逆向掌握時間法

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在公司里，對時間的感知決定了我們何時開始工作，何時停下手中的活兒，但很多人對時間的感知是錯誤的，會受困于各種情況的干擾形成時間差，有點像剛從中國飛往美國的旅客，還停留在原來的時區(qū)。

我們?yōu)槭裁礇]有時間?

沒有時間的罪魁禍首不是我們沒有時間，恰恰是因為時間太多造成的。有一句管理名言，把任務安排給最忙的人，這句話不是沒有道理。

從不喜歡的事情做起

從“沒有時間”的狀態(tài)解脫出來，對時間進行管理并不是明智之舉，因為真正要管理的是自己，不是時間。很少有人對分派下來的工作會興奮得兩眼發(fā)光，除非他是工作狂，恰巧分配下來的工作又是他最擅長且最喜歡做的。每個人都習慣避免做自己不擅長的事情，結果使得這一方面的能力愈加弱化，并且在心里形成一種慣性思維——“我沒興趣，也做不好，我并不喜歡做這件事情?！苯Y果越來越不喜歡。

這時候就要面對一個問題，如何完成一項枯燥、自己又沒有把握的工作呢?如何在8個小時里不被隨時而來的干擾或者欲望打斷，最好的方法就是把時間分段，從最不喜歡的事情做起。

每天從最不喜歡的事情開始做起，堅持做完它，然后做第二件事情，一直做到最后一件才開始做你喜歡的事情。從心理上最困難的入手，在中途不要跳躍。做那些你不喜歡做的事情是一種強化訓練，堅持下去，強化的效果會越來越大，最終你會覺得你有力量完成任何事情。

對于一些不能立刻著手或者不知道如何下手的工作，很多人的做法是想很久，掂量很久，又把它放回去。發(fā)生這樣的狀況，一定是我們未能對工作的本身進行清楚的判斷和分析，或者說我們還沒有找到有效的資源和支持來幫忙解決。很多人都有過這樣的抱怨，“這工作真讓人頭痛?！痹囅肴绻ぷ鬏p松解決，不需要人的任何思考和作為，那么顯然也就無法突顯我們工作的價值和意義所在。當工作讓人頭痛時，記住永遠不要把它放回去。處理“頭痛”的工作采取“只處理一次”的原則，花兩分鐘判定它的實質和處理方法，將它揀出來后，一定不能再放回去。盡管有時候對事情處理一次并不一定就能收效，但是想辦法把它往前推進，而不是拿起又把它放回去。

對干擾說NO

很多人到辦公室之后，會發(fā)現(xiàn)很多事情，并不能自我排序，它們突如其來，讓自己手忙腳亂，甚至最終影響到自己本來應該做的事情。

網(wǎng)絡化辦公，讓我們身處于隨時而來的干擾中，像即時通訊軟件，如QQ、MSN?等大眾電腦普遍都會運行的程序，除非公司有明文規(guī)定不讓使用，對于大部分上班族來說，上班時的慣例就是登陸后就掛在那里，時不時就會有網(wǎng)友突如其來的“好意”、“美意”，如最新打折的運動鞋、超低的團購價、朝韓對話出現(xiàn)新轉機、超級搞笑的圖片，以及他最近的苦惱和快樂等等潮水般襲來，這個時候你能置之不理、視若無睹嗎?一來一往，長篇對話就開始了，時間也就在鍵盤的敲敲打打中悄然流逝。避免干擾最簡單有效的方法就是在工作期間不登陸這些即時通訊軟件。

另外，你可能會接受領導臨時指派的任務，同事有時還要麻煩你幫忙，這個時候，請一定要hold住自己，對于同事請求幫忙、不是自己必須要做的事情，禮貌的拒絕或者說明自己正在做事，完成時間必須延后。要最終形成自己的節(jié)奏和秩序，而不是成為一個隨時被打破秩序的人。

擺脫干擾，第一不要創(chuàng)造干擾產(chǎn)生的土壤，第二果斷地對干擾說不。商務電話應該簡明扼要，交待自己要說的，得到自己想要的信息，確認或澄清某件事實，三五分鐘就可以結束了，至于抒情或者嘮家常還是在時間充裕的時候表達比較合適，開會時將手機通通關掉或者處于靜音檔，在會議室和重要客戶會談時提醒同事不要敲門，如無必要不登陸QQ?或MSN?等，忙碌的時候對非份內的請求說“不”。

一心不得二用

大多數(shù)人都有過這樣的經(jīng)驗：拿起一份文件，當對具體的處理措施不很確定時，思緒不由自主地落到另一樁事件上，大腦也隨之開了小差。不管第一件事情多么棘手、讓你有多厭惡，或者第二項工作你覺得更有把握、更具吸引力，注意力轉移都是一個危險的信號：你把手頭的工作扔到一邊，繼而開始一項更簡單、更重要或者更有趣的事情，那么前項工作就積壓在你的辦公桌上。

