[原創(chuàng)]電子文檔管理系統(tǒng)兵法

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彭端淑《為學(xué)》中說(shuō)：天下事有難易乎？為之，則難者亦易也；不為，則易者亦難也。

A集團(tuán)的知識(shí)管理事業(yè)，已經(jīng)有了一個(gè)開(kāi)端，先不論這個(gè)開(kāi)端是否良好，邁出了第一步，已經(jīng)是“為之”，具備了“難者亦易也”的可能性。

當(dāng)然，并不等于說(shuō)，只要開(kāi)始，就會(huì)成功。從開(kāi)始到成功，還有很長(zhǎng)的路要走，在過(guò)程中，要對(duì)道、天、地、將、法進(jìn)行細(xì)致分析比較，要把握好天時(shí)、地利、人和；要制訂戰(zhàn)略；要招兵買(mǎi)馬，排局布陣；要因利制權(quán)，修道保法；要講究虛實(shí)、奇正、迂直、動(dòng)靜等戰(zhàn)術(shù)；要有智有勇有仁有信。

陸霄的問(wèn)題，在于對(duì)知識(shí)管理本身缺少了解，對(duì)公司形勢(shì)也缺少充分了解，準(zhǔn)備不足，沒(méi)有構(gòu)建相應(yīng)的組織制度，沒(méi)有制定全盤(pán)策略，沒(méi)有分清自己的角色，就匆匆切入，而過(guò)程中，信心也不夠堅(jiān)定，遇到挫折就容易動(dòng)搖。其實(shí)這些問(wèn)題，很多是普遍性的，但因?yàn)槠髽I(yè)的應(yīng)對(duì)之策、參與的人不同，就會(huì)出現(xiàn)不同的結(jié)果。

謀定而后動(dòng)

“夫未戰(zhàn)而廟算勝者，得算多也；未戰(zhàn)而廟算不勝者，得算少也，少算不勝，而況乎無(wú)算乎？”

案例中沒(méi)有交代，A集團(tuán)從開(kāi)始有了知識(shí)管理的想法，到委派陸霄擔(dān)任CIO，中間有多長(zhǎng)的籌謀時(shí)間，但從委派陸霄擔(dān)任CIO而不是CKO這一職務(wù)來(lái)看，可能是時(shí)間倉(cāng)促，也可能是集團(tuán)高層對(duì)于知識(shí)管理還缺少了解。雖然很多企業(yè)的知識(shí)管理工作也是由CIO負(fù)責(zé)，但相比之下，CKO（首席知識(shí)官，Chief Knowledge Officer）這一職務(wù)會(huì)更顯得名正言順。企業(yè)的職務(wù)設(shè)置、組織架構(gòu)可以充分體現(xiàn)對(duì)知識(shí)管理的重視，A集團(tuán)在這個(gè)方面，顯得有些失策。

而陸霄9月3日上任，9月10日召開(kāi)會(huì)議，看似有了充足準(zhǔn)備，但從會(huì)議過(guò)程來(lái)看，并非如此。作為知識(shí)管理負(fù)責(zé)人，陸霄其實(shí)不必急于一時(shí)，先理清思路，了解形勢(shì)，再制定策略，才是上策。

這段時(shí)間內(nèi)，陸霄應(yīng)該首先去了解知識(shí)管理。具備技術(shù)和管理背景，并不等于對(duì)知識(shí)管理也了如指掌。知識(shí)管理目前在國(guó)內(nèi)，仍是比較前沿的，作為負(fù)責(zé)人的自己，如果對(duì)知識(shí)管理也不了解，那么，就無(wú)法引領(lǐng)別人做好這項(xiàng)工作。

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，想要在短期內(nèi)了解知識(shí)管理，可以通過(guò)如下途徑：

