七彩云南的協(xié)同智慧

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    七彩云南是昆明諾仕達(dá)集團(tuán)旗下一個(gè)著名的品牌，在昆明、北京兩地均有分支機(jī)構(gòu)。諾仕達(dá)集團(tuán)董事會(huì)副主席任劍媚觀察到這樣一個(gè)現(xiàn)象：集團(tuán)里所有的領(lǐng)導(dǎo)都被“簽字”所累，而那些拿著單子來(lái)找領(lǐng)導(dǎo)簽字的業(yè)務(wù)人員也個(gè)個(gè)一肚子苦水：不來(lái)找領(lǐng)導(dǎo)簽字吧，事情落實(shí)不了，來(lái)找領(lǐng)導(dǎo)簽字吧，趕上領(lǐng)導(dǎo)不在就白跑一趟。尤其是遠(yuǎn)離集團(tuán)總部的北京七彩云南商貿(mào)有限公司（以下簡(jiǎn)稱：北京七彩云南）的一些重要的簽字單據(jù)，只能是電話先請(qǐng)示集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，事后等領(lǐng)導(dǎo)出差北京再后補(bǔ)簽字審批手續(xù)，長(zhǎng)期以往，耗費(fèi)的時(shí)間、精力、金錢可想而知。

    昆明諾仕達(dá)企業(yè)集團(tuán)是一個(gè)典型的多業(yè)態(tài)大型集團(tuán)型企業(yè)，業(yè)務(wù)涉及零售、茶業(yè)、餐飲、旅游、珠寶、地產(chǎn)等多個(gè)領(lǐng)域，長(zhǎng)期以來(lái)北京七彩云南和云南總部的聯(lián)系靠的是郵件、電話和傳真，難免造成信息的滯后和丟失，遇到領(lǐng)導(dǎo)簽字才能生效的審批環(huán)節(jié)就要耗費(fèi)大量的差旅費(fèi)和時(shí)間，集團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到這樣下去勢(shì)必會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展。

選型：眾里尋他 緣定泛普
    2007年5月端午節(jié)左右，集團(tuán)召開(kāi)了一次戰(zhàn)略部署會(huì)議，出席會(huì)議的有集團(tuán)董事會(huì)副主席任劍媚、集團(tuán)常務(wù)副總、集團(tuán)總經(jīng)理、昆明網(wǎng)絡(luò)部負(fù)責(zé)人和北京網(wǎng)絡(luò)部負(fù)責(zé)人，此次會(huì)議的目的是研究如何解決集團(tuán)目前發(fā)展中面臨的困惑。

    這是所有的多業(yè)態(tài)集團(tuán)型企業(yè)都會(huì)遇到的一些困惑，財(cái)務(wù)報(bào)銷類審批數(shù)量大，頻率高；市場(chǎng)活動(dòng)產(chǎn)生費(fèi)用的核銷和抵算工作量大；集團(tuán)間企業(yè)的管理制度和規(guī)范需要統(tǒng)一；各公司及各部門之間的協(xié)作信息要及時(shí)、公開(kāi)、透明。

    針對(duì)上述問(wèn)題，各位領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成了一個(gè)共識(shí)：選一款成熟的協(xié)同管理軟件來(lái)規(guī)范自己的管理行為，使管理思想真正落地。

    經(jīng)過(guò)了層層把關(guān)最終他們決定選用泛普軟件的A6協(xié)同管理軟件產(chǎn)品，盡管泛普軟件在品牌包裝上不是最炫的，泛普A6在界面上不是最靚的，但它卻完全符合公司的選型原則：它品牌夠大，成功案例夠多，在協(xié)同管理軟件領(lǐng)域資歷夠深；它易用性強(qiáng)，即便是從來(lái)沒(méi)有接觸過(guò)協(xié)同管理軟件的人也能在短短的幾分鐘學(xué)會(huì)一些基本的操作，而且它的表單功能劃分清晰，層級(jí)關(guān)系簡(jiǎn)單，真正做到了化繁為簡(jiǎn)；它剛?cè)岵?jì)，一方面可以固化管理流程，另一方面它給使用者充分的自由空間，它的“自由流程”，是一種完全人性化的設(shè)計(jì)，使用者可以依照需求發(fā)起自己的流程，規(guī)避了固定流程刻板的缺點(diǎn)，這一點(diǎn)集團(tuán)印象深刻。

    北京七彩云南網(wǎng)絡(luò)部經(jīng)理張承對(duì)軟件選型感受頗深，他的經(jīng)驗(yàn)是：軟件選型也要貨比三家，雖然有些軟件廠商的產(chǎn)品功能很豐富，但是企業(yè)自身的核心需求只有那么多，如果為了一個(gè)10萬(wàn)元的需求去買一個(gè)100萬(wàn)元的功能，那么多出來(lái)90萬(wàn)元的功能就是食之無(wú)味，棄之可惜的雞肋。

    啟示：有人把選型比作選妻，漂亮的確實(shí)招人喜歡但未必適合過(guò)日子，所以七彩云南的選型經(jīng)驗(yàn)正印證了那句廣告詞，“不選貴的，只選對(duì)的”。

