全自動化辦公軟件

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 　　OA辦公自動化系統(tǒng)是一個基于網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境的高效協(xié)同工作平臺，同時又是優(yōu)秀的個人桌面工具。利用該系統(tǒng)可把日常業(yè)務(wù)、事務(wù)、協(xié)作等信息在企業(yè)、部門、組群、個人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通與處理，系統(tǒng)提供協(xié)同信息、公文管理、公共信息、日程/會議管理、常用工具及系統(tǒng)管理等應(yīng)用模塊。

　　設(shè)計理念:

　　1. 簡單 VS 復(fù)雜

　　以最簡潔的信息分類和功能定義實現(xiàn)辦公中最重要、最經(jīng)常的應(yīng)用，使系統(tǒng)適

　　應(yīng)于不同水平的各級人員使用。

　　2、集中 VS 分散

　　將系統(tǒng)的信息集中存放在服務(wù)器中，方便本地和異地的使用者通過WEB方式訪問;每一條信息都采用"火車隊列"式管理，發(fā)起者發(fā)出火車頭，流程中的接收者在對應(yīng)的車廂中附加自己的意見，信息在流轉(zhuǎn)中全程共享、有序可控，改變郵件方式多次交互所造成的信息分散，提高溝通效率，減少繁冗信息。

　　3、低成本 VS 高成本

　　采用成熟可靠的技術(shù)和數(shù)據(jù)庫平臺完全自主開發(fā)，放棄費用高昂的專用開發(fā)平臺和運行環(huán)境，提供適合中國國情的最佳性價比的系統(tǒng)。

　　應(yīng)用對象:

　　部門、企業(yè)、集團、異地分支機構(gòu)和行業(yè)管理用戶

　　應(yīng)用范圍:

　　流程化管理事務(wù)，如公文傳遞、請示、審批、計劃、報銷等，內(nèi)部或異地分支機構(gòu)管理溝通、協(xié)同工作、個人日程、會議、約會安排、移動辦公

　　基于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的自動化管理策略

　　3.1 規(guī)范使用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)

　　對于來說，由于業(yè)務(wù)內(nèi)容較多，而且業(yè)務(wù)繁雜，為了能夠提高工作效率，提高信息化資源利用率，需要規(guī)范使用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)。完成OA協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)后，要經(jīng)過一段時間的試運行，實施自動化辦公和紙質(zhì)辦公同步，逐漸過渡到無紙化辦公，增強人員的協(xié)同辦公意識。以B為例，其建設(shè)了OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，為了保證系統(tǒng)正式穩(wěn)定運行，共同實行紙質(zhì)文件和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)1個月。為了規(guī)范OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用，制訂了相應(yīng)的管理制度。提出原則上經(jīng)過1個月試運行后，不可以另行引發(fā)紙質(zhì)文件。但考慮到業(yè)務(wù)的特殊性，對于涉秘性文件，仍舊以在紙質(zhì)文件為主，嚴(yán)禁在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)上處理。在過渡時期，做好辦公文件管理工作，確保從紙質(zhì)文件順利過渡到OA協(xié)同辦公系統(tǒng)。

　　3.2 做好工作人員的培訓(xùn)工作

　　運行OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，需要人員能夠熟練操作系統(tǒng)，能夠根據(jù)系統(tǒng)流程和規(guī)范，結(jié)合本職工作開展各項業(yè)務(wù)，進而提高工作效率和質(zhì)量?；诖?，完成OA協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)后，基層部門正式投入使用系統(tǒng)，要按照OA協(xié)同辦公系統(tǒng)操作以及使用實際情況，組織業(yè)務(wù)部門人員，進行關(guān)于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用以及操作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。同時要結(jié)合工作具體需求，在門戶網(wǎng)站上，定期發(fā)布培訓(xùn)教程。各單位定期接收公告通知。從OA協(xié)同辦公系統(tǒng)功能角度來說，集成了各大功能模塊，發(fā)揮著重要的作用。為了能夠充分發(fā)揮其功能作用，要增強操作人員的規(guī)范意識，具有較高的業(yè)務(wù)水平素質(zhì)，合理利用此系統(tǒng)，開展各項業(yè)務(wù)。在組織人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)時，要采取分類培訓(xùn)的方式，從部門和單位實際情況出?l，制定相應(yīng)的培訓(xùn)計劃。結(jié)合工作緊張情況，在不影響正常工作的狀態(tài)下，開展相應(yīng)的培訓(xùn)工作。

　　從信息化建設(shè)的實際情況來說，運行了多個信息化平臺，包括基層行政數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表信息化平臺、基層行政調(diào)解案件信息化錄入平臺、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)等。為了提升系統(tǒng)的辦公效率和質(zhì)量，更好的服務(wù)人民，要加強信息化運用。在實際運用中，及時上報數(shù)據(jù)信息，保證數(shù)據(jù)交換和共享的實效性和實用性。信息化的結(jié)合運用，要從業(yè)務(wù)實際出發(fā)。以人民調(diào)解業(yè)務(wù)為例，基于信息化平臺，開展智慧調(diào)解。在實際工作中，通過創(chuàng)建微信群和微信公眾號等方式，創(chuàng)新調(diào)解業(yè)務(wù)方式，探索調(diào)解新機制。增強信息互通交流以及工作指導(dǎo)，將矛盾化解于萌芽狀態(tài)，實現(xiàn)人民調(diào)解工作動態(tài)化管理。

　　3.3 加大信息化建設(shè)力度

　　首先，各級部門要積極落實信息化建設(shè)工作。領(lǐng)導(dǎo)干部要充分認(rèn)識到互聯(lián)網(wǎng)+模式(即OA協(xié)同辦公系統(tǒng)和現(xiàn)代化工作結(jié)合)的必要性以及意義，從而來推動OA協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)工作順利開展[5]。

　　其次，要加大技術(shù)支持力度。作為現(xiàn)代化科技發(fā)展的產(chǎn)物，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的構(gòu)建，需要技術(shù)的支持。在建設(shè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)時，要做好統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步落實各項建設(shè)工作，及時更新硬件設(shè)備以及應(yīng)用軟件。不斷加大技術(shù)投入力度，完善和升級OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，使其能夠為基層工作的開展，提供更多的支持。

　　最后，要注重安全使用。從工作特點來說，數(shù)據(jù)和文件具有保密性，對網(wǎng)絡(luò)安全性要求較高?；诖耍俗龊镁W(wǎng)絡(luò)安全設(shè)置以及防范外，還需要系統(tǒng)操作人員具有較強的安全意識，在使用的過程中，結(jié)合數(shù)據(jù)信息的重要程度進行處理，對于涉密文件和數(shù)據(jù)，不可以在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)上處理[6]，并嚴(yán)格做到涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密。