關(guān)于印發(fā)華僑大學(xué)公文處理辦法的通知

華大綜〔2013〕1號

 關(guān)于印發(fā)華僑大學(xué)公文處理辦法的通知

學(xué)校各單位：

為促進(jìn)學(xué)校公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理的質(zhì)量和效率，參照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），學(xué)校制定了《華僑大學(xué)公文處理辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

    附件：1.華僑大學(xué)公文發(fā)文字號一覽表

    2.黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T 9704-2012）

    3.華僑大學(xué)公文式樣

華 僑 大 學(xué)

2013年1月4日

華僑大學(xué)公文處理辦法

第一章 總則

第一條  為進(jìn)一步規(guī)范我校公文處理工作，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704—2012），結(jié)合我校實(shí)際，特制定本辦法。

第二條  華僑大學(xué)公文是我校黨政機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策、依法行政和進(jìn)行公務(wù)工作的重要工具。

第三條  公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條  公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。

第五條  做好公文處理，是提高工作質(zhì)量和效率的重要環(huán)節(jié)。學(xué)校各單位各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，指定專人負(fù)責(zé)本部門日常公文處理工作，加強(qiáng)對本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，逐步改善辦公手段，努力提高工作效率和質(zhì)量。

第六條  學(xué)校黨委辦公室、校長辦公室是我校公文處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)學(xué)校公文的處理工作并指導(dǎo)學(xué)校各部門的公文處理工作。

第二章  公文種類

第七條  《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，公文的主要種類有：決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。

（一）決議。適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。

（二）決定。適用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（三）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。

（四）公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。

（五）公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

（六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

（七）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（八）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

（九）通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

（十）報(bào)告。適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

（十一）請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

（十二）批復(fù)。適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。

（十三）議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請審議事項(xiàng)。

（十四）函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

（十五）紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

學(xué)校各單位各部門要結(jié)合工作實(shí)際，正確使用公文文種。

第三章  公文格式

第八條  公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成，分為版頭、主體、版記三部分。

（一）版頭部分

1.份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心內(nèi)左上角第一行。

2.秘密等級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和保密期限。

“絕密”指泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的重要國家秘密；“機(jī)密”指泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害的重要國家秘密；“秘密”指泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受損害的一般國家秘密，及泄露會(huì)使學(xué)校安全和利益遭受損害的秘密。

保密期限在一年及一年以上的，以年計(jì)；保密期限在一年以下的，以月計(jì)。凡未標(biāo)明或未通知保密期限的，其保密期限按照絕密級事項(xiàng)三十年、機(jī)密級事項(xiàng)二十年、秘密級事項(xiàng)十年認(rèn)定。             

3.緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”、“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

“特提”指十分緊急，當(dāng)天必須辦理；“特急”指3天內(nèi)必須辦理；“加急”指5天內(nèi)必須辦理；“平急”指10天內(nèi)必須辦理。急件公文若未標(biāo)注時(shí)限按平急辦理。

4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（“函”除外），也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。

我校黨政機(jī)關(guān)公文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志及使用規(guī)范為：

（1）“華僑大學(xué)文件”：用于向上級機(jī)關(guān)請示、報(bào)告工作事項(xiàng)及提出工作意見；對重要工作情況和重大事件進(jìn)行通報(bào)和部署；制定和發(fā)布有關(guān)政策法規(guī)。

用于批復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示，提出工作要求；轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的重要文件；其他有關(guān)事項(xiàng)的通知及需要以學(xué)校名義行文的行政事務(wù)。

（2）“華僑大學(xué)”：用于與國務(wù)院僑辦和福建省人民政府的有關(guān)部門，泉州、廈門等地方人民政府及其他有關(guān)機(jī)構(gòu)商洽工作，征詢意見或答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)等。

（3）“中共華僑大學(xué)委員會(huì)文件”：用于學(xué)校黨委傳達(dá)、貫徹黨的方針、政策；用于向上級黨委機(jī)關(guān)請示、報(bào)告工作事項(xiàng)及提出工作意見；作出重要工作部署；轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的文件；批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的重要報(bào)告、請示。

