大數(shù)據(jù)環(huán)境下基于北京OA信息化的文檔管理

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1國(guó)有企業(yè)文檔管理的演進(jìn)

1.1傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)文檔管理

隨著企業(yè)信息化的要求，國(guó)有企業(yè)的文檔管理雖然實(shí)行了電子化、網(wǎng)絡(luò)化，但是仍有許多紙質(zhì)文檔占用大量的存儲(chǔ)庫(kù)房、櫥柜和文檔架等空間。文檔機(jī)構(gòu)將文檔轉(zhuǎn)化為知識(shí)的能力嚴(yán)重不足，這使得原本步入半衰期的文檔資源直接進(jìn)入休眠期乃至死亡期，進(jìn)而導(dǎo)致掌握著企業(yè)最有價(jià)值信息的文檔機(jī)構(gòu)在數(shù)字化時(shí)代不斷邊緣化。雖然文檔機(jī)構(gòu)所收藏資源實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化儲(chǔ)存，但這些資源長(zhǎng)期處于休眠期，并沒(méi)有實(shí)際價(jià)值意義。

1.2基于知識(shí)管理的國(guó)有企業(yè)文檔管理

隨著數(shù)字化、電子化，網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的來(lái)臨，文檔管理的管理模式經(jīng)歷了實(shí)體管理、信息管理、知識(shí)管理過(guò)程，這演化過(guò)程實(shí)際是文檔價(jià)值的升華與知識(shí)內(nèi)涵的拓展過(guò)程。知識(shí)管理是指通過(guò)對(duì)企業(yè)內(nèi)外各種信息、知識(shí)進(jìn)行有效的識(shí)別、全面的收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用,并且通過(guò)促進(jìn)知識(shí)共享、鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新、實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值，從而來(lái)提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力?；谖墨I(xiàn)的梳理，文檔管理與知識(shí)管理的研究集中于構(gòu)建知識(shí)管理的要求。筆者認(rèn)為企業(yè)文檔是企業(yè)重要的知識(shí)資源，是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)；同時(shí)，文檔管理是保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力武器。知識(shí)管理是實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)價(jià)值的途徑，而文檔管理是對(duì)顯性知識(shí)的管理。從文檔管理與知識(shí)管理的性質(zhì)來(lái)看，文檔管理是使歸檔文件的有序化和結(jié)構(gòu)化，實(shí)現(xiàn)文檔的利用價(jià)值；而知識(shí)管理是通過(guò)對(duì)文檔的收集、加工、利用、編研和信息化管理等手段，將文檔轉(zhuǎn)化為知識(shí)資源。從文檔管理與知識(shí)管理的共同性質(zhì)來(lái)看，它們都是對(duì)信息資源進(jìn)行加工，提取出有價(jià)值的信息，為企業(yè)提供服務(wù)。

1.2.1文檔管理模式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的文檔管理是以紙質(zhì)文件為管理對(duì)象，而現(xiàn)在多以電子文件與紙質(zhì)文件互為交融的資源為管理對(duì)象，并且重視知識(shí)管理、知識(shí)共享與知識(shí)創(chuàng)新。

1.2.2文檔業(yè)務(wù)的流程再造

業(yè)務(wù)流程再造是企業(yè)管理對(duì)組織流程重組的一種管理思想。文檔業(yè)務(wù)流程再造是以文檔業(yè)務(wù)流程為改造對(duì)象和中心，以關(guān)心客戶的需求和滿意度為目標(biāo)，對(duì)現(xiàn)有的文檔業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本的再思考和形式的再設(shè)計(jì)，使得企業(yè)能最大限度地適應(yīng)新形勢(shì)下的現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)環(huán)境。文檔管理的流程再造是以文件管理的流程為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)文件“產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀”流程的改造與知識(shí)管理的前端控制，流程再造是根據(jù)文件管理的流程實(shí)行文件前端控制，主要是對(duì)企業(yè)內(nèi)部文檔而言，將產(chǎn)生于職能部門(mén)的文檔，經(jīng)過(guò)初次加工，送入文檔機(jī)構(gòu)，由文檔人員根據(jù)企業(yè)文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行再次加工，然后進(jìn)行歸檔，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘的知識(shí)管理平臺(tái)提取知識(shí)，最后通過(guò)服務(wù)平臺(tái)提供給用戶。

1.2.3文檔管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

傳統(tǒng)的文檔管理人員的職能是接受、保管、排序、借出、歸檔等基本職能，但是基于知識(shí)管理的文檔管理模式中，更要重視知識(shí)的產(chǎn)出，重視資料背后隱藏的有價(jià)值的知識(shí)。這要求作為參與信息管理、知識(shí)管理的工作人員提高自己的素質(zhì)與工作能力，掌握管理學(xué)和現(xiàn)代企業(yè)管理知識(shí)，熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)流程，同時(shí)懂得利用科學(xué)技術(shù)提高自己的工作效率。

