湖北省交通廳電子公文流轉(zhuǎn)及OA系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)則

關(guān)于印發(fā)《湖北省交通廳電子公文流轉(zhuǎn)及OA系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)則》的通知

各市州交通局（委）、廳直各單位、各重點(diǎn)工程指揮部、廳機(jī)關(guān)各處室：

現(xiàn)將《湖北省交通廳電子公文流轉(zhuǎn)及OA系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)則》印發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

二○○八年六月三十日

湖北省交通廳電子公文流轉(zhuǎn)及OA系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)則

第一章   總　則

第一條  為加強(qiáng)我廳辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（簡稱OA系統(tǒng)）管理，確保電子公文流轉(zhuǎn)規(guī)范、精簡高效、安全可靠，根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23號）、《中華人民共和國電子簽名法》及部省關(guān)于精簡公文等相關(guān)法規(guī)要求，結(jié)合我廳實(shí)際，特制定本規(guī)則。

第二條 　電子公文是指按照國家、省有關(guān)公文處理辦法，以OA系統(tǒng)公文管理模塊為平臺，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸，具有規(guī)范格式的公文電子數(shù)據(jù)。

電子公文的種類、格式及行文規(guī)則與紙質(zhì)公文相同，加蓋電子印章后視為正式公文，與紙質(zhì)公文具有同等法律效力。

第三條　本規(guī)則所指的電子公文流轉(zhuǎn)程序，包括電子公文的傳輸（收文、發(fā)文）、辦理、用印和歸檔等。

第四條 本規(guī)則適用于廳機(jī)關(guān)及經(jīng)批準(zhǔn)使用我廳OA系統(tǒng)的廳直單位、重點(diǎn)工程、市州交通部門及其使用人員。

第五條　涉密文件(含資料)不得在OA系統(tǒng)中進(jìn)行交換和處理。

第二章     管理機(jī)構(gòu)、人員及職責(zé)

第六條  廳辦公室是電子公文處理及OA系統(tǒng)的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)廳機(jī)關(guān)電子公文管理、培訓(xùn)等工作，指導(dǎo)全省交通系統(tǒng)電子公文管理工作。

廳科教處負(fù)責(zé)相關(guān)技術(shù)協(xié)調(diào)工作。

廳信息中心負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)軟件開發(fā)、調(diào)試安裝、運(yùn)行維護(hù)和日常管理工作。

第七條  凡需要使用OA系統(tǒng)的單位，應(yīng)向廳辦公室提出書面申請，經(jīng)審核批準(zhǔn)后由廳信息中心負(fù)責(zé)辦理注冊手續(xù)并取得帳號和密碼。因使用單位名稱、公章、用戶出現(xiàn)變更、撤銷、合并等情況而需要在OA系統(tǒng)中做相應(yīng)處理的，均應(yīng)向廳辦公室提出書面申請。

第八條  各使用單位必須明確一位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)電子公文處理及OA系統(tǒng)管理工作，并確定一名專職或兼職管理人員負(fù)責(zé)本單位OA系統(tǒng)的日常管理和使用，并做好與省廳OA系統(tǒng)的銜接。

第九條  使用人員取得帳號和初始密碼后應(yīng)立即修改密碼，妥善保管好帳號和密碼，并定期（建議每60天）更改密碼。如忘記密碼應(yīng)由本單位系統(tǒng)管理員報(bào)廳信息中心進(jìn)行處理。

如因用戶使用初始密碼、簡單密碼或者密碼外泄等原因造成不良后果的，追究使用人員的責(zé)任。

第十條　因工作需要進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公的，應(yīng)向廳辦公室提出申請，審核通過后，由廳信息中心負(fù)責(zé)辦理并發(fā)放VPN軟件、密鑰文件。使用人員應(yīng)妥善保管VPN軟件、密鑰文件，不得外泄他人使用。

第十一條　為正常使用OA系統(tǒng)短信通知功能，各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接受短信，并向廳辦公室提供使用人員手機(jī)號碼，如手機(jī)換號應(yīng)及時(shí)向廳辦公室提出更換。

第十二條  廳機(jī)關(guān)全體工作人員必須在工作日上班第一時(shí)間登錄辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，及時(shí)辦理和閱畢電子公文。

如因出差等原因不能及時(shí)處理公文的，應(yīng)設(shè)置委托代辦，指定授權(quán)的代辦人代為處理工作。

第十三條　各使用單位必須在工作日內(nèi)不少于四次登錄OA系統(tǒng)接收公文，時(shí)間分別為每日8時(shí)、11時(shí)、14時(shí)、16時(shí)，確保文件得到及時(shí)處理。