書(shū)藉

夏敬華、金昕的《知識(shí)管理》是非常好的入門(mén)讀物，通俗曉暢，深入淺出，全面論及了企業(yè)知識(shí)管理各個(gè)層面，包括理念和方法、系統(tǒng)與技術(shù)、規(guī)劃與實(shí)施，在書(shū)中還附有一些名企的案例與實(shí)踐，對(duì)于之前不了解知識(shí)管理的人，可以起到很好的引領(lǐng)作用。可以啟發(fā)讀者結(jié)合自己企業(yè)的現(xiàn)狀，制定適合自己企業(yè)的知識(shí)管理策略。

《知識(shí)管理－哈佛商業(yè)評(píng)論精粹譯叢》（原名《Harvard Business Review on Knowledge Management》）也是值得一讀的書(shū)，這本書(shū)是收錄多位知名作者的文章，而這些文章又都是發(fā)表在《哈佛商業(yè)評(píng)論》中的，普遍簡(jiǎn)潔，精悍，讀起來(lái)是一種享受，可以加深對(duì)知識(shí)管理的理解。其中一些文章，如克里斯·阿吉里斯的《教聰明人學(xué)會(huì)學(xué)習(xí)》對(duì)于很多人是適用的，可以用作打開(kāi)知識(shí)管理壁壘的鑰匙。

網(wǎng)站

AMT和KMC（中國(guó)知識(shí)管理中心），作為國(guó)內(nèi)研究知識(shí)管理的較早機(jī)構(gòu)，在網(wǎng)站上都積累了大量知識(shí)管理的優(yōu)秀文章，通過(guò)閱讀這些文章，可以較快地了解知識(shí)管理的過(guò)去、現(xiàn)狀和未來(lái)，從而理清思路認(rèn)明方向。而從這些網(wǎng)站上，也匯集了大批知識(shí)管理專(zhuān)家和知識(shí)管理同行，通過(guò)與專(zhuān)家的交流，會(huì)取得快速的進(jìn)步。同時(shí)，對(duì)于前沿性如此強(qiáng)烈的知識(shí)管理來(lái)說(shuō)，一個(gè)人行路難免感到孤單，但如果是一群人，則有不同的意義，因此與同行的交流，可以互通訊息，探討更好的途徑，知識(shí)管理崇尚的CoP（實(shí)踐社區(qū)，Community of Practive）在web2.0時(shí)代更容易發(fā)揮作用。而博客、論壇、圈子等也可以作為知識(shí)管理系統(tǒng)工具引入到企業(yè)內(nèi)部，有益于內(nèi)部的知識(shí)分享交流、知識(shí)積累。目前金蝶公司的內(nèi)部博客Mykingdee Spaces就取得了良好的效果，已經(jīng)成為集團(tuán)員工最為喜受的平臺(tái)。

培訓(xùn)

想要在幾天內(nèi)快餐式地了解知識(shí)管理，培訓(xùn)是個(gè)不錯(cuò)的方式。要做好一件事情，投入是必然的。AMT、KMC、藍(lán)凌等都有這樣專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)。就本案例來(lái)講，可能最先需要接受培訓(xùn)的，是陸霄自己，而在其后知識(shí)管理的開(kāi)展過(guò)程中，陸霄還可以視情況決定是否需要邀請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行知識(shí)管理內(nèi)訓(xùn)，俗語(yǔ)說(shuō)，外來(lái)的和尚好念經(jīng)，在陸霄還沒(méi)有充分具備影響力之前，請(qǐng)專(zhuān)家為事業(yè)部負(fù)責(zé)人洗腦是個(gè)不錯(cuò)的方法。這也屬于“兵馬未動(dòng)、糧草先行”。

具備了知識(shí)管理基礎(chǔ)還不夠，陸霄必須對(duì)集團(tuán)的現(xiàn)狀有所了解。

“知彼知己，百戰(zhàn)不殆；不知彼而知己，一勝一負(fù)；不知彼，不知己，每戰(zhàn)必殆”。從陸霄的情況看，目前是處于“不知彼、不知己”的狀態(tài)。

