鹽城工學(xué)院公文處理辦法

第一章  總    則

第一條  為使我校學(xué)校層面的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），并結(jié)合我校實(shí)際，制定本辦法。

第二條  公文是指學(xué)校在黨政管理等過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法處理黨務(wù)、行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。

第三條  公文處理指公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條  公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。

第五條  黨委辦公室、校長辦公室是我校黨政系統(tǒng)公文處理主要責(zé)任部門，負(fù)責(zé)學(xué)校層面的黨政公文處理。

公文種類

第六條  我校常用公文種類有：

一、通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求有關(guān)單位辦理和需要周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員，發(fā)布規(guī)章制度。

二、決定：用于對學(xué)校重要事項(xiàng)做出決策和安排，獎懲有關(guān)單位及人員。

三、意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。

四、請示：用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

五、報(bào)告：用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

六、批復(fù)：用于答復(fù)下級部門、單位的請示事項(xiàng)。

七、規(guī)定：用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定有約束力的行為規(guī)范。

八、通報(bào)：用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或交流重要情況。

九、函：用于部門、單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)、聯(lián)系協(xié)調(diào)工作等。

十、決議：用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項(xiàng)。

十一、會議紀(jì)要：用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。

第二章　公文格式

第七條  學(xué)校層面的黨政公文行文格式：

公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成，其中字體加粗部分為必備要素。

一、涉及國家秘密的公文必須標(biāo)明密級和保密期限，其中，絕密、機(jī)密級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號。

二、緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“急”、“特急” 。

三、發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱、規(guī)范化簡稱、規(guī)范化簡稱加“文件”或者加括號標(biāo)明文種；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。

四、發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文只標(biāo)主辦單位發(fā)文字號。

五、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。完整的標(biāo)題由發(fā)文單位名稱、公文事由和文種3部分組成。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號。

六、主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。

七、正文是公文的主體，用來表述公文內(nèi)容。

八、公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱。

九、發(fā)文單位署名，適用于黨委公文、行政上行文和聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文的右下方。

十、成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

十一、公文除會議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦部門加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

十二、公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。

十三、抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注于印制版記上方。

十四、印制版記由公文印發(fā)單位名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公文末頁下端。

十五、公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則參照國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第八條　公文用紙統(tǒng)一采用A4型紙，左側(cè)裝訂。

第九條  學(xué)校層面的黨政公文形式主要包括：

一、中共鹽城工學(xué)院委員會文件

1．學(xué)校黨委重大決策方案、實(shí)施方案；

2．黨政工作計(jì)劃及總結(jié)；

3．黨委、紀(jì)委委員的換屆；

4．學(xué)校機(jī)構(gòu)調(diào)整；

5．黨群人事任免；

6．基層黨組織、黨員、黨務(wù)工作者表彰與黨員違紀(jì)處分；

7．黨務(wù)重要工作以及大型活動部署。

二、中共鹽城工學(xué)院委員會

適用于向上級機(jī)關(guān)報(bào)告、請示工作等。

三、中共鹽城工學(xué)院委員會辦公室

1．轉(zhuǎn)發(fā)上級黨委部門的重要文件；

2．發(fā)布學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重要講話；

3．轉(zhuǎn)發(fā)校黨建工作有關(guān)規(guī)章制度(需經(jīng)黨委常委會議或書記辦公會討論通過)；

4．涉及全校性工作的通知。

四、鹽城工學(xué)院文件

1．學(xué)校行政重大決策方案、實(shí)施方案；

2．行政人事任免；

3．學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)決算、人員編制方案；

4．學(xué)校先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人、優(yōu)秀教師表彰；

5．教職工違紀(jì)處分，學(xué)生開除、退學(xué)處分；

6．學(xué)校“三好學(xué)生”、優(yōu)秀學(xué)生干部、先進(jìn)班級、學(xué)生獎學(xué)金、高考優(yōu)秀學(xué)生、優(yōu)秀畢業(yè)生表彰；

7．行政重要工作以及大型活動部署。

五、鹽城工學(xué)院

適用于向上級機(jī)關(guān)報(bào)告、請示工作等。

六、鹽城工學(xué)院校長辦公室

1．轉(zhuǎn)發(fā)上級行政部門的重要文件；

2．發(fā)布學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重要講話（行政工作方面）；

3．轉(zhuǎn)發(fā)校行政工作有關(guān)規(guī)章制度(需經(jīng)行政辦公會或校長辦公會討論通過)；

4．涉及全校性工作的通知；

5．一般性對外聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)工作的文件；

6．學(xué)生一般違紀(jì)處分決定。

七、中共鹽城工學(xué)院委員會常委會議紀(jì)要

適用于記載和傳達(dá)黨委常委會議情況及議定事項(xiàng)。

八、中共鹽城工學(xué)院委員會書記辦公會議紀(jì)要

適用于記載和傳達(dá)書記辦公會議情況及議定事項(xiàng)。

九、鹽城工學(xué)院行政辦公會議紀(jì)要

適用于記載和傳達(dá)行政辦公會議情況及議定事項(xiàng)。

十、鹽城工學(xué)院書記、校長辦公會議紀(jì)要

適用于記載和傳達(dá)書記、校長辦公會議情況及議定事項(xiàng)。

十一、鹽城工學(xué)院專門工作委員會、專門工作領(lǐng)導(dǎo)小組會議紀(jì)要

適用于記載和傳達(dá)專門工作委員會、專門工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公會議情況及議定事項(xiàng)。

