協(xié)同辦公管理平臺

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 　　面對逐步形成的企業(yè)信息系統(tǒng)集群，有大量的企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營數(shù)據(jù)在支撐企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)施協(xié)同OA系統(tǒng)就不僅是簡簡單單解決文件管理、檔案管理、工作流程等網(wǎng)絡(luò)化辦公需求，而往往被作為一個(gè)具有個(gè)性化的內(nèi)部信息門戶，在高效協(xié)同、知識管理等方面提出了新的要求，信息整合、流程整合將成為協(xié)同OA系統(tǒng)要解決的主要問題。

　　1協(xié)同OA主要功能設(shè)計(jì)

　　1.1文件管理

　　文件管理是協(xié)同OA的基礎(chǔ)功能之一，主要處理收發(fā)公文、簽報(bào)、項(xiàng)目資料、檔案等。收發(fā)公文一般有簽轉(zhuǎn)、電子印章、套紅頭打印、歸檔等操作。當(dāng)企業(yè)組織機(jī)構(gòu)較為復(fù)雜、上下級單位較多時(shí)，涉及的公文接口較多，應(yīng)靈活定制文件的簽轉(zhuǎn)流程，保證文件準(zhǔn)確性和及時(shí)性;簽報(bào)一般類似于公文;項(xiàng)目資料和其他資料一般為上傳共享，增、刪、改、查等權(quán)限的設(shè)置是關(guān)鍵，應(yīng)從角色、機(jī)構(gòu)、職務(wù)、授權(quán)對象等多個(gè)維度進(jìn)行限定;檔案管理應(yīng)按照企業(yè)檔案管理的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)從收集、入庫到借閱、銷毀等方面的全過程控制和管理。

　　1.2知識管理

　　知識管理是提供給企業(yè)進(jìn)行知識積累和共享的一種途徑，利用集體的智慧提高企業(yè)的應(yīng)變和創(chuàng)新能力，知識庫的形成是企業(yè)積累財(cái)富的過程。知識管理需要對企業(yè)已有的知識進(jìn)行整合梳理，并提供不斷積累新知識的渠道，企業(yè)知識的來源多種多樣，知識的表現(xiàn)形成也多種多樣，有顯性的，也有隱性的。系統(tǒng)設(shè)計(jì)要利于誘導(dǎo)知識的導(dǎo)入，提供檢索共享功能。

　　1.3信息交流

　　信息交流，是協(xié)同OA功能里的重要部分，一般有新聞中心、通知公告、論壇帖子、手機(jī)短信、在線消息通訊、電子郵件、通訊錄、各類消息提醒等。信息的溝通交流貫穿于協(xié)同OA的整個(gè)模塊。使用手機(jī)短信進(jìn)行事務(wù)提醒是一種非常有效的協(xié)同方式，目前可采用租用短信平臺或購買短信貓等設(shè)備，前者成本較低，效率高，但受出租方一定的管理制約;后者成本較高，效率相對較低，但可自我管理。

　　1.4管理駕駛艙

　　管理駕駛艙為管理者呈現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營狀況，提供決策支持平臺，數(shù)據(jù)可來源于企業(yè)的信息系統(tǒng)集群，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，通過信息系統(tǒng)軟件接口，導(dǎo)入關(guān)鍵性數(shù)據(jù)，利用專業(yè)報(bào)表工具進(jìn)行分析匯總，以圖形化顯示界面呈現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營相關(guān)指標(biāo)，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性和真實(shí)性。

　　1.5職能管理

　　智能管理模塊可包含企業(yè)的各項(xiàng)職能管理工作，例如人事、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目合同、行政、安全、廉政、資產(chǎn)等管理活動(dòng)，這些功能根據(jù)企業(yè)的管理深度，可作為協(xié)同OA的一個(gè)模塊，也可是獨(dú)立的一套信息系統(tǒng)，如人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、項(xiàng)目合同管理系統(tǒng)等，可設(shè)計(jì)軟件接口，將業(yè)務(wù)邏輯處理放在專業(yè)的信息系統(tǒng)里處理，將審批流、信息展現(xiàn)與協(xié)同OA融合;行政管理，一般涵蓋多種管理職能，如：會議管理、后勤管理、票務(wù)管理、印章管理、車輛管理等。為應(yīng)付企業(yè)管理延伸，在系統(tǒng)平臺設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)充分考慮軟件的擴(kuò)展性，可設(shè)計(jì)提供用戶層面的開發(fā)功能，通過表單的制作和工作流程的配置，加上報(bào)表和統(tǒng)計(jì)功能，快速響應(yīng)企業(yè)需求。

　　1.6移動(dòng)辦公

　　移動(dòng)辦公是現(xiàn)代信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢，依靠移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)，通過安全連接將應(yīng)用服務(wù)器上的內(nèi)容(數(shù)據(jù))請求推送到用戶移動(dòng)端。用戶可以通過手機(jī)等移動(dòng)終端設(shè)備獲取信息和完成事務(wù)處理。

