云南開放大學公文處理實施細則

云南開放大學公文處理實施細則

第一章 總則

第一條  為適應學校工作需要，推進學校公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）和《云南省貫徹<黨政機關公文處理工作條例>實施細則（試行）》（云辦發(fā)〔2012〕29號），制定本細則。

本細則適用于學校各級各類公文（含電子公文）的處理。

第三條  學校公文是學校實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹學校方針政策，公布規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

第四條  公文處理指公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第五條 公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第六條  學校各部門（學院）應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，設立專人負責公文處理工作，要積極推進辦公自動化建設，推廣運用電子公文，加快推進無紙化辦公工作。

第七條  學校黨委辦公室校長辦公室（以下簡稱黨辦校辦）主管學校的公文處理工作，并對各部門（學院）的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。

第二章 公文種類

    第八條  公文種類主要有：

（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關部門和人員、變更或者撤銷下級部門（學院）不適當?shù)臎Q定事項。

（三）命令（令）。適用于公布學校規(guī)章、宣布施行重大強制性措施。 

（四）公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

（五）公告。適用于向校內(nèi)外宣布重要事項。

（六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

（七）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（八）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級部門（學院）執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

（九）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（十）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關或?qū)W校的詢問。

（十一）請示。適用于向上級請求指示、批準。

（十二）批復。適用于答復下級部門（學院）請示事項。

（十三）議案。適用于校院兩級機構向同級教代會提請審議事項。

（十四）函。適用于不相隸屬學院（部門）之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

（十五）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章 公文格式

第九條　公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、校對、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標明份號。

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。緊急公文應當根據(jù)緊急程度，分別標注“特急”、“加急”。電報應當分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）發(fā)文標志。由學校或部門（學院）全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可使用學校或部門（學院）全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文標志可以并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱，也可以單獨用主辦部門名稱。

（五）發(fā)文字號。由學?；虿块T（學院）代字、年份、發(fā)文順序號組成。

（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。聯(lián)合上報的公文，應同時標注各聯(lián)合發(fā)文單位的簽發(fā)人。

（七）標題。一般由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱、公文事由和文種組成。聯(lián)合行文單位較多時，標題中的發(fā)文單位名稱可簡化為主辦部門名稱加“等部門”字樣。轉(zhuǎn)發(fā)文件時，如原標題過長，可根據(jù)文件內(nèi)容重新確定標題。

（八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。

（十一）發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過日期或發(fā)文單位負責人簽發(fā)日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期。

（十三）印章。公文中有發(fā)文單位署名的，應當加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相符。有特定發(fā)文單位標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。印章要求端正、上不壓正文，居中下壓成文日期。

（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。附件首頁應標注“附件”字樣。有兩個或兩個以上附件時，應注明順序號。附件一般與主件合訂發(fā)送，如需單獨裝訂，應在附件首頁注明主件的發(fā)文字號，與主件同時發(fā)送。被轉(zhuǎn)發(fā)的公文，不屬于附件。被轉(zhuǎn)發(fā)公文的發(fā)文機關標志、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等不再標注。

（十六）抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的上級、下級和無隸屬關系的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

（十七）印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。

（十八）校對。主辦部門負責對公文進行校對，并署校對人姓名。

（十九）頁碼。公文頁數(shù)順序號。

第十條　公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。

第十一條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文符號、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。

第十二條 公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。

第四章 行文規(guī)則

第十三條  行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第十四條　行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級請示和報告，因特殊情況需越級行文的，應同時抄送被越過的上級機關。

第十五條　向上級部門呈報的請示、報告、統(tǒng)計資料、計劃、總結等，以及對上級來文辦理情況的回復和對外聯(lián)系的重要公文，根據(jù)屬性以學校黨委或行政名義行文。

第十六條 學校向上級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：

（一）原則上只主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關。

（二）學校各部門（學院）向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)學校黨委、行政同意，并以學校黨委、行政或黨辦、校辦名義行文報送，不得直接報送。

（三）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

（四）除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以學校名義向上級機關負責人報送公文，不得以個人名義向上級機關報送公文。

第十七條  校內(nèi)行文，應當遵循以下規(guī)則：

（一）主送校內(nèi)相關部門（學院），根據(jù)需要，可發(fā)至二級開放學院或?qū)W習中心。重要行文應當同時抄送直接上級機關。

（二）黨辦校辦根據(jù)學校黨委、行政授權，可以向?qū)W校各部門（學院）行文，校內(nèi)其他部門（學院）不得向同級機構發(fā)布指令性公文；確需行文的，經(jīng)學校黨委、行政同意后，按程序以學校名義或黨校辦名義行文。

（三）學校各部門（學院）在各自職權范圍內(nèi)可以向下級機構或人員行文。

（四）涉及多個部門職權范圍內(nèi)的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得行文。

第十八條　學校內(nèi)設各部門向?qū)W校提交請示、報告等，需填寫“呈批單”，經(jīng)部門主要負責人簽署意見后，報黨校辦文秘科，由黨校辦根據(jù)公文內(nèi)容和學校領導的分工，轉(zhuǎn)呈有關校領導或轉(zhuǎn)送業(yè)務主管部（處）審核并提出意見后，再轉(zhuǎn)呈有關校領導。校領導批示后退黨校辦，由辦公室及時通知或轉(zhuǎn)交有關部門或承辦單位。