第三章　行文規(guī)則

第十條  行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精。可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。

第十一條　要按照職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系確定行文關(guān)系，一般不得越級請示和報(bào)告。如確需越級行文，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級部門。

第十二條  學(xué)校行文按黨政系統(tǒng)分別以學(xué)校黨委、行政名義行文或聯(lián)合行文。

第十三條  學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除黨委辦公室、校長辦公室外，不得對外正式行文。因工作需要，紀(jì)委、工會、團(tuán)委、鹽城市廣播電視大學(xué)可向上級主管部門行文，鹽城市廣播電視大學(xué)可向各縣（市、區(qū)）電大行文。

第十四條  報(bào)送“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送部門，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。“報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。

發(fā)文辦理

第十五條  發(fā)文辦理應(yīng)通過網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，按照部門擬稿、部門負(fù)責(zé)人審稿、分管校領(lǐng)導(dǎo)審簽、黨辦校辦核稿、主要校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、黨辦校辦編號、登記、排版、擬稿人校對、黨辦校辦用印、分發(fā)、相關(guān)部門辦理的程序進(jìn)行。

一、草擬文稿

以學(xué)校名義在校內(nèi)行文或向上級機(jī)關(guān)請示、報(bào)告工作，根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)意見，由相關(guān)職能部門或黨辦校辦擬稿。重要公文，領(lǐng)導(dǎo)干部要親自草擬或主持起草。

擬稿應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

1. 文稿內(nèi)容要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)和學(xué)校有關(guān)規(guī)定。

2. 文稿要做到觀點(diǎn)明確、情況屬實(shí)、條理清楚、層次分明、語言精煉、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確、篇幅簡潔。

3. 人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。時(shí)間要寫具體的年月日。

4. 公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。

5. 文內(nèi)用字規(guī)范，應(yīng)符合中華人民共和國國家通用語言文字法規(guī)定，不得出現(xiàn)繁體字、異體字、二簡字或錯(cuò)別字；文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，首次應(yīng)當(dāng)用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

6. 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

二、核稿

校級黨政公文，由黨辦、校辦負(fù)責(zé)核稿。由部門代為起草的文稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管校領(lǐng)導(dǎo)審簽后，應(yīng)送黨辦校辦進(jìn)行復(fù)核。對于不符合擬稿要求的文稿，要由擬稿單位補(bǔ)充修正。審核的主要內(nèi)容包括：

1. 是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定。

2. 是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)，同上級和有關(guān)部門及學(xué)校歷來的規(guī)定是否有矛盾。

3. 涉及其他部門的事項(xiàng)是否已協(xié)商一致并經(jīng)過會簽。

4. 重要規(guī)章制度或其他重要事項(xiàng)是否經(jīng)過黨委常委會議、書記辦公會議、行政辦公會議、校長辦公會議或?qū)ｉT工作委員會、專門工作領(lǐng)導(dǎo)小組會辦通過。

5. 對文稿的內(nèi)容、文字、格式等進(jìn)行必要的修正補(bǔ)充。

三、簽發(fā)

1. 以學(xué)校名義的發(fā)文，先由擬稿部門負(fù)責(zé)人審簽，如涉及其他部門，需請相關(guān)部門會簽后送分管校領(lǐng)導(dǎo)審簽，黨辦校辦核稿后，送主要校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。會議通過的文件，由分管校領(lǐng)導(dǎo)審閱并簽發(fā)。

以黨辦校辦名義的發(fā)文，由黨辦校辦主任簽發(fā)。

2. 文件簽發(fā)后，由黨辦校辦統(tǒng)一編號、登記、排版，再由擬稿人最終校對后發(fā)文。

四、用印、發(fā)送

公文如發(fā)文手續(xù)完備，即予用印。公文用印要端正、清晰，印章蓋在文件末尾發(fā)文日期處，上部邊緣不能壓蓋到正文，下部邊緣要壓蓋發(fā)文日期，并應(yīng)注意盡量使年月日露出。公文應(yīng)按注明范圍發(fā)送。

網(wǎng)上辦公系統(tǒng)中的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)稿紙、原稿和正本由黨辦校辦打印歸檔。

五、辦理

各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員及時(shí)登錄網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，根據(jù)文件要求辦理相關(guān)工作。

