如何選擇工程建設(shè)檔案管理軟件

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　　目前，我國早已將檔案作為工程項目工程驗收標準的參考資料如果沒有細節(jié)，項目檔案管理系統(tǒng)的檔案不允許對其建設(shè)項目進行工程驗收，因此如何保管好檔案成為了項目中的重中之重。

　　一、如何選擇項目文件管理系統(tǒng)

　　1.了解企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

　　需要了解的主要有：當前企業(yè)文件類別。歸檔方式：影響購買歸檔軟件模塊的功能需求。企業(yè)歷年檔案量：通過估算后期的文件總量和文件年產(chǎn)量，可以判斷一個文件系統(tǒng)的性價比。

　　2.了解企業(yè)的經(jīng)濟承受能力

　　可以和主管領(lǐng)導(dǎo)溝通，了解企業(yè)愿意投入文檔信息化的預(yù)算范圍。

　　3.綜合考慮企業(yè)的性質(zhì)

　　有母企業(yè)的，應(yīng)當參照母企業(yè)的指導(dǎo)意見和標準，方便檔案的移交、接收。

　　4.明確使用文件管理軟件想要達到什么效果

　　有的只是想做好存儲和檔案資源的共享，對軟件功能要求不大;有的想實現(xiàn)從收藏到借閱的信息一體化管理，對軟件功能要求高。只有明確了需求，才能與供應(yīng)商有效溝通，選擇適合本公司的文件管理軟件。這里推薦泛普軟件，好用，全面。

　　二、泛普工程建設(shè)檔案管理軟件有什么優(yōu)勢

　　1.統(tǒng)一平臺管理，全面掌控軟件系統(tǒng)

　　構(gòu)建一站式工程檔案管理平臺。用戶可以通過一個平臺完成從制圖到各種工程文件、錄入、整理、歸檔、利用全生命周期管理，結(jié)合實際需要，還可以實現(xiàn)實體和電子檔案的同步管理。無論是項目實施過程中的過程文件，還是項目結(jié)束后的成果文件，都可以集中統(tǒng)一，實現(xiàn)標準化歸檔。在保證歸檔及時性的同時，還可以通過檔案到位的情況實時監(jiān)控項目的進展，促進項目管理效率的提高。

　　2.根據(jù)權(quán)限使用，兼顧辦公安全和效率

　　在推進項目的過程中，員工經(jīng)常需要查詢檔案、借用、協(xié)同等。這時，再通過匯博通的項目檔案管理系統(tǒng)的訪問控制搜索、借還功能可以在保證安全的前提下實現(xiàn)文件的高效協(xié)作和利用。檢索功能：利用搜索平臺，員工可以隨時隨地在PC或移動終端上組合關(guān)鍵詞、搜索條件組合或二次搜索等，快、準確找到所需文件。

泛普工程建設(shè)檔案管理軟件有什么優(yōu)勢

　　3.有序的標準化分類滿足了各行業(yè)的檔案管理需求

　　泛普軟件通過自定義分類和屬性的功能，將檔案按照不同的工程項目進行分類，并根據(jù)管理要求按照相應(yīng)的分類進行歸檔，從工程項目的招投標階段開始進行規(guī)范化收集、立項階段、從施工階段到竣工驗收階段的各種報告、設(shè)計圖、合同、審批等材料。屬性清晰，分類明確，工作人員可以快速找到需要的檔案進行后續(xù)統(tǒng)計、分析也有了支撐。

　　三、當前工程檔案管理中存在的問題

　　1.管理難度大、檢查強度大

　　為了保證工程的正常進行，工程檔案必須真實、準確、完整，符合工程實際。此外，工程資料的歸檔、備案等步驟要按照嚴格細致的要求進行，《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》里都有規(guī)定。

　　2.時間周期長、工作量大

　　無論是新建、改建、擴建等建設(shè)項目，項目檔案管理需要覆蓋項目前期、項目的建設(shè)期和竣工驗收期可能長達數(shù)年，工作量大，耗費大量人力。

當前工程檔案管理中存在的問題