2大數(shù)據(jù)環(huán)境下國(guó)有企業(yè)文檔管理面臨的新挑戰(zhàn)

2.1文檔管理模式面臨的新挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代意味著企業(yè)的數(shù)據(jù)量多而且結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并重?；谥R(shí)管理的企業(yè)文檔管理模式重視知識(shí)管理、知識(shí)共享、知識(shí)創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)到來(lái)，對(duì)知識(shí)管理的模式提出了新的要求?，F(xiàn)有管理模式的收集視角狹隘，而在大數(shù)據(jù)背景下，文檔機(jī)構(gòu)的收藏應(yīng)多元化發(fā)展，從廣泛視角收集文檔資料，更多關(guān)注一些復(fù)雜化、碎片化、底層化信息的收集。

2.2文檔業(yè)務(wù)流程面臨的新挑戰(zhàn)

目前，我們從文檔流程與數(shù)據(jù)流程兩方面進(jìn)行文檔管理。我們注重文檔的前端控制，但是只是對(duì)文檔產(chǎn)生之前的文件做出簡(jiǎn)單鑒定與加工處理。這樣的處理并沒(méi)有減輕文檔機(jī)構(gòu)人員的工作量，而是加重了文檔機(jī)構(gòu)重復(fù)性鑒定與加工處理。文檔資料的冗余性、復(fù)雜性導(dǎo)致了知識(shí)提取工作量繁重，提取知識(shí)不可靠性。所以對(duì)文檔的前端控制來(lái)說(shuō)，文檔產(chǎn)生之前的文檔鑒定方法與文檔的標(biāo)準(zhǔn)化格式是非常必要的，選擇正確的文檔鑒定方法能快速辨別文檔的價(jià)值，提高文檔輸入速度，而文檔標(biāo)準(zhǔn)化格式處理是挖掘知識(shí)的基礎(chǔ)。

2.3文檔管理人才建設(shè)面臨的新挑戰(zhàn)

人才資源是企業(yè)文檔管理的關(guān)鍵。傳統(tǒng)的文檔管理模式中，只要求工作人員有歸檔、收集資料、查詢等基本知識(shí)，而隨著電子化、網(wǎng)絡(luò)化的推進(jìn)，企業(yè)要求文檔機(jī)構(gòu)人員除了具備基本服務(wù)素養(yǎng)，還要懂得信息化技術(shù)。但是在大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)文檔管理，這些素養(yǎng)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，文檔工作人員不僅要懂得現(xiàn)代企業(yè)管理理論，熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)流程，還要具有數(shù)據(jù)處理能力，能夠運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)提高工作能力與效率。工作人員要從數(shù)據(jù)的視角看待文檔，以大數(shù)據(jù)理念推動(dòng)文檔的管理與服務(wù)。從管理層來(lái)看，要嚴(yán)格把關(guān)人才選拔；加快文檔人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才。

2.4管理技術(shù)支持和服務(wù)面臨的新挑戰(zhàn)

技術(shù)是企業(yè)發(fā)展的生產(chǎn)力。在基于知識(shí)管理的企業(yè)文檔管理模式中，技術(shù)是整個(gè)模式架構(gòu)的基石。從整體來(lái)看，IT架構(gòu)布局是整個(gè)知識(shí)管理平臺(tái)的基礎(chǔ)；從局部來(lái)看，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是知識(shí)提取的核心技術(shù)，是整個(gè)企業(yè)文檔管理的中心。整個(gè)文檔管理的軸心是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，所有的活動(dòng)都圍繞它開(kāi)展。現(xiàn)有文檔管理模式提供的是點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的個(gè)性化服務(wù)。在大數(shù)據(jù)背景下，用戶在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的環(huán)境下需要更多的信息與知識(shí)才能做出好的決策，這對(duì)國(guó)有企業(yè)文檔機(jī)構(gòu)提供的服務(wù)提出了新的挑戰(zhàn)。用戶要求文檔機(jī)構(gòu)的服務(wù)響應(yīng)速度更快，信息檢索與查詢更便捷，信息與知識(shí)的可理解性更強(qiáng)，并且能夠提供全過(guò)程的信息服務(wù)。這要求文檔機(jī)構(gòu)在大數(shù)據(jù)背景下的個(gè)性化服務(wù)不僅提供用戶所需要的信息，還要通過(guò)對(duì)用戶需求進(jìn)行分析，提供基于海量分布式資源的精細(xì)化知識(shí)組織輸出，即實(shí)現(xiàn)“信息+解決方案”的一站式服務(wù)。

