襄陽市國土資源局公文處理實施辦法

襄土資發(fā)〔2013〕47號

襄陽市國土資源局公文處理實施辦法

第一章 總則

第一條 為實現局機關公文處理工作的科學化、制度化和規(guī)范化，根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳《黨政機關公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號)、《黨政機關公文格式》國家標準(GB/T9704-2012)和《湖北省國土資源廳公文處理實施辦法》(鄂土資發(fā)〔2012〕121號)等，制定本實施辦法。

第二條 襄陽市國土資源局公文(包括傳真、電子函件等，下同)是履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹省國土資源廳和市委、市政府的方針政策、依法行政和進行公務活動的重要工具。

襄陽市國土資源局發(fā)出的文件分為“中共襄陽市國土資源局黨組文件”，“襄陽市國土資源局文件”、“襄陽市國土資源局辦公室文件”和冠以“中共襄陽市國土資源局黨組”、“襄陽市國土資源局”、“襄陽市國土資源局辦公室”紅頭函件。

“中共襄陽市國土資源局黨組文件”主要用于重要的思想政治工作、黨風廉政建設和人事任免事項;“襄陽市國土資源局文件”主要用于具有重要性、綜合性的行政管理工作，如向上級(省國土資源廳、市委、市政府)請示、報告工作，向下級(縣、市、區(qū)國土資源局)安排部署重要工作任務等;“襄陽市國土資源局辦公室文件”主要用于一般行政管理公務和單項專業(yè)性工作(不得用作向上級或系統(tǒng)外)；冠以“中共襄陽市國土資源局黨組”和“襄陽市國土資源局”紅頭函件，一般用于與不相隸屬的單位商洽工作，如詢問、請示和答復問題等，也可向上級或市(州)國土資源部門及直屬單位商洽、答復具體工作。冠以“襄陽市國土資源局辦公室”紅頭函件只能用于向縣(市、區(qū))國土資源局及直屬單位商洽、答復具體工作（不得用作向上級或系統(tǒng)外）。會議、培訓班通知一般以“中共襄陽市國土資源局黨組”、“襄陽市國土資源局”、“襄陽市國土資源局辦公室”紅頭便函(不編發(fā)文號)印發(fā)。

第三條 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。公文管理包括公文保密、日常管理和公文系統(tǒng)管理等。

第四條 公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第五條 局辦公室是局機關公文處理工作的管理機構，主管局機關黨政公文處理工作，負責局機關各科室、局屬各單位報送市委、市政府和省國土資源廳公文的有關審核運轉工作，并對各局屬單位和各縣(市、區(qū))國土資源局的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。

凡經襄陽市國土資源局運轉的各類文件，由局辦公室統(tǒng)一組織收發(fā)、登記、分送、催辦、立卷、歸檔、清退、銷毀工作。以襄陽市國土資源局名義制發(fā)的黨政公文文件，在呈送局領導審簽前，必須交局辦公室初核;所有報送襄陽市國土資源局的文件必須統(tǒng)一經局辦公室按程序分理、呈送局領導批示或送有關科室(單位)閱處;緊急公文先經局領導審批后，仍應交局辦公室辦理登記手續(xù);局機關各科室都不得另行設置公文運轉軌道。

外出開會帶回的文件，回局后應及時交局辦公室登記造冊，然后再按辦文程序運轉。

第六條 局直屬機關黨委可制用“中共襄陽市國土資源局直屬機關委員會文件”;局規(guī)劃與調控監(jiān)測科可制用“襄陽市城鄉(xiāng)建設用地增減掛鉤試點工作領導小組文件”和“襄陽市城鄉(xiāng)建設用地增減掛鉤試點工作領導小組辦公室文件”，不納入局辦公室辦文統(tǒng)一管理，可使用“襄陽市國土資源局擬文處理箋”，委托局辦公室進行公文格式審查。其他科室(不含局辦公室)不得對外行文。

局屬單位(含參公單位)可制用單位紅頭函件，向縣（市、區(qū)）國土資源局商洽、安排一般事務性工作，但不得制發(fā)文件紅頭及下發(fā)政策法規(guī)性文件。上述文件不納入局辦公室辦文統(tǒng)一管理。