對有時(shí)限的急件，在接到短信或電話通知后要立即查閱、辦理。

第三章　　電子公文形式及精簡要求

第十四條  根據(jù)我廳實(shí)際，電子公文形式主要包括：湖北省交通廳（黨組）文件、湖北省交通廳函、湖北省交通廳辦公室文件、湖北省交通廳明傳電報(bào)、湖北省交通廳專用文件、湖北省交通廳會議通知、湖北省交通廳簽報(bào)等。

第十五條　電子公文應(yīng)厲行“少發(fā)文、發(fā)短文”的原則，嚴(yán)格控制文件規(guī)格、減少文件數(shù)量、壓縮文件篇幅、提高文件質(zhì)量，確保公文的權(quán)威性、針對性和實(shí)效性。

第十六條　凡能通過電話、傳真、電子郵件、便函等方式解決問題的不印發(fā)文件。能以廳辦公室名義印發(fā)的不以廳名義印發(fā)。能以函或內(nèi)部傳真的形式印發(fā)的，不以文件形式印發(fā)。

能以電話、當(dāng)面匯報(bào)等方式解決問題的，不向廳領(lǐng)導(dǎo)呈送簽報(bào)。

第十七條　凡已及時(shí)公開發(fā)布的文件，各地、各部門不再層層轉(zhuǎn)發(fā)。廳領(lǐng)導(dǎo)的講話，不宜公開發(fā)布的，以交通內(nèi)部情況通報(bào)形式印發(fā)；可公開公布的，應(yīng)在交通廳政府網(wǎng)站及時(shí)發(fā)布。廳領(lǐng)導(dǎo)講話的主要內(nèi)容已在交通廳政府網(wǎng)站發(fā)布，或巳印發(fā)會議材料，或會后已由部門印發(fā)的，一般不再印發(fā)情況通報(bào)。

第十八條　省廳印發(fā)的文件一般不超過3000字，廳辦公室印發(fā)的文件一般不超過1000字。廳領(lǐng)導(dǎo)講話印發(fā)情況通報(bào)時(shí)，應(yīng)視情作必要的精簡，原則上不超過5000字。簡報(bào)一般不超過1000字。調(diào)研報(bào)告一般不超過4000字。對超過字?jǐn)?shù)要求的，由承辦處室負(fù)責(zé)精簡、壓縮。

第十九條　起草文件要注重針對性、指導(dǎo)性和可操作性，突出主題，盡量減少一般性論述。倡導(dǎo)清新簡練的文風(fēng)，做到言簡意賅、條理清楚、文字精煉。

第四章　　收文管理

第二十條　電子公文收文管理一般包括簽收、登記、擬辦、批辦、分辦、承辦、催辦和立卷歸檔等環(huán)節(jié)。

（一）簽收和登記。對主送我廳的公文，由廳辦公室文書在1個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行簽收、掃描、登記；對主送或抄送各處室的公文，由各處室在1個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行簽收、掃描、登記；對越級上報(bào)、主旨不明、多頭請示等類來文，經(jīng)廳辦公室主任同意后退回原單位；對與我廳無關(guān)的抄送類來文，不在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)。

廳直單位、重點(diǎn)工程和市州交通部門來文，一律通過OA系統(tǒng)上報(bào)。

對省廳發(fā)文，機(jī)關(guān)各處室、廳直各單位、各重點(diǎn)工程和各市州交通局應(yīng)明確專人，每日定時(shí)簽收、登記和辦理。

（二）分辦和擬辦。電子公文經(jīng)文書登記后，由廳辦公室主任（或副主任）根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)，在當(dāng)日提出明確擬辦意見，分送廳領(lǐng)導(dǎo)批示或送有關(guān)處室辦理。其中，部、省來文一般直接送廳領(lǐng)導(dǎo)批示，時(shí)間緊迫可同時(shí)送相關(guān)處室同步辦理；下級單位來文，一般分送有關(guān)處室辦理，由相關(guān)處室提出處理意見后報(bào)廳領(lǐng)導(dǎo)批示。

（三）批辦。廳領(lǐng)導(dǎo)對送簽的公文，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)簽批完畢，并送回廳辦公室處理。

