中原地產(chǎn)Office System昆明OA信息化案例

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麥炳

實現(xiàn)信息安全與共享的完美結(jié)合—Microsoft Office System新一代知識管理解決方案應用于中原地產(chǎn)

　　中原(中國)物業(yè)顧問有限公司是中原集團旗下公司，專責國內(nèi)房地產(chǎn)代理中介業(yè)務，在全國21個城市設有分公司，是全國最大規(guī)模的房地產(chǎn)代理集團。

　　中原（中國）物業(yè)顧問有限公司于2003年4月開始正式規(guī)劃、推廣網(wǎng)絡化辦公解決方案，部署基于微軟技術(shù)的信息權(quán)限管理和企業(yè)信息門戶平臺。通過在Microsoft Windows Server 2003操作系統(tǒng)上部署Microsoft Windows Rights Management Service（RMS），將其與Windows Server中的活動目錄和Microsoft Office 2003緊密集成，來保護與日常辦公所產(chǎn)生的敏感的Web內(nèi)容、文檔和電子郵件。通過Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003在企業(yè)中搭建企業(yè)知識管理平臺（KM），實現(xiàn)信息的集中管理、知識挖掘、分享與沉淀、協(xié)同工作。這套系統(tǒng)，不但為中原的各個分公司搭建了自己的知識共享、協(xié)作的平臺，而且第一次令中原發(fā)揮自己在全國范圍內(nèi)的優(yōu)勢。

　　應用背景分析
　　在中原（中國）物業(yè)顧問有限公司的工作流程中，往往需要一個工作組來完成一個項目，或者由幾個工作組來配合完成一個項目，這些項目通常會包括樓盤的營銷、代理，從而會產(chǎn)生出大量的策劃方案、銷售報告、產(chǎn)品分析、需求報告、客戶反饋等電子文件。

　　在以前，需要將這些電子文件打印出來歸檔，如果需要借閱就必須辦理借閱手續(xù)，而且不同的人都是用自己的計算機來完成自己的工作，項目之間需要合作時，就不得不采用文檔復制的方法。建立好公司的計算機網(wǎng)絡后，可以通過網(wǎng)絡上的共享文件夾方式將文件在網(wǎng)絡上傳來傳去。但是大量的文件散落在公司中，特別是對一些新進的員工，就不知道如何從網(wǎng)絡中找到需要的文件。后來采用了文件服務器的方法進行文件的集中管理，所有的文件都保存在文件服務器上的相應目錄中，但是又面臨著文檔的安全性問題。
以前的文檔安全保護基本上是基于文件夾方式的，雖然在公司內(nèi)部通過技術(shù)手段為文檔加密、設置訪問密碼、控制使用郵件的傳播，降低了文件的擴散速度，但是也阻礙了文件的內(nèi)部交流的通暢。比如員工有時需要從公司借出策劃方案給客戶，或者將工作文檔帶回家來辦公，也會使用一些免費的郵箱來收發(fā)相關(guān)的文檔。如果在某一個環(huán)節(jié)造成文件的流失，對于公司或項目小組都會帶來不可估量的損失。而且，隨著項目的增多，公司中會存在著大量的知識文檔，當需要這些文檔時，搜索相關(guān)的文件也是比較麻煩的。以前，中原（中國）物業(yè)顧問有限公司也計劃在公司內(nèi)部開發(fā)、推廣文檔管理平臺，但是必須要找專業(yè)的人員來開發(fā)、更新、維護，所以這個思路在理論上是可行的，但是推廣起來就非常困難，在使用上形成了巨大的障礙。

　　中原（中國）物業(yè)顧問有限公司非常希望能夠通過技術(shù)手段來保護企業(yè)運營過程中的技術(shù)文檔，并且能夠通過一個協(xié)作平臺實現(xiàn)現(xiàn)代化的辦公方式。

