剖析OA辦公系統(tǒng)的豆腐渣工程五大形成因素

　    上世紀八十年代后期，IBM把群件的概念引入中國，啟動了中國OA辦公系統(tǒng)建設的歷程；2001年，新浪創(chuàng)始人王志東在國內率先舉起協(xié)同軟件的大旗后，眾多國內知名廠商搖旗吶喊，成百上千的OA辦公系統(tǒng)公司緊隨其后，加大力度培育市場，迄今為止市場上交付的OA辦公系統(tǒng)預估已經超過30萬套，然而不幸的是，很多客戶OA辦公系統(tǒng)的建設一而再、再而三的推翻重來，高達50%的失敗率讓客戶在OA辦公系統(tǒng)的建設中深受其害，CIO一茬接一茬的替換，但是有多少普通用戶和領導用戶的精力可以重來？  為了拯救那些在OA辦公系統(tǒng)規(guī)劃、選型、實施和應用過程中，苦苦求索的信息主管和CIO們，抵防更多的無辜的用戶跌入信息化陷阱，本文旨在從OA辦公系統(tǒng)的豆腐渣工程成因著手分析，找到那些失敗的幕后原因，還給大家OA辦公系統(tǒng)建設的勇氣和信心。

        成因一：缺乏長期規(guī)劃

　　CIO一般有當前的項目規(guī)劃，而無長期戰(zhàn)略規(guī)劃，為項目的早夭埋下了伏筆。  從長遠來看，隨著OA辦公系統(tǒng)的深入應用，用戶數和信息量會大幅攀升，安全級別要求也越來越高，組織管理架構也越來越復雜，因此可能涉及到支撐環(huán)境的變化，比方說服務器負載均衡、操作系統(tǒng)從windows切換到linux、數據庫從mysql遷移到oracle等等，此時，如果CIO過去選型時錯誤的選擇了非JAVA路線，系統(tǒng)的生命力就會到此為止，不得不重構。  總體來看，JAVA已經成為高端產品的不二選擇，從調研來看，九思軟件、中軟股份、泛普信息等廠商，選擇的都是JAVA路線，很多10年前的超大型客戶都已經紛紛放棄了Domino，而.NET只有貪圖價廉的中小民營企業(yè)還在嘗試，而PHP已經成為殘羹冷炙、無人問津。 當然長期規(guī)劃，除了在技術路線上要重視，還要重視系統(tǒng)在集成方面的開源性、集成機制，重視OA辦公系統(tǒng)本身的功能擴展是否可以免代碼搭建等。

        成因二：需求貪大求全

　　絕大多數的協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的需求，都是發(fā)問卷給各部門采集需求，然后再把各家廠商的產品功能堆積而得來的，以這種簡單的做加法的形式采集需求，造就了過去20年里中國幾乎所有的OA辦公系統(tǒng)都在走項目化！ 要知道，組織的戰(zhàn)略、結構、職能、流程、表單、權限 ，時刻都處于變化中，如同人不能踏入同一條河流一樣，再多次的需求會議，也無法將需求定格、無法將需求窮盡，伴隨著系統(tǒng)的深入應用，變化來臨時，將無所適從。 協(xié)同OA辦公系統(tǒng)作為一種基礎管理工具，它既是科學的載體，也是藝術的結晶。其應用價值的核心體現，不是在雜七雜八的各種個性化小需求上，而是體現在靈活易變但卻混亂中體現秩序的工作流程管理上，也就是說如果工作流程管理模塊用的好，那么項目基本就實現了80%的成功；而其他80%的功能用的再好，最終給企業(yè)帶來的價值不會超過20%。因此放棄那些個性化的、低頻率的功能需求，重點考察“工作流引擎”的狀況，成為系統(tǒng)成功的關鍵功能點。 另外值得提醒的是，每個功能點的開發(fā)，不只是涉及到編碼成本，還將涉及到培訓、推廣、管理、維護和升級，所有個性化的部分都可能破壞掉系統(tǒng)的整體性、擴展性和可升級性。 當然，還有一批CIO看著別人的協(xié)同OA產品還湊合拿來就用。如果你也是這樣整理需求的，那簡直就是自殺，這種看上去合乎邏輯的需求成型方式里面卻埋藏著失敗的種子； 還有，如果你堅信自己采集的需求是一種客觀的需求，是必須被100%滿足的需求，你就離失敗不遠了。因為OA辦公系統(tǒng)不是生活消費品，而是管理沉淀，其中涉及到管理理論、技術創(chuàng)新和大量客戶管理實踐的提煉。 最后，企業(yè)CIO要提醒各部門放下本位主義先找到組織內的共性需求，然后才是關鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。我們先后研究了協(xié)同OA系統(tǒng)的領導廠商，如九思軟件、中軟股份等，仔細評估了他們在工作流技術和協(xié)同工作方面技術突破，發(fā)現純B/S圖形化流程編輯器，已經可以幫助客戶在關鍵需求的實現上提供幫助。

