知識管理從文檔管理開始

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　　知識管理隨著在中國企業(yè)實踐的推移，得到了非常廣泛的應用。AMT咨詢多年來在研究知識管理及其實施的知識管理咨詢案例中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的高層在推進知識管理的時候會涉及到非常具體的內(nèi)容，比如知識管理的戰(zhàn)略如何定?　　知識管理系統(tǒng)隨著在中國企業(yè)實踐的推移，得到了非常廣泛的應用。AMT咨詢多年來在研究知識管理及其實施的知識管理咨詢案例中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的高層在推進知識管理的時候會涉及到非常具體的內(nèi)容，比如知識管理的戰(zhàn)略如何定?企業(yè)中的知識如何梳理?企業(yè)知識管理系統(tǒng)如何應用?解決這些問題的關(guān)鍵在于——文檔管理。

　　AMT咨詢發(fā)現(xiàn)企業(yè)在進行文檔管理時，通常會被三個問題困擾：第一企業(yè)里的知識內(nèi)容龐雜、體系繁多，而這些知識存在于不同的地方，如何通過一個統(tǒng)一的體系把這些知識分類就成為問題。第二，當所有的知識已經(jīng)放在系統(tǒng)上統(tǒng)一管理起來后，該如何確保這些知識的安全性，即如何保證企業(yè)核心的知識和文化不流失的同時能在企業(yè)里得到充分的共享。第三，面對海量的知識文檔，用戶如何才能快速地定位、檢索到這些內(nèi)容呢?

　　設計知識庫目錄 有效分類海量文檔

　　企業(yè)中每個員工、每個部門、每個業(yè)務單元都積累了大量的文檔。面對這么多分散在不同地方的文檔，如何通過一個完整的架構(gòu)把這些文檔“框”起來?這就需要運用知識庫目錄的設置。企業(yè)可以按照部門、企業(yè)架構(gòu)來設置文檔的目錄。如把集團的文檔單獨放在一個目錄下，把不同的業(yè)務公司發(fā)生的文檔放在不同的業(yè)務公司文檔下，既用組織結(jié)構(gòu)這個維度設置知識文檔目錄。但是這種分類方法可能會存在一些問題：當企業(yè)組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時，文檔的分類就需要調(diào)整，而這種調(diào)整是比較困難復雜的。因此在分類時，要將組織結(jié)構(gòu)與職能部門的特點相結(jié)合。

　　知識庫目錄一般是分層級的，第一層可以按照企業(yè)大的組織結(jié)構(gòu)來設置，比如集團、子公司A、子公司B這樣一個體系推進。第二層可根據(jù)職能部門的特點劃分。企業(yè)中的財務管理、人力資源管理等部門的職能具有一定的穩(wěn)定性，如財務管理包含的成本管理、固定資產(chǎn)管理、財務報表管理等內(nèi)容，這對任何一家企業(yè)來說都是相的。因此可按照這個維度設置知識庫的二級目錄。再比如營銷領域在管理學上有非常清晰的界定，包括4p理論、5p理論。按照4p、5p的方式來設置營銷領域的知識庫文檔也是一個比較好的方法，就無須探討營銷領域的職能到底是在部門A還是部門B。

　　設置知識庫目錄需要遵循兩大原則。第一是相互獨立、完全窮盡。一篇文檔在一個目錄下存在了，就不在其他目錄下存在，目錄和目錄之間是相互獨立的，沒有重疊的部分，沒有交叉覆蓋的地方。完全窮盡是指知識庫目錄里面的文檔應該把企業(yè)的文檔“一網(wǎng)打盡”，避免出現(xiàn)有文檔找不到合適的目錄放的情況。

　　知識管理系統(tǒng)第二個原則是層級不宜過多。一般來講企業(yè)知識庫目錄設置不超過四層，如果超過四層，就會讓用戶在使用時感到不方便。如果創(chuàng)建、上傳一篇文檔的時候需要非常復雜地找到對應的目錄，是不便捷的。還要注意的是，在設置知識庫目錄的時候要以滿足用戶的需求為準則。不需要對設置知識庫目錄做非常深入、詳細的探討，只要滿足用戶需求即可。