　　解決方案
　　中原（中國）物業(yè)顧問有限公司開始規(guī)劃和部署基于微軟技術(shù)的信息權(quán)限管理和企業(yè)信息門戶方案。

　　后臺服務 通過在Microsoft Windows Server 2003操作系統(tǒng)上部署Microsoft Windows Rights Management Service（RMS），將其與Windows Server中的活動目錄緊密集成，來保護與日常辦公所產(chǎn)生的敏感的Web內(nèi)容、文檔和電子郵件。使用RMS來設置策略模板，使得文檔的保護與企業(yè)中的辦公流程能夠整合在一起，例如策劃部的文檔可以規(guī)定只能在策劃部或其他主管部門來進行察看，其他無關(guān)人員就沒有權(quán)限來訪問文檔。并且，通過RMS的日志管理機制，可以隨時監(jiān)控公司機密信息的流動，防止相關(guān)文件的外泄。

　　前臺用戶 員工使用Microsoft Office 2003來進行日常辦公，并獲得與企業(yè)的業(yè)務策略相一致的內(nèi)容使用權(quán)限和條件。通過經(jīng)常使用的Office工具就可以為重要的Word、Excel、PowerPoint文檔設置禁止復制、禁止編輯、禁止打印、文檔可以瀏覽的到期時間等權(quán)限；通過Outlook可以為機密的電子郵件設置禁止轉(zhuǎn)發(fā)、打印等操作權(quán)限。閱讀文檔的用戶，不管是否使用Office 2003都可以受到權(quán)限管理的控制。這樣一來，企業(yè)內(nèi)部的文檔交流和企業(yè)與客戶、合作伙伴的文檔交流都可以得到權(quán)限控制。與文檔不相關(guān)的人員很難打開這些文檔，大大降低了機密文件的泄漏風險，充分保護了企業(yè)中的數(shù)字信息。而且，基于Microsoft RM的保護方案是基于文件內(nèi)容的權(quán)限管理，比以前在公司中采用的基于文件目錄的管理方式要靈活、安全很多。
　　因為做到了重要文件和信息可以安全地存在于公司的網(wǎng)絡中，所以就可以安全地通過Microsoft SharePoint Portal Server 2003在企業(yè)中搭建企業(yè)知識管理平臺（KM），使所有的工作都可以基于這個平臺來開展，包括加班通知、外出登記、圖書資料借閱、業(yè)績報告、市場調(diào)研、市場分析等等，并且業(yè)務主管部門還可以通過知識管理平臺來對營銷數(shù)據(jù)進行深層次的挖掘和分析，以獲得最新的企業(yè)運營報告。通過知識管理平臺的實施，增強了文檔的集中管理能力，工作組成員之間、工作組和工作組之間的協(xié)調(diào)配合大大加強，提高了辦公的效率。

　　優(yōu)勢與收益
　　通過在中原（中國）物業(yè)顧問有限公司成功部署基于微軟技術(shù)的IRM和KM解決方案，幫助企業(yè)實現(xiàn)了統(tǒng)一實施安全機制策略，防止機密信息的泄漏，并將散落的文檔集中管理和控制，使員工能夠快速地從知識庫中檢索文檔，加強了員工之間、部門之間的協(xié)同辦公能力。通過該解決方案，實現(xiàn)了快速且安全地與客戶交流信息，提升了客戶滿意度。

　　統(tǒng)一實施安全機制策略，防止機密信息的泄漏
　　將Windows RM客戶端和服務器技術(shù)綜合起來，可以提供創(chuàng)建受RM保護的內(nèi)容、授權(quán)和分發(fā)受RM保護的內(nèi)容、獲取許可打開受RM保護的信息，并可以將信息安全策略在企業(yè)級快速部署。