局屬單位原則上不直接向市委、市政府和省國土資源廳請示工作。局屬單位有需要請示市委、市政府和省國土資源廳的事項，應由局機關向市委、市政府和省國土資源廳呈送公文。

第七條 局機關各科室要明確專人負責本科室的公文處理工作。負責管理公文處理工作的人員必須政治可靠、作風嚴謹、忠于職守、廉潔正派、保守秘密，具備有關專業(yè)知識，熟練掌握現代辦公設備、應用系統(tǒng)的操作和使用，熟悉領導工作分工和各職能部門職責。

第八條 局機關各科室、局屬各單位負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守《黨政機關公文處理工作條例》及本實施辦法，加強對公文處理工作的領導和檢查。

第九條 公文處理涉及職務任免、工作調動、出國、就學、晉級、評聘專業(yè)技術職務、評選先進或者涉及處分、檢舉、案件查處等內容的，有關當事人應予回避。

第二章 公文發(fā)文字號及種類

第十條 襄陽市國土資源局發(fā)文字號分黨組類、行政類、紀要類、簡報通報類。

(一)黨務類發(fā)文字號。局黨組類文件發(fā)文字號有:《襄土資黨組》、《襄土資干》、《襄土資黨組函》3種。

(二)行政類發(fā)文字號。局行政類文件發(fā)文字號有:《襄土資文》、《襄土資預審字》、《襄土資發(fā)》、《襄土資函》、《襄土資儲函》、《襄礦權評委》、《襄土資辦文》7種。

局機關各科室(單位)由于上級業(yè)務部門要求或業(yè)務需要確定的其他發(fā)文字號（如《襄國土資復》、《襄土網掛字》等），不納入局發(fā)文統(tǒng)一管理(局辦公室不負責統(tǒng)一配發(fā)發(fā)文字號)。

根據工作需要，局機關各科室、局屬單位新增發(fā)文字號，并需納入局機關統(tǒng)一管理的，需報業(yè)務分管領導、辦公室分管領導審定。

堅持發(fā)文字號是行政資源的理念，盡量用較低級的發(fā)文字號。原則上局發(fā)文字號高于局辦公室發(fā)文字號，文件發(fā)文字號高于函件發(fā)文字號。

第十一條 嚴禁在擬制公文時另行自造文種。襄陽市國土資源局的公文種類有:

(一)決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。使用《襄土資黨組》、《襄土資發(fā)》發(fā)文字號。

(二)通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。使用《襄土資黨組》、《襄土資黨組函》，《襄土資發(fā)》、《襄土資函》，《襄土資辦文》發(fā)文字號。

(三)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。使用《襄土資黨組》、《襄土資發(fā)》、《襄土資辦文》發(fā)文字號。

(四)報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。使用《襄土資黨組》、《襄土資文》發(fā)文字號。

(五)請示。適用于向上級機關請求指示、批準。使用《襄土資黨組》、《襄土資文》發(fā)文字號。

(六)批復。適用于答復下級機關請示事項。使用《襄土資黨組函》、《襄土資干》、《襄土資函》發(fā)文字號。

(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。屬于上行文、平行文時，使用《襄土資黨組函》、《襄土資函》發(fā)文字號。屬于下行文時，政策性文件使用《襄土資黨組》、《襄土資發(fā)》發(fā)文字號;具體事項答復使用《襄土資黨組函》、《襄土資函》發(fā)文字號。

(八)函。適用于不相隸屬機關之間或系統(tǒng)內商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。使用《襄土資黨組函》、《襄土資函》發(fā)文字號。

局直屬機關黨委“中共襄陽市國土資源局直屬機關委員會文件”;局規(guī)劃與調控監(jiān)測科“襄陽市城鄉(xiāng)建設用地增減掛鉤試點工作領導小組文件”和“襄陽市城鄉(xiāng)建設用地增減掛鉤試點工作領導小組辦公室文件”的發(fā)文字號由對應科室管理。

第三章 公文格式

第十二條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。

(一)份號。公文印刷份數的順序號。涉密公文應當標注份號。份號一般用不少于2位(3-6位)的3號黑體阿拉伯數字頂格編排在版心左上角第1行。

(三)密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限。密級和保密期限一般用3號黑體字頂格編排在版心左上角第2行，保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。

