棗莊市教育局公文處理工作辦法（試行）

棗莊市教育局辦公室

關于印發(fā)《棗莊市教育局公文處理工作辦法（試行）》的通知

棗教辦發(fā)〔2013〕1號

各區(qū)（市）教育局，市直各學校，局各科室：

　　現(xiàn)將《棗莊市教育局公文處理工作辦法（試行）》印發(fā)給你們，請參照執(zhí)行。在執(zhí)行中遇到的情況和問題，請及時與市教育局辦公室聯(lián)系。

　　          棗莊市教育局辦公室

　            　2012年12月26日

棗莊市教育局公文處理工作辦法（試行）

第一章總則

  為進一步提高局機關公文處理工作質量和水平，推進公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》及省、市有關規(guī)定，制定本辦法。

  公文處理工作應堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

  局辦公室主管局機關公文處理工作，對區(qū)（市）教育局、市直學校的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。

  公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。

  公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。公文用紙幅面采用國際標準A4型，特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。

第二章公文類別和使用范圍

  適用局機關的公文種類主要有：決議、決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要。

  局機關公文主要有以下六種類型，由局辦公室統(tǒng)一制定發(fā)文代字，統(tǒng)一進行審核、編制文號。

第三章行文規(guī)則

  行文應該確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。應嚴格掌握公文制發(fā)規(guī)格，在棗教發(fā)、棗教辦發(fā)和棗教函字三級公文中，遵循從低原則確定發(fā)文規(guī)格。從嚴控制發(fā)文數(shù)量，可發(fā)可不發(fā)的，一般不發(fā)文。

  行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過機關。

  向上級機關行文時，應當遵循以下規(guī)則：

  向下級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：

  局內設機構除辦公室外不得對外正式行文?？剖铱筛鶕?jù)需要發(fā)送函件，主要用于與區(qū)（市）教育局相應股室安排具體工作，不發(fā)至區(qū)（市）教育局、市直學校及其辦公室。

第四章公文擬制

　　第十三條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

　　第十四條局公文由承辦科室起草。送稿前，擬稿科室負責人應做好文件的審核把關工作。把好政策關，做到文稿內容符合現(xiàn)行方針政策、法律法規(guī)和有關要求；把好內容關，做到文稿內容符合實際、切實可行；把好文字關，做到主題突出、內容簡潔、表述準確、用語規(guī)范。規(guī)范性文件需經(jīng)過法規(guī)科合法性審核。

　　第十五條擬稿科室審簽前，要使用統(tǒng)一印制的文件擬稿處理單，并認真填寫好文件名稱、主送單位、校對人員、擬稿日期、公開選項等有關內容，并將相關文件和附件附后。

　　第十六條主辦科室審核或與相關科室會簽后，應送辦公室對文件擬稿進行初核。如需做較大改動的，辦公室應與主辦科室協(xié)商提出修改意見，由主辦科室修改。改動較大的文稿，主辦科室清稿后，再予審核。初核后，公文由局領導審批簽發(fā)。

　　第十七條重要公文和上行文由局主要領導或者主要領導委托的負責人簽發(fā)；涉及某一方面工作的公文，由局分管領導簽發(fā)；涉及兩位或兩位以上局領導分管的工作，經(jīng)相關局領導審閱后，由局主要領導簽發(fā)。紀要由會議召集人或主持人簽發(fā)。

　　第十八條 簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關的負責人簽發(fā)。修改和簽批公文，應使用鋼筆、毛筆或簽字筆，不要使用鉛筆、圓珠筆。

　　第十九條局機關與外單位聯(lián)合發(fā)文，按本辦法規(guī)定起草、審核，送局領導簽發(fā)后，由承辦科室組織與有關單位的會簽。外單位與我局會簽文件，由局辦公室登記，交有關科室審核，由科室送局領導簽發(fā)后交回辦公室。審核時間一般不超過兩天。

　　第二十條以市委、市政府或者其辦公室名義行文，一般應當經(jīng)市委、市政府授權或同意，并代擬稿。代擬文稿經(jīng)局主要負責人審簽和有關部門負責人會簽后，一般應于公文印發(fā)前2周，依相應職權送達市委辦公室或市政府辦公室。