“作為一家知識(shí)密集型企業(yè)，規(guī)模的擴(kuò)張帶來(lái)業(yè)務(wù)量的飛速增加，每天都有大量的知識(shí)誕生，但是這些寶貴的知識(shí)還沒(méi)有來(lái)得及進(jìn)行及時(shí)地分類(lèi)整理就淹沒(méi)在浩如煙海的資料中了，以至于出現(xiàn)了很多員工花大量的時(shí)間重復(fù)地去研究同樣的問(wèn)題，而且人員的流動(dòng)又導(dǎo)致了知識(shí)的流失” 這只是模糊的描述，陸霄要做的，是把問(wèn)題結(jié)構(gòu)化、精確化，要了解問(wèn)題的癥結(jié)，才能夠?qū)ΠY下藥。只看到目錄等的現(xiàn)狀，然后貿(mào)然開(kāi)始，這是不夠成熟的舉動(dòng)。

法者，曲制、官道、主用也

沒(méi)有組織和人員保障，任何事業(yè)都可能半途而廢。

從案例中不難看出，目前陸霄還是一位光桿司令。單槍匹馬地開(kāi)展工作，能力再?gòu)?qiáng)，也不如團(tuán)隊(duì)的協(xié)同力量大。所以陸霄迫在眉睫的事情，不是著急開(kāi)會(huì)，而是“組閣”。

人員可以來(lái)自內(nèi)部也可以來(lái)自外部。

內(nèi)部：挑選對(duì)知識(shí)分享有熱情的人到知識(shí)管理部門(mén)，最好是來(lái)自業(yè)務(wù)部門(mén)，對(duì)業(yè)務(wù)的熟悉度可以使他們更好地開(kāi)展工作。

外部：可通過(guò)獵頭或者人才網(wǎng)站招聘到合適的人才，由于A集團(tuán)的知識(shí)管理工作尚處于初期，可挑選有知識(shí)管理從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人員，這樣可以依仗其現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展工作，并且可以彌補(bǔ)陸霄在知識(shí)管理理論和實(shí)踐方面的不足。同時(shí)，可以帶動(dòng)從內(nèi)部挑選的人員，先進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，這些人員可以成為知識(shí)管理工作的骨干人員。

在有必要的情況下，可以要求成立知識(shí)管理項(xiàng)目組，按項(xiàng)目制方式開(kāi)展工作，由公司高層甚至是CEO親自掛帥，要求事業(yè)部負(fù)責(zé)人參與，明確責(zé)任，由于高層的參與，也會(huì)引起事業(yè)部負(fù)責(zé)人的重視，這樣有利于知識(shí)管理的全面推行。

在確定了組織編制、嚴(yán)明了規(guī)范法度后，就可以有條不紊、按部就班地開(kāi)始工作了。

結(jié)合到上一節(jié)中所說(shuō)的“知己知彼”，知識(shí)管理部門(mén)可以從調(diào)研現(xiàn)狀開(kāi)始，以咨詢的手法診斷現(xiàn)存問(wèn)題，可以出具工作報(bào)告，交由知識(shí)管理項(xiàng)目組閱讀，以數(shù)據(jù)和事實(shí)引起高層的足夠重視，為以后的工作掃平障礙。

凡戰(zhàn)者，以正合，以奇勝。

“戰(zhàn)勢(shì)不過(guò)奇正，奇正之變，不可勝窮也。奇正相生，如循環(huán)之無(wú)端，孰能窮之。”

作為知識(shí)管理切入點(diǎn)的“目錄管理”，是沒(méi)有問(wèn)題的，有問(wèn)題的是陸霄的“一視同仁”，各事業(yè)部情況不同，所以需要采用不同的對(duì)策，不能刻舟求劍，制定統(tǒng)一的策略要求所有事業(yè)部嚴(yán)格執(zhí)行，這樣必然會(huì)遇到阻力。