（4）“中共華僑大學(xué)委員會(huì)”：就有關(guān)具體問題與同級機(jī)關(guān)黨組織進(jìn)行商洽，征詢意見，答復(fù)問題等。

（5）“中共華僑大學(xué)紀(jì)律檢查委員會(huì)文件”：用于向上級紀(jì)委機(jī)關(guān)請示、報(bào)告工作事項(xiàng)及提出工作意見；作出重要工作部署；轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的文件。

（6）“中共華僑大學(xué)紀(jì)律檢查委員會(huì)”：就有關(guān)具體問題與同級紀(jì)委進(jìn)行商洽，征詢意見，答復(fù)問題等。

（7）學(xué)校各部門的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志應(yīng)完整標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，并加“文件”二字。如“中共華僑大學(xué)委員會(huì)組織部文件”、“華僑大學(xué)教務(wù)處文件”、“華僑大學(xué)城市建設(shè)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展研究院文件”。

5.發(fā)文字號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

校級公文文號樣式為“華大△〔20**〕*號”；部門公文文號樣式為“△△〔20**〕*號”、“委△〔20**〕*號”。

校級非常設(shè)機(jī)構(gòu)發(fā)文，文號使用該機(jī)構(gòu)的辦公室（或秘書處）所掛靠的機(jī)關(guān)代字，如“華僑大學(xué)關(guān)心下一代工作委員會(huì)”發(fā)文，機(jī)關(guān)代字使用“華大退”；部門非常設(shè)機(jī)構(gòu)發(fā)文，機(jī)關(guān)代字使用該機(jī)構(gòu)主管部門的代字。

學(xué)校各部門的發(fā)文字號要按《華僑大學(xué)公文發(fā)文字號一覽表》（附1）使用，不得自行更改。如需增用字號，需報(bào)黨委辦公室、校長辦公室核準(zhǔn)。

6.簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

（二）主體部分

1.標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。單位內(nèi)部行文時(shí)，標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可省略。

2.主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

3.正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

4.附件說明。公文附件的順序號和名稱。

5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

6.成文日期。署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文原則上由主辦機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人最后簽發(fā)。

7.印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和會(huì)議紀(jì)要、電報(bào)可以不加蓋印章。

8.附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。其中“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和聯(lián)系電話。

9.附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。

（三）版記部分

1.抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。

3.頁碼。公文頁數(shù)的順序號。

第九條  我校公文各要素的標(biāo)注規(guī)則，除本文件另有規(guī)定的以外，均執(zhí)行《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）標(biāo)準(zhǔn)。

第十條  公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等，按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。

第十一條  公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。

第四章 行文規(guī)則

第十二條  行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對性和可操作性。可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。

第十三條  行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級請示和報(bào)告。因特殊情況必須越級行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過上級機(jī)關(guān)。

第十四條  學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除黨委辦公室、校長辦公室外，各部門一般不得以“文件”形式對外正式行文。

第十五條  向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

（一）原則上主送一個(gè)上級機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)，但不抄送下級機(jī)關(guān)。

（二）除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。

（三）校內(nèi)“請示”需送校領(lǐng)導(dǎo)簽批的，由黨委辦公室、校長辦公室進(jìn)行收文后呈校領(lǐng)導(dǎo)閱批，不得自行多頭呈送。

（四）向上級機(jī)關(guān)請示問題，要用“請示”文種。不應(yīng)當(dāng)在“報(bào)告”、“意見”等非請示公文中夾帶請示事項(xiàng)。

請示應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。

請示事項(xiàng)涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報(bào)。

（五）學(xué)校各單位遞交的請示、報(bào)告、意見經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)簽批后，視情況退原請示、報(bào)告單位保存，以便按批示執(zhí)行；或者黨委辦公室、校長辦公室（或有關(guān)職能部門）書面批復(fù)原請示單位。

第十六條  向下級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

（一）主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的分管領(lǐng)導(dǎo)或直接上級機(jī)關(guān)。

