在線協(xié)同辦公系統(tǒng)開發(fā)

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 　　隨著計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化技術(shù)的快速發(fā)展和進(jìn)步，其已經(jīng)在金融經(jīng)濟(jì)管理、信息化辦公管理、倉儲物流管理、高等院校教育信息化等自動化管理過程得到了廣泛的普及和應(yīng)用，已經(jīng)有效的提高了人們工作、生活和學(xué)習(xí)的效率和質(zhì)量，取得了較好的效果。

　　一、目前 OA系統(tǒng)存在的問題

　　OA系統(tǒng)從 7 月份進(jìn)入測試以來，已經(jīng)在單位上下得到了初步普及，單位內(nèi)部流程基本都能涵蓋其中， 基本實(shí)現(xiàn)了無紙化綠色辦公; 但根據(jù)目前運(yùn)行情況來看，還有許多不足之處，具體表現(xiàn)在：

　　一是思想認(rèn)識不到位。 部分工作人員對 OA辦公系統(tǒng)比較排斥， 認(rèn)為 OA系統(tǒng)是一種可有可無的辦公軟件，而沒有意識到辦公自動化發(fā)展的必然趨勢和正式運(yùn)行后帶來的便捷。 部分工作人員將其和即時通訊軟件騰訊 QQ等同，沒有完全作為一種辦公用具和管理軟件使用，造成溝通無記錄、不及時， 文件丟失、工作流程無追溯性等一系列問題。還有一部分工作人員認(rèn)為自己熟練掌握了電腦辦公系統(tǒng)， OA的操作也會很簡單，從而對操作培訓(xùn)課程學(xué)習(xí)自覺性不夠。

　　二是人員應(yīng)用能力不高。通過日常工作發(fā)現(xiàn)，許多同志的辦公 OA操作熟練度不高， 僅僅停留在收發(fā)文件的初步階段， 甚至連收發(fā)文件都不能熟練完成，更不用說深層次的應(yīng)用了。

　　三是辦公時效性不強(qiáng)。信息化辦公相比傳統(tǒng)辦公最大的優(yōu)勢在于辦公的時效性， 實(shí)現(xiàn)了辦公的無時不在， 但我們目前還沒有充分發(fā)揮OA辦公的時效性，造成工作積壓，文件與資料收發(fā)滯后，影響了工作的效率和質(zhì)量。

　　四是沒有完全突破信息化辦公的無地域性。信息化辦公之所以成為當(dāng)前企業(yè)管理的主要工具， 其主要原因是信息化辦公突破了傳統(tǒng)辦公的地域性，使辦公無處不在，但現(xiàn)狀是 OA辦公僅僅停留在辦公室，離開辦公室后基本閑置，造成工作脫節(jié)、政令不暢。

　　五是 OA辦公軟件高級功能開發(fā)和應(yīng)用不夠。目前使用的辦公 OA是依托 WIN7系統(tǒng)開發(fā)的軟件，功能較為強(qiáng)大，但模塊比較單一，與我單位的實(shí)際需要尚有一段磨合期。 另外，我們對于本單位所以工作的梳理還不夠細(xì)致和科學(xué)， 因此沒有充分發(fā)揮其全方位信息化管理功能，這些都需要在實(shí)際操作中逐步改進(jìn)。

　　對以上存在的問題，要想完全實(shí)現(xiàn)信息化辦公，引領(lǐng)本單位完全步入信息化時代，應(yīng)在以下幾方面加強(qiáng)：

　　一是提高全員思想認(rèn)識，充分認(rèn)識實(shí)現(xiàn)信息化辦公是現(xiàn)代企業(yè)管理的必然要求。 首先領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)各部門要完全擺傳統(tǒng)的紙張辦公， 各級領(lǐng)導(dǎo)帶頭使用信息化辦公軟件， 向現(xiàn)代信息化的辦公轉(zhuǎn)變; 要以輿論為導(dǎo)向，以全員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)為手段，不斷加大建設(shè)推廣力度。單位要上下聯(lián)動，建立考核機(jī)制，文書資料來往、項(xiàng)目資料上報、溝通流等都必須通過辦公 OA實(shí)現(xiàn)，充分發(fā)揮信息化辦公的無地域性、及時性、高效性，實(shí)現(xiàn)工作流程的可追溯性， 逐步實(shí)現(xiàn)綠色無紙化辦公，達(dá)到節(jié)約管理成本、提高工作效率的目的，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)政令暢通、令行禁止的基本管理目標(biāo)。

　　二是信息化辦公向所有工作人員普及，實(shí)現(xiàn)全員信息化。就目前信息化程度而言， 基本停留在辦公室公文管理， 而在其他審批事項(xiàng)特別是信息錄入有所滯留， 造成有需要的同事不能及時了解本單位管理動向和政策信息， 影響了管委會領(lǐng)導(dǎo)管理政策的普及和管理觸角的延伸。因此要全面普及 OA辦公系統(tǒng)，同時加大教育培訓(xùn)力度，使所有工作人員掌握信息化辦公技能， 實(shí)現(xiàn)全員信息化， 提高本單位的管理效能。

　　三是確保資金投入，不斷完善、更新硬件設(shè)施和軟件版本，使其充分發(fā)揮作用，服務(wù)于單位管理。就 OA辦公平臺而言，在管理上還存在許多漏洞，諸如硬件設(shè)施落后，網(wǎng)絡(luò)攻擊防護(hù)能力較差、操作不夠清晰簡便等。應(yīng)在成立工作小組的基礎(chǔ)上，落實(shí)責(zé)任，做好信息化建設(shè)基礎(chǔ)工作。

　　四是不斷加大開發(fā)力度，向信息化辦公的深層次突破。目前，我們對 OA辦公平臺的使用只停留在初級階段，僅限于文件收發(fā)和工作流，沒有充分發(fā)揮其管理效能，下一步要加大開發(fā)力度和推廣力度。

　　將報表系統(tǒng)、人力資源、培訓(xùn)管理、公文管理、檔案管理、項(xiàng)目管理、公章管理等功能進(jìn)一步完善深化， 和單位現(xiàn)有的綜合項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等軟件實(shí)現(xiàn)無縫對接和有機(jī)結(jié)合。要求 OA管理人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握開發(fā)和應(yīng)用技能，不斷開發(fā)新的管理模塊， 實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理的信息化深層次應(yīng)用和全方位覆蓋。

　　目前，單位的 OA系統(tǒng)通過多次調(diào)整， 已經(jīng)漸漸能適應(yīng)管委會目前的使用需要，但相比其他辦公自動化系統(tǒng)，還存在著一定的差距，但只要我們思想認(rèn)識到位，不斷規(guī)范制度和流程，合理利用資源，注重操作性，就一定能使 OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)更上一層樓，實(shí)現(xiàn)本單位完全信息化管理，為管委會乃至武林路和中山北路健康、持續(xù)、科學(xué)發(fā)展提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)和技術(shù)支撐。