管理和普通員工對OA辦公系統(tǒng)的誤讀

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盡管OA協(xié)同軟件的普及度越來越高，但仍有許多人不甚了解或者對OA有所誤解，從而影響到OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用效果、消減OA使用價(jià)值。因此，本文將從領(lǐng)導(dǎo)層、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和普通員工三個(gè)角度分析客戶對OA辦公系統(tǒng)普遍存在的誤讀。
    領(lǐng)導(dǎo)層：OA辦公系統(tǒng)實(shí)施只是信息部門的事
　　OA辦公系統(tǒng)作為管理軟件，最終的使用對象不僅僅是信息部門或管理人員，而是企業(yè)或組織的全體員工。同樣作為軟件，OA辦公系統(tǒng)是一個(gè)管理工具，關(guān)鍵還是要靠人來用，軟件應(yīng)用好壞，程度如何，最終的決定因素是人而非軟件。僅僅通過信息部門或者某一個(gè)部門去推動，最終只會導(dǎo)致在整個(gè)公司應(yīng)用的失敗。
　　有的領(lǐng)導(dǎo)完全將OA項(xiàng)目分配給信息部門等著驗(yàn)收成果，要知道再牛的信息部也沒有領(lǐng)導(dǎo)的號召來得有效。OA辦公系統(tǒng)的推廣使用尤其需要領(lǐng)導(dǎo)層的支持和重視，需要領(lǐng)導(dǎo)起帶頭作用，引導(dǎo)全體員工和對應(yīng)的工作盡快向OA系統(tǒng)遷移，保障系統(tǒng)用起來并用得好，如此一來才能實(shí)現(xiàn)解決管理難題、提升管理水平的選購初衷。
　　項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：OA項(xiàng)目越早結(jié)束越好
　　OA是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要整體規(guī)劃，分步來實(shí)施，關(guān)鍵是企業(yè)需要把目前最迫切，最關(guān)鍵，見效最快的需求先提煉出來，在此基礎(chǔ)上逐漸加深應(yīng)用，然后在擴(kuò)展新的需求。目前很多企業(yè)對OA辦公系統(tǒng)的選型有很大的局限在于認(rèn)為滿足現(xiàn)在的需求就可以，其實(shí)OA的深度和廣度可以很深很廣，很多企因?yàn)閷A的規(guī)劃不了解，所以導(dǎo)致OA辦公系統(tǒng)在應(yīng)用過一段時(shí)間以后遇到瓶頸。建議企業(yè)前期需要規(guī)劃好，然后按照企業(yè)實(shí)際需要在今后幾年在加深應(yīng)用深度的基礎(chǔ)上，分步實(shí)施需要的功能。
　　普通員工：OA=工作匯報(bào)
　　很多員工對OA的反感源于OA辦公系統(tǒng)功能框架中的計(jì)劃管理，使用OA辦公系統(tǒng)的公司多會要求員工寫日報(bào)、周計(jì)劃總結(jié)、月計(jì)劃總結(jié)，甚至日程安排等等，員工對計(jì)劃匯報(bào)的排斥就如同我們學(xué)生時(shí)代對試后反思的抗拒，是可以理解的，但其作用卻不能因其排斥而被磨滅。這是良好習(xí)慣的養(yǎng)成，也是對工作大有幫助的行動。
　　且不說計(jì)劃匯報(bào)的好處有多少，員工將OA等同與工作匯報(bào)本身就存在片面性。計(jì)劃管理是OA辦公系統(tǒng)的一部分，也是流程管控的一部分，OA中有許多對普通員工有益的功能正在被忽視。如知識經(jīng)驗(yàn)的上傳分享讓新員工更快了解公司、更快適應(yīng)環(huán)境，也讓老員工隨時(shí)查看公司規(guī)章制度，避免權(quán)益被侵害；如申請流程的設(shè)置讓普通員工在提交申請時(shí)不用再一間一間辦公室來回好幾趟地跑，只需填好表單發(fā)送即可，必要時(shí)還可以對領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行系統(tǒng)催辦，節(jié)省了大量精力；如門戶設(shè)置讓信息攝取更有針對性，更好地安全工作順序、把握工作節(jié)奏等等。OA辦公系統(tǒng)對普通員工的好處還有很多，這里不再贅述，總之，對于普通員工來說，誰能更快適用OA辦公系統(tǒng)誰便在效率上把握了先機(jī)。
　　其實(shí)用戶和市場對OA的誤讀還有很多，以上只是簡單列舉了客戶內(nèi)部三個(gè)立場上的用戶對OA普遍存在的誤解。存在即合理，OA辦公系統(tǒng)產(chǎn)生和發(fā)展這么多年，市場在逐漸擴(kuò)大，用戶越來越多，必定有其可取之處，且這個(gè)可取之處不是能夠輕易被替代的。