（二）學(xué)校黨政職能部門在職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，可依據(jù)部門職權(quán)相互行文和向全校行文，但不得以部門名義發(fā)布重大政策性、指令性公文。須經(jīng)學(xué)校黨委或行政審批的事項(xiàng)，經(jīng)校黨委或行政同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明“經(jīng)……同意”。部門可聯(lián)合行文，但應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得向下行文。

第十七條  屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。同級部門在商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)使用“函”的形式。

第五章  發(fā)文辦理

第十八條  發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、部門領(lǐng)導(dǎo)審核、校辦文書復(fù)核、簽發(fā)（會(huì)簽）、編號、擬稿人校對、繕印、用印、分發(fā)、歸檔等過程。

第十九條  公文起草應(yīng)該做到：

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

（二）一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。

（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。

（四）文種正確，格式規(guī)范。文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。

（五）行文關(guān)系是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。公文根據(jù)行文方向分為上行文、平行文、下行文三種。

1.上行文：向上級機(jī)關(guān)的行文。一般用請示、意見、報(bào)告等文種。

2.平行文：平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間行文使用平行文。一般用函、意見、通知、通報(bào)、紀(jì)要等文種。

3.下行文：對下級機(jī)關(guān)的行文。一般用通知、通報(bào)、意見、決定、批復(fù)等。

（六）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

（七）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

（八）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”第四層為“（1）”。

（九）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

（十）公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（十一）涉密公文的擬制，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定，盡量減少悉知人員，草擬中的過程稿應(yīng)視同成文稿同等密級管理，并標(biāo)定相同的密級。

（十二）公文擬制中一般不得引用中央領(lǐng)導(dǎo)同志未公開發(fā)表的內(nèi)部講話；不得以政策、法律、法規(guī)的未定稿作為擬文的依據(jù)。

（十三）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。

第二十條  各部門擬寫的學(xué)校公文，應(yīng)當(dāng)在本部門領(lǐng)導(dǎo)簽署審核意見確認(rèn)之后，通過OA發(fā)給學(xué)校發(fā)文機(jī)關(guān)黨委辦公室、校長辦公室核稿。審核的重點(diǎn)是：

（一）行文理由是否充分，行文根據(jù)是否準(zhǔn)確。

（二）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否符合學(xué)校及有關(guān)部門的政策或規(guī)定；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。

（三）涉及相關(guān)部門、學(xué)院職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等用法是否規(guī)范。

（五）是否經(jīng)過必要的會(huì)簽，是否需要定密。

（六）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)規(guī)定。

第二十一條  經(jīng)審核不能發(fā)文的公文文稿應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需要進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報(bào)送黨委辦公室、校長辦公室復(fù)核。

第二十二條  公文簽發(fā)

（一）以學(xué)校行政（黨委）名義上報(bào)上級機(jī)關(guān)的公文，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核后，由校長（書記）簽發(fā)；校長（書記）在外出差期間，由主持工作的校領(lǐng)導(dǎo)請示校長（書記）后簽發(fā)，并在簽發(fā)人處注明：“已請示校長（書記）同意”；平行文和下行文，由分管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)公文，應(yīng)明確簽署意見，圈閱視為同意。

（二）公文呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)簽批時(shí)，應(yīng)將有關(guān)附件和相關(guān)文件材料一并附后。

（三）公文一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)即為定稿，不得再改動(dòng)，特殊情況需作修改時(shí)，須由主辦部門負(fù)責(zé)人審核并經(jīng)簽發(fā)人同意后方可改動(dòng)。

（四）學(xué)校各單位草擬、會(huì)簽公文，送黨委辦公室和校長辦公室審核公文及呈送校領(lǐng)導(dǎo)審批公文，應(yīng)當(dāng)給領(lǐng)導(dǎo)留出研究、決策時(shí)間。

1.報(bào)請1位校領(lǐng)導(dǎo)審批的公文不得少于3個(gè)工作日，報(bào)請兩位以上校領(lǐng)導(dǎo)審批的公文不得少于5個(gè)工作日；報(bào)送急件不得少于2個(gè)工作日；報(bào)送特急件，應(yīng)當(dāng)事先與校長辦公室、黨委辦公室進(jìn)行情況溝通，說明原因，根據(jù)實(shí)際需要抓緊辦理。