第四章　收文辦理

第十六條 上級來文的辦理除篇幅較長的會議材料和涉密文件外，一般應(yīng)通過網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，按照黨辦校辦登記、文本數(shù)字化、黨辦校辦主任閱簽、校領(lǐng)導(dǎo)批示、黨辦校辦根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)批示傳其他校領(lǐng)導(dǎo)閱示或轉(zhuǎn)主辦部門承辦、相關(guān)部門協(xié)辦的程序辦理。

一、凡注明送本校的上級來文、兄弟單位來函、公文，由黨辦校辦簽收并編號登記。

二、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在外開會帶回的文件及各部門收到的涉及學(xué)校或幾個(gè)部門的公文，要交黨辦校辦登記辦理。凡親收件一律交親收人啟封，但其中有公事文函的，仍應(yīng)交黨辦校辦登記辦理。

三、對重要的電話指示、通知、答復(fù)，應(yīng)使用“鹽城工學(xué)院黨辦校辦電話記錄處理單”記錄來電部門或人員、來電時(shí)間、來電號碼、來電內(nèi)容，登記編號并簽署接電人姓名，視作收文處理。重要的電報(bào)、傳真亦作收文處理。

四、根據(jù)黨辦校辦負(fù)責(zé)人閱簽意見和校領(lǐng)導(dǎo)批示，進(jìn)行文件傳閱。學(xué)校收文辦理由秘書科具體負(fù)責(zé)，公文一律通過秘書人員傳遞，不得橫傳。

五、承辦公文的單位和個(gè)人，要按公文要求與領(lǐng)導(dǎo)批示意見，認(rèn)真負(fù)責(zé)地迅速辦理，緊急公文應(yīng)按時(shí)限要求辦理。

六、公文處理應(yīng)當(dāng)件件有著落。秘書對經(jīng)手公文要及時(shí)催辦。對于重要、緊急的公文，部門領(lǐng)導(dǎo)要親自督促、檢查。

第十七條  校內(nèi)各部門請示、報(bào)告應(yīng)通過網(wǎng)上辦公系統(tǒng)辦理，按照部門擬稿、部門負(fù)責(zé)人核稿、部門轉(zhuǎn)發(fā)給職能部門會簽或轉(zhuǎn)發(fā)給黨辦校辦、黨辦校辦主任閱簽、校領(lǐng)導(dǎo)批示、黨辦校辦根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的程序辦理。

一、由部門負(fù)責(zé)人審核提出意見后，送黨辦校辦。

二、秘書編號、登記后，由黨辦校辦主任閱簽，根據(jù)簽批意見呈校領(lǐng)導(dǎo)批示。

三、請示問題應(yīng)當(dāng)一文一事，必要時(shí)可附上相關(guān)材料，以供領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)參考。

四、審批時(shí)，對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，其他審批人可視具體情況簽署意見。

五、分管校領(lǐng)導(dǎo)對收到的請示要及時(shí)研究處理，如涉及幾個(gè)方面的問題，則商請其他校領(lǐng)導(dǎo)會辦、會簽，或提交學(xué)校的有關(guān)會議研究決定。校領(lǐng)導(dǎo)簽署批辦意見后，由黨辦校辦轉(zhuǎn)交有關(guān)部門執(zhí)行。

第五章　公文歸檔

第十八條  公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法、教育部27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》和學(xué)校有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理、立卷、歸檔（包括紙質(zhì)文檔和電子文檔）。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第十九條  歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、內(nèi)外特征和保存價(jià)值等要素整理立卷，保證歸檔公文的齊全、完整，便于保管和利用。

第二十條  聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理、立卷、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存副本或復(fù)制件。

第二十一條  本校領(lǐng)導(dǎo)、職工在校外單位兼任職務(wù)時(shí)形成的公文，不在本校歸檔。

第二十二條  歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向校檔案館移交。

第六章  公文管理

第二十三條  校級層面的公文由黨辦校辦統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

第二十四條  上級部門的公文，除涉密公文和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以翻印。

第二十五條  公開發(fā)布上級部門公文，必須經(jīng)發(fā)文部門批準(zhǔn)。

第二十六條  公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印部門證明章。

第二十七條  公文被撤銷或廢止，視作自撤銷、廢止之日起，不產(chǎn)生效力。

第二十八條  不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒定并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。

第二十九條  銷毀涉密公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)校保密委員會主任批準(zhǔn)，到指定場所由2人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中絕密公文（含密碼電報(bào)）的銷毀情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。

第三十條  部門、單位合并時(shí)，合并前的應(yīng)歸檔公文須分別整理立卷歸檔，合并后的公文合并管理。部門、單位撤銷時(shí)，應(yīng)將需要?dú)w檔的公文整理立卷歸檔。

工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第七章  附   則

第三十一條  本辦法由黨委辦公室、校長辦公室負(fù)責(zé)解釋。校內(nèi)其他中層部門、單位的公文處理辦法，由黨辦、校辦另行制定。

第三十二條  本辦法自發(fā)布之日起施行，原《鹽城工學(xué)院公文處理辦法》（鹽工發(fā)〔2005〕84號）同時(shí)廢止。