為推進(jìn)機(jī)關(guān)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文質(zhì)量和辦理效率，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、《山東省〈黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例〉實(shí)施辦法（試行）》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局實(shí)際，制定本細(xì)則。
第二條  本細(xì)則適用于棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局機(jī)關(guān)（以下簡(jiǎn)稱局機(jī)關(guān)）的公文。
第三條  局機(jī)關(guān)的公文，是實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹上級(jí)方針政策，發(fā)布規(guī)章制度，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。公文處理，是指公文擬制（包括公文的起草、審核、簽發(fā)等）、公文辦理（包括收文辦理、發(fā)文辦理、整理歸檔）、公文管理（包括對(duì)公文及公文形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理、傳遞、存貯、歸檔直至銷毀的全面管理）等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條  局辦公室主管公文處理工作，負(fù)責(zé)局機(jī)關(guān)公文制發(fā)、公文辦理、公文管理及安全保密，負(fù)責(zé)局機(jī)關(guān)公文處理規(guī)章制度的制定與實(shí)施，負(fù)責(zé)局機(jī)關(guān)科室、局屬單位公文處理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、督促檢查、考核表彰。
第二章  公文種類
第五條  局機(jī)關(guān)常用的規(guī)范性公文主要是：
(一)決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
(二)意見。適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。
(三)通知。適用于發(fā)布行政措施，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，任免和聘用干部。
(四)通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神和告知重要情況。
(五)報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。
(六)請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
(七)批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。
(八)函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(九)紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。
第六條  擬制公文，應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容、行文目的、局機(jī)關(guān)權(quán)限、局機(jī)關(guān)與主送機(jī)關(guān)的關(guān)系，正確選擇和使用文種。
第三章  行文規(guī)則
第七條  行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。行文關(guān)系根據(jù)局機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。
第八條  局機(jī)關(guān)可向同級(jí)黨政部門、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位、高等院校行文。除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，原則上不直接向各區(qū)（市）黨委、政府行文。但市委、市政府明確規(guī)定、授權(quán)或指示答復(fù)的問題，可以局機(jī)關(guān)名義向各區(qū)（市）黨委、政府行文，但文中須注明“經(jīng)市委同意”或“經(jīng)市政府同意”。局機(jī)關(guān)的同級(jí)行文，如需有關(guān)區(qū)（市）委、區(qū)（市）政府以及其他部門、單位周知，可同時(shí)抄送。
第九條  因工作需要，局機(jī)關(guān)可與同級(jí)黨政部門、人民團(tuán)體、具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。聯(lián)合行文由主辦機(jī)關(guān)和協(xié)辦機(jī)關(guān)共同簽發(fā)，由主辦機(jī)關(guān)編號(hào)。
第十條  局機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，一般主送各區(qū)（市）住房城鄉(xiāng)建設(shè)行業(yè)具有行政或行業(yè)管理職能、直接隸屬區(qū)（市）政府管理、業(yè)務(wù)上接受局機(jī)關(guān)指導(dǎo)的機(jī)關(guān)和事業(yè)單位。局機(jī)關(guān)辦理區(qū)（市）住房城鄉(xiāng)建設(shè)部門報(bào)送的公文。
第十一條  通常情況下，局機(jī)關(guān)不越級(jí)向鄉(xiāng)鎮(zhèn)行文，不直接向非直屬建設(shè)行業(yè)企事業(yè)單位行文，也不辦理鄉(xiāng)鎮(zhèn)和非直屬企事業(yè)單位主送的公文。鄉(xiāng)鎮(zhèn)和非直屬企事業(yè)單位若需向市住房城鄉(xiāng)建設(shè)局行文，應(yīng)由相應(yīng)區(qū)（市）住房城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門報(bào)送或轉(zhuǎn)報(bào)。
第十二條  局機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的政策性公文，應(yīng)視情況同時(shí)抄送市委、市人大、市政府、市政協(xié)、省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳等上級(jí)機(jī)關(guān)。區(qū)（市）級(jí)住房城鄉(xiāng)建設(shè)部門制發(fā)，尤其是區(qū)（市）委、政府制發(fā)的政策性公文，應(yīng)抄送局機(jī)關(guān)。