涉及幾個(gè)部門共同辦理的文件，應(yīng)明確主辦處（室），由主辦處（室）商有關(guān)部門會辦。

（四）分辦。廳辦公室應(yīng)在廳領(lǐng)導(dǎo)簽批意見后在1個(gè)工作日內(nèi)將審簽后的公文發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示或相關(guān)部門辦理；對廳領(lǐng)導(dǎo)有具體執(zhí)行指示的文件，必須經(jīng)廳辦公室主任閱知后再分發(fā)轉(zhuǎn)辦。

（五）承辦。承辦單位應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽批意見及時(shí)處理公文，遵守辦文時(shí)限，禁止積壓、延誤公文。

公文辦理時(shí)限一般為平件15個(gè)工作日，急件5個(gè)工作日，特急件3個(gè)工作日。

對各地、各部門請示事項(xiàng)，承辦人員要快辦快結(jié)，并及時(shí)回復(fù)辦理情況，急件即辦即復(fù)，一般件不得超過10個(gè)工作日；情況比較復(fù)雜、一時(shí)難以辦結(jié)的事項(xiàng)，也要按上述時(shí)限要求及時(shí)反饋工作進(jìn)展情況，做到事事有著落、件件有回音。

對不屬于本單位職權(quán)范圍或不適宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)在1個(gè)工作日內(nèi)退回廳辦并說明理由。

公文辦理中凡涉及其它部門的事項(xiàng)，主辦部門要主動(dòng)會同有關(guān)部門協(xié)商處理；協(xié)辦部門要積極予以配合。

（六）催辦。根據(jù)省交通廳政務(wù)督辦辦法有關(guān)規(guī)定，廳辦公室應(yīng)當(dāng)建立公文檢查催辦制度，做到緊急公文跟蹤催，重要公文重點(diǎn)催，一般公文定期催，并依托手機(jī)短信提示系統(tǒng)、催辦通知單等方式及時(shí)提醒催辦，對超過辦理時(shí)限要求的，按月在網(wǎng)上進(jìn)行公布。

系統(tǒng)自動(dòng)催辦期一般為平件第10個(gè)工作日，急件第3個(gè)工作日、特急件第2個(gè)工作日。

（七）備查。電子公文處理完畢，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦結(jié)，并將文件辦理情況準(zhǔn)確記錄于辦理意見中，如內(nèi)容較多，可上傳于附件中，以備查詢和歸檔。

第二十一條　接收單位應(yīng)對電子公文的發(fā)送單位、公文的完整性和文體格式等審核無誤后方可進(jìn)行打印或進(jìn)入本單位流程公文流轉(zhuǎn)，對不符合要求或不能正常接收的電子公文，應(yīng)及時(shí)要求重發(fā)或與廳辦公室聯(lián)系。

第二十二條 電子公文接收失敗時(shí)，收文單位應(yīng)及時(shí)向發(fā)文單位提出申請，說明原因，請求重發(fā)；如果是因OA系統(tǒng)故障造成的，應(yīng)及時(shí)向廳信息中心反饋。

第五章　　發(fā)文管理

第二十三條　電子公文發(fā)文管理一般包括擬稿、核稿、會簽、審核、簽發(fā)、編號、制版、校對、用印、分發(fā)、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)。

第二十四條 發(fā)文程序：

（一）廳（黨組）發(fā)文程序：主辦處室承辦人擬稿——處室領(lǐng)導(dǎo)核稿——相關(guān)部門會簽——廳辦公室審核（上報(bào)部、省的文件，經(jīng)廳辦公室主任核稿）——廳領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)——廳辦公室編號、制版——擬稿人校對——廳辦公室印刷、用印、分發(fā)。

（二）廳辦公室發(fā)文程序：與廳發(fā)文程序基本相同，由廳辦公室主任簽發(fā)。

（三）廳專用文件發(fā)文程序：主辦處室承辦人擬稿——處室領(lǐng)導(dǎo)核稿——廳領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)——主辦處室編號——廳辦公室制版——擬稿人校對——廳辦公室印刷——主辦處室用印、分發(fā)。

（四）廳明傳電報(bào)發(fā)文程序：主辦處室承辦人擬稿——處室領(lǐng)導(dǎo)核稿——廳辦公室審核——廳領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)——廳辦公室編號、制版、用印——主辦處室分發(fā)。

（五）廳部門發(fā)函程序：主辦處室承辦人擬稿——處室領(lǐng)導(dǎo)核稿、簽發(fā)——處室承辦人編號、制版、用印、分發(fā)。

（六）建議提案發(fā)文程序： 主辦處室承辦人擬稿——處室領(lǐng)導(dǎo)核稿——廳辦公室送簽——廳領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)——廳辦公室制版——擬稿人校對——廳辦公室用印、分發(fā)。