2.學(xué)校各單位之間的會(huì)簽，不得超過2個(gè)工作日；校長辦公室、黨委辦公室審核在2個(gè)工作日內(nèi)完成；秘書科在收到公文后應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)送校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)一般不超過3個(gè)工作日。

3.向上級機(jī)關(guān)報(bào)送的請示，審批時(shí)間一般事項(xiàng)不得少于兩周，緊急事項(xiàng)不得少于7個(gè)工作日。

4.各單位如不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成公文的會(huì)簽、審核、簽發(fā)，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門說明原因。

第二十三條  公文復(fù)核、繕印

（一）已簽批的公文由主辦部門按公文格式在辦公系統(tǒng)編排正式文件并認(rèn)真校對。辦公系統(tǒng)自動(dòng)生成的公文，如不符合公文格式，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行調(diào)整，做到準(zhǔn)確無誤。

（二）繕印正式文件以簽批件原稿為依據(jù)，不得改動(dòng)。如必須對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改時(shí)，應(yīng)按程序報(bào)黨委辦公室、校長辦公室負(fù)責(zé)人審批，重大改動(dòng)需經(jīng)簽發(fā)人同意。

（三）繕印公文，必須符合公文規(guī)定格式，版頭鮮明，套印準(zhǔn)確，排列整齊，字跡清晰，頁面整潔美觀，頁碼不錯(cuò)不漏，份數(shù)準(zhǔn)確，雙面印刷，左側(cè)裝訂。應(yīng)當(dāng)正確使用學(xué)校公文用紙。

（四）公文標(biāo)題的排列，應(yīng)整齊、美觀、醒目、做到詞義完整、排列對稱、間距恰當(dāng)。行字?jǐn)?shù)不多時(shí)排一行，字?jǐn)?shù)較多時(shí)可排兩行或多行，呈正梯形、倒梯形、齊肩型等。排列時(shí)應(yīng)避免將兩個(gè)或兩個(gè)以上的字組成的詞或詞組拆開分置在兩行首尾的“切詞”現(xiàn)象。

（五）當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)進(jìn)行行間距、字間距調(diào)整，不得使用“此頁無正文”的方法解決。以學(xué)校名義制發(fā)的公文、會(huì)議紀(jì)要，由黨委辦公室、和校長辦公室統(tǒng)一編排發(fā)文字號后學(xué)校統(tǒng)一印制；學(xué)校各單位制發(fā)的公文，依據(jù)管理權(quán)限，由各部門按照本辦法要求，自行編排發(fā)文字號后印發(fā)。

（六）向國務(wù)院僑辦、省委、省政府等上級機(jī)關(guān)上報(bào)公文，請示一般送10份，涉及領(lǐng)導(dǎo)出訪的外事請示報(bào)送8份，重要簡報(bào)、資料送10份，一般性簡報(bào)、資料送5份；部門提交學(xué)校的匯報(bào)稿或討論文稿送30份，重要簡報(bào)、資料送13份。

第二十四條  公文用印

（一）加蓋印章要規(guī)范，印章位置應(yīng)端正、居中，上距正文1行之內(nèi)，下壓成文日期，騎年蓋月。

（二）公文加蓋印章的份數(shù)應(yīng)與原稿件標(biāo)注印刷的份數(shù)一致，多余份數(shù)不予加蓋印章；主辦部門如需增加公文印數(shù)，須提出意見后報(bào)校長辦公室負(fù)責(zé)人同意。

第二十五條  公文發(fā)送

（一）公文印制完成后，主辦部門應(yīng)及時(shí)到校辦文印室領(lǐng)取，加蓋學(xué)校印章后，自行通過有關(guān)郵局和快遞公司寄發(fā)。校級普發(fā)性公文，由黨委辦公室、校長辦公室通過OA進(jìn)行分發(fā)，并在學(xué)校網(wǎng)站發(fā)布。部門公文由部門根據(jù)發(fā)放范圍自行分發(fā)。