(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”和“加急”。緊急程度用3號黑體字頂格編排在版心左上角。

(四)發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱的，一般應使主辦機關名稱在前。

(五)發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數字標注，年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入，發(fā)文順號不加“第”字，不編虛位(即1不編為01)。

(六)簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人和會簽人姓名。聯(lián)合上報公文，必須標注全部簽發(fā)人和會簽人姓名。

(七)標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。標題應注重提煉，簡要概括公文主要內容并準確標明公文種類。標題一般用2號小標宋體字，分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整、排列對稱、長短適宜、間距恰當，標題排列應使用梯形或菱形。

(八)主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。應根據工作需要和公文內容準確確定主送機關，不隨意擴大或縮小主送范圍。

(九)正文。公文的主體，用來表述公文的內容。除結構層次小標題外，正文一般用3號仿宋體字。

(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，應在正文下空1行左空2字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。附件如有順序號，使用阿拉伯數字標注(如“附件:1.xxxxxx”)；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應與上行附件名稱的首字對齊。

(十一)發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

(十二)成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。成文日期一般右空4字編排，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位(即1不編為0l)。

(十三)印章。公文除紀要外，應當加蓋機關印章。聯(lián)合上報的公文，可只由主辦機關加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應加蓋印章。

(十四)附注。公文需要說明的其他事項，如公文印發(fā)傳達范圍、聯(lián)系人姓名及聯(lián)系電話，應當加圓括號標注。上行文及商洽工作、征求意見應當在附注處注明聯(lián)系人姓名和聯(lián)系電話。

(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應當另面編排，與公文正文一起裝訂。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。如附件與正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

(十六)抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

(十七)印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。

(十八)頁碼。公文頁數順序號。

第十三條 公開發(fā)布公文，必須經發(fā)文機關批準。經批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。

依據《中華人民共和國政府信息公開條例》、《國土資源部政府信息公開暫行辦法》、《湖北省政府信息公開規(guī)定》、《湖北省國土資源廳政府信息公開實施辦法》(鄂土資發(fā)〔2010〕164號)，行政類公文在“版記”分隔線上面應標注公開形式。黨務類公文不需要標注公開形式。

第十四條 公文文字從左至右橫寫、橫排。公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行，做到應用體例統(tǒng)一。

第十五條 公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準(GB/T9704-2012)和《湖北省國土資源廳公文格式規(guī)范》執(zhí)行。公文用紙幅面采用國際標準A4型，左側裝訂。

特殊形式的公文用紙幅面及版式，根據實際需要確定，如局機關各科室(單位)由于上級業(yè)務部門要求或業(yè)務需要印制的特殊格式文件等，應由局辦公室進行一般的格式審查。

第四章 行文規(guī)則

第十六條 嚴格控制文件數量。行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。已開會解決的具體事項，原則上不再行文;可面商解決、開會解決、電話解決的問題，一般不行文。

第十七條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。市局向下行文原則上只到縣（市、區(qū)）國土資源局。

第十八條 向上級機關行文，應當遵循以下規(guī)則:

(一)原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。如就黨務事項向市委行文，以局黨組名義;如就行政事項向市委行文，以局名義。

(二)縣（市、區(qū)）國土資源主管部門向市國土資源局請示、報告重大事項，應當經本級人民政府同意或者授權;屬于部門職權范圍內的事項可以直接報送市國土資源局。

(三)鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）國土資源所原則上不得向市國土資源局報送任何公文。

(四)請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

(五)除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以本機關名義直接向上級機關負責人報送公文。雖由上級機關負責人直接交辦，但內容涉及全局性工作或2名以上上級機關負責人工作分工的事項，應按公文處理程序報送。不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。

(六)受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一上級機關。

第十九條 向下級機關行文，應當遵循以下規(guī)則:

(一)主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。

(二)局黨組和局在職權范圍內可以向各縣(市、區(qū))國土資源局行文。經局同意，局辦公室可以向各縣(市、區(qū))國土資源局，局機關各科室、局屬各單位行文。

除局辦公室外，局機關其他科室(單位)不得向各縣(市、區(qū))國土資源局，局機關各科室、各直屬單位行文。

(三)涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文;擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。