第五章公文辦理

　　第二十一條公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

　　第二十二條收文辦理的主要程序是：

　?。ㄒ唬┯赊k公室安排專人負責來文的簽收和登記。簽收時應當對來文進行初審，查看是否應由本機關辦理、是否符合行文規(guī)則、是否所涉部門全部會簽等；經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。登記內容應包括收文日期、發(fā)文字號、公文標題、密級和保密期限、發(fā)文機關等。

　?。ǘ┡k性公文由辦公室填寫文件處理單，交相關負責人提出簡明扼要的擬辦意見，報局領導閱示后，送有關科室辦理。需要兩個以上科室辦理的，應當明確主辦科室。科室辦結后，應將有關批文和辦理結果向局領導匯報，并將原文送回辦公室存檔。

　?。ㄈ╅喼怨膽敻鶕?jù)公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。有領導批示的，可參照批辦性公文程序辦理。

　　第二十三條發(fā)文辦理的主要程序是：

　?。ㄒ唬┮呀?jīng)局領導簽發(fā)的公文，印發(fā)前應由辦公室對公文的審批手續(xù)、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

　?。ǘ秃送瓿珊螅赊k公室進行發(fā)文登記、編號，由擬稿科室安排專人進行校對。發(fā)文日期以局領導簽發(fā)日期為準。

　?。ㄈ┪募≈坪笥芍鬓k科室送辦公室加蓋印章，由主辦科室封發(fā)。凡屬局正式文件，主辦科室須將擬稿處理單、局領導簽發(fā)文件底稿及正式文件2份交辦公室存檔。兩個以上機關聯(lián)合辦理的公文，原文由主辦機關歸檔，相關機關保存復印件或其他形式的公文副本。

　?。ㄋ模┪募≈茟谥付ㄎ挠∈一蛴∷S進行。

第六章公文管理

  建立健全公文管理制度，確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

  要認真學習《中華人民共和國保守國家秘密法》，嚴格遵守公文管理制度和相關保密規(guī)定。

  涉密公文應嚴格按照保密要求進行辦理，個人不得私自復印、留存、銷毀。涉密公文辦結后，應及時移交辦公室統(tǒng)一保存或銷毀。

　　第二十七條凡帶秘密等級公文的設定、印發(fā)，必須經(jīng)辦公室審核報局領導同意，各科室不得自行印發(fā)涉密文件，不得在發(fā)文中私自標注“秘密”、“機密”、“絕密”等字樣。

　　第二十八條實行公文管理、保密工作責任制和責任追究制。科室負責人為公文管理和保密工作第一責任人。凡因違反保密規(guī)定造成不良后果的，按有關規(guī)定，相關人員要承擔相應責任。

第七章附則

　　第二十九條本辦法自2013年1月1日起實施。

　　第三十條本辦法的具體解釋由局辦公室負責。

　　附件：棗莊市教育局公文基本格式要求

附件：

棗莊市教育局公文基本格式要求

1. 公文用紙一般采用國際標準A4型。

2. 公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37 mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156 mm×225 mm。

3. 一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心，行距約為28.5磅。特定情況可以作適當調整。

4. 公文應雙面印刷，左側裝訂，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70 mm處，允許誤差±4mm。

5. 公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

6. 發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

7. 公文無簽發(fā)人時，發(fā)文字號應居中排布。有簽發(fā)人時，發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

8. 公文標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。一般用2號小標宋體字，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應使用梯形或菱形。

9. 主送機關應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格。

10. 公文正文用3號仿宋體字。編排于主送機關名稱下一行，每個自然段首行縮進2字符。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層級標題用黑體字，第二層級標題用楷體字，第三和第四層級標題用仿宋體字標注。

11. 如有附件，在正文下空一行左空二字編排。“附件”二字后標全角冒號和附件名稱，附件名稱用全稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

12. 在正文或附件后，應標注發(fā)文機關和成文日期。發(fā)文機關應署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。成文日期為會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期；聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。

13. 成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

14. 加蓋印章的公文，成文日期一般右空四字編排，在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名。印章用紅色，并與署名機關相符，端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

15. 當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。

16. 公文附注一般標注公文印發(fā)傳達范圍、聯(lián)系方式等需要說明的事項。應居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

17. 附件正文應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

18. 版記部分一般在偶數(shù)頁，標注抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期和公開選項，用4號仿宋體字。

19. A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

20. 本基本格式中未注明內容，遵照《黨政機關公文格式》國家標準（GB/T 9704—2012）執(zhí)行。