一時一事對于提高工作效率非常有用，能提高我們的注意力，當重要任務分配下來時還可以激發(fā)能量、激情和靈感，相反如果這件事情被忽略掉或者暫時擱置一旁，只會讓我們壓力重重，激情和靈感盡失。訓練自己集中精力處理一項工作，直到完成或找到解決的方式為止，這將有助于增加信心，同時避免了拖延的毛病，這種對自我控制的成就感會延伸到當天的每個時刻。

每天將類似的工作集中在一起處理，譬如要打十多個電話、回復多個人的郵件、找不同的人談話、安排供應商見面等，基本上運用這種方式可以節(jié)約80%?的時間。當處理完一件事情后，在回顧這個過程時你都會有所思考，并且采取一些改善的措施，因此在接下來的工作中表現(xiàn)更加出色。

記住，永遠不要在同一時間內做兩件事，也別期望兩件事情都可以做得很好。譬如一邊寫方案一邊聽音樂，一邊打電話一邊做報表，我敢說要不兩樣事情都做不好，要不其中一件事情做得很糟糕。

逆向甘特表

對于如何利用時間，我們可能訂立無數(shù)個計劃，然后被各種各樣的瑣事打敗。現(xiàn)在，我們?yōu)槟憬榻B一個逆向的訂立計劃的方法。

亨利·勞倫斯·甘特曾發(fā)明了一種衡量實際與預期生產(chǎn)記錄之間關系的圖表，被稱為甘特表。它是一種線條圖，橫軸表示時間，縱軸表示要安排的活動，線條表示在整個期間上計劃和實際的活動完成情況，許多大型項目管理都用到這一圖表，也適用于自我的管理和監(jiān)督。不過它最大的問題在于當人們看到這張圖時，只會感到時間的緊張和壓迫。

甘特表只注重工作和工作完成情況，人們只有在按照計劃完成工作后才能去享受美妙的休閑時光，在我們的內心深處完成工作并不是人們追求的終極方向，無憂無慮地享受過程才是最高準則。那我們不妨逆向思考，如果這張表標注的是日常生活和休閑娛樂活動，工作只是穿插其中。過程是快樂的，那么結果也是快樂的，聽起來工作如期完成這個結果反而是副產(chǎn)品了，這會不會是一個大膽的創(chuàng)新呢?

制定逆向思維表有幾個原則，第一首先列入的不是工作時間，而是盡量可能列入與工作無關的活動，這也是逆向思維表最大的不同之處。這些事情包括：

1?日常性事務，如吃飯、睡覺、通勤、打掃衛(wèi)生等。

2?常規(guī)性事務，上課、購物、健身、看醫(yī)生等

3?社會交際，約會、聚餐、參加沙龍等

4?自由活動，逛街、看電影、散步、喝茶等

這樣列出來后，有助于滿足生活和娛樂全部需要，我們才不會擔心和焦慮工作剝奪了我們的樂趣，先讓后勤有了保障后，前方?jīng)_鋒陷陣才不會有后顧之憂，生活都安排得井井有條，那么工作也就能得心應手了。

事實上很多抱怨時間不夠用的人，最大的弊病在于他們總是先著眼于工作，其次才是生活，實際上生活才是時間安排的核心部分。

接著最重要的一點就是如何將工作穿插在其中，對于那些自由職業(yè)者或者時間可以彈性安排的人來說，工作時間變得隨心所欲，但又同時不至于玩得忘乎所以。上班族還是得遵守公司上下班時間，因此在插入工作時相對靈活度小了很多。不過不管怎樣安排生活和工作，最重要的是找到樂子，這樣的方式有點類似于在觀看電影時插播幾條廣告，廣告雖然令人生厭，但如果影片讓人很愉悅，這種不舒服的感覺還是會忽略過去的。

現(xiàn)在開始投入高效的工作中去吧，我們不再擔心懸而未解的生活瑣事，而且剛剛度過了一段美好時光，這個時候一定要讓自己不間斷工作30?分鐘，這樣才能列入到逆向工作表中，如果工作不到30分鐘就不要列入，這也是為了讓注意力更加集中，從而可以全神貫注于當前的工作中，比起之前在辦公桌前坐不到10分鐘，就開始插科打揮，注意力轉移到其他無關緊要的事情上，這30?分鐘將比以前的60?分鐘取得的進展還要多。工作不一定要按照4?個小時不間斷的標準進行，而是以30?分鐘高度集中的有效時間來開展。碰到任何難題時也不能放棄這一原則，這是一個千載難逢的挑戰(zhàn)自己的機會，心里暗暗對自己說，“再堅持一下，五分鐘，一定可以找到解決的方法!”這樣還可以慢慢規(guī)避以前碰到難題就趴下的不良習慣。

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