(四)上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一上級機關。

第二十條 局黨組和局在職權范圍內可以與市委、市政府各部門相互行文。

局黨組向縣(市、區(qū))地方黨委正式行文需請示市委同意(屬于國土資源行政管理體制規(guī)定的事項除外);局向縣(市、區(qū))人民政府正式行文需請示市政府同意。需經市政府審批的事項，經市政府同意后可以由局行文，文中須注明“已經市政府同意”。

第二十一條 局可與市委、市政府各部門及同級人民政府、軍隊機關、人民團體聯(lián)合行文。

屬于部門自身職權范圍內的工作，不得聯(lián)合行文。

聯(lián)合行文必須確屬必要，聯(lián)合行文單位不宜過多。

第五章 公文擬制

第二十二條 公文擬制包括公文起草、審簽、簽發(fā)等程序。

第二十三條 按照職責分工的原則確定公文起草科室和起草人。起草公文應由掌握相關政策、熟悉工作內容、文字能力強的人員承擔。重要或涉及重大問題公文的起草，應采取集體研究、個人執(zhí)筆的方式進行。起草科室主要負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

第二十四條 起草公文包括起草發(fā)文和擬文處理箋。

市國土資源局發(fā)文是指以中共襄陽市國土資源局黨組、襄陽市國土資源局、襄陽市國土資源局辦公室等名義制發(fā)的公文。

市國土資源局擬文處理箋是機關內部使用的一種專用公文形式，主要用于局機關各科室、局屬各單位向局領導請示、報告工作。

第二十五條 起草公文應當做到:

(一)符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，符合上級機關的指示、意見和要求。

(二)站在經濟社會發(fā)展全局和全面履職的高度，完整準確體現局的意圖，充分反映局的職責，并同現行公文相銜接。

(三)一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。所提建議和擬辦意見具體明確可操作。

(四)深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

(五)內容簡潔、篇幅簡短，主題突出、觀點鮮明，條理清晰、結構嚴謹，表述準確、文字精練。

(六)定密準確、文種正確、格式規(guī)范。

(七)根據需要確定和標注緊急程度。

(八)正確標注是否屬于規(guī)范性文件，依法依規(guī)確定公開形式。

(九)人名、地名、時間、數字、引文核實無誤。引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號。日期應當寫明具體的年、月、日，年份不用“去年”、“今年”、“明年”。

(十)使用國家法定計量單位，計量單位名稱原則上采用中文。

(十一)標點符號用法符合國家標準。

(十二)自覺使用規(guī)范漢字，一般不得使用外文字符，確需使用的，應當在首次出現時注明準確的中文譯名。

(十三)除已被社會廣泛使用并認可的簡稱外，使用其他簡稱一般應在首次出現時使用全稱并注明簡稱。

(十四)數字用法符合國家標準，除部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為語素的數字必須使用漢字外，一般應當使用阿拉伯數字。

(十五)結構層次序數，第一層用“一、”，第二層用“(一)”，第三層用“1.”，第四層用“(1)”。第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。除第一層不用標點符號外，其他層均需加標點符號再另起段落。

第二十六條 起草政策性及重要公文應附辦文說明，簡要說明辦文依據、基本情況、辦理過程和擬辦建議等。

第二十七條 局屬各單位原則上不能直接起草公文。確有必要，需經與本單位職責相對應的科室授權，并在發(fā)文審簽“辦公室初核”前環(huán)節(jié)送相關科室會簽。

第二十八條 局公文發(fā)文流轉程序為:主辦科室擬稿人擬稿--科室主要負責人核簽--相關科室會簽(法規(guī)科合法性審查)--局辦公室初核--分管局領導審簽(或審定)--局長簽發(fā)--辦公室復核--辦公室編發(fā)文字號--文印室印制清樣--擬稿人核對--文印室印制--辦公室(保密室室)用印--主辦科室分發(fā)(涉密文件由保密書或主辦科室兼職保密員分發(fā))及存檔。