第十三條  “請(qǐng)示”應(yīng)一文一事，不得在“報(bào)告”中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；需既向上級(jí)機(jī)關(guān)簡(jiǎn)要說明情況，又要請(qǐng)示問題或提出建議的，以“請(qǐng)示”向上級(jí)機(jī)關(guān)行文?！罢?qǐng)示”一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)應(yīng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦事項(xiàng)外，“請(qǐng)示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。
第十四條  局屬單位可依職權(quán)獨(dú)立行文，可向各區(qū)（市）對(duì)口單位發(fā)文，但主送區(qū)（市）級(jí)住房城鄉(xiāng)建設(shè)部門的文件應(yīng)以局機(jī)關(guān)名義行文。局機(jī)關(guān)科室除辦公室外，不得以科室名義對(duì)外正式行文，但可向各區(qū)（市）對(duì)口業(yè)務(wù)科室印發(fā)函件。
第十五條  未經(jīng)市委、市政府批準(zhǔn)，不得以領(lǐng)導(dǎo)小組、協(xié)調(diào)小組、聯(lián)席會(huì)議等議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及其辦公室名義，向區(qū)（市）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府發(fā)布指令性公文，也不得要求區(qū)（市）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府報(bào)送公文。但召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)、變更組成人員（組長、副組長除外），可以議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)辦公室名義制發(fā)公文。
第十六條  對(duì)有關(guān)問題，局機(jī)關(guān)各科室、局屬單位之間未經(jīng)協(xié)商一致，與需聯(lián)合行文或征求意見的其他部門、單位之間未經(jīng)協(xié)商一致，不得擅自行文。若擅自行文，局辦公室報(bào)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意后，有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。
第四章 公文格式
第十七條  局機(jī)關(guān)規(guī)范性公文組成要素一般是：
(一)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志和發(fā)文字號(hào)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志即公文文頭，使用紅色小標(biāo)宋體字居中排布，字樣共6類15種。發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文序號(hào)組成，年份標(biāo)全稱，序號(hào)不加“第”、不編虛位，聯(lián)合行文時(shí)使用主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)使用3號(hào)仿宋體字，在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行，普發(fā)性公文和下行文居中排布，上行文居左空一字排布。發(fā)文字號(hào)統(tǒng)一由局辦公室登記編號(hào)。
(二)簽發(fā)人。上行文應(yīng)注明簽發(fā)人姓名，與發(fā)文字號(hào)同行，居右空一字排布，“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，后標(biāo)全角冒號(hào)，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。聯(lián)合行文的上行文還應(yīng)注明會(huì)簽人姓名。
(三)標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成，一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，格式為“棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局關(guān)于××××××的通知（通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、決定、函）”。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題居中排布，回行時(shí)應(yīng)做到詞意完整、排列對(duì)稱、長短適宜、間距恰當(dāng)，使用正梯形、倒梯形或菱形排列，不采用長方形和沙漏形。聯(lián)合行文的主送機(jī)關(guān)限于市內(nèi)時(shí)，局機(jī)關(guān)名稱用規(guī)范化簡(jiǎn)稱“市住房城鄉(xiāng)建設(shè)局”。四個(gè)（含）以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，標(biāo)題中發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可省略。
(四)主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。一般公文的主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫于標(biāo)題之下、正文之前，頂格并加全角冒號(hào)，用3號(hào)仿宋體字。
(五)正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)當(dāng)符合規(guī)則，數(shù)字、年份不拆行。轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文另頁編排。
