項(xiàng)目辦公室的重要職能—為項(xiàng)目提供咨詢和指導(dǎo)（上）

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隨著從事的復(fù)雜項(xiàng)目越來越多，組織對(duì)項(xiàng)目管理專業(yè)知識(shí)的需求也會(huì)不斷增加。當(dāng)組織剛剛開始實(shí)施項(xiàng)目管理時(shí)，通常會(huì)采取比較單一的做法。例如，他們會(huì)選擇里程碑圖作為基本的計(jì)劃工具，這樣可以簡(jiǎn)便地將主要事件與日期聯(lián)系起來。完成了很多項(xiàng)目以后，管理層會(huì)發(fā)現(xiàn)，一個(gè)項(xiàng)目的活動(dòng)會(huì)影響其他項(xiàng)目的進(jìn)展。為了使項(xiàng)目的各部分活動(dòng)有機(jī)地聯(lián)系起來并在整個(gè)組織中跟蹤項(xiàng)目的實(shí)施，他們會(huì)要求使用計(jì)劃軟件來控制項(xiàng)目。于是，制定計(jì)劃不再是孤立的事，從事計(jì)劃編制的人員必須具備專業(yè)的計(jì)劃編制技術(shù)。

許多工作都需要這種專業(yè)知識(shí)，像編制計(jì)劃、做預(yù)算、編撰項(xiàng)目建議書、評(píng)估分包商、選擇項(xiàng)目、風(fēng)險(xiǎn)管理、需求識(shí)別、變更管理、處理權(quán)利紛爭(zhēng)和樹立權(quán)威，等等。組織需要一種途徑從項(xiàng)目管理咨詢專家那里獲得豐富的項(xiàng)目管理專業(yè)知識(shí)。高層管理者就可以利用咨詢專家的指導(dǎo)，制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，而項(xiàng)目工作人員也可以借助咨詢專家的智慧來解決項(xiàng)目中存在的日常問題。

如果只是偶爾需要項(xiàng)目管理咨詢，一種比較經(jīng)濟(jì)的方式就是從咨詢公司或者高等院校獲取專家的咨詢意見。然而，如果組織主要是通過運(yùn)作項(xiàng)目來作為其生存的主要方式，就會(huì)經(jīng)常需要項(xiàng)目管理專家的意見。獲取專家指導(dǎo)的較好的辦法就是使用組織內(nèi)部的咨詢?nèi)藛T。內(nèi)部咨詢?nèi)藛T通常由項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)提供。
20世紀(jì)90年代出現(xiàn)了“指導(dǎo)”這一新詞匯，它概述了內(nèi)部咨詢?nèi)藛T所起的一個(gè)重要作用。這一概念強(qiáng)調(diào)了咨詢?nèi)藛T的主要工作并非是解決問題，而是為組織的項(xiàng)目管理者提供解決項(xiàng)目管理問題的思維和知識(shí)，而問題最終還是需要項(xiàng)目工作人員自己來解決。

咨詢?nèi)藛T和指導(dǎo)的作用

內(nèi)部項(xiàng)目管理咨詢師和指導(dǎo)的作用不斷地在演變，目前主要集中在幾個(gè)相對(duì)明確的領(lǐng)域，主要包括：
▲對(duì)撰寫項(xiàng)目建議書給予支持；
▲提供項(xiàng)目啟動(dòng)支持；
▲對(duì)項(xiàng)目需求提供及時(shí)反應(yīng)；
▲指導(dǎo)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；
▲對(duì)項(xiàng)目修復(fù)提供支持；
▲高級(jí)管理指導(dǎo)。

項(xiàng)目建議書支持

項(xiàng)目管理咨詢?nèi)藛T的能力源于其多年的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，他們?cè)珜懞驮u(píng)估過很多項(xiàng)目建議書，可以為組織的項(xiàng)目建議書的編寫提供有價(jià)值的參考，他們可以用以下三種方式來輔助編寫建議書：
▲他們可以為組織引進(jìn)有效的項(xiàng)目管理程序，可以向同事說明如何從項(xiàng)目權(quán)利的角度編寫項(xiàng)目建議書以及好的項(xiàng)目建議書是在良好管理實(shí)踐基礎(chǔ)上編制而成的。他們還可以引進(jìn)許多公司所用的中標(biāo)項(xiàng)目建議書的編寫技巧，例如在編制建議書過程中使用初審和終審的審核體系，等。
▲他們可以編寫建議書中所涉及的項(xiàng)目管理方面的相關(guān)內(nèi)容，因?yàn)楹芏嗾袠?biāo)方都要求投標(biāo)人在其建議書中陳述他們?cè)陧?xiàng)目運(yùn)作中所使用的方法。
▲他們可以審核項(xiàng)目建議書，站在局外人的立場(chǎng)上，對(duì)項(xiàng)目建議書提出意見，并指出其優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。

項(xiàng)目啟動(dòng)支持

項(xiàng)目的順利啟動(dòng)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的成功是至關(guān)重要的，如果開始起步就錯(cuò)了，也許從第一天起項(xiàng)目就注定要失敗。項(xiàng)目管理咨詢?nèi)藛T可以向同事引進(jìn)好的項(xiàng)目啟動(dòng)經(jīng)驗(yàn)。例如，他們可教授項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員如何制定出一流水平的項(xiàng)目管理章程和項(xiàng)目范圍說明，他們還可以設(shè)計(jì)和組織項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)。一旦團(tuán)隊(duì)成員有過兩三次組織項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的經(jīng)驗(yàn)，他們將來就不再需要咨詢?nèi)藛T在此方面的指導(dǎo)。

對(duì)項(xiàng)目需求的及時(shí)應(yīng)對(duì)

隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，將有很多沒有預(yù)見到的事情會(huì)發(fā)生，如主要供應(yīng)商可能會(huì)破產(chǎn)，會(huì)產(chǎn)生合同糾紛，客戶可能會(huì)追加資金要求項(xiàng)目提前完成等。同時(shí)，可預(yù)見的挑戰(zhàn)也會(huì)發(fā)生，如新的項(xiàng)目成員需要制定項(xiàng)目計(jì)劃方面的指導(dǎo)，預(yù)算縮減使得項(xiàng)目組不得不在資源較少的情況下做更多的工作，或組織引進(jìn)了新的項(xiàng)目管理方法等。咨詢?nèi)藛T和顧問的重要作用此時(shí)就顯而易見了，那就是及時(shí)到位并為項(xiàng)目組提供他們所需的項(xiàng)目管理幫助。
如果咨詢?nèi)藛T要提供及時(shí)應(yīng)對(duì)以處理項(xiàng)目需求，他們必須有豐富的理論知識(shí)和項(xiàng)目從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，如果他們不具備親自解決問題的技能，他們至少也應(yīng)該有能力幫助他們自身和整個(gè)團(tuán)隊(duì)確定如何獲得解決問題的方法。