涉及干部任免、紀檢監(jiān)察的發(fā)文流轉程序:主辦科室擬稿--科室主要負責人簽署意見--分管局領導審定(或審簽)--局長簽發(fā)--辦公室編發(fā)文字號--文印室印制清樣--擬稿人核對--文印室印制--辦公室(保密室室)用印--主辦科室分發(fā)(涉密文件由保密室或主辦科室兼職保密員員分發(fā))及存檔。

聯(lián)合發(fā)文時，在送局外有關單位會簽前，需完成“分管局領導審簽(或審定)--局長簽發(fā)”程序。

第二十九條 起草科室對所辦理公文的內容和形式要認真審核，并標注是否上網及公開形式，確保準確無誤，經科室主要負責人核簽。核簽后，同時送相關科室會簽及辦公室初核。

第三十條 在公文文稿送局領導簽批前，辦公室應進行初核。公文初核的重點是：

(一)報批程序是否合規(guī)，所附材料是否齊備。

(二)是否送請相關科室會簽，是否經過充分溝通協(xié)商。溝通協(xié)商不能達成一致的，是否列明各方理據并提出建設性意見。

(三)文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

(四)是否屬于規(guī)范性文件，公開方式、緊急程度、密級、印發(fā)范圍是否準確恰當。

(五)其他內容是否符合公文起草的有關要求。

第三十一條 公文屬于規(guī)范性文件或政策法規(guī)類文件的，由主辦科室在文稿送辦公室初核、局領導簽批前，提交局政策法規(guī)與監(jiān)督檢查科進行合法性審查。

規(guī)范性文件發(fā)布后，主辦科室應當自發(fā)布之日起七個工作日內，將規(guī)范性文件及辦文說明送局政策法規(guī)與監(jiān)督檢查科，由局政策法規(guī)與監(jiān)督檢查科分送市政府法制辦備案。

第三十二條 公文合法性審查的重點是:

(一)是否符合法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定。

(二)是否屬于局的法定職權范圍。

(三)是否與局原有的規(guī)范性文件相協(xié)調、銜接。

(四)是否含有不能設置的行政處罰、行政許可和行政強制事項。

(五)是否屬于執(zhí)行法律、法規(guī)、規(guī)章和上級規(guī)范性文件的規(guī)定且需要制定執(zhí)行規(guī)范性文件的事項。

(六)其他需要審查的內容。

第三十三條 經初核如發(fā)現公文文稿不符合要求或需要對文稿進行實質性修改的，應當由起草科室修改完善后重新報送。經初核不宜或無需發(fā)文的公文文稿，應當退回起草科室并說明理由。

第三十四條 公文應當經局領導審批簽發(fā)。

(一)局及局黨組請示、報告類上行文一律需經分管局領導審定后，呈局黨組書記、局長簽發(fā)，局黨組書記、局長出差時由受權主持工作的局領導簽發(fā)。

(二)局及局黨組平行文、下行文由分管局領導審簽;內容重要、對全局工作具有普遍指導意義的公文，分管局領導可根據需要核報黨組書記、局長簽發(fā)。

(三)以襄陽市國土資源局辦公室名義制發(fā)的公文，由局領導簽發(fā)；一般事務性文件可由局辦公室主任簽發(fā)。

第三十五條 局領導出差在外，有緊急公文需簽發(fā)，采取“補簽”方式辦理。

第三十六條 簽發(fā)公文應當簽署意見、姓名和完整日期。請示、報告類上行文必須簽署明確意見。圈閱或簽名視為同意。

第三十七條 一些例行性、事務性公文，如行政審批事項，局領導在報件上已簽署意見，經分管局領導授權，可以由有關科室主要負責人簽發(fā)。分管局領導取消授權的，應由分管局領導簽發(fā)。分管局領導工作分工調整或者機構發(fā)生變化的，應重新授權。

第六章 局內會簽

第三十八條 公文涉及其他科室職權范圍或需其他科室核實把關的，主辦科室應主動與有關科室協(xié)商、會簽后方可行文。有關科室應積極配合、大力支持。多個科室共同主辦的公文，由主辦科室負責起草，協(xié)辦科室負責會簽。