實(shí)施：協(xié)同平臺(tái)實(shí)施成功有秘訣
    選定了泛普A6，接下來(lái)一個(gè)重要的工作就是軟件實(shí)施了，這是一個(gè)危險(xiǎn)而關(guān)鍵的過(guò)程，實(shí)施的好自然皆大歡喜，而一旦企業(yè)內(nèi)部及企業(yè)和泛普軟件的實(shí)施團(tuán)隊(duì)磨合不好，以前所作的努力就會(huì)前功盡棄，七彩云南的領(lǐng)導(dǎo)看到了這個(gè)決定成敗的關(guān)鍵點(diǎn)。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，決定分北京、昆明兩地同時(shí)推進(jìn)實(shí)施，而北京七彩云南由于計(jì)算機(jī)普及率高和業(yè)務(wù)實(shí)施最多作為整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施中的一個(gè)重點(diǎn)。

戰(zhàn)前準(zhǔn)備會(huì)
    2009年8月17日，泛普軟件的實(shí)施顧問(wèn)正式進(jìn)駐北京七彩云南進(jìn)行實(shí)施調(diào)研，3天之后北京七彩云南已經(jīng)收集完所有員工信息和部門表單。按照一般企業(yè)的做法，事情進(jìn)行到這里已是萬(wàn)事俱備，下一步便可以進(jìn)入項(xiàng)目的實(shí)施階段了。但是，北京七彩云南的公司領(lǐng)導(dǎo)們并沒(méi)有這么做，他們深知實(shí)施的順利與否決定了整個(gè)項(xiàng)目的成敗，因此果斷召集各部門經(jīng)理以上的負(fù)責(zé)人，召開(kāi)了一次“協(xié)同OA實(shí)施戰(zhàn)略部署會(huì)”。
 
    這是一次思想的碰撞與交鋒，總經(jīng)理王傢琪親自上陣帶領(lǐng)著大家一個(gè)部門一個(gè)部門的確定表單，一個(gè)流程一個(gè)流程的審議梳理，經(jīng)過(guò)現(xiàn)場(chǎng)辯論和推敲終于固化了各部門的表單和每個(gè)表單的審批流程，那場(chǎng)會(huì)議從早到晚開(kāi)了整整一天，散會(huì)之前總經(jīng)理宣布了一條原則，凡是會(huì)上通過(guò)的表單和流程完全按照會(huì)議的結(jié)果實(shí)施，在實(shí)施階段不允許修改，而要等到完全上線運(yùn)行后根據(jù)情況再做修改，同時(shí)，要求所有部門全力配合網(wǎng)絡(luò)部和泛普軟件公司項(xiàng)目實(shí)施，不得推諉。

按關(guān)鍵業(yè)務(wù)設(shè)置流程
    準(zhǔn)備會(huì)之后，北京項(xiàng)目實(shí)施的十分順利，僅用9個(gè)實(shí)施工作日就完成了全部實(shí)施，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的試運(yùn)行（試運(yùn)行期間保持原有的手工流程）后，集團(tuán)統(tǒng)一部署10月1號(hào)全線正式使用，北京七彩云南的協(xié)同應(yīng)用之路就此正式開(kāi)始了。

   項(xiàng)目之所以進(jìn)行得如此順利，不得不提到北京七彩云南網(wǎng)絡(luò)部的一個(gè)實(shí)施方法論，即重點(diǎn)固化關(guān)鍵業(yè)務(wù)的流程，用關(guān)鍵業(yè)務(wù)牽制驅(qū)動(dòng)其他業(yè)務(wù)。為什么這么做？因?yàn)榉浩誂6出于人性化設(shè)計(jì)，有剛性流程和自由流程之分，而在多個(gè)部門、多種表單、多樣流程的需求中哪個(gè)應(yīng)該被設(shè)計(jì)為剛性流程，哪個(gè)作為自由流程就完全夠用確實(shí)需要?jiǎng)右环X筋。
   
    基于對(duì)公司的業(yè)務(wù)全面而深刻的理解，北京七彩云南網(wǎng)絡(luò)部經(jīng)理張承分析出了一套方法，即重點(diǎn)建設(shè)和固化公司的財(cái)務(wù)流程和采購(gòu)流程。因?yàn)樨?cái)務(wù)部和采購(gòu)部是公司的重要關(guān)隘，只要在公司范圍內(nèi)進(jìn)行的業(yè)務(wù)就一定繞不開(kāi)這兩個(gè)部門，沒(méi)有財(cái)務(wù)支持各業(yè)務(wù)部門就沒(méi)有經(jīng)濟(jì)來(lái)源，沒(méi)有采購(gòu)支持各業(yè)務(wù)部門就沒(méi)有物質(zhì)來(lái)源。想明白這一點(diǎn)，張承決定重點(diǎn)管控這兩個(gè)業(yè)務(wù)流程，而這一重點(diǎn)管控的原則也為后來(lái)泛普A6的全面推廣打下基礎(chǔ)。

