oa交流平臺(tái)

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 　　當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模，為了優(yōu)化企業(yè)上下協(xié)同辦公效率，放權(quán)下屬公司、調(diào)動(dòng)集體智慧的同時(shí)還要做好有效的集中管控。

　　一個(gè)統(tǒng)一的、智能的、擴(kuò)展性強(qiáng)的一體化智能辦公平臺(tái)是大型企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必要手段。目前，泛普OA系統(tǒng)企業(yè)管控方案，可以讓數(shù)萬人的大型企業(yè)在一套系統(tǒng)上辦公。整個(gè)系統(tǒng)的搭建主要圍繞企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，通過權(quán)限設(shè)置、多維矩陣模型快速落實(shí)各分部、各部門獨(dú)立維護(hù)、分權(quán)管理需求，打造一個(gè)企業(yè)統(tǒng)一管控，分部獨(dú)立維護(hù)的一體化OA辦公系統(tǒng)。

　　■　信息化特點(diǎn)：

　　1、大型企業(yè)及企業(yè)一般都為多元化、綜合性企業(yè)，其業(yè)務(wù)范圍涉及多個(gè)行業(yè)。

　　2、內(nèi)部下屬單位多且地理位置分布廣，跨地域辦公，且經(jīng)營(yíng)方式多樣化。

　　3、企業(yè)組織架構(gòu)復(fù)雜，層級(jí)長(zhǎng)，人員多且易變化。

　　4、內(nèi)部管理制度較為完善，需進(jìn)一步完成落地。

　　5、信息化意識(shí)較強(qiáng)，且業(yè)務(wù)系統(tǒng)較多。

　　■　需求目標(biāo)：

　　√ 信息發(fā)布與共享：建立有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子公告、電子論壇、電子期刊等，使單位的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、通知通告等能夠在單位工作人員之間得以廣泛的傳播，使工作人員及時(shí)了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

　　√ 文檔管理與利用：隨著企業(yè)發(fā)展，各類型文檔也逐步增多，文檔的查詢、歸檔、利用都極為不便，需要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化，可以利用數(shù)字化文檔管理系統(tǒng)集中存儲(chǔ)和安全管理各類文檔。

　　√ 流程制度規(guī)范：改變傳統(tǒng)紙化公文辦公模式，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部收發(fā)文、呈批件、報(bào)表傳遞、工作報(bào)告、會(huì)議通知等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，規(guī)范化各項(xiàng)工作流程，推動(dòng)制度落地，提高單位協(xié)同工作的效率。

　　√ 門戶應(yīng)用與系統(tǒng)集成：企業(yè)多種業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自為政的局面已漸漸暴露出各種管理弊端，不利于領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作員及時(shí)獲知處理信息，影響工作效率，需要統(tǒng)一的門戶進(jìn)行系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的統(tǒng)一管理。

　　√ 統(tǒng)一平臺(tái)，逐步建立企業(yè)應(yīng)用：為滿足企業(yè)未來的信息化管理需求，通過建立統(tǒng)一平臺(tái)，自定義模型，不斷擴(kuò)展各種企業(yè)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)全面的信息化建設(shè)，以技術(shù)推動(dòng)管理進(jìn)步。

　　√ 管理業(yè)務(wù)一體化：大型企業(yè)的管理和業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性很大，需要IT系統(tǒng)能支撐管理和業(yè)務(wù)的無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)從管理過程到業(yè)務(wù)過程的一體化價(jià)值鏈管理，業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)的管控閉環(huán)。

　　√ 企業(yè)財(cái)務(wù)費(fèi)用管控：大型企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的指導(dǎo)下，對(duì)未來的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和相應(yīng)財(cái)務(wù)結(jié)果進(jìn)行充分、全面的預(yù)測(cè)和籌劃，并通過對(duì)執(zhí)行過程的監(jiān)控，將實(shí)際完成情況與預(yù)算目標(biāo)不斷對(duì)照和分析，從而及時(shí)指導(dǎo)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的改善和調(diào)整，以幫助管理者更加有效地管理企業(yè)和最大程度地實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

　　首先一點(diǎn)是忠實(shí)的建議：對(duì)于任何一款辦公軟件，能不能對(duì)企業(yè)真正發(fā)揮重大作用，并不是取決于軟件本身，關(guān)鍵是取決于公司是如何使用這個(gè)軟件的，同樣的軟件在一個(gè)公司可能可以提高效率幾倍以上，而有的公司可能還存在效率低下的情況。

　　一般來說，實(shí)施協(xié)同辦公自動(dòng)化軟件的作用為：

　　1、建立內(nèi)部的通信平臺(tái)。 建立單位內(nèi)部的溝通平臺(tái)，使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

　　2、建立信息發(fā)布的平臺(tái)。 在單位內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如公告、論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

　　3、實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化。 變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價(jià)的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)。

　　4、實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化。 可使各類文檔(包括各種文件、知識(shí)、信息)能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。

　　5、輔助辦公。 它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。

　　6、實(shí)現(xiàn)分布式辦公。 變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個(gè)角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

　　7、建立信息集成平臺(tái)。 現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、erp系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等存儲(chǔ)著企業(yè)一些經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對(duì)獨(dú)立的、靜態(tài)的，OA辦公系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處理信息，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。

　　8、節(jié)省企業(yè)的辦公費(fèi)用支出。 將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長(zhǎng)途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費(fèi)用，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。

　　9、搭建知識(shí)管理平臺(tái)。 系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。

　　10、增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)管理層對(duì)組織的控制力，及時(shí)有效監(jiān)控各部門、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況;實(shí)時(shí)、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公