第三十九條 需會簽的公文，主辦科室應在起草完成前與有關科室協(xié)商。一些重大問題，應由科室主要負責人進行協(xié)商。

第四十條 政策性或重要公文起草完成并經主辦科室主要負責人核簽后，應附辦文說明和相關材料，及時送有關科室會簽。

第四十一條 公文由有關科室主要負責人會簽。主要負責人不在時，由受權主持工作的其他負責人會簽，會簽意見要明確。

主辦科室和有關科室應對會簽公文的主要內容、時間、意見等予以記錄。

第四十二條 有關科室如認為本科室不必會簽的，應說明理由，及時反饋主辦科室。

第四十三條   公文會簽如有意見分歧，主辦科室主要負責人應進行協(xié)調，有關科室應積極配合。不得將未經認真研究、協(xié)商的問題上報。協(xié)商后仍不能取得一致意見的，主辦科室應如實列明各方理據，提出建設性意見，報請局領導協(xié)調。

第七章 聯(lián)合行文和局外會簽

第四十四條 局與市委、市政府各部門及縣（市、區(qū)）人民政府、軍隊機關、人民團體(以下統(tǒng)稱同級局外單位)聯(lián)合行文或會簽，主辦科室應在局內達成一致意見后，通過面談、電話、征求意見函等適當方式與同級局外單位先行溝通，就行文內容、行文方式、主辦單位等取得基本一致意見后再正式進入公文擬制程序。

辦理具有重大影響的聯(lián)合行文，主辦科室應將工作思路報請相關局領導同意后，與同級局外單位進行溝通。

第四十五條 局與同級局外單位聯(lián)合行文或會簽，應按局公文擬制程序，經局領導簽發(fā)，由主辦科室送同級局外單位聯(lián)合簽發(fā)、會簽后，送辦公室復核、登記發(fā)文字號。

第四十六條 同級局外單位與局聯(lián)合行文或會簽，由辦公室批轉有關科室審核提出意見后報局領導簽批。主辦科室應會同相關科室對行文內容、行文方式、主辦單位等進行全面審核;有不同意見的，應溝通協(xié)商取得一致；如不能取得一致，應提出處理意見報局領導簽批;需要函復的，一并起草復函報局領導簽批。

第四十七條 同級局外單位與局聯(lián)合行文印制時，由局主辦科室派人校核和監(jiān)印，使用印模應當日歸還。

第四十八條 局辦公室與同級局外單位辦公室之間一般不聯(lián)合行文。

第八章 公文辦理

第四十九條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第五十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、初審、主辦、傳閱、催辦、答復等主要程序。

第五十一條 收到公文應當對照清單逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。清點發(fā)現收到的公文與清單不符的，應立即提出并查找原因。

第五十二條 收文登記應當詳細記載收到公文的主要信息和辦理情況。

第五十三條 收件人是中共襄陽市國土資源局黨組、襄陽市國土資源局、襄陽市國土資源局辦公室的公文，由局辦公室(保密室)負責簽收、登記。原則上，各科室不得收局外來文。各科室收到上述主送機關的公文，應送局辦公室(保密室)統(tǒng)一簽收、登記。

第五十四條 收到公文應當進行初審。初審的重點是:是否應當由本單位辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求。

收到的公文，經初審不符合規(guī)定的，經局辦公室主任同意，可退回來文單位并說明理由。局機關各科室、局屬各單位收到辦公室批轉辦理的公文，認為不應由本單位辦理或牽頭辦理的，經本單位負責人同意，可及時退回辦公室（保密室）并說明理由。

第五十五條 收文按照職責分工進行簽批和確定主辦科室。

(一)收到需要辦理的上級機關公文，由局辦公室按局領導分工，送請分管相關科室局領導簽批；涉及幾個科室職責的，應明確牽頭科室，送請分管牽頭的局領導簽批；分管局領導認為需要的，由其批請其他局領導簽批。重大事項報送局長簽批。

收到需要閱知的上級機關公文，由局辦公室分送局領導閱批。

收到上級機關領導批轉的公文，批轉局長閱辦的，由局辦公室送請局長簽批;批轉局閱辦的，由局辦公室送請局長和涉及業(yè)務的分管局領導簽批;批轉分管局領導閱辦的，由辦公室送請該局領導簽批，該局領導認為需要的，由其批請其他局領導簽批。

