電子文檔管理系統(tǒng)常陷入毀滅性的七個錯誤

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        美國的9·11恐怖襲擊事件暴露出了美國當局在信息溝通上存在的缺陷。其實早在恐怖襲擊事件發(fā)生的前幾個月，聯(lián)邦調(diào)查局駐明尼蘇達州和鳳凰城的分支機構(gòu)就已經(jīng)各自收集到了一些具有預兆性的相關(guān)信息。但是這兩個分支機構(gòu)并沒有彼此進行相關(guān)信息的溝通。如果當時他們把各自的信息實現(xiàn)共享、提高警覺，也許就能逃過這場浩劫。

信息的封閉同樣可能使公司遭受重創(chuàng)。很多公司已經(jīng)意識到知識管理的重要性，而且舍得投資，但是收效甚微。如果你審視一下公司的知識管理方法，就能發(fā)現(xiàn)他們在執(zhí)行上存在的問題。

公司常常因為陷入以下七個誤區(qū)而犯下了毀滅性的錯誤 ：

1.電子文檔管理系統(tǒng)是與知識有關(guān)。
知識可以被管理嗎？知識是高度私人化的財產(chǎn)，而管理卻包含了組織流程。所以知識管理需要把個人的知識轉(zhuǎn)化成公司的知識，實現(xiàn)公司內(nèi)部的共享和恰當使用。

2.電子文檔管理系統(tǒng)只與技術(shù)有關(guān)。
很多公司太過于關(guān)注知識體系的建立，以至于把相關(guān)的技術(shù)當成自己工作的全部。但是他們失敗了。我所知道的一個大公司創(chuàng)建了Rolls Royce知識平臺——一個真正的技術(shù)杰作。但是，每個人都只是熱衷于系統(tǒng)的設計，絲毫不關(guān)心體系究竟如何運行，體系究竟能夠解決什么問題，以及如何把體系與公司的技術(shù)戰(zhàn)略進行有效整合。最后，體系根本無法跟上瞬息萬變的商業(yè)變化，更無從滿足個人用戶的需求，于是每次的系統(tǒng)升級都成了一項十分讓人望而生畏的任務。

3. 系統(tǒng)應該包羅萬象，無所不能。
實際上，如果你為自己設定了太多期望，到頭來可能因為顧此失彼而以失敗告終。你應該意識到根本沒有必要解決所有的信息問題。你應該腳踏實地從解決細微的問題開始。
我曾經(jīng)合作過的一個電信公司就采用了正確的方法。為了得到一個銀行大客戶的訂單，這家電信公司把知識管理工具與這個客戶所擁有的全球銷售團隊的工作成果進行了整合。這支銷售團隊沒有因為冗長而繁復的銷售循環(huán)而消磨掉自己的戰(zhàn)斗力，一直保持著成功銷售的靈活頭腦。有了這支銷售團隊的昌盛不衰做堅強后盾，再加上從知識管理中悟出來的道理，這家電信公司幫助銷售團隊最大程度地發(fā)揮了銷售能力，取得了輝煌的業(yè)績。
告誡：即使你從小事做起，也應該擁有做大事的思維。因為你需要預見你正在進行的知識管理在公司發(fā)展壯大時能否依然發(fā)揮功效。

4.電子文檔管理系統(tǒng)的目標就是創(chuàng)建一個文檔存儲庫。
當然，如果你的員工常常發(fā)現(xiàn)在找尋或者利用關(guān)鍵信息時需要付出大量不必要的勞動，那么文檔管理的確是你的頭等大事。但是，你應該在重視信息的價值和可靠性的同時，也要關(guān)注這些信息如何存儲。
我所知的全球性公司的研發(fā)部門有效地解決了這個問題。它們把白皮書和研究報告放在網(wǎng)上實現(xiàn)共享，但是發(fā)現(xiàn)幾乎沒有人使用這些信息資源。然后這個公司為這些喜歡相互詢問不喜歡找尋資料的員工建立了一條通道：他們可以找到創(chuàng)建相關(guān)信息的科學家，向其尋求幫助。這樣的方法讓員工感到歡欣鼓舞、士氣大增。結(jié)果，員工的工作效率大大提高，在更短的時間里做出更好的決定。

5. 你可以購買現(xiàn)成的系統(tǒng)。
這是一種很理想的想法。知識管理體系對于使用的公司來說都是獨一無二的。在很多好的工具都實現(xiàn)商業(yè)化的同時，也出現(xiàn)了這樣的問題：這些新的工具將如何更好地融入公司的發(fā)展、運作，如何與技術(shù)戰(zhàn)略進行有效整合。如果你的知識管理計劃要求員工使用4個搜索引擎、3個文檔管理體系、6種協(xié)作工具、多種計算機系統(tǒng)，那么你注定要失敗。

6.電子文檔管理系統(tǒng)就是知識控制。
公司總是過度擔心員工把知識用在不當之處或者不放心讓員工掌握太多的信息。于是公司就人為地為知識的索取或掌握設置了層層的關(guān)卡，直到把知識管理體系的潛力消耗殆盡。
最近一個管理者告訴我，他的公司已經(jīng)創(chuàng)建了一種精確的系統(tǒng)，不但可以跟蹤所有的客戶關(guān)系，還可以防止銷售員掌握這些信息，因為他們擔心員工投靠競爭對手時把這些重要信息帶走。

最后，知識管理并不是在維護一個古老過時的數(shù)據(jù)庫。知識管理應該是培養(yǎng)一種健康的環(huán)境，身處其中的員工會問諸如此類的問題：“有誰知道......？”“誰能幫我？”也就是說建立一個開放的體系，鼓勵員工之間相互交流，創(chuàng)造員工交往的機會。

7. 體系一旦建立起來，員工就會使用。
如果方法得當，知識管理可以使一個企業(yè)脫胎換骨。這不是一個簡單的任務。在你配置體系之前，你需要提前想到使用新方法可能會給員工帶來的擔心和焦慮。你必須考慮你的企業(yè)文化所具有的特性：鼓勵知識共享。最重要的是，你必須勇敢面對這個事實 ：高級管理者必須提供強有力的領(lǐng)導。 

相信上述任何一種誤區(qū)所帶來的災難都是毀滅性的。只有避免這些錯誤，公司才能更好地在正確的時間把正確的信息傳遞給正確的人。