　　企業(yè)中的IT管理人員可以為用戶創(chuàng)建和分發(fā)文檔定義使用權(quán)限和條件的權(quán)限策略模板。例如，可以為員工創(chuàng)建權(quán)限策略模板，以便對公司機密信息按照不同部門的訪問級別單獨分配使用權(quán)限和條件。對于那些要為其內(nèi)容建立文檔分類層次結(jié)構(gòu)的組織而言，這些權(quán)限策略提供了一種便于管理的方法。同時，Windows RMS支持日志記錄，管理員可以跟蹤和審計組織內(nèi)受RM保護內(nèi)容的使用情況，以便記錄RM的活動情況。
　　將散落的文檔集中管理和控制
　　通過Microsoft SharePoint Portal Server 2003在企業(yè)中搭建企業(yè)知識管理平臺（KM），使所有的工作都可以基于這個平臺來開展，包括加班通知、外出登記、圖書資料借閱、業(yè)績報告、市場調(diào)研、市場分析等等，并且業(yè)務主管部門還可以通過KM來對營銷數(shù)據(jù)進行深層次的挖掘和分析，以獲得最新的企業(yè)運營報告。

　　SharePoint Portal Server集成了許多文檔管理組件，內(nèi)容創(chuàng)建者可以在Microsoft Office環(huán)境下很方便地發(fā)布信息。SharePoint Portal Server提供了自動的文檔簽入和簽出、版本控制、安全性能保障、生命周期管理和協(xié)作功能。線程化討論允許使用人員在傳播文檔時在文檔中添加注釋，他們還能從門戶站點審核這些注釋，而不需要在多個審閱者之間來回地發(fā)送電子郵件。

　　加強了員工之間、部門之間的協(xié)同辦公能力
　　在中原（中國）物業(yè)顧問有限公司的工作流程中，往往需要一個工作組來完成一個項目，或者由幾個工作組來配合完成一個項目，這些項目通常包括樓盤的營銷、代理，從而會產(chǎn)生出大量的策劃方案、銷售報告、產(chǎn)品分析、需求報告、客戶反饋等電子文件。通過Microsoft SharePoint Portal Server 2003在企業(yè)中搭建企業(yè)知識管理平臺（KM）可以使這些文件安全地在員工之間和部門之間進行共享，加強了協(xié)同工作的能力。

　　快速從知識庫中檢索文檔
　　SharePoint Portal Server采用了微軟研究和開發(fā)實驗室提出的改進算法，搜索引擎考慮到了單詞的出現(xiàn)頻率，優(yōu)化了排序結(jié)果的布局。其他高級工具中包括一個智能的索引引擎和自動分類工具。前者能夠辨識信息更新頻繁的區(qū)域，從而實現(xiàn)更加高效的索引編制；后者能夠分析文檔，并且為以后的文檔自動分類過程做出一些類型推測。

　　此外，還包括一些不變的查詢服務，這些服務將促使用戶去訂閱通知。用戶可以訂閱一個文檔、文件夾、類別或者搜索查詢。新的信息發(fā)布的時候或者信息有所更新的時候，用戶還可以通過電子郵件或直接登錄到門戶的方式獲得通知。

　　除了關(guān)鍵字搜索，用戶也能夠通過類別和屬性使用SharePoint Portal Server來搜索需要的信息。公司可以通過類別（Categories）將各個信息內(nèi)容劃分到一系列分組中，比如產(chǎn)品類和技術(shù)類。屬性表示的是文檔的類型，比如備忘錄和策劃報告。需要查找相關(guān)文檔的用戶可以有多種選擇，他們可以查看傳統(tǒng)的文件夾層次，也可以按照類別或?qū)傩詾g覽，還可以使用SharePoint搜索引擎來查找需要的文檔。

　　快速且安全地與客戶、合作伙伴交流信息，提升客戶滿意度
　　中原（中國）物業(yè)顧問有限公司的服務可以充分覆蓋到相關(guān)的客戶上，將策劃方案、營銷計劃、推廣報告方便而又安全地傳遞到客戶手中，不但提升了客戶的滿意度，而且再也不用擔心競爭伙伴的不當競爭了。