(二)收到需要辦理的同級和下級機關公文，由局辦公室批請相關科室辦理。重要公文同時送請分管局領導閱批。按前件要求反饋的公文，直接分送負責辦理前件的科室。

第五十六條 傳閱傳批公文應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。緊急公文的傳閱傳批應采取分傳方式，同時分送待傳的局領導閱批。

第五十七條  送局領導簽批或者交有關單位辦理的公文，辦公室和有關單位要負責催辦。

第五十八條 公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

第五十九條 發(fā)文辦理包括登記、復核、印制、核發(fā)等主要程序。

第六十條 已經簽發(fā)的公文，應當由局辦公室登記確定發(fā)文字號。

第六十一條 公文需經主辦科室審校并簽署責任人姓名后方可正式付印。

報送市委、市政府、省國土資源廳的公文，還需經辦公室對文件清樣復核確認后方可正式付印。

已經簽發(fā)的公文，一般不得再行修改。如確需修改，內容無重大變動的，經局辦公室同意后修改；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

第六十二條 公文印制一律由局文印室主辦。如需在外印制公文，需經局辦公室同意后，由文印室委托與局簽署保密及印制公文協(xié)議的單位印制。

加強局(辦公室)紅頭文件紙管理，嚴禁未經局領導批準在文印室領取局(辦公室)紅頭文件紙。凡需以局或辦公室名義發(fā)局便文的，需按照公文辦理程序運轉?？剖?span>(單位)確因特殊原因需用局(辦公室)紅頭文件紙的，需經辦公室審查報分管領導審批同意后，方可到文印室領取局(辦公室)紅頭文件紙。

第六十三條 主辦科室應按照公文的發(fā)送范圍標明印刷份數，嚴格控制公文印刷數量，避免浪費?？稍诰止膫魉拖到y(tǒng)發(fā)布的公文，原則上不再印制紙質公文。

第六十四條 公文印制完成，文印室檢查無誤后應立即通知主辦科室領取、發(fā)送。主辦科室必須對公文印刷質量進行檢查，對質量合格的予以簽收登記。

文件蓋章后發(fā)現錯誤需要重新印制或加印的，應報局辦公室或簽發(fā)領導同意。

第六十五條 主辦科室負責所主辦公文的核發(fā)工作。委托其他單位代發(fā)的，主辦科室要負責發(fā)送的落實、檢查和催辦等工作。

發(fā)送涉密公文，必須由主辦科室兼職保密員或交由辦公室(保密室)負責核發(fā)并詳細記錄每份公文發(fā)送去向、發(fā)送記錄和公文一并歸檔。

第六十六條 經批準在報刊及其他公眾媒體上全文發(fā)布的公文，可不再下發(fā)紙質公文。同時，由主辦科室印制少量文本，供存檔備查。

第六十七條 需要歸檔的公文，應當根據有關檔案法律法規(guī)以及局機關檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。

第六十八條 各類公文由主辦科室負責歸檔。多個科室聯(lián)合辦理的公文，由主辦科室歸檔。同級局外單位與局聯(lián)合行文或會簽的公文，局主辦科室亦應送辦公室(保密室)歸檔。

第六十九條 公文歸檔應根據其相互聯(lián)系、特征及保存價值分類整理，保證檔案完整、正確的反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

第七十條 公文歸檔應當確定保管期限，按照規(guī)定如期向檔案管理部門移交。個人不得保存應當歸檔的公文。

第七十一條 起草、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。應使用鋼筆、毛筆、簽字筆和耐久的碳素墨水、墨汁，不得使用鉛筆、圓珠筆和紅墨水、純藍墨水。不得在文稿裝訂線以外書寫。

第九章 辦理時限

第七十二條 公文要及時辦理，保證時效。重要公文、緊急公文應做到特事特辦、急事急辦，由主辦科室指定專人跟蹤辦理，辦公室負責加強督辦、反饋和通報。

第七十三條 辦理重要公文應為局領導研究決策和公文運轉、審核、印制等預留時間。

有辦理時限的公文，應預留至少1個工作日給局領導審簽，力戒到期當天送局領導審簽。如屬于來文時間的問題，由主辦科室負責與來文單位溝通，盡可能預留更多的時間給局領導審簽。