“故善戰(zhàn)者，求之于勢(shì)，不責(zé)于人，故能擇人而任勢(shì)。”G和K事業(yè)部已經(jīng)有了不錯(cuò)的基礎(chǔ)，這正是可以運(yùn)用的“勢(shì)”，H和J事業(yè)部的確有其難題，所以可以暫緩，以G和K事業(yè)部作為試點(diǎn)，在過(guò)程中摸索經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合H和J事業(yè)部的情況，再制訂適合的策略。

這里也涉及到一個(gè)“角色和位置”的問(wèn)題。作為知識(shí)管理部門(mén)，應(yīng)當(dāng)明確自己的職責(zé)是為業(yè)務(wù)部門(mén)服務(wù)，幫助業(yè)務(wù)部門(mén)解決問(wèn)題，而不能抱著“管理”的想法，動(dòng)不動(dòng)用生硬的行政命令要求業(yè)務(wù)部門(mén)聽(tīng)從，這既會(huì)使業(yè)務(wù)部門(mén)反感，同時(shí)也可以造成業(yè)務(wù)部門(mén)的時(shí)間和知識(shí)管理的要求沖突，在業(yè)績(jī)壓力下，往往知識(shí)管理的優(yōu)先級(jí)會(huì)排到后面，如果不做好協(xié)調(diào)，不僅解決不了問(wèn)題，反而形成更尖銳的矛盾，使知識(shí)管理無(wú)果而終。

在金蝶，知識(shí)管理部一直以“服務(wù)者自居”，廣泛了解集團(tuán)員工的“痛”，幫助同事在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代更好地暢游。為了讓同事們提高工作效率，知識(shí)管理部特別制作知識(shí)光盤(pán)、知識(shí)刊物、制作《知識(shí)管理部百寶箱》等文檔，把更好的方法、工具推薦給同事，幫助同事在更短的時(shí)間內(nèi)做成更多的事，減輕工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)，考慮到很多機(jī)構(gòu)同事不便于到總部接受培訓(xùn)，知識(shí)管理部又組織“知識(shí)萬(wàn)里行”活動(dòng)，深入到機(jī)構(gòu)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，與機(jī)構(gòu)同事進(jìn)行互動(dòng)交流，傳播知識(shí)管理的理念、實(shí)踐和方法工具等，取得了良好的收效。

在案例中，李天崢的話也明確指出了，“為了讓明年6月份入職的新員工能快速地進(jìn)入角色，我目前正在整理工作中所要用到的規(guī)范列表，這個(gè)工作量是非常大的。所以說(shuō)我們事業(yè)部的時(shí)間基本上都已經(jīng)排滿了，統(tǒng)一目錄體系的工作不是目前最迫切和最重要的事情。”其實(shí)，這里面的規(guī)范列表的整理，就在知識(shí)管理的范疇內(nèi)，從最急迫的事情入手，結(jié)合知識(shí)管理的工具、方法，可以幫助H事業(yè)部的知識(shí)管理工作較快地起到效果，對(duì)于H事業(yè)部來(lái)講，這，就是知識(shí)管理的最佳切入點(diǎn)。

G和K事業(yè)部的良好群眾基礎(chǔ)，可以使知識(shí)管理較快見(jiàn)效，所以在事實(shí)上，就算把H和J事業(yè)部的知識(shí)管理工作往后一放，也并沒(méi)有關(guān)系，何況從知識(shí)管理部門(mén)自身的人員組成上，也未必能夠在一時(shí)之內(nèi)開(kāi)展太多工作?？傮w規(guī)劃、分步實(shí)施應(yīng)該是有效的策略。

