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　　OA系統(tǒng)上線，直接拍板決定就可以了嗎?NO、NO、NO!OA系統(tǒng)可不是一個(gè)想做就做的簡(jiǎn)單項(xiàng)目，沒(méi)有足夠的條件和準(zhǔn)備，那就迎接失敗吧!那么OA系統(tǒng)上線需要做什么準(zhǔn)備呢?

　　上線OA需要明確以下幾個(gè)問(wèn)題：

　　1、引入OA系統(tǒng)的目標(biāo)是否明確?

　　在引入OA系統(tǒng)之前，最好能在管理層統(tǒng)一思想：我們引入OA系統(tǒng)的目的到底是什么?是業(yè)務(wù)流程建設(shè)?還是企業(yè)文化建設(shè)?還是為了及時(shí)溝通?或是進(jìn)行知識(shí)管理?又或是滿足移動(dòng)辦公的需求?

　　舉例而言，如果是為了進(jìn)行業(yè)務(wù)流程建設(shè)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，那么就要以關(guān)鍵崗位為基礎(chǔ)，明確公司的制度、流程、動(dòng)作及質(zhì)量和時(shí)效要求，并將這些要點(diǎn)反映在OA系統(tǒng)中。

　　2、公司內(nèi)部管理是否規(guī)范化?

　　實(shí)際上，OA系統(tǒng)是輔助管理的工具，要引入OA系統(tǒng)，企業(yè)首先要把組織機(jī)構(gòu)管理的基本工作做好。問(wèn)自己幾個(gè)問(wèn)題——組織結(jié)構(gòu)圖是否明確?各部門(mén)的職能、責(zé)任、權(quán)力是否已明確?主要流程是否已明確?有哪些?線下是否已有執(zhí)行規(guī)則并定期執(zhí)行?基于流程的各個(gè)關(guān)健崗位，是否已明確崗位說(shuō)明書(shū)、任職資格、績(jī)效考核表?這一步，是為了確保流程上線后可以有效執(zhí)行。

　　3、“OA”項(xiàng)目管理

　　到了這一步，作為企業(yè)方，需要設(shè)置項(xiàng)目管理人員，與實(shí)施項(xiàng)目的OA系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)商充分溝通，使其了解公司主營(yíng)業(yè)務(wù)，同時(shí)還要考慮時(shí)間、質(zhì)量、成本的平衡點(diǎn)。(如何取舍的問(wèn)題)而作為實(shí)施方，需要明確項(xiàng)目實(shí)施的幾個(gè)節(jié)點(diǎn)，最少有進(jìn)場(chǎng)實(shí)施(企業(yè)方方同期介入)、試運(yùn)行、驗(yàn)收(明確核心功能)三大節(jié)點(diǎn)。

　　4、IT項(xiàng)目管理有幾個(gè)原則

　　IT項(xiàng)目春節(jié)后上線實(shí)施，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)較小。春節(jié)前開(kāi)始實(shí)施，風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較大。針對(duì)OA項(xiàng)目，其實(shí)我認(rèn)為有很多工作(流程規(guī)范化)，都是可以提前完成的。

　　OA項(xiàng)目上線，根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，需1-2個(gè)月。培訓(xùn)和使用，也是項(xiàng)目上線的重點(diǎn)，需要公司上下一心，管理層一定要支持。

　　項(xiàng)目交接到公司后，最好有專人負(fù)責(zé)運(yùn)維，此人在項(xiàng)目實(shí)施時(shí)就介入。后期負(fù)責(zé)流程效率分析和優(yōu)化。技術(shù)難度不大，業(yè)務(wù)復(fù)雜度相對(duì)較大，最好有臨時(shí)性備崗。

　　5、OA與IT規(guī)劃

　　OA系統(tǒng)屬于企業(yè)信息化管理的入門(mén)項(xiàng)目。基于此，管理層很有可能會(huì)有其它信息化項(xiàng)目的需求，最好能提前1-3年做一次IT規(guī)劃，以避免今后選型上的限制。

　　OA系統(tǒng)不僅僅是一套管理軟件，他還是以一套管理是思想、一套管理制度、一種企業(yè)文化，它的上線是對(duì)整個(gè)企業(yè)管理上的一次大變動(dòng)，如果沒(méi)有做好準(zhǔn)備，那么失敗是必然的。

　　OA系統(tǒng)辦公的普及度日漸增高，成為上班族日常工作的必“游”之地，也成為領(lǐng)導(dǎo)管理、決策的左膀右臂。這一背景下，OA辦公系統(tǒng)的價(jià)值卻并未得到充分利用，某些用戶系統(tǒng)并不那么順暢，那么如何激發(fā)OA系統(tǒng)價(jià)值最大化呢?

　　內(nèi)力驅(qū)動(dòng)——易用性

　　要走更遠(yuǎn)的路，先要有合腳的鞋。要激發(fā)OA辦公系統(tǒng)價(jià)值的最大化，精選一款符合自身需求的、易用易維護(hù)的OA系統(tǒng)尤為必要。OA用戶不是軟件研發(fā)人員，如果只是向他們展示系統(tǒng)多么偉大卻不提供給他們駕馭系統(tǒng)的方法，再?gòu)?qiáng)大的作品都是空談。用戶需要的是能解決問(wèn)題并能以最簡(jiǎn)潔的方法解決問(wèn)題的OA系統(tǒng)。能夠拖拖拽拽便能完成流程制作，顯然比從一張復(fù)雜的數(shù)據(jù)表中轉(zhuǎn)化更受歡迎。OA系統(tǒng)的價(jià)值在于提升員工的工作效率、組織的管理效率，因此一套易用的OA系統(tǒng)更能提高員工的接受度，提高使用率，從而充分發(fā)揮價(jià)值最大化。

　　外力驅(qū)動(dòng)——高層支持

　　OA信息化是一場(chǎng)全員辦公革命，需要領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)OA系統(tǒng)的使用效果發(fā)揮著絕對(duì)的影響，如果領(lǐng)導(dǎo)的辦公方式依然延續(xù)傳統(tǒng)，那么底下員工即使明白OA的好也不得不尾隨領(lǐng)導(dǎo)，OA系統(tǒng)也就難以為繼。由上至下的推廣模式，是OA系統(tǒng)得以普及的關(guān)鍵之一。

　　心理驅(qū)動(dòng)——做系統(tǒng)主人

　　如果使用者從心理上認(rèn)同OA系統(tǒng)，OA的使用效果將大不相同。而獲得用戶心理認(rèn)同的關(guān)鍵便是強(qiáng)調(diào)他的主人翁意識(shí)，進(jìn)一步講，如果OA系統(tǒng)中的文檔是他提供的，新聞是他上傳的，門(mén)戶是他定義的，流程是他設(shè)計(jì)的，那么他會(huì)不會(huì)好好使用OA系統(tǒng)并督促他人使用呢?

　　激發(fā)OA系統(tǒng)的最大價(jià)值關(guān)鍵在于讓所有用戶加入到OA使用中來(lái)，徹底擺脫傳統(tǒng)的、耗時(shí)的、低效的工作模式，轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化、智能化、高效的工作模式。