(六)附件及說明。公文如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。附件是公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料，與正文另面編排，非特殊情況應(yīng)一起裝訂、依次編頁碼。
(七)發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章。公文落款一般署“棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局”，在正文或附件說明下空一行右空二字排布；成文日期署局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期，聯(lián)合行文時(shí)署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期，一律用阿拉伯?dāng)?shù)字，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行、首字比署名首字右空二字排布；在機(jī)關(guān)署名和成文日期上加蓋局機(jī)關(guān)公章（翻印公文不蓋章）。
(八)附注。“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話，一般用3號(hào)仿宋體字，在成文日期下一行、居左空二字加括號(hào)分兩行排布。
(九)信息公開屬性。標(biāo)明公文的信息公開要求，視情況注明“此件主動(dòng)公開”、“此件依申請(qǐng)公開”或“此件不予公開”，一般用4號(hào)仿宋體字、中間用全角冒號(hào)，在印發(fā)機(jī)關(guān)或抄送機(jī)關(guān)上一行、左空一字排布。
(十)抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)上一行、左右各空一字排布，“抄送”用全角冒號(hào)，回行時(shí)與冒號(hào)后首字對(duì)齊，最后一個(gè)標(biāo)句號(hào)。
(十一)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。在公文文末標(biāo)注“棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局辦公室 ××××年×月×日印發(fā)”，日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，一般用4號(hào)仿宋體字，左右各空一字排布。
(十二)頁碼。公文頁數(shù)順序號(hào)。單頁碼居右，雙頁碼居左。
第十八條  涉密和緊急公文，在文頭還加注：
(一)份號(hào)。涉密公文印制份數(shù)的順序號(hào)，用6位3號(hào)黑體阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在左上角第一行。
(二)密級(jí)和保密期限。根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”和保密期限，一般用3號(hào)黑體字頂格編排在左上角第二行。
(三)緊急程度。根據(jù)公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求，分別標(biāo)注“特急”、“加急”，一般用3號(hào)黑體字頂格編排在左上角；若需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)，在其下分行排列。
第十九條  局機(jī)關(guān)公文版式按《山東省黨政機(jī)關(guān)公文格式》標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，按國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行；用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙(210mm×297mm)，雙面印刷，左側(cè)裝訂。
第五章 公文擬制
第二十條  公文起草應(yīng)當(dāng)做到：
（一）符合國家、省、市的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定，并注意政策上的銜接性和實(shí)際工作中的可操作性。
（二）情況確實(shí)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；主題突出，觀點(diǎn)鮮明；結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，層次清晰；字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)無誤；語言莊重，表述得當(dāng)；內(nèi)容簡(jiǎn)潔，文字精煉。
（三）人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序和引文等準(zhǔn)確；引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；若使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。
（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，用黑體字；第二層為“(一)”，用楷體字；第三層為“l(fā)”，第四層為“(1)”，均用仿宋體字。一般第一層、第二層、第三層和第四層標(biāo)注。公文中應(yīng)避免采用過多的層次結(jié)構(gòu)。
（五）對(duì)信息公開屬性、緊急程度、涉密公文密級(jí)和保密期限提出初步意見。
第二十一條  擬制局機(jī)關(guān)公文，應(yīng)使用局機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制的擬稿處理單。
第二十二條  代擬市政府及市政府辦公室文電，事先應(yīng)經(jīng)市政府授權(quán)或同意，否則應(yīng)書面請(qǐng)示。報(bào)送代擬稿必須附關(guān)于文稿起草背景、行文依據(jù)、起草情況、會(huì)簽情況的《送簽說明》，經(jīng)辦公室審核、局主要領(lǐng)導(dǎo)審簽和有關(guān)部門會(huì)簽后，于公文印發(fā)前2周送達(dá)市政府辦公室。
