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企業(yè)項(xiàng)目文檔管理軟件哪個(gè)好

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 　　企業(yè)成立之初，就開始積累資料。隨著企業(yè)的發(fā)展，信息量越來越大，管理起來也越來越困難。企業(yè)發(fā)展過程中產(chǎn)生的信息無疑是企業(yè)的重要知識資產(chǎn)。如果管理不當(dāng)，將是巨大的浪費(fèi)，也是企業(yè)的損失。對于很多企業(yè)，尤其是大型企業(yè)來說，文檔數(shù)量龐大，整理起來比較困難。雖然安排了專人管理他們，但效果甚微，還經(jīng)常遇到各種問題。

　　一、企業(yè)項(xiàng)目文檔管理的重要性

　　在項(xiàng)目工作中，文檔已成為交流的主要依據(jù)，而文檔管理則成為項(xiàng)目管理控制中的主要組成部分，其具有嚴(yán)肅性、靈活性，必須更好地方便使用者，以提高工作效率。因而文檔的管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，許多的企業(yè)都成立了專門的檔案管理部門，對文檔進(jìn)行統(tǒng)一歸類管理。項(xiàng)目文檔的管理可以方便項(xiàng)目管理者掌握項(xiàng)目的進(jìn)展情況，了解當(dāng)前項(xiàng)目所出現(xiàn)的問題以及預(yù)期工作的目標(biāo)，在項(xiàng)目中有些大的項(xiàng)目會分成若干個(gè)小項(xiàng)目，分工給不同的項(xiàng)目小組。而文檔管理是不同項(xiàng)目小組進(jìn)行交流的重要依據(jù)和項(xiàng)目工作運(yùn)行的主要憑證。項(xiàng)目文檔管理工作可為項(xiàng)目提供完整的文檔，以確保項(xiàng)目開展的質(zhì)量。項(xiàng)目文檔的存檔可為下一次新項(xiàng)目的開展提供參考價(jià)值。

　　二、企業(yè)項(xiàng)目文檔管理需要注意的問題

　　在項(xiàng)目文檔管理過程中，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目成員很難找到自己需要的文檔，也無法及時(shí)獲得項(xiàng)目文檔的重要信息，無法從項(xiàng)目文檔方面掌握項(xiàng)目的運(yùn)行進(jìn)度。

企業(yè)項(xiàng)目文檔管理哪個(gè)好.jpg

　　1、文檔的分類要清晰

　　將不同的文檔分成不同的類別，放在不同的文件夾之內(nèi)。便于查找。

　　2、清晰易懂的文件命名

　　命名能夠反映文件的內(nèi)容，便于查詢。

　　3、文件版本記錄要清楚

　　不同時(shí)間、不同時(shí)期的不同版本，要分清。

　　4、文檔流通記錄要記錄

　　文檔流通記錄要記錄，便于后期查找。

　　5、文檔電子備份

　　為安全起見，對文檔要進(jìn)行安全掃描備份，防止文件丟失等意外情況。

　　6、文件管理者的流動管理

　　管理者流動，會造成文件管理的混亂，所以在交接時(shí)一定要交接好。

　　三、企業(yè)項(xiàng)目文檔管理哪個(gè)好

　　市面上有許企業(yè)項(xiàng)目文檔管理軟件，泛普軟件項(xiàng)目文檔管理軟件服務(wù)就是其中一個(gè)，作為專業(yè)的軟件開發(fā)者，泛普軟件也為企業(yè)提供了專業(yè)的項(xiàng)目文檔管理軟件服務(wù)。

企業(yè) 項(xiàng)目文檔管理哪個(gè)好.jpg

　　1、獲取

　　文件管理系統(tǒng)要使用紙質(zhì)文件，必須對其進(jìn)行掃描。

　　2、元數(shù)據(jù)分類

　　元數(shù)據(jù)(關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù))用于識別文件，以便以后檢索。它可以包括關(guān)鍵字、日期、作者等。用戶經(jīng)常被要求輸入此元數(shù)據(jù)，或者系統(tǒng)可能會從文檔中提取它

　　3、檢索

　　文件管理系統(tǒng)的搜索功能是其最重要的要素之一。搜索功能可以或多或少復(fù)雜，允許按文檔元數(shù)據(jù)的元素進(jìn)行搜索，也可以通過搜索實(shí)際文檔中的關(guān)鍵字/短語并使用語義分析來確定相關(guān)性。

　　4、版本控制

　　不同版本文件的存儲和管理適用于需要頻繁更新的文件。允許授權(quán)用戶返回到早期版本。

　　5、管理和安全

　　任何信息技術(shù)系統(tǒng)都需要監(jiān)管。用戶需要不同級別的授權(quán)，某些更敏感的功能/文檔僅對選定的用戶/管理員可用，還需要備份，以防發(fā)生意外。

　　工程項(xiàng)目文檔資料包含產(chǎn)生、收集、整理、存儲、利用多個(gè)環(huán)節(jié)，在不同的項(xiàng)目管理階段，每份文檔資料服務(wù)于不同的管理過程。工程項(xiàng)目本身涉及面廣和信息量大，所以項(xiàng)目文檔資料的系統(tǒng)化管理給建筑工程帶來很大的挑戰(zhàn)。

發(fā)布：2022-05-31 15:40    編輯：泛普軟件 · fuhuachao    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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