協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的知識管理應(yīng)用解決方案

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協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的知識管理應(yīng)用解決方案
XX實(shí)業(yè)集團(tuán)關(guān)鍵需求闡述
作為公司最大財(cái)富的知識，沒有得到積累、共享和利用，并且隨著人員流動(dòng)而喪失。我們需要從不同的地方收集信息：打電話，找文件，等待他人幫助，接收電子郵件和備忘錄。但是，這種信息獲取方式取決于個(gè)人能力，以及他人是否愿意提供?？傊?，獲取信息的效率太低?，F(xiàn)在，很多公司致力于使用群組和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的快速、便捷的訪問---但信息仍然需要被復(fù)制，企業(yè)仍然需要維護(hù)不同的數(shù)據(jù)庫。
知識管理的目的是對文件的存放、閱讀和查找進(jìn)行有效的組織與控制；并提供快捷的檢索工具。主要包括：知識管理、檔案管理、合同管理、知識文檔權(quán)限管理、制度規(guī)范管理。
辦公OA建立企業(yè)規(guī)模的文檔管理機(jī)制，將目前主要由員工個(gè)人維護(hù)管理的文檔，集中在部門、公司一級進(jìn)行管理，在這個(gè)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)文檔在企業(yè)范圍內(nèi)的共享和傳遞。“層次化”管理各種文檔，如參考檔案管理的模型和思路，將各種文檔分門別類進(jìn)行層次化的目錄管理，以及使用關(guān)鍵字或全文索引，方便員工檢索和查閱文檔。實(shí)現(xiàn)對文檔處理周期的管理，包括文檔的撰寫、審閱、批準(zhǔn)、發(fā)布、存檔等各個(gè)環(huán)節(jié)。對文檔進(jìn)行版本控制，保證員工所訪問的是最新和有效的文檔。協(xié)同OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文檔處理過程的工作流自動(dòng)化，如自動(dòng)發(fā)送審批請求、自動(dòng)催辦等。
更有效地進(jìn)行安全性控制，在加強(qiáng)制定和實(shí)施組織檔保密制度的同時(shí)，也同時(shí)以信息技術(shù)的手段對各種文檔實(shí)行分層次、分級別的權(quán)限管理，通過系統(tǒng)日志等手段對重要文檔的使用情況進(jìn)行監(jiān)督管理。
考慮到資料的長期積累后的有效利用，需要有更多的知識分享與利用的途徑。
泛普OA軟件可以分為不同的欄目進(jìn)行管理；
有相互關(guān)聯(lián)的知識文檔可以建立必要的聯(lián)系方式并能通過相關(guān)查找手段找到；
不同的角色對知識文檔有不同的操作權(quán)限；
提供較強(qiáng)大的搜索功能，可以支持內(nèi)容關(guān)鍵字的查詢，以便知識的快速查找和索??；
OA系統(tǒng)軟件的工作流自動(dòng)歸檔
在工作流中流轉(zhuǎn)的文件(原件)可直接歸檔到知識管理模塊中已預(yù)先指定的檔案夾中，無需人工處理。
實(shí)施知識管理要關(guān)注人、流程和技術(shù)三個(gè)方面的內(nèi)容：
從人的角度上講， 要從管理上不斷培育知識共享的文化，建立知識的評估與激勵(lì)系統(tǒng)，設(shè)立專門的知識管理組織，如在研發(fā)部門設(shè)立知識管理組織。
從流程的角度上講， 要將知識管理的理念融入到日常業(yè)務(wù)的流程中， 通過日常業(yè)務(wù)的運(yùn)作過程， 記錄和保留XX實(shí)業(yè)集團(tuán)的知識，提高知識的共享程度。
從技術(shù)角度上講，建立專家知識功能、內(nèi)容管理功能、門戶與搜索功能。
知識管理子系統(tǒng)主要分為綜合信息、信息收集和發(fā)布平臺、XX實(shí)業(yè)集團(tuán)社區(qū)和在線幫助三部分。
泛普OA軟件需求應(yīng)用實(shí)現(xiàn)方案
幫助建立統(tǒng)一的知識庫
企業(yè)中的資料、知識、文件一般都各自存放在部門內(nèi)或具體人員內(nèi)，而通過泛普OA軟件的解決方案可建立統(tǒng)一的知識庫，集合各個(gè)部門、各個(gè)崗位、各個(gè)人員上的工作資料和知識，并充分進(jìn)行分享利用。在此首先需要按照不同的類型建立對應(yīng)的知識類型進(jìn)行歸類：
知識文檔的積累
知識管理最大的難點(diǎn)也是起點(diǎn)第一步就是知識的有效積累，泛普OA軟件的知識管理解決方案通過在日常業(yè)務(wù)工作和溝通中幫助企業(yè)自動(dòng)積累知識，包括單個(gè)知識文檔的手動(dòng)建立、在日常流程運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的自動(dòng)積累、內(nèi)部溝通協(xié)作過程中的自動(dòng)積累、計(jì)劃日程安排時(shí)形成的知識文檔積累、內(nèi)外部郵件來往溝通的自動(dòng)積累、與異構(gòu)系統(tǒng)的文件交換的知識積累、以及隱性知識的轉(zhuǎn)換積累。
知識文檔的有效利用
系統(tǒng)自動(dòng)記錄每篇總結(jié)文檔的訪問量和評價(jià)情況。系統(tǒng)可以自行設(shè)置計(jì)劃總結(jié)周期及計(jì)劃總結(jié)文檔的多級訪問控制。
總結(jié)模板設(shè)置：
在系統(tǒng)的知識文檔庫中建立總結(jié)模板，可以將常用總結(jié)通過配置來實(shí)現(xiàn)總結(jié)模板化?？偨Y(jié)模板分為：年，半年，季度，月，周等五種模板。可對模板名稱、總結(jié)周期、可使用人員、模板維護(hù)人員、默認(rèn)閱讀權(quán)限、默認(rèn)審批流程、總結(jié)模板、總結(jié)說明、計(jì)劃模板、計(jì)劃說明、是否需要考評等進(jìn)行設(shè)置。
點(diǎn)評&推薦：
通過文檔的設(shè)置打分，專家或用戶可以對已發(fā)布的總結(jié)進(jìn)行評論，另外在文檔上可直接新建工作流程，實(shí)現(xiàn)知識的推薦。
具有推薦權(quán)限的人員可以將發(fā)布后的總結(jié)文檔推薦給他人，作為借鑒的工作素材，推薦方式可以是推薦到本模塊推薦欄、新聞系統(tǒng)、個(gè)人。
對歷史工作經(jīng)驗(yàn)的積累進(jìn)行分析與篩選
需求描述：
案例管理是積累、沉淀企業(yè)知識、經(jīng)驗(yàn)與智慧的場所，輔助新員工在較短的時(shí)間內(nèi)熟悉本崗位的工作，是知識管理的重要環(huán)節(jié)。員工通過工作分析，把工作的方法、經(jīng)驗(yàn)、技巧等整理成案例，作為企業(yè)知識積累下來，使企業(yè)其他員工能夠通過閱讀案例，盡快地學(xué)習(xí)知識、熟悉工作、解決問題、完成工作，并減少不必要的重復(fù)思維和勞動(dòng)。