第七十四條 收文標明辦理時限的，應按標明的辦理時限辦結。按時辦結確有困難的，主辦科室應與來文單位溝通并予以說明。

局領導提出辦理時限要求的公文，應按時辦結。按時辦結確有困難的，主辦科室應及時報告局領導。

第七十五條 收文標注“特急”的，應在2個工作日內辦結;標注“加急”的，應在4個工作日內辦結；普通收文應在7個工作日內辦結。

收電標注“特提”的，應即刻辦理；標注“特急”的，應在2日內辦結；標注“加急”的，應在4日內辦結；標注“平急”的，應在6日內辦結。

第七十六條 局機關各科室呈批的緊急公文，必須在發(fā)文處理箋上注明緊急程度。需要在2個工作日內辦結的，應標注“特急”；需要在4個工作日內辦結的，應標注“加急”，并及時與公文處理有關人員及審簽局領導電話溝通、當面匯報，說明緊急原因。

第七十七條 局機關各科室、各局屬單位之間征求意見或者會簽的公文，有關單位應在規(guī)定時限內回復。未規(guī)定時限的，應在3個工作日內回復。如不能按期回復，有關單位應主動與主辦單位溝通并確定回復時限及方式，否則主辦單位可以視其為沒有不同意見，據此繼續(xù)辦理有關公文，并在報送的公文中予以說明。

第七十八條 及時落實市委市政府、省國土資源廳和有關部門交辦事項。凡經局領導簽批或局辦公室交辦的市委市政府、省國土資源廳和有關部門辦理事項，必須在規(guī)定時間內辦結。上級機關領導批轉要求辦理沒有時限的公文，一般應在15日內辦結。

凡市委常委會決定事項、市長辦公會議紀要、市領導批示涉及市局的任務，落實辦結后，要向市委或市政府辦公室行文報告落實情況。其中，市委常委會紀要和市委領導直接交辦事項落實情況向市委督查室報告;市政府各項會議紀要和市政府領導交辦事項落實情況向市政府政務督查室報告(市委、市政府領導均有批示的，同時抄收市委督查室);通過市政府辦公室秘書x科轉來的交辦件，辦結后及時向市政府辦公室秘書x科報告，主送單位一律是“人民政府辦公室”，并在正文開頭注明來文文件編號。

第十章 公文保密

第七十九條 公文處理工作必須嚴格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)和有關規(guī)定，確保國家秘密、工作秘密和有關商業(yè)秘密的安全。

第八十條 主辦科室應按照保密法律法規(guī)規(guī)定，在公文起草時擬定密級、標明保密期限，經局領導審批簽發(fā)后即形成國家秘密。

第八十一條 公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。

第八十二條 涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。不得通過互聯(lián)網和普通傳真發(fā)送涉密公文。

第八十三條 涉密公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定。涉密公文公開發(fā)布前應當履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關確定。

第八十四條 復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規(guī)定并經本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編。確有工作需要的，應當經發(fā)文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。

復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。

第八十五條 涉密公文應當按照發(fā)文機關的要求和有關規(guī)定進行清退或者銷毀。

第八十六條 不具備歸檔和保存價值的公文，經過鑒定和部門負責人批準，可以銷毀。銷毀涉密公文，必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第十二章 附則

第八十七條 局辦公室建立公文質量檔案，對公文的擬制、辦理和管理進行檢查，并予以通報。

第八十八條 單位合并時，全部公文應當隨之合并管理。單位撤銷時，需要歸檔的公文經整理后按照有關規(guī)定移交檔案管理部門。

第八十九條 工作人員離崗離職時，所在科室(單位)應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

第九十條 公文被撤銷，自始不產生效力;公文被廢止，自廢止之日起不產生效力。

第九十一條 本實施辦法由局辦公室負責解釋。

第九十二條 本實施辦法自印發(fā)之日起施行，以前相關規(guī)定與本實施辦法不一致的，按本實施辦法執(zhí)行。

    （2013年5月）