知識(shí)管理本身也可以是花招迭出，知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)的是創(chuàng)新，在工作推進(jìn)過(guò)程中，可以結(jié)合企業(yè)的特點(diǎn)，多進(jìn)行創(chuàng)新工作，比如對(duì)于集團(tuán)企業(yè)，知識(shí)攻城圖就是一個(gè)不錯(cuò)的方式，即以中國(guó)政區(qū)圖為范本，對(duì)于分布在全國(guó)的各地分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)級(jí)，對(duì)于表現(xiàn)良好的，可給予紅旗，次一級(jí)的，給予綠旗，再次的，給予黃旗，這樣一來(lái)區(qū)分知識(shí)管理的成熟度，便于知識(shí)管理部門(mén)發(fā)現(xiàn)知識(shí)管理弱勢(shì)區(qū)，二來(lái)，也容易使各地區(qū)產(chǎn)生差異，優(yōu)秀者驕傲，落后者趕追，有益于促進(jìn)知識(shí)管理進(jìn)展。

造勢(shì)和借勢(shì)，也是好的策略。團(tuán)結(jié)一切可團(tuán)結(jié)的力量，形成合力，則可以形成1+1>3的作用。知識(shí)管理部門(mén)要充分發(fā)揮在知識(shí)獲取等方面的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行廣泛的文化宣傳，使全員認(rèn)識(shí)知識(shí)管理的重要性，推舉知識(shí)管理優(yōu)秀標(biāo)兵，予以獎(jiǎng)勵(lì)，注重和外部專(zhuān)家的交流，借用外部新聞和力量，加深集團(tuán)員工對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)識(shí)，比如，“Google將推knol 挑戰(zhàn)維基百科”、“華為知識(shí)管理：奉行知本主義”這樣的新聞，可以發(fā)送給集團(tuán)員工閱讀，這些，都可以看作是知識(shí)管理的風(fēng)向標(biāo)，以外部力量促進(jìn)內(nèi)部知識(shí)管理意識(shí)的覺(jué)醒。金蝶知識(shí)管理工作在公司評(píng)選深圳市市長(zhǎng)質(zhì)量獎(jiǎng)和南山區(qū)質(zhì)量獎(jiǎng)的時(shí)候，兩次均受到評(píng)審組的贊揚(yáng)，這既加強(qiáng)了知識(shí)管理部的信心，也使公司高層意識(shí)到知識(shí)管理工作的成績(jī)。

不戰(zhàn)而屈人之兵

“是故百戰(zhàn)百勝，非善之善者也；不戰(zhàn)而屈人之兵，善之善者也”。

諸葛亮空城計(jì)，不傷亡自己的將卒，嚇跑司馬懿大軍，知識(shí)管理的進(jìn)程中，不能存有爭(zhēng)戰(zhàn)之心，否則不僅完不成工作，還有可能導(dǎo)致公司內(nèi)部矛盾產(chǎn)生，影響自身運(yùn)行。對(duì)于業(yè)務(wù)部門(mén)的不配合，應(yīng)視為理所當(dāng)然，畢竟，公司雖然有統(tǒng)一的愿景、價(jià)值觀、戰(zhàn)略任務(wù)，落實(shí)到業(yè)務(wù)部門(mén)，各業(yè)務(wù)部門(mén)可能在統(tǒng)一的前提下有自己的小文化，有急迫的任務(wù)，要予以充分理解，要幫助業(yè)務(wù)部門(mén)去實(shí)現(xiàn)其業(yè)務(wù)目標(biāo)，讓知識(shí)管理成為一種驅(qū)動(dòng)力，當(dāng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)到知識(shí)管理的好處，自然而然會(huì)投身進(jìn)來(lái)。