        成因三：實施急功近利

　　如果你認為做軟件只要會編程就能做，那你可就大錯特錯了!寫程序是鄰居家的高中男孩就能干的事情。 軟件是包含責任關系的商品，需要復雜的支撐體系。軟件業(yè)已經發(fā)展到工程學的水平，擁有嚴格的環(huán)節(jié)分工和檢驗標準。 從需求開始，有專業(yè)的人員進行需求的采集、提煉、評估，形成應用的“概念設計”；經過評審后，技術高手會充分考慮諸多因素后提出“構架設計”，評審后才會到開發(fā)部形成“應用設計”，評審后才會有“代碼開發(fā)”，然后是“功能測試”，最后才能交給你。這期間，所有的環(huán)節(jié)都應該是最優(yōu)秀的人力資源在保障質量，所以你千萬不要指望找到一個非常廉價還百依百順的供應商，根據你的指令快速而完美地幫你達成目標。 因此組建項目組、詳細研討項目計劃、按照科學的實施方法論逐步推動變的很重要。

        成因四：片面追求新技術

　　對新技術的片面性追求常常導致項目成為了項目負責人(特別是CIO)自娛自樂的畸形產物。探索的精神無可厚非，但是畢竟嘗試性的技術探索對于組織應用所期望的穩(wěn)定性、實用性而言是高風險和高成本的。  技術先進性的價值不在于先進本身，而在于先進對擴展性、性能、安全性、集成性、易用性。泛普EAP協(xié)同管理軟件提供一個可靈活擴展的框架結構，部署了大量構件、采用JAVA語言編寫、以多維門戶形式展現，系統(tǒng)支持各種部署模式、各種操作系統(tǒng)、各種數據庫和中間件，并具備完備的配置體系、接口體系和插件體系。由于J2EE的開放性，泛普EAP支持各種服務器、操作系統(tǒng)、數據庫、中間件和應用軟件。  我們相信CIO對于協(xié)同OA軟件的評估側重應用和技術是理性的，但我們也同時注意到，CIO對于推動組織建立新型工作行為模式的艱巨性和挑戰(zhàn)性的重視程度不夠，常在對未來技術應用發(fā)展趨勢的無限可能性的冥思苦想中忽略了組織與協(xié)調成本，導致系統(tǒng)實施成為踏入泥潭的第一步。

        成因五：實施缺乏導向  

　　實施被不少CIO理解為軟件開放、安裝調試、培訓、測試、上線這一類的事務，但我們認為這不是實施，至少實施的目標錯了，不是結束一個軟件的部署過程，而是在這個過程中達成管理提升的目的。如果前面所說的工作是必需的過程，那么達成管理目標才是實施的結果。遺憾的是，極少有CIO在實施計劃中明確地提出管理提升目標，最高的層次也就是具體枝節(jié)需求的滿足。最理想的結果也就是安裝了一套對大家沒有價值感受的軟件!