第二十三條  嚴(yán)格執(zhí)行公文會(huì)簽制度，未經(jīng)協(xié)商一致，不得制發(fā)公文。對(duì)涉及其他科室或部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，擬稿科室、單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)科室或部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，擬稿科室、單位的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，可列明各方理據(jù)、提出建設(shè)性意見，與有關(guān)科室或部門會(huì)簽后，報(bào)請(qǐng)局領(lǐng)導(dǎo)、市領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。
第二十四條  公文送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，由擬稿人簽字，經(jīng)承辦科室、單位負(fù)責(zé)人審簽后，送辦公室審核。公文審核的重點(diǎn)是：
（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。
（二）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)廳機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。
（三）涉及有關(guān)科室或部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。
（四）重要公文文稿是否按照有關(guān)規(guī)定經(jīng)局黨委會(huì)、局長辦公會(huì)審議。
（五）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。
（六）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。
第二十五條  經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)退回?cái)M稿單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由擬稿單位修改后重新報(bào)送。
第二十六條  “棗住建字、棗住建×字、專紀(jì)字、局長辦公會(huì)議紀(jì)要”等4類公文，須經(jīng)辦公室文秘人員核稿，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。其中，“棗住建字”公文由辦公室主任審簽，局主要負(fù)責(zé)人或主持工作的局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)?！皸椬〗ㄎ?、黨委會(huì)議紀(jì)要”由局人事科核稿，報(bào)局黨委書記簽發(fā)?！皸椬〗h辦字”由局人事科核稿，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。主批人應(yīng)明確簽署意見，并寫上姓名和簽發(fā)日期；其他審批人員圈閱，應(yīng)視為同意，圈閱時(shí)應(yīng)署明日期。經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的公文，未經(jīng)簽發(fā)人同意，不得隨意改動(dòng)。
第六章  公文辦理
第二十七條  收文辦理的主要程序是：
（一）簽收。寫明局機(jī)關(guān)簽收的公文和其他資料，由辦公室收發(fā)、機(jī)要人員簽收、拆封。寫明科室、單位簽收的信件，由相應(yīng)科室、單位拆封。簽收如發(fā)現(xiàn)問題，必須及時(shí)向來文單位查詢，并采取相應(yīng)的處理措施。
（二）登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況進(jìn)行詳細(xì)記載。登記內(nèi)容包括收文日期、發(fā)文字號(hào)、公文標(biāo)題、密級(jí)和保密期限、緊急程度、公文份數(shù)、主送機(jī)關(guān)、成文日期、分送范圍、經(jīng)辦人。
（三）初審。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)或本科室（單位）辦理；是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求；涉及部門職權(quán)內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽；是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并說明理由。
（四）擬辦和承辦。經(jīng)審核，凡需答復(fù)辦理或批示的公文，由辦公室主任提出擬辦、分辦意見，送局領(lǐng)導(dǎo)批示后交有關(guān)單位（科室）辦理。承辦科室、單位收到應(yīng)辦的文電后，應(yīng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的應(yīng)及時(shí)說明。對(duì)不屬于本單位（科室）職權(quán)范圍或不宜由本單位（科室）辦理的，應(yīng)及時(shí)退回辦公室并說明理由。公文辦理中遇有涉及其他科室或部門職能事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)協(xié)商、會(huì)簽。如無特殊情況，會(huì)簽文件在科室、單位不得超過l天。
（五）傳閱。公文按規(guī)定的閱文級(jí)別傳閱，一般傳閱到縣級(jí)干部。凡送局領(lǐng)導(dǎo)傳閱的公文，由辦公室統(tǒng)一分送。局領(lǐng)導(dǎo)批示要求有關(guān)科室和單位負(fù)責(zé)人傳閱的公文，由辦公室統(tǒng)一登記、分送。傳閱后的公文應(yīng)及時(shí)退回。閱讀人員應(yīng)簽名，互相之間不得自行傳遞文件。傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸秘密文件，必須采用加密裝置。
   （六）催辦。送局領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)科室、單位辦理的公文、電報(bào)，收發(fā)、機(jī)要人員要逐一登記并負(fù)責(zé)催辦。緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。
   （七）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。
第二十八條  發(fā)文辦理的主要程序是：
（一）復(fù)核。已經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)由起草人或承辦科室、單位負(fù)責(zé)，對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式進(jìn)行校對(duì)、審核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)報(bào)原審批人復(fù)審。