（二）涉密公文應(yīng)按保密規(guī)定，通過機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞。

第六章  收文辦理

第二十六條  收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等程序。學(xué)校各部門要指定專人負(fù)責(zé)收文辦理工作，認(rèn)真查看OA中的待辦事宜，根據(jù)分發(fā)范圍及時(shí)提交本部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱或簽署批辦意見及做好承辦、傳閱、催辦工作。

（一）簽收。凡上級機(jī)關(guān)、校外有關(guān)部門發(fā)送給華僑大學(xué)的公文、傳真、信函，及學(xué)校各部門向?qū)W校遞交的請示、報(bào)告、意見，統(tǒng)一由黨委辦公室、校長辦公室機(jī)要室拆封、編號、登記，并注明簽收時(shí)間。學(xué)校各部門收到上級機(jī)關(guān)發(fā)給學(xué)校的公文，如需校領(lǐng)導(dǎo)批閱，或需跨部門閱知或辦理，須送黨委辦公室、校長辦公室機(jī)要室收文，后按程序辦理；如屬本部門直接辦理或閱知的一般例行性業(yè)務(wù)公文，可自行收文辦理。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。

（三）初審。辦公室收到交由學(xué)校辦理的公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核重點(diǎn)：是否應(yīng)當(dāng)由學(xué)校辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，將退回來文單位并說明理由。

（四）承辦。閱知性的文件根據(jù)文件的內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送；對校領(lǐng)導(dǎo)作有批示的閱件，黨委辦公室、校長辦公室負(fù)責(zé)送有關(guān)部門或有關(guān)人員閱辦并負(fù)責(zé)催辦，圈閱視為閱知。對于批辦性公文，辦公室應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)批示，或轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的文件，由辦公室協(xié)調(diào)明確主辦部門并負(fù)責(zé)催辦；緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限，主辦部門根據(jù)辦理時(shí)限按要求及時(shí)辦理。

各承辦部門收到交辦的公文后，非緊急公文應(yīng)當(dāng)在5個(gè)工作日之內(nèi)提出具體意見報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)審批，不得延誤、推諉。如不能在規(guī)定期限內(nèi)辦理完畢，應(yīng)向交辦部門說明理由，必要時(shí)要向來文單位說明情況。對不屬于本部門職責(zé)范圍或不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦部門并說明理由。

（五）傳閱。根據(jù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)及時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳和延誤。

（六）催辦。校長辦公室應(yīng)及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文交由督辦科專人負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。

（七）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

第二十七條  涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報(bào)或者符合國家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。

第七章  公文歸檔

第二十八條  公文辦結(jié)后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第二十九條  歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等進(jìn)行整理，保證歸檔公文的齊全、完整，能真實(shí)反映學(xué)校的主要工作情況，便于保管和利用。

第三十條  收文由主辦部門存檔，辦件要將收文和辦理結(jié)果一起存放。多個(gè)部門辦理的收文，由主辦部門存檔，其他部門保存附件或其他形式的公文副本。

第三十一條  學(xué)校公文由黨委辦公室、校長辦公室負(fù)責(zé)存檔，部門公文由發(fā)文部門存檔。聯(lián)合行文由主辦部門存檔，其他部門保存附件或其他形式的公文副本。

第八章  公文管理

第三十二條  學(xué)校公文由黨委辦公室、校長辦公室統(tǒng)一管理，部門公文由各部門統(tǒng)一管理。黨委辦公室、校長辦公室將依據(jù)相關(guān)規(guī)定加強(qiáng)對學(xué)校公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

第三十三條  上級機(jī)關(guān)的公文，除絕密級和注明不得翻印的以外，下一級機(jī)關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或黨委辦公室、校長辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。翻印文件視同原文件保存和管理。公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章，并視同正式文件妥善保管。

第三十四條  公開發(fā)布學(xué)校公文，須進(jìn)行保密審查并經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)或黨委辦公室、校長辦公室主任批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文同正式印發(fā)的公文具有同等效力。

