企業(yè)高效管理之制造業(yè)網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷管理

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1.項(xiàng)目背景介紹

企業(yè)財(cái)務(wù)管理中，控制成本費(fèi)用是最為迫切的事情，特別是在報(bào)銷環(huán)節(jié)上，各種灰色利益鏈錯(cuò)綜復(fù)雜，虛假發(fā)票泛濫，已成為抬高企業(yè)成本，吞噬利潤(rùn)的災(zāi)區(qū)之一。 煩瑣而復(fù)雜的報(bào)銷環(huán)節(jié)，如何提速，從而提高員工滿意度，減輕相關(guān)財(cái)務(wù)人員工作量，也時(shí)刻困擾著企業(yè)。要破解這樣的難題，最好的辦法便是采用信息化的手段集 成工作日志、信用卡、網(wǎng)上電子銀行、商旅報(bào)銷系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)，讓它們實(shí)現(xiàn)一體化，最終實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷透明化，費(fèi)用報(bào)銷流程自動(dòng)化。

深圳市偉創(chuàng)自動(dòng)化設(shè)備有限公司作為一家快速成長(zhǎng)的設(shè)備制造企業(yè)，隨著業(yè)務(wù)拓展，對(duì)費(fèi)用報(bào)銷管理的挑戰(zhàn)越來越大。為滿足客戶需要，偉創(chuàng)在全國(guó)建立了廣泛的銷售與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，尋求一套支持流水報(bào)銷且與網(wǎng)銀系統(tǒng)集成的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)迫在眉睫。對(duì)于偉創(chuàng)來說，選擇信息系統(tǒng)不但要考慮眼前的需求，還要考慮未來的需求，偉創(chuàng)使用的金蝶K3賬務(wù)系統(tǒng)并不能完全滿足他們的需求，采購(gòu)的系統(tǒng)需要能與賬務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，提供報(bào)銷功能，生成憑證。友為為偉創(chuàng)量身定制了滿足企業(yè)需求的報(bào)銷系統(tǒng)。

2.項(xiàng)目目標(biāo)與實(shí)施原則

·實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷審批便捷化

實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷流程自動(dòng)與工作日志集成，方便費(fèi)用審批人員對(duì)費(fèi)用報(bào)銷真實(shí)性進(jìn)行審查和驗(yàn)證，提高費(fèi)用管理的內(nèi)控水平。

·與網(wǎng)上銀行集成實(shí)現(xiàn)報(bào)銷支付自動(dòng)化，無現(xiàn)金化

與電子銀行系統(tǒng)集成，支付數(shù)據(jù)通過專線自動(dòng)傳輸?shù)诫娮鱼y行，實(shí)現(xiàn)電子銀行批量支付，完成支付后，員工手機(jī)可接收銀行卡的短信，獲得報(bào)銷款到帳信息。

·與ERP財(cái)務(wù)模塊、金蝶K3集成實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)化

系統(tǒng)可設(shè)置部門、消費(fèi)類型、費(fèi)用科目之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，自動(dòng)匹配準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)科目。與ERP實(shí)現(xiàn)無縫集成，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)化，提高費(fèi)用會(huì)計(jì)的憑證處理效率。

·領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)審批，友為提供手機(jī)客戶端審批，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公需要

用戶可以使用無線設(shè)備（如移動(dòng)電話或PDA）在線創(chuàng)建、編輯、提交、批準(zhǔn)或駁回費(fèi)用報(bào)銷單。

·具有智能提醒的自動(dòng)化審批流

可以定制的審批規(guī)則和進(jìn)行加簽和會(huì)簽等處理，提供靈活的工作流管理。支持費(fèi)用發(fā)票的影像上掛，通過系統(tǒng)提交，提高審批的及時(shí)性。員工及管理者可通過任何標(biāo)準(zhǔn)的電子郵件系統(tǒng)或Web 瀏覽器接收提請(qǐng)他們注意的通知，并做出回應(yīng)。

3.效益分析 

本 案例項(xiàng)目的實(shí)施成功，通過這個(gè)項(xiàng)目，偉創(chuàng)大幅提高了費(fèi)用會(huì)計(jì)和出納的工作效率，從而節(jié)約了人工成本。此外，在提高員工差旅便捷度及工作效率、提高管理者的 費(fèi)用審批便捷度及效率、提高員工滿意度、提高費(fèi)用報(bào)銷的內(nèi)控水平、降低費(fèi)用報(bào)銷舞弊可能性等領(lǐng)域都產(chǎn)生了不可估量的潛在效益。且這些直接的、間接的、潛在 的效益是持續(xù)的，特別是隨著公司規(guī)模不斷擴(kuò)大，效益將越來越明顯。

1、全面跟蹤、控制企業(yè)的費(fèi)用發(fā)生全過程，資金集中管控，提高了資金使用效率； 

2、實(shí)現(xiàn)從申請(qǐng)、報(bào)銷審批、支付、全流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、透明化、自動(dòng)化費(fèi)用報(bào)銷； 

3、通過網(wǎng)上銀行付款，提高支付效率，節(jié)省了支付成本，提高工作效率； 

4、使報(bào)賬人員、審批人員、財(cái)務(wù)人員分離，強(qiáng)化內(nèi)部控制，提高員工滿意度；

5、時(shí)實(shí)監(jiān)控總部與全國(guó)各分支機(jī)構(gòu)內(nèi)發(fā)生的重大和異常費(fèi)用情況，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)；