（二）登記。對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)，并對(duì)公文標(biāo)題、密級(jí)和保密期限、成文日期等詳細(xì)記載。
（三）印制。嚴(yán)格履行校對(duì)、制版、印刷、裝訂等程序，確保公文印制質(zhì)量和時(shí)效。印制涉密公文應(yīng)當(dāng)使用符合保密要求的設(shè)備，并在符合保密要求的場(chǎng)所由專人、專機(jī)操作。
（四）用印。局機(jī)關(guān)行政性公文用印，需嚴(yán)格按照我局印鑒管理有關(guān)規(guī)定，由辦公室鑒印人員辦理。蓋章后，3份正式文件連同正文底稿送局檔案室存檔，并同時(shí)存儲(chǔ)電子版。黨務(wù)性公文由局人事科蓋章，在局檔案室存檔，并存儲(chǔ)電子版。
（五）發(fā)送。公文印制完畢，對(duì)成品公文進(jìn)行校核后，由承辦科室、單位分封，局機(jī)關(guān)科室擬制的文件由局辦公室發(fā)送，局屬單位印制的文件由該單位發(fā)送。通常情況下，送市委、市政府的請(qǐng)示、報(bào)告5份，發(fā)涉密文件、電報(bào)、資料時(shí)，使用專用信封并加貼封條，送機(jī)要郵政投遞。其他學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)及企事業(yè)單位的文件，辦公室不負(fù)責(zé)發(fā)送。
（六）歸檔。公文辦理完成后，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定整理立卷。歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理立卷，保證歸檔公文齊全完整，便于保管和利用。局與其他部門聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式公文副本。歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)確定保管期限，按有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。
第二十九條  擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張字跡材料必須符合存檔要求。應(yīng)當(dāng)使用鋼筆或簽字筆，不得用鉛筆、圓珠筆、紅筆和純藍(lán)墨水。
第七章 公文管理
第三十條  局機(jī)關(guān)在辦公室配齊配強(qiáng)文秘人員具體負(fù)責(zé)公文處理工作，機(jī)關(guān)各科室、局屬各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公文處理工作。局機(jī)關(guān)從事公文處理的工作人員，應(yīng)當(dāng)具備較高的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，恪盡職守，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，遵守紀(jì)律，保守秘密，準(zhǔn)確高效。
第三十一條  嚴(yán)格控制印發(fā)公文數(shù)量。貫徹上級(jí)文件精神，如果沒有實(shí)質(zhì)性貫徹意見，不必照抄照轉(zhuǎn)上級(jí)來文，可在文末注明“棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局 ××××年×月×日翻印”，按保密要求將原文翻印下發(fā)；凡會(huì)議上已經(jīng)部署解決的問題，不再重復(fù)行文部署；省、部、廳、局領(lǐng)導(dǎo)在各類會(huì)議上的講話，不再以正式文件轉(zhuǎn)發(fā)；經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上發(fā)布的行政法規(guī)、規(guī)章及重要文件，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照?qǐng)?zhí)行，一般不再行文。文件印制份數(shù)除少量普發(fā)文件固定份數(shù)外，其他文件應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況從嚴(yán)掌握，無關(guān)單位盡量少發(fā)或不發(fā)。
第三十二條  局機(jī)關(guān)工作人員參加外部門、單位主辦的會(huì)議，若會(huì)議主持機(jī)關(guān)說明不再發(fā)文，回局后應(yīng)及時(shí)交辦公室收發(fā)或機(jī)要人員登記簽收。局機(jī)關(guān)召開會(huì)議印發(fā)的公文，若明確告知不再另行發(fā)送，與會(huì)人員后應(yīng)及時(shí)交局機(jī)關(guān)公文管理人員登記簽收。
第三十三條  處理公文必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，遵循嚴(yán)格管理、嚴(yán)格規(guī)范、確保安全、方便工作的原則。對(duì)于需要保密的公文，主辦科室、單位應(yīng)商辦公室準(zhǔn)確標(biāo)注密級(jí)，并嚴(yán)格限制涉密人員。確定密級(jí)前，應(yīng)按擬定密級(jí)先行采取保密措施；確定密級(jí)后，按照所定密級(jí)嚴(yán)格管理。涉密公文未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)制、匯編，不得攜帶外出。
第三十四條  秘密公文運(yùn)轉(zhuǎn)完畢后應(yīng)送交檔案室，科室、單位不得留存；銷毀由檔案室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。嚴(yán)禁向廢品收購部門及個(gè)人出售公文和內(nèi)部資料。
第三十五條  局機(jī)關(guān)各級(jí)負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視公文處理工作，模范遵守本《細(xì)則》，加強(qiáng)對(duì)重要公文的起草、辦理的指導(dǎo)和檢查。
第八章  附  則
第三十六條  其他群團(tuán)組織和局屬單位的公文處理工作，可以參照本《細(xì)則》執(zhí)行。
第三十七條  本《細(xì)則》自印發(fā)之日起正式施行，由局辦公室負(fù)責(zé)解釋。

棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局辦公室       2013年1月31日印發(fā)