湖北大學(xué)公文處理辦法

院辦字【2012】8號(hào) 

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附件：湖北大學(xué)公文處理辦法

二0一二年十二月十三日

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湖北大學(xué)公文處理辦法

第一章  總  則

第一條 為了適應(yīng)學(xué)校黨政工作需要，推進(jìn)學(xué)校公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，進(jìn)一步提高公文處理工作效率和公文質(zhì)量，參照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)[2012]14號(hào)）和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于學(xué)校及校內(nèi)各職能部門、二級(jí)單位公文處理工作。

第三條 公文是具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，公布規(guī)章制度，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。

第四條 學(xué)校公文包括以學(xué)校黨委、行政名義制發(fā)的各類公文，以紀(jì)委、工會(huì)、共青團(tuán)名義制發(fā)的文件，以及校內(nèi)各職能部門、二級(jí)單位制發(fā)的函件。

第五條 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則。

第六條 學(xué)校公文處理工作包括對(duì)學(xué)校公文和校外來文的處理工作。

第七條 學(xué)校辦公室是學(xué)校的公文處理管理機(jī)構(gòu)，主管以學(xué)校黨委和行政名義制發(fā)的各類公文，并負(fù)責(zé)對(duì)校內(nèi)各單位的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。校內(nèi)各單位必須高度重視和認(rèn)真做好公文處理工作，應(yīng)配備專（兼）職人員從事公文處理工作。公文處理人員應(yīng)當(dāng)廉潔正派、勤奮學(xué)習(xí)，具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)。

第二章  公文種類

第八條 學(xué)校常用公文的種類包括：

（一）決議。適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。

（二）決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（三）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

（四）意見。適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。

（五）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)單位執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

（六）通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

（七）報(bào)告。適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)單位的詢問。

（八）請(qǐng)示。適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

（九）批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。

（十）函。適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

（十一）紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

第三章  公文格式

第九條 學(xué)校公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼以及校對(duì)人等組成。

（一）份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。

（二）密級(jí)和保密期限。公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”、“加急”。

（四）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。

（五）發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

（六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

（七）標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。向校內(nèi)行文時(shí)，可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。

（八）主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

（十）附件說明。公文附件的順序號(hào)和名稱。

（十一）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

（十二）成文日期。署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

（十三）印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。

（十四）附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。

（十五）附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。

（十六）抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

（十七）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。

（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號(hào)。

（十九）校對(duì)人。校內(nèi)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)標(biāo)注校對(duì)人姓名。

第十條 公文用紙幅面一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。公文的版式參照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704—2012）國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第四章   行文規(guī)則

第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，堅(jiān)持少而精；講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。

第十二條 行文須遵循以下規(guī)則：

（一）學(xué)校辦公室根據(jù)授權(quán)可以向各分黨委（黨總支、直屬黨支部）、職能部門、學(xué)院和直屬單位行文；可以代表學(xué)校對(duì)外正式行文。

（二）中共湖北大學(xué)紀(jì)律檢查委員會(huì)、湖北大學(xué)工會(huì)委員會(huì)、共青團(tuán)湖北大學(xué)委員會(huì)按照工作職責(zé)可以分別向各分黨委（黨總支、直屬黨支部）、二級(jí)工會(huì)、學(xué)院團(tuán)委行文，可以向?qū)?yīng)的上級(jí)主管機(jī)關(guān)行文。

（三）各職能部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)，可以函件的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)，向?qū)W校黨委、行政請(qǐng)示、報(bào)告工作，就日常具體工作安排等向校內(nèi)各單位發(fā)布通知；各職能部門（除本條第一、二項(xiàng)規(guī)定的情況外）不得對(duì)外行文。需以學(xué)校黨委、行政名義正式行文的，須履行湖北大學(xué)制發(fā)公文程序。

（四）各分黨委（黨總支、直屬黨支部）、二級(jí)單位不能制發(fā)正式文件。

第十三條 各職能部門和二級(jí)單位書面請(qǐng)示、報(bào)告工作，應(yīng)遵循以下規(guī)則：

（一）“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只主送一個(gè)部門，不得多頭主送。如需同時(shí)送其他部門，應(yīng)當(dāng)用抄送形式?！罢?qǐng)示”應(yīng)附注聯(lián)系人。