    啟示：實(shí)施過(guò)程中表單內(nèi)容和流程的變化是最讓人頭疼的，如果實(shí)施前開(kāi)個(gè)戰(zhàn)前準(zhǔn)備會(huì)把最不容易確定的東西確定下來(lái)實(shí)施就成功了一半。而在確定流程時(shí)如果梳理出關(guān)鍵業(yè)務(wù)，以它為中心設(shè)計(jì)流程，實(shí)施又成功了另一半。

應(yīng)用：全員應(yīng)用 協(xié)同習(xí)慣需引導(dǎo)
    七彩云南北京、昆明兩地同時(shí)成功實(shí)施了泛普A6協(xié)同管理軟件，而這個(gè)項(xiàng)目卻并不因成功實(shí)施而畫上句號(hào)。軟件部署好了，員工是不是愿意用？新的管理理念引入了，員工是不是認(rèn)同？這些問(wèn)題實(shí)實(shí)在在的擺在集團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)面前，他們意識(shí)到新落戶的泛普A6任務(wù)十分艱巨，它要和七彩云南的企業(yè)文化相磨合，要和舊習(xí)慣作斗爭(zhēng)，要贏得員工的信任和喜愛(ài)，而要做到這些光靠軟件自身的魅力是不夠的，還需要人為的推動(dòng)才能加速軟件和企業(yè)的融合。

    還是抓關(guān)鍵業(yè)務(wù)的原則，集團(tuán)專門針對(duì)協(xié)同OA這一信息化項(xiàng)目又出臺(tái)了一項(xiàng)新的協(xié)同平臺(tái)管理制度，同時(shí)集團(tuán)審計(jì)部把協(xié)同管理軟件審批的一系列單據(jù)列為集團(tuán)內(nèi)控制度中的重要依據(jù)，從而保證了協(xié)同管理軟件單據(jù)的權(quán)威性。公司規(guī)定：凡是涉及到財(cái)務(wù)和采購(gòu)的單據(jù)和流程一律登錄泛普A6進(jìn)行處理，如果不在泛普A6上進(jìn)行申報(bào)的一律視為未報(bào)。規(guī)定一出大家再也不敢怠慢，紛紛登錄協(xié)同平臺(tái)去處理業(yè)務(wù)，時(shí)間久了每天登錄協(xié)同平臺(tái)便成了員工的一種習(xí)慣，就像吃飯睡覺(jué)一樣自然，員工都有一個(gè)共同的感受，如果哪天沒(méi)有登錄協(xié)同平臺(tái)，雖然身在辦公室也覺(jué)得自己被隔絕在公司之外了。

    啟示：協(xié)同管理軟件帶來(lái)的是一場(chǎng)管理革新，應(yīng)用的是否成功在于協(xié)同管理的新理念能否戰(zhàn)勝舊的工作理念。應(yīng)用失敗的原因更多的不是軟件的問(wèn)題，而取決于新舊理念交鋒究竟誰(shuí)勝誰(shuí)負(fù)。所以，要想應(yīng)用成功還需要領(lǐng)導(dǎo)者和IT部門的智慧去推動(dòng)。

    泛普A6給七彩云南帶來(lái)了一個(gè)嶄新的工作模式，它的二元化工作流采用條件選擇的方式，真正實(shí)現(xiàn)了便捷、高效的審批流程，實(shí)施人員在后臺(tái)設(shè)置好節(jié)點(diǎn)（以財(cái)務(wù)審批中的10000元限額為例），如果業(yè)務(wù)人員有一個(gè)單據(jù)需要審批系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷小于10000元的找部門經(jīng)理，大于10000元的找總經(jīng)理，（當(dāng)然節(jié)點(diǎn)也可以設(shè)置為其他金額），業(yè)務(wù)人員從此再也不必為找領(lǐng)導(dǎo)簽字犯愁了。它的自由協(xié)同帶來(lái)了信息的即時(shí)傳輸，右側(cè)可視化的流程圖清晰地記錄了每個(gè)人的操作痕跡，杜絕了扯皮現(xiàn)象。

    現(xiàn)在七彩云南迎來(lái)了一個(gè)綠色工作時(shí)代，有了泛普A6協(xié)同管理平臺(tái)，大量的電話費(fèi)、傳真費(fèi)和差旅費(fèi)被節(jié)省下來(lái)，各種紙質(zhì)單據(jù)也轉(zhuǎn)化成協(xié)同管理平臺(tái)上綁定了流程的電子單據(jù)，綠色環(huán)保。最方便的是北京七彩云南的業(yè)務(wù)人員再也不用千里迢迢拿著單據(jù)跑到昆明找領(lǐng)導(dǎo)簽字了，只要能上網(wǎng)登錄協(xié)同平臺(tái)幾秒鐘就能提交一份單據(jù)，而領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)網(wǎng)上審批更是節(jié)省了大量的寶貴時(shí)間。七彩云南選擇了泛普A6便選擇了一種綠色工作理念，同時(shí)收獲了一份綠色的心情。