　　1.7協(xié)同管理

　　設(shè)置項(xiàng)目協(xié)同、督查督辦、工作聯(lián)系單等模塊。項(xiàng)目協(xié)同實(shí)現(xiàn)臨時(shí)性的協(xié)作項(xiàng)目執(zhí)行和過程管理;督查督辦功能對企業(yè)重要工作任務(wù)進(jìn)行督辦，提高辦事效率;工作聯(lián)系單用于企業(yè)內(nèi)部的工作任務(wù)流轉(zhuǎn)管理。

　　1.8輔助辦公

　　除了以上的主要功能，協(xié)同OA還應(yīng)在為個(gè)人辦公提供便捷功能，如：工作代理、日程安排、便簽、工作日志、問卷調(diào)查等，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況靈活設(shè)置。

　　2協(xié)同OA功能設(shè)計(jì)要點(diǎn)

　　2.1信息集中

　　根據(jù)新聞?lì)?、通知類、消息提醒、文檔資料等內(nèi)容，集中統(tǒng)一，不重復(fù)，不遺漏，設(shè)計(jì)合適的首頁版面，直觀的信息展現(xiàn)，減少頁面層級。

　　2.2事務(wù)集中

　　通過系統(tǒng)集成，接口實(shí)現(xiàn)等，將各個(gè)信息系統(tǒng)的待處理業(yè)務(wù)集中到協(xié)同OA中，通過優(yōu)化設(shè)計(jì)系統(tǒng)的工作流，實(shí)現(xiàn)各類業(yè)務(wù)的審批和業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)。利用短消息等進(jìn)行提醒催辦等。

　　2.3數(shù)據(jù)集中

　　通過數(shù)據(jù)接口，整合信息系統(tǒng)集群，提取大量企業(yè)運(yùn)行數(shù)據(jù)，利用報(bào)表工具，根據(jù)管理需求，集中呈現(xiàn)有效的決策數(shù)據(jù)。

　　2.4良好的人機(jī)界面

　　作為企業(yè)門戶，除了實(shí)用外，系統(tǒng)的易用性和美觀性直接影響系統(tǒng)功能優(yōu)越性的發(fā)揮。

　　3協(xié)同OA系統(tǒng)軟件的實(shí)現(xiàn)

　　3.1軟件平臺

　　目前，OA系統(tǒng)的開發(fā)主要有三大主流技術(shù)平臺，即：SUN公司的JAVA平臺、微軟公司的ASP/.net平臺、IBM公司Lotus Domino平臺。三種技術(shù)平臺各有優(yōu)缺點(diǎn)：JAVA平臺穩(wěn)定性較高、可跨平臺運(yùn)行、支持多種數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用范圍廣、技術(shù)開放，但實(shí)施技術(shù)難度稍高;.net平臺與微軟軟件的融合性較好、界面友好、易于維護(hù)、應(yīng)用廣泛，但不能跨平臺，不支持多數(shù)據(jù)庫;Lotus Domino平臺在電子郵件、非結(jié)構(gòu)化文檔處理方面具有優(yōu)勢，系統(tǒng)穩(wěn)定、安全性較高，但很難與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫結(jié)合，擴(kuò)展能力較弱，維護(hù)難度較大。

　　一些從事OA軟件開發(fā)的服務(wù)商，通過總結(jié)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，打造出了成熟的軟件平臺，將OA系統(tǒng)比較基礎(chǔ)和通用的功能進(jìn)行了內(nèi)置，在實(shí)施新的客戶時(shí)，他們就利用現(xiàn)成的基礎(chǔ)平臺，使得實(shí)施工作就變得輕松、快捷。企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況，選擇適合的軟件平臺。

　　3.2項(xiàng)目實(shí)施

　　項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，應(yīng)建立PMO，提供組織保障，協(xié)調(diào)企業(yè)資源。充分調(diào)研企業(yè)自身需求，統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施，先易后難。調(diào)動(dòng)各方的積極性，參與需求的提出和系統(tǒng)的應(yīng)用推廣。組建穩(wěn)定的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，對系統(tǒng)后續(xù)提供維護(hù)和持續(xù)完善的技術(shù)保障。

　　協(xié)同OA的應(yīng)用，功能設(shè)計(jì)是關(guān)鍵，選擇合適的技術(shù)平臺，結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)，合理設(shè)計(jì)系統(tǒng)的各個(gè)模塊內(nèi)容，充分發(fā)揮軟件平臺的特點(diǎn)，以實(shí)際需求為驅(qū)動(dòng)力，解決企業(yè)實(shí)際問題為目的，促進(jìn)企業(yè)管理提升