（二）“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

（三）屬于學(xué)校有關(guān)職能部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，各二級(jí)單位應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送職能部門處理，一般不直接報(bào)送學(xué)校；特殊情況需直接報(bào)送的，應(yīng)同時(shí)抄送有關(guān)職能部門。各職能部門對(duì)職權(quán)范圍內(nèi)的事情，要認(rèn)真研究，盡職盡責(zé)地解決，不得推諉、拖延。確需報(bào)送學(xué)校研究解決的問題，職能部門要事先提出具體意見或方案。

（四）各職能部門和二級(jí)單位需呈報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示、報(bào)告，一般由學(xué)校辦公室轉(zhuǎn)呈有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)。

第十四條 對(duì)不符合行文規(guī)則的公文，學(xué)校辦公室可退回報(bào)送單位。

第五章  公文擬制

第十五條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第十六條 校內(nèi)各單位應(yīng)重視公文起草工作，不斷提高公文起草水平。公文起草應(yīng)做到：

（一）符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

（二）公文起草前，起草單位應(yīng)深入調(diào)研，充分論證；起草重要公文，應(yīng)事先征求分管校領(lǐng)導(dǎo)意見。

（三）堅(jiān)持必要性原則，可不發(fā)的公文一律不發(fā)；職能部門職責(zé)范圍內(nèi)，可以本部門名義制發(fā)的，不送學(xué)校發(fā)文。

（四）文種正確，格式規(guī)范，主題突出，文字精煉。

（五）起草的公文，如屬上級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)單位來文要求辦理的事項(xiàng)，應(yīng)將來文附后以便審核。

（六）公文涉及其他單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位應(yīng)送相關(guān)單位主要負(fù)責(zé)人會(huì)簽；對(duì)于公文內(nèi)容有不同意見的，起草單位應(yīng)與相關(guān)單位協(xié)商，力求取得一致意見后再行文。

（七）如對(duì)公文印發(fā)日期有要求的，起草單位應(yīng)早于擬印發(fā)日期7個(gè)工作日將公文文稿交學(xué)校辦公室審核。

公文起草后，起草人應(yīng)認(rèn)真填寫學(xué)校統(tǒng)一印制的擬文簽，注明公文印數(shù)、校對(duì)人、標(biāo)題、主送和抄送單位、起草單位、起草人等信息；起草單位主要負(fù)責(zé)人須對(duì)起草的公文進(jìn)行審查把關(guān)，并在擬文簽上簽署具體意見。

第十七條 公文起草完畢應(yīng)進(jìn)行審核。以學(xué)校黨委、行政名義行文，須將公文文稿和擬文簽交學(xué)校辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：

（一）是否確需行文，以何種名義行文。

（二）是否符合黨的路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)指示精神；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

（三）文種是否正確，是否符合行文規(guī)則；主題是否明確，格式是否符合規(guī)范；正文結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)、層次是否清晰，提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行；文字表述是否準(zhǔn)確、精煉。

（四）涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)是否協(xié)商一致。

審核包括初審、核稿、復(fù)審、擬辦等環(huán)節(jié)。經(jīng)初審不宜發(fā)文的公文文稿，學(xué)校辦公室退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報(bào)送。對(duì)初審符合基本要求的公文文稿，學(xué)校辦公室公文處理人員進(jìn)行核稿，對(duì)其進(jìn)行修改和完善。核稿完畢后，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)審并提出擬辦意見。

第十八條 凡以學(xué)校黨委、行政名義制發(fā)的公文，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)審核后送呈有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。一般業(yè)務(wù)性的專項(xiàng)問題，由主管該項(xiàng)工作的校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；綜合性的、重大的問題，由校黨委書記、校長(zhǎng)簽發(fā)，或由黨委常委會(huì)議、校長(zhǎng)辦公會(huì)議集體討論決定。各職能部門、二級(jí)單位制發(fā)的公文，由本部門、單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)要簽署意見、姓名和完整日期。

第六章公文辦理

第十九條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十條 收文辦理包括簽收、登記、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等程序。

