淺談項目辦公室的管理內(nèi)容

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  OA辦公系統(tǒng)最早出現(xiàn)于20世紀90年代初期。當時OA辦公系統(tǒng)僅提供了很少的服務(wù)和支持工作，而更多被企業(yè)用來“管制”項目經(jīng)理，而不是為他們提供項目管理的方向和指導(dǎo)。通過項目辦公室，項目成員可以得到他們所需要的管理支持。以下列出了項目辦公室可以為項目組成員提供的管理支持內(nèi)容。

1、進度管理

  項目進度表讓項目組成員知道了誰該做什么工作和什么時間要完成工作。這些信息通常通過計算機的進度軟件來編制，想ABT Project Workbench、Microsoft Project，Porject Scheduler等。早在1980年，當易掌握使用的進度軟件問世時，普遍認為項目成員都應(yīng)該學習使用這種軟件，并在項目管理中應(yīng)用它。然而，很快就被證明，讓項目成員整天坐在電腦旁操作這些軟件來實施項目并不能很好地利用他們的時間和技能。

  項目辦公室最早的職能之一就是提供能夠代表項目成員進行項目計劃編制的人員。這些人要能熟練應(yīng)用計劃軟件。他們跟項目組成員共同工作，并根據(jù)項目需要對計劃進行及時的更新。

2、工時管理

  填寫工時表是項目組成員必須做的一項工作。他們必須定期的，一般是每周，填寫工時表以說明他們在項目工作中所花費的時間。如果項目成員參加的是不止一項工作，這其實是一個普遍現(xiàn)象，那么他們必須及時填寫工時表以記錄花在每項工作中的時間，否則這些工作的名稱及其代碼以后可能會想不起來。

  項目辦公室的人員能幫助維護工時表。他們可以經(jīng)常跟項目組成員碰面，也許一二個月一次，來了解每個項目組成員完成工作的情況，然后匯制總的工時報告，逐項列明在報告期內(nèi)所完成工作的詳情，而項目組成員只需為項目辦公室的人員提供自己花費在逐項工作中的時間就可以了。

3、報告編制和分發(fā)管理

  隨著項目的實施，隨之就會產(chǎn)生各種各樣的執(zhí)行結(jié)果，對這些結(jié)果必須進行記錄并分發(fā)給與之相關(guān)的項目人員。有些直接發(fā)給客戶以便他們了解項目的進程，其他的都是一些必須定期完成的項目進展例行報告，比如，每月一次的進度狀況報告。項目辦公室的人員就可以編寫和分發(fā)這些報告。

4、可視工作室管理

  對于較大型的持續(xù)超過3～4個月的項目，建立“可視工作室”的確是個很好的主意?！翱梢暪ぷ魇摇钡奶卣骺梢杂泻艽蟮牟煌梢允怯嬎銠C化的電子公告板這種“虛擬”的空間，可以是一間小型的辦公室，也可以是配備有各種設(shè)計先進的電子設(shè)備的復(fù)雜工作室。項目辦公室人員可以負責維護“可視工作室”，比如，維持一個收藏有關(guān)項目管理文獻和項目發(fā)展歷史資料的圖書室。

5、報告匯集和分發(fā)管理

  項目小組經(jīng)常要撰寫很多報告，諸如項目月進度報告、試驗程序與結(jié)果報告以及研究成果報告等等。盡管這些報告仍舊需要項目成員自己來起草，但項目辦公室可以通過行使圖書館的職能來幫助他們整理、保管及分發(fā)這些報告。

6、軟件使用管理

  項目執(zhí)行中會大量用到計算機。計算機有效地幫助了項目組制定進度計劃、進行項目預(yù)算分析和資源分配。目前，已經(jīng)開發(fā)出了一系列項目管理軟件來幫助項目管理人員進行項目運作。其中，高級軟件包可應(yīng)用于復(fù)雜的項目，比如，建造一個核電站或開發(fā)集團管理信息系統(tǒng)，而諸如Project，Porject Scheduler或ABT Project Workbench等軟件包則非常適用于小型項目。

7、人員配備

  項目管理支持職能通常不需要具有豐富經(jīng)驗和技能的項目專業(yè)