第三十五條  公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第三十六條  不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別，可以銷毀。銷毀秘密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，保證不丟失、不漏銷，同時(shí)應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊⒂啥艘陨媳O(jiān)銷。任何個(gè)人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十七條  部門合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并。部門撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交學(xué)校檔案館。工作人員調(diào)離崗位時(shí)，應(yīng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退，并將經(jīng)手辦理的電子公文辦結(jié)歸檔，未按要求完成歸檔工作的人員，相關(guān)部門不得為其辦理離崗簽字手續(xù)。新設(shè)立部門和部門分立，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照職能分工辦理公文移交。

第三十八條  密碼電報(bào)的使用和管理，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第九章  電子公文

第三十九條  電子公文是指在學(xué)校辦公系統(tǒng)中形成的具有規(guī)范格式公文的電子數(shù)據(jù)。學(xué)校制發(fā)的電子公文在學(xué)校內(nèi)部具有與紙質(zhì)公文同等的行政效力，可以作為學(xué)校內(nèi)部處理公務(wù)的依據(jù)。

第四十條  學(xué)校各單位工作人員應(yīng)當(dāng)通過計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)處理公文，按照本實(shí)施辦法和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行電子公文的辦理、管理、整理和歸檔工作。

第四十一條  利用學(xué)校計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)處理的涉密公文，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)保密規(guī)定，確保涉密公文的安全。絕密公文應(yīng)按規(guī)定在機(jī)要室專用計(jì)算機(jī)設(shè)備中處理，在辦公系統(tǒng)申請發(fā)文字號時(shí)應(yīng)將標(biāo)題簡化并隱去內(nèi)容，嚴(yán)格控制知悉范圍。

第四十二條  學(xué)校電子公文形成后，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定，及時(shí)將電子公文辦結(jié)、歸檔，校長辦公室、黨委辦公室應(yīng)及時(shí)將電子公文數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并實(shí)行“異地異質(zhì)”保存。

第十章  附則

第四十三條  本辦法所稱的“學(xué)校各部門”，指我校黨委各部（室）、各行政職能處（室）、各學(xué)院、各直屬（附屬）單位。

第四十四條  本辦法自發(fā)布之日起施行。2007年1月1日起施行的《華僑大學(xué)公文處理辦法》（華大辦〔2007〕1號）同時(shí)廢止。

第四十五條  本辦法由黨委辦公室、校長辦公室負(fù)責(zé)解釋。

附件1

華僑大學(xué)公文發(fā)文字號一覽表

表一

校級和機(jī)關(guān)各部門發(fā)文公文字號

表二

各院（系）、直屬（附屬）單位的校內(nèi)發(fā)文字號

注:各學(xué)院、直屬（附屬）單位向?qū)W校遞交請示、報(bào)告、意見等公文時(shí)，及向?qū)W校各部門發(fā)函時(shí)，均統(tǒng)一按此規(guī)范編定文號；黨政公文使用同一文號序列管理；在本單位內(nèi)的內(nèi)部發(fā)文，均使用此文號對公文進(jìn)行統(tǒng)一管理。

附件2

GB/T 9704-2012

黨政機(jī)關(guān)公文格式

1   范圍

  本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了黨政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規(guī)則，并給出了公文的式樣。

    本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級黨政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。其他機(jī)關(guān)和單位的公文可以參照執(zhí)行。

使用少數(shù)民族文字印制的公文，其用紙、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，其余可以參照本標(biāo)準(zhǔn)并按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2   規(guī)范性引用文件

  下列文件對于本標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

GB/T 148  印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

GB 3100  國際單位制及其應(yīng)用

GB 3101  有關(guān)量、單位和符號的一般原則

GB 3102(所有部分)  量和單位

GB/T 15834 標(biāo)點(diǎn)符號用法

GB/T 15835 出版物上數(shù)字用法

3   術(shù)語和定義

    下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1

    字 word

    標(biāo)示公文中橫向距離的長度單位。在本標(biāo)準(zhǔn)中，一個(gè)字指一個(gè)漢字寬度的距離。

3.2

    行 line

    標(biāo)示公文中縱向距離的長度單位。在本標(biāo)準(zhǔn)中，一行指一個(gè)漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。

