華天動力協(xié)同協(xié)同管理軟件應用案例：模板化辦公

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問題所在：

    企業(yè)希望規(guī)范，員工則圖方便，如何在規(guī)范和方便之間達到一個平衡呢？在實際辦公中，我們經(jīng)常會遇到下面的問題：
 

•     我公司現(xiàn)在用的紙質(zhì)的借款單、報銷單、請假單等格式是固定的，能夠?qū)⑦@些表單保存在OA系統(tǒng)中讓員工們調(diào)用嗎？
•     我們公司有嚴格的形象規(guī)范，怎么能夠有效保證各種電子文檔的規(guī)范？
•     每個員工們在提交申請文件的時候格式都不統(tǒng)一，怎樣能夠規(guī)范起來？
•     可以讓審批人查看或修改指定的內(nèi)容，并讓他在指定的位置簽字嗎？
•     能否將流程和表單綁定，當員工打開申請單的時候就會自動調(diào)用這個流程？

解決辦法：

    通過信息化手段，往往可以讓很多看難解的問題變得簡單，比如，這些問題通過華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)中的“審批模板”就可以很容易的解決。

    什么是審批模板呢？審批模板就是固化的表單和流程，其中表單可以是OFFICE文檔，也可以是電子表單，還可以是二者的結(jié)合，他們都具有標準的格式；而流程則可以是華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)七大流程中的任一種，每個表單可以綁定一個流程，也可以綁定多個流程，還可以不綁定流程，一切都根據(jù)企業(yè)的需要來決定。

    每個審批模板都代表了企業(yè)的一項規(guī)范或制度，如“借款審批單”、“報銷審批單”等。企業(yè)將各項審批事項整理出來，形成標準化的審批模板添加到協(xié)同OA系統(tǒng)中，開放給指定的員工使用，這樣員工在使用的時候就會非常方便，而同時又使公司的規(guī)范得以保證。

    審批模板有嚴格而細致的權(quán)限控制，包括每個模板的使用人員、維護人員、監(jiān)控人員等都可以一一設置。另外，華天動力還提供了一個模板復制的功能，能快速復制一個現(xiàn)有的審批模板，用于相似模板的建立。

    下圖為已經(jīng)設計好的部分審批模板：
 

應用效果：

    金信集團一口氣招聘了50多名員工，如何在最短的時間內(nèi)讓他們?nèi)谌爰瘓F的管理體系，熟悉集團的辦公流程呢？

    人事部經(jīng)理姚春雨希望借助華天動力OA辦公系統(tǒng)的作用，她認為OA辦公系統(tǒng)是企業(yè)管理和辦公的好幫手，是一個可以充分利用的好工具。

    她找到姜程，看如何讓這件事變得更簡單一些。

    姜程說：“其實我們幾乎不需要做什么，OA辦公系統(tǒng)會自動幫助新員工遵循公司的管理規(guī)范，使用正確的辦公流程，不會出亂子。因為我們集團的借款單、報銷單、請假單等單據(jù)已經(jīng)作為模板固定在OA系統(tǒng)中了，它們的格式都是統(tǒng)一的，而審批流程也都是設置好的，跟單據(jù)綁定在一起，新員工打開這個單據(jù)，就知道應該怎么填，需要誰來審批了。如果新員工中有經(jīng)理級別的人員，也會按照表單的規(guī)范來審批，因為一些重要的表單，我們都設置好了簽字的位置和可讀寫的內(nèi)容，以防止出錯。我們要做的，就是告訴他們的在哪里使用這些流程，和如何使用這些流程?！?br />
    姚春雨：“對啊，這些審批模板是對企業(yè)管理體系最忠誠、最規(guī)范的執(zhí)行者，起到了自動約束的作用。這樣我們主要來培訓OA系統(tǒng)的使用就可以了，至少能節(jié)省一天的工作量，我定好時間后再請你過來講一講?！?br />
    姜程：“好的，沒問題。”