資料管理系統(tǒng)過程中需重視的四大問題

　　檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等數(shù)字技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性，優(yōu)越性，所以越來越多的企業(yè)正在逐步推廣檔案數(shù)字化的管理模式。但是，企業(yè)檔案數(shù)字化在普及的過程中，還是不可避免存在一些問題的，所以，想要讓檔案數(shù)字化取得一定的效果，那么，還必須重視到以下幾個(gè)問題。

　　一要尊重室藏傳統(tǒng)載體檔案的歷史。在檔案數(shù)字化過程中要特別重視保持傳統(tǒng)載體檔案的外部特征，因?yàn)槠浒S富的歷史信息。要注意不能用現(xiàn)在的管理思維和管理標(biāo)準(zhǔn)將企業(yè)各個(gè)歷史階段的檔案進(jìn)行數(shù)字化，抹殺檔案的歷史原貌，要對(duì)不同歷史時(shí)期的傳統(tǒng)載體檔案分階段數(shù)字化，保持?jǐn)?shù)字化前后檔案外貌特征的一致性。

　　二要重視對(duì)檔案數(shù)字化的規(guī)劃。檔案數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須進(jìn)行成本核算，考慮投入產(chǎn)出。企業(yè)要抽調(diào)檔案、信息等部門的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近期和遠(yuǎn)期目標(biāo)。規(guī)劃中要明確哪些檔案需要數(shù)字化以及哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化。

　　三要重視對(duì)傳統(tǒng)載體檔案的鑒選。要充分考慮哪些傳統(tǒng)載體檔案需要數(shù)字化，確保有較高利用價(jià)值的檔案在數(shù)字化后能發(fā)揮更大的作用。檔案數(shù)字化鑒選要考慮三方面的因素：具有較高利用價(jià)值的檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以便利用者能得到快捷方便的服務(wù)，充分發(fā)揮高價(jià)值檔案的作用;對(duì)形成時(shí)間早、破損嚴(yán)重的檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，防止珍貴檔案缺失;企業(yè)自身形成的檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，為企業(yè)未來發(fā)展提供更翔實(shí)的數(shù)據(jù)資料。

　　四要重視檔案數(shù)字化的成本核算。目前，將室藏傳統(tǒng)載體進(jìn)行數(shù)字化的費(fèi)用較高，并且傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化后必然要支付一定的費(fèi)用對(duì)大量的數(shù)字文件進(jìn)行管理和維護(hù)。數(shù)字化后電子文件的保存需要進(jìn)行持續(xù)管理，其中包括數(shù)據(jù)完整性的核對(duì)、載體老化的評(píng)估和數(shù)據(jù)的遷移，等等。如果不加強(qiáng)核算，不考慮轉(zhuǎn)換以及后續(xù)維護(hù)成本而盲目對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，有可能導(dǎo)致數(shù)字化成果在若干年后完全無法使用，這將是一筆極大浪費(fèi)。

　　推薦閱讀：檔案數(shù)字化具備哪些優(yōu)勢(shì)

發(fā)布：2007-04-15 11:34 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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