（一）對(duì)校外來文，公文辦理人員應(yīng)嚴(yán)格履行簽收、登記程序，根據(jù)來文內(nèi)容和閱讀范圍分文，按辦件和閱件分別貼上公文處理單或傳閱單，交學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，并及時(shí)分送有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)閱批或有關(guān)單位辦理。領(lǐng)導(dǎo)閱批后，公文辦理人員送承辦單位承辦或組織傳閱。任何單位和個(gè)人接到承辦公文后，應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示和公文要求，認(rèn)真負(fù)責(zé)，迅速辦理，不得推諉敷衍，拖延積壓。公文處理人員對(duì)經(jīng)辦的公文，要及時(shí)催辦，并將檢查辦理情況及時(shí)匯報(bào)，以防漏壓誤事。

（二）對(duì)校內(nèi)職能部門或二級(jí)單位通過學(xué)校辦公室呈送校領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示、報(bào)告，學(xué)校辦公室公文辦理人員應(yīng)嚴(yán)格履行簽收、登記程序，貼上公文處理單，交學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，并呈送有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)閱批。校領(lǐng)導(dǎo)閱批后，公文辦理人員應(yīng)及時(shí)將閱批意見告知來文單位。

第二十一條 發(fā)文辦理主要包括復(fù)核、登記、排版、校對(duì)、印制、用印、核發(fā)等程序。

（一）復(fù)核。公文印發(fā)前應(yīng)對(duì)擬文簽所載的審批手續(xù)進(jìn)行復(fù)核，審批手續(xù)不全的，一律不予印發(fā)。

（二）登記。確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。

（三）排版。按照本辦法第三章的要求編排公文格式并打印樣稿。

（四）校對(duì)。起草單位和起草人負(fù)責(zé)對(duì)打印樣稿進(jìn)行校對(duì)。校對(duì)時(shí)一般不得對(duì)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)稿再作修改，確需修改的應(yīng)征得簽發(fā)人同意。

（五）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。公文印制完畢后，一般不得加印。

（六）用印。印章應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)署名一致，用印時(shí)居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，做到印章端正、字跡清晰。

（七）核發(fā)。公文印制完畢后，應(yīng)對(duì)成品公文進(jìn)行檢查，避免缺頁、錯(cuò)頁等情況，確保質(zhì)量；由起草單位負(fù)責(zé)報(bào)送或分發(fā)給相關(guān)單位，由學(xué)校辦公室分發(fā)給相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)。

以學(xué)校黨委、行政名義制發(fā)的公文，由學(xué)校辦公室組織履行發(fā)文辦理程序；以各職能部門和二級(jí)單位名義制發(fā)的函件，由本部門、單位參照本辦法履行發(fā)文辦理程序。

第二十二條 公文及有關(guān)材料應(yīng)當(dāng)及時(shí)立卷、歸檔。上級(jí)來文由學(xué)校辦公室立卷、歸檔；以學(xué)校黨委、行政名義制發(fā)的公文，由學(xué)校辦公室立卷、歸檔，歸檔材料包括公文草擬稿、修改稿、校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)稿及定本（一式三份）等；各職能部門和二級(jí)單位制發(fā)的函件由本單位立卷、歸檔。公文歸檔后，應(yīng)按照學(xué)校檔案管理有關(guān)規(guī)定，及時(shí)送交檔案館，單位和個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。

第七章公文管理

第二十三條 各單位應(yīng)當(dāng)重視公文管理工作，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。學(xué)校辦公室建立機(jī)要保密室（閱文室），負(fù)責(zé)校外來文的管理，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施、設(shè)備。

第二十四條 涉密公文的管理，按校保密字[2012]6號(hào)文件規(guī)定執(zhí)行。

第二十五條 公文的撤銷和廢止，由學(xué)?；蛏霞?jí)機(jī)關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，自廢止之日起失效。

第二十六條 單位合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。單位撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理立卷后移交檔案部門。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第八章  附 則

第二十七條 公文含電子公文。學(xué)校電子公文處理辦法另行制定。

第二十八條 本辦法由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第二十九條 本辦法自2013年1月1日起施行，此前學(xué)校有關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

附件：湖北大學(xué)制發(fā)公文流程

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湖北大學(xué)制發(fā)公文流程