外出赴約時(shí)的時(shí)間管理

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外出赴約是業(yè)務(wù)項(xiàng)目中要緊的一環(huán)，時(shí)間管理非常重要。赴約遲到絕不會(huì)留下什么好印象。使盡渾身解數(shù)，也得準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。三點(diǎn)就是三點(diǎn)，絕不能變成三點(diǎn)十分。赴約守則：準(zhǔn)時(shí)！

在電話中與人定約，要記得復(fù)述你所寫下的資料。“讓我復(fù)述一次給你聽：下午四點(diǎn)，在敦化南路201號(hào)，1256號(hào)房，是嗎?”再做一次確認(rèn)，可以安心一些。而對(duì)方的電話及其他聯(lián)絡(luò)電話，最好也能再行確認(rèn)。

時(shí)間管理者對(duì)于很久以前就已預(yù)約好的會(huì)面，最好在赴約當(dāng)天再確認(rèn)一次。你不一定要和對(duì)方本人通話，找秘書或助理都行。電話再確認(rèn)，不但是一種禮貌，也可以查明對(duì)方是否已改變計(jì)劃，卻尚未來得及告訴你。這樣做，不但節(jié)省了你的時(shí)間，也避免對(duì)方的尷尬。

做好時(shí)間管理，一定要給自己足夠的時(shí)間去赴約，尤其你是在城區(qū)上班的話，堵車是常有的情況，寧可多花一點(diǎn)時(shí)間早點(diǎn)抵達(dá)，也不要遲到。利用早到的這段時(shí)間放松自己、冷靜一下、整理思緒，或是閱讀一點(diǎn)與業(yè)務(wù)相關(guān)的文件。最重要的是，當(dāng)會(huì)議開始時(shí)，你一定要從容不迫，而不要急急忙忙、神色匆促或衣裝不整地趕赴會(huì)場(chǎng)。

如果你提早到了一個(gè)原本不熟悉的地方，不妨利用多出來的這段時(shí)間，在各處走動(dòng)一下，找到赴約的確定地點(diǎn)。提早20分鐘，先搭電梯去確認(rèn)開會(huì)的樓層，然后下樓，等時(shí)間到了再搭電梯上去赴約。放心，這樣做沒什么好奇怪的。

到底應(yīng)該在何時(shí)赴約呢？關(guān)于這個(gè)問題得視情況而定。如果是一大早，試著在約定前一、二分鐘到即可，因?yàn)榈降锰鐣?huì)打擾對(duì)方的例行事務(wù)或是預(yù)定事項(xiàng)。如果必須在候客室等候的話，可在約定時(shí)間四、五分鐘前抵達(dá)，這樣好給對(duì)方一些時(shí)間準(zhǔn)備。候客室就是讓客人等候用的，不是嗎？

當(dāng)需要告訴他人如何到你的辦公室或其他地點(diǎn)會(huì)面時(shí)，盡可能說得詳細(xì)、清楚、提供明顯的路標(biāo)有助于對(duì)方較快找到地方。例如：“我們就在希爾頓對(duì)面，汽車站右邊的大樓。進(jìn)了大廳，到了藍(lán)色的服務(wù)臺(tái)右轉(zhuǎn)，搭電梯到五樓?！睍?huì)議的目的是要解決問題，而開會(huì)的第一個(gè)問題就是如何到達(dá)會(huì)場(chǎng)。解決第一個(gè)問題的方法就是提供一個(gè)清楚得不能再清楚的路線說明。

針對(duì)初到寶地的貴賓，路線說明應(yīng)從踏上土地的那一點(diǎn)為起點(diǎn)，譬如：機(jī)場(chǎng)、火車站等等。另一個(gè)好辦法是，事先將本市地圖傳真給對(duì)方，并將會(huì)面地點(diǎn)圈起來。

利用電腦中排程軟件的響鈴裝置，提醒你即將要開的會(huì)議。預(yù)留較多的時(shí)間給準(zhǔn)備在公司外開的會(huì)議。相對(duì)地，由你主持，在公司內(nèi)開的會(huì)就不需要那么多的時(shí)間。如果是第二天一大早的會(huì),提醒鈴響應(yīng)在前一天下班之前就先設(shè)定好。

不管是你或是對(duì)方有手機(jī)，務(wù)必記下對(duì)方的電話號(hào)碼。如果碰到堵車，眼看就要遲到了，你就可以打電話讓對(duì)方知道你的情形，并告知預(yù)估到達(dá)的時(shí)間。沒有手機(jī)，就用公用電話，重點(diǎn)是一定要及時(shí)告知對(duì)方。

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