第二十五條 廳發(fā)公文送廳領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由廳辦公室審核。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文；是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及部省有關(guān)規(guī)定；是否與有關(guān)部門協(xié)商、會簽；文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關(guān)規(guī)定；公文的依據(jù)文及附件是否齊全。對不符合要求的文件應(yīng)及時(shí)退經(jīng)辦人修改或重辦。

第二十六條 廳發(fā)公文一般按廳領(lǐng)導(dǎo)分工，由分管廳領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；上報(bào)部、省或重要的下發(fā)文，先送分管廳領(lǐng)導(dǎo)審核，再送廳長或其授權(quán)的副廳長簽發(fā)；

第二十七條 廳領(lǐng)導(dǎo)簽批公文應(yīng)有明確意見，公文簽發(fā)人對所簽發(fā)的公文內(nèi)容全面負(fù)責(zé)。

對廳領(lǐng)導(dǎo)批示不同意、有需修改或具體執(zhí)行指示的文件，必須經(jīng)廳辦公室主任閱知后再轉(zhuǎn)辦。

第二十八條 廳發(fā)文均由廳辦公室文印室負(fù)責(zé)制版，由主辦處室擬稿人負(fù)責(zé)校對。校對過程中，如需對文稿進(jìn)行重大修改，應(yīng)請示原簽發(fā)人同意。

第二十九條  發(fā)文管理人員要嚴(yán)格按照公文要求的范圍發(fā)送，認(rèn)真核對受文單位，并定時(shí)檢查公文接收情況，實(shí)施有效監(jiān)控，必要時(shí)電話或短信通知受文單位及時(shí)閱文。

特急公文、會議通知應(yīng)同時(shí)以短信或電話形式通知。

第六章　　電子印章的制作和管理

第三十條  電子印章是對電子公文進(jìn)行數(shù)字簽名的印章，與實(shí)物印章具有同等法律效力，應(yīng)嚴(yán)格管理，妥善保管。

電子印章的制作式樣和標(biāo)準(zhǔn)，參照國務(wù)院《關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會團(tuán)體印章管理的規(guī)定》(國發(fā)〔1999〕25號)執(zhí)行。

第三十一條  電子印章的制作、變更或銷毀工作統(tǒng)一由廳辦公室負(fù)責(zé)。

各使用單位需要制作、補(bǔ)發(fā)、變更或銷毀本單位電子印章的，由本單位提出書面申請，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)廳辦公室審批，由廳信息中心具體辦理。

第三十二條  對電子印章（含加密設(shè)備）的管理等同于實(shí)物印章，印章密碼必須由各使用單位指定專人保管和使用。

保管使用人不能正常負(fù)責(zé)保管和使用電子印章期間，應(yīng)另行指定專門代理人代為妥善負(fù)責(zé)保管和使用電子印章。

人員變動(dòng)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格做好印章交接和密碼更換工作。

電子印章管理人員不得向無關(guān)人員透露操作程序或提供個(gè)人密碼等相關(guān)設(shè)備和軟件。

第三十三條  若需要在紙質(zhì)文件上使用交通廳公章，各處室必須填寫用印申請，選擇需公章類型及份數(shù)，經(jīng)本處室領(lǐng)導(dǎo)審核，送廳領(lǐng)導(dǎo)簽批后使用。

第三十四條　電子印章（含加密設(shè)備）如有遺失，應(yīng)立即向廳信息中心掛失，并向廳辦公室申請補(bǔ)發(fā)，同時(shí)將舊電子印章交回廳辦公室。如因遺失造成嚴(yán)重后果的，將追究相關(guān)人員責(zé)任。

電子印章（含加密設(shè)備）補(bǔ)發(fā)所需費(fèi)用由使用單位承擔(dān)。

第三十五條 各使用單位應(yīng)按照國務(wù)院國發(fā)〔1999〕25號文件規(guī)定，參照本辦法制定本單位電子印章的管理使用辦法。

第七章　　電子公文的立卷、歸檔

第三十六條  電子公文處理完畢后，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《交通文件材料立卷歸檔辦法》及有關(guān)規(guī)定，及時(shí)立卷歸檔，以維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，保證電子公文長期有效利用。

第三十七條  廳辦公室負(fù)責(zé)廳收發(fā)公文的立卷歸檔，各部門負(fù)責(zé)本部門公文的立卷歸檔。

第三十八條  公文的原件應(yīng)當(dāng)保存完好，具有保存價(jià)值的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。