3基于知識(shí)管理的國(guó)有企業(yè)文檔管理的優(yōu)化途徑

為了應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的挑戰(zhàn)，我們可從兩個(gè)方面解決基于知識(shí)管理的文檔管理的問(wèn)題。

3.1基于知識(shí)管理的文檔管理模式的改進(jìn)文檔

管理工作的開(kāi)展需要兩方面的支持。文檔是企業(yè)的寶貴資源，促進(jìn)企業(yè)的成長(zhǎng)，所以知識(shí)管理需要管理層領(lǐng)導(dǎo)的支持。管理層要重視、關(guān)注企業(yè)文檔管理工作，為文檔管理配備必要資源，從大局出發(fā)，定時(shí)提出要求，及時(shí)給予工作指導(dǎo)。在人員配備方面，企業(yè)要選用有一定信息素養(yǎng)，掌握一定管理理論的工作人員，同時(shí)要具有數(shù)據(jù)處理能力。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠解決企業(yè)文檔的電子文檔數(shù)據(jù)儲(chǔ)存提供與調(diào)用速度慢的問(wèn)題，所以企業(yè)的技術(shù)服務(wù)部必須從企業(yè)大局出發(fā)，全面建設(shè)企業(yè)信息化平臺(tái)。從企業(yè)底層的網(wǎng)絡(luò)IT架構(gòu)到面向用戶的信息平臺(tái)，技術(shù)部的人員要提供一站式技術(shù)，為文檔管理部門(mén)提供基礎(chǔ)技術(shù)支持。另外，在面向用戶的文檔管理平臺(tái)上，必須要對(duì)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，防范企業(yè)泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

3.2基于知識(shí)管理的文檔管理業(yè)務(wù)流程再造

基于文檔管理業(yè)務(wù)流程再造，是指我們?cè)谖臋n前端控制的時(shí)候，增加文檔鑒定與文檔格式標(biāo)準(zhǔn)化功能。在文檔鑒定方面，采用徐擁軍學(xué)者（2008年）的宏觀鑒定論。它不再采用“時(shí)間、來(lái)源、職能、內(nèi)容或用戶”之類的具體標(biāo)準(zhǔn)，而是改用更加宏觀且相對(duì)抽象的“文件形成機(jī)關(guān)的社會(huì)職能”標(biāo)準(zhǔn)。這種宏觀鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法可以對(duì)體積量大的文件進(jìn)行批處理式的鑒定，提高鑒定速度，進(jìn)而提高資料收集工作的效率。對(duì)于提高企業(yè)文檔輸入工作的效率問(wèn)題，這就要求企業(yè)建立文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化體系。標(biāo)準(zhǔn)化體系分為兩個(gè)層次：第一個(gè)是數(shù)據(jù)輸入的標(biāo)準(zhǔn)化格式。標(biāo)準(zhǔn)化格式的電子文檔數(shù)據(jù)提高了工作人員對(duì)數(shù)據(jù)輸入的效率，同時(shí)也利于工作人員對(duì)海量標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)深層次的挖掘。第二個(gè)是企業(yè)文檔管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化。工作人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化流程辦事，落實(shí)流程各個(gè)階段的責(zé)任，防止文檔泄密與丟失等其他突發(fā)事件。知識(shí)管理平臺(tái)是企業(yè)檔案管理的核心，它的前端是企業(yè)收集的文檔經(jīng)過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化處理的數(shù)據(jù)，后端是面向用戶的開(kāi)放性信息平臺(tái)。知識(shí)管理平臺(tái)的核心是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是大數(shù)據(jù)時(shí)代的一種數(shù)據(jù)處理技術(shù)，它指從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機(jī)的實(shí)際應(yīng)用數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的、但又是潛在有用的信息和知識(shí)的過(guò)程。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)善于發(fā)現(xiàn)文檔海量信息中的精華，有利于有效的知識(shí)管理，是實(shí)現(xiàn)知識(shí)挖掘、知識(shí)共享、知識(shí)創(chuàng)新的途徑與方法。

4結(jié)語(yǔ)

隨著國(guó)有企業(yè)規(guī)模的增長(zhǎng)，文檔累計(jì)量越來(lái)越大，在一定程度上符合了大數(shù)據(jù)的數(shù)量大、多種類、高價(jià)值的特征。文章對(duì)基于知識(shí)管理的文檔管理進(jìn)行文檔前段控制，篩選文檔并對(duì)文檔進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，以便在知識(shí)管理平臺(tái)上，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理、知識(shí)共享與知識(shí)創(chuàng)新。