第五章 公文擬制

第十九條  公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)、復核、印制、登記、核發(fā)等程序。

第二十條  公文起草應當做到：

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策以及上級機關的指示，完整準確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。

（四）文種正確，格式規(guī)范。

（五）深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（六）公文涉及其他部門（學院）職權范圍內(nèi)的事項，起草單位必須與相關部門（學院）協(xié)商，達成一致意見。

（七）部門（學院）負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

第二十一條　公文文稿簽發(fā)前，應當由學校黨辦校辦進行審核。審核的重點是：

（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

（二）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及有關部門（學院）職權范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

（五）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關要求。

需要學校審議的重要公文文稿，審議前由學校黨辦校辦進行初核。

第二十二條  經(jīng)審核可以發(fā)文的公文文稿由黨辦校辦呈送有關校領導簽發(fā)。經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草部門（學院）并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草部門（學院）修改后重新報送。

第二十三條  公文應當經(jīng)本單位負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由學校主要領導簽發(fā)。校內(nèi)各部門（學院）根據(jù)學校黨委、行政授權制發(fā)的公文，由分管校領導簽發(fā)。黨辦校辦根據(jù)學校黨委、行政授權制發(fā)的公文，由學校主要負責人簽發(fā)或者按照有關規(guī)定簽發(fā)。校領導簽發(fā)、審批公文時，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。

第六章 公文辦理

第二十四條  公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十五條  收文辦理主要程序是：

（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

（三）初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本部門辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

（四）承辦。閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本部門負責人批示或者轉(zhuǎn)有關部門（學院）辦理；需要兩個以上部門（學院）辦理的，應當明確主辦部門（學院）。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門（學院）對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。

（五）傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門（學院）按期辦結。

（七）答復。公文的辦理結果及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。

第二十六條  校領導簽署批示意見后的公文退黨辦校辦處理，一般不直接交給承辦部門（學院）。黨辦校辦收到領導批示的文件后，應按照批示意見及時轉(zhuǎn)給承辦部門（學院）處理。

第二十七條   經(jīng)領導批示交有關部門或有關人員辦理的公文，文秘科負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

第二十八條  發(fā)文辦理主要程序是：

（一）復核。已經(jīng)學校領導簽批的公文，黨辦校辦應當在公文印發(fā)前對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核；需作實質(zhì)性修改的，應當報原簽批人復審。

（二）登記。對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。

（三）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應當在黨辦校辦機要科專用設備上印制。

（四）核發(fā)。公文印制完畢，公文主辦部門應當在對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。

第二十九條  學校公文經(jīng)校對、修改、打印，要求文字準確率100 ％，編排規(guī)范、美觀，印刷字跡清晰，裝訂整齊。公文發(fā)出后，發(fā)現(xiàn)錯誤，應當及時追回更正。

第三十條  電子公文的辦理通過校內(nèi)辦公自動化系統(tǒng)，嚴格按流程辦理。各環(huán)節(jié)經(jīng)手人一般需要在相關表單指定位置簽署意見并簽名。不簽署意見返回上級經(jīng)辦人時，會自動生成簽名，視為閱之并同意。 

第三十一條  涉密公文應當通過機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。

    第三十二條  需要歸檔的公文及有關材料，應當根據(jù)有關檔案法律法規(guī)以及機關檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。電子公文歸檔工作參照紙質(zhì)公文收集整理后，刻錄成光盤，同紙質(zhì)文檔一并移交。

第七章 公文管理

第三十三條  學校各部門（學院）應當建立健全本單位公文管理制度，確定一個內(nèi)設科室，并指定專人統(tǒng)一管理，確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

第三十四條  學校應設機要保密室和機要閱文室，并按照有關保密規(guī)定配備工作人員和安全保密設施設備。

第三十五條  公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。

公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的部門或其上級部門決定。

第三十六條  公文的印發(fā)傳達范圍應當按照發(fā)文單位的要求執(zhí)行；需要變更的，應當經(jīng)發(fā)文單位批準。

涉密公文公開發(fā)布前應當履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文單位確定。

經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。

第三十七條  復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規(guī)定并經(jīng)學校保密委主任批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經(jīng)發(fā)文單位或者其上級部門批準。復制、匯編的公文視同原件管理。

復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。

第三十八條  公文的撤銷和廢止，由發(fā)文單位、上級部門或者權力機關根據(jù)職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第三十九條  涉密公文應當按照發(fā)文單位的要求和有關規(guī)定進行清退或者銷毀。

第四十條  不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第四十一條  部門（學院）合并時，全部公文應當隨之合并管理；部門（學院）撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關規(guī)定移交學校檔案管理部門。

工作人員離崗離職時，所在部門（學院）應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。機要人員調(diào)離工作崗位或退休，應嚴格按照有關規(guī)定辦理相關手續(xù)、嚴格遵守脫密期限的有關規(guī)定。

第四十二條  歸檔范圍內(nèi)的公文，應當根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和保存價值等分類整理，定期向檔案室移交，確保檔案齊全、完整，便于保管和利用。

第八章 附則

第四十三條  本規(guī)定執(zhí)行中的具體問題，由黨辦校辦負責解釋。

第四十四條  本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。過去學校、學校黨辦校辦發(fā)布的有關公文處理的規(guī)定，停止執(zhí)行。