同時(shí)，可以善加運(yùn)用攀比心理，讓業(yè)務(wù)部門(mén)間形成競(jìng)爭(zhēng)。比如表現(xiàn)良好的G和K事業(yè)部，可以以公司通報(bào)的方式對(duì)其予以褒揚(yáng)，而對(duì)于不夠積極的H和J事業(yè)部，可以不提，也可以委婉地不點(diǎn)名批評(píng)，使事業(yè)部之間形成心理落差，事業(yè)部負(fù)責(zé)人、事業(yè)部員工往往在意榮辱，這種情況下，有可能會(huì)激發(fā)他們的攀比意識(shí)，不做落后份子。不過(guò)這里要把握好度，中國(guó)人重視面子，凡事要留余地，如果使事業(yè)部負(fù)責(zé)人產(chǎn)生“落后就落后”的破罐子破摔心理，則是適得其反。

將者，智、信、仁、勇、嚴(yán)也

當(dāng)環(huán)境對(duì)自己有利，則喜形于色充滿信心，當(dāng)環(huán)境對(duì)自己不利，則感覺(jué)沮喪動(dòng)搖，陸霄的決心和信心都明顯不足，這可能與他對(duì)知識(shí)管理的了解不足也有關(guān)系。

大前研一說(shuō)“職業(yè)經(jīng)理人應(yīng)該有一種對(duì)于其所事職業(yè)的信仰。更專(zhuān)業(yè)就是職業(yè)經(jīng)理人的天職，也是職業(yè)經(jīng)理人的終生信仰。”“真正的專(zhuān)業(yè)，它應(yīng)該是一種無(wú)比強(qiáng)大的信仰。它不一定是與生俱來(lái)的，但是它一定會(huì)讓你終生恪守并且不斷鞭策自己以臻完美。”

也許做到這樣對(duì)陸霄有些難度，但知識(shí)管理的成功，與知識(shí)管理領(lǐng)導(dǎo)者的堅(jiān)韌是分不開(kāi)的。新生事物，在開(kāi)始，總會(huì)受到很多不理解，甚至非議，這些對(duì)于工作的推行都是障礙，而要粉碎這些障礙，作為知識(shí)管理負(fù)責(zé)人，必須具備強(qiáng)大的內(nèi)心力量，力排眾議，以布道者的精神，傳播知識(shí)管理，讓集團(tuán)上下都充分認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理的重要性，如果自己都不相信的東西，則無(wú)法說(shuō)服別人去相信。

困難，對(duì)于任何一項(xiàng)事情，都是存在的，關(guān)鍵是如何面對(duì)困難。

成功一定有方法，失敗一定有原因。知識(shí)的最高層次是智慧，知識(shí)管理本身就要求講究方法，遇強(qiáng)愈強(qiáng)，知難而上，對(duì)問(wèn)題的克服，恰恰會(huì)成為推動(dòng)的契機(jī)。

相信知識(shí)管理的價(jià)值，相信知識(shí)獲取、沉淀、分享對(duì)員工成長(zhǎng)的快速促進(jìn)作用。在工作過(guò)程中，言必行，行必果，以身作則，使自己和知識(shí)管理部門(mén)成為知識(shí)管理的典范，予人以重諾守信的印象，培養(yǎng)個(gè)人和部門(mén)影響力，形成知識(shí)引力，使更多的人投身到知識(shí)管理中來(lái)。

“故戰(zhàn)道必勝，主曰無(wú)戰(zhàn)，必戰(zhàn)可也；戰(zhàn)道不勝，主曰必戰(zhàn)，無(wú)戰(zhàn)可也。故進(jìn)不求名，退不避罪，唯民是保，而利于主，國(guó)之寶也。”再加上“上下同欲”，如果能夠達(dá)到這樣的境界，那么，知識(shí)管理不成功，一般來(lái)說(shuō)是不可能的。

結(jié)語(yǔ)

“陣而后戰(zhàn)，兵法之常。運(yùn)用之妙，存乎一心。”一部《孫子兵法》，在不同的時(shí)勢(shì)、環(huán)境、行業(yè)，有不同的解讀，知識(shí)管理，要善于運(yùn)用前人經(jīng)驗(yàn)，善于總結(jié)適合于自己的道路，這也是成功的必經(jīng)之途。