第三十九條  整理好的案卷，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個(gè)人不得保管應(yīng)歸檔的公文。

第八章  安全保障

第四十條　各單位要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全保密知識教育，嚴(yán)格遵守“涉密信息不上網(wǎng)，上網(wǎng)信息不涉密”的原則和國家有關(guān)信息安全管理的有關(guān)規(guī)定。不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家安全、泄露國家秘密的違法犯罪活動(dòng)。不得復(fù)制和傳播妨礙社會治安或淫穢色情信息。不得將非法信息、帶電子病毒的文檔錄入系統(tǒng)。不得向無關(guān)人員透露操作程序或密碼等。

第四十一條　各使用單位應(yīng)按照OA系統(tǒng)配置要求，提供一臺經(jīng)廳信息中心檢查認(rèn)可的電腦，由廳信息中心負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試并接入網(wǎng)絡(luò)。各單位要采取可靠的技術(shù)安全保障措施保障網(wǎng)絡(luò)安全。具體要求是：

（一）使用OA系統(tǒng)的電腦應(yīng)指定專人管理和維護(hù)，必須設(shè)置開機(jī)密碼，并且密碼由六位以上復(fù)雜字符(字母+數(shù)字)組成；

（二）聯(lián)入OA系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)必須安裝殺毒軟件，使用外來磁盤必須進(jìn)行檢測，加強(qiáng)病毒防范工作，嚴(yán)防病毒破壞OA系統(tǒng)；禁止在聯(lián)入OA系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)上玩電腦游戲，禁止瀏覽不安全網(wǎng)站等；

（三）使用OA系統(tǒng)的電腦原則上專機(jī)專用，如有需要，也可使用或接入經(jīng)廳信息中心認(rèn)可的其他系統(tǒng)或業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)。未經(jīng)廳信息中心同意，使用單位不得擅自將無關(guān)設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)接入OA系統(tǒng)。如因違反上述規(guī)定，造成不良后果的，將追究相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及人員的責(zé)任。

第四十二條　廳信息中心應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)保障廳機(jī)關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全。系統(tǒng)管理員要定期檢查、維護(hù)接入OA系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)檢查清除計(jì)算機(jī)病毒，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)排除，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。各使用單位對無法排除的問題，要立即與廳辦公室和廳信息中心聯(lián)系協(xié)助處理。

第四十三條　按照誰使用、誰保管、誰負(fù)責(zé)的原則，嚴(yán)格管理使用單位和人員的用戶標(biāo)識、密碼，并按照機(jī)密級保管。不得亂設(shè)、私設(shè)系統(tǒng)的使用人員，嚴(yán)格控制無關(guān)人員對公文收發(fā)系統(tǒng)的訪問。

第四十四條　開通移動(dòng)辦公系統(tǒng)的電腦筆記本中，直接載有省廳辦公自動(dòng)化的安全信息，使用人員必須妥善管理，嚴(yán)防信息泄露。

第四十五條　為確保電子公文數(shù)據(jù)安全，電子公文應(yīng)當(dāng)存放在指定服務(wù)器上，廳信息中心應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫管理，建立完善相關(guān)備份系統(tǒng)，每日定時(shí)備份電子公文數(shù)據(jù)。未經(jīng)廳辦公室主任同意，不得隨意修改、刪除和打印。

第四十六條  OA系統(tǒng)主機(jī)應(yīng)保持24小時(shí)開機(jī)，確保網(wǎng)絡(luò)正常，確保電子公文通暢運(yùn)行。如需進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，必須報(bào)經(jīng)廳辦公室批準(zhǔn)，并及時(shí)發(fā)布通知公告。

第四十七條  OA系統(tǒng)維護(hù)、培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，由廳辦公室會同廳信息中心提出預(yù)算，列入部門預(yù)算管理。

第九章  　附　則

第四十八條  對違反本規(guī)則造成電子公文處理工作延誤或失泄密的單位和人員，予以通報(bào)批評；造成事故的，按照有關(guān)規(guī)定從嚴(yán)追究其責(zé)任。

第四十九條  本規(guī)則由廳辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第五十條  本規(guī)則自印發(fā)之日起施行。各單位可參照本規(guī)則制定具體細(xì)則。廳其他有關(guān)公文處理的規(guī)定，凡與本規(guī)則不一致的，以本規(guī)則為準(zhǔn)。