4   公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)

    公文用紙一般使用紙張定量為60 g/㎡~0g/㎡的膠版印刷紙張或復(fù)印紙。紙張白度80%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5~9.5。

5   公文用紙幅面尺寸及版面要求

5.1       幅面尺寸

公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

GB/T 9704-2012

5.2  版面

5.2.1          頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸156mm×225mm。

5.2.2          字體和字號

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特殊情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

5.2.3          行數(shù)和字?jǐn)?shù)

一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特殊情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

5.2.4          文字的顏色

    如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

6   印制裝訂要求

6.1 制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。

6.2 印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。黑色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%、M80%。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

6.3 裝訂要求

    公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

    騎馬訂或平訂的公文應(yīng)當(dāng)：

a）訂位為兩訂外訂眼距版面上下緣各70mm處，允許誤差±4mm；

b）無壞訂、漏訂、重釘，釘腳平伏牢固；

c）騎馬訂釘鋸訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm。

包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。

7   公文格式各要素編排規(guī)則

7.1  公文格式各要素的劃分

本標(biāo)準(zhǔn)將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分割線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分割線以上的部分稱為版記。

頁碼位于版心外。

7.2  版頭

7.2.1          份號

如需標(biāo)注份號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

7.2.2   密級和保密期限

如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

7.2.2          緊急程度

如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

7.2.4           發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志

由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)署于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。

7.2.5   發(fā)文字號

編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)注下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“﹝﹞”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。

上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。

7.2.6   簽發(fā)人

由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對齊。

7.2.7   版頭中的分割線

發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

7.3  主體

7.3.1          標(biāo)題

一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

GB/T 9704-2012

7.3.2   主送機(jī)關(guān)

編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行應(yīng)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記，標(biāo)注方法見7.4.2.。

7.3.3           正文

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。

7.3.4   附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。

7.3.5   發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章

7.3.5.1              加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

單一機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

7.3.5.2     不加蓋印章的公文

單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。

聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。

7.3.5.3     加蓋簽發(fā)人簽名章的公文

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊；每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。

簽名章一般用紅色。

7.3.5.4    成文日期中的數(shù)字

用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

7.3.5.5              特殊情況說明

當(dāng)公文排版后所剩空間處不能容下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。

7.3.6   附注

如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下空一行位置。

7.3.7   附件

附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?/span>3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。

7.4  版記

7.4.1  版記中的分割線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

7.4.2          抄送機(jī)關(guān)

如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號后的首字對齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。

如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

7.4.3          印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。

7.5             頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

8   公文中的橫排表格

    A4紙型的表格橫排時(shí)，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

9         公文中計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號和數(shù)字的用法

公文中計(jì)量單位的用法應(yīng)符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分），標(biāo)點(diǎn)符號的用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T15834，數(shù)字用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T15835。

10      公文的特定格式

10.1        信函格式

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），線長均為170mm，居中排布。

如需標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格距版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8.

發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。

第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8.

首頁不顯示頁碼。

版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。

10.2        紀(jì)要格式

紀(jì)要標(biāo)志由“×××××紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。

標(biāo)注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號后的首字對齊。

標(biāo)注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。

11      式樣

A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；聯(lián)合行文公文首頁版式1見圖3；聯(lián)合行文公文首頁版式2見圖4；公文末頁版式1見圖5；公文末頁版式2見圖6；聯(lián)合行文公文末頁版式1見圖7；聯(lián)合行文末頁版式2見圖8；附件說明頁版式見圖9；帶附件公文末頁版式見圖10；信函格式首頁版式見圖11；命令（令）格式首頁版式見圖12。

附件3

格式一

000001                                                                        

機(jī)密★1年

特急

華大×〔201×〕××號

華僑大學(xué)關(guān)于××××××××××的通知

學(xué)校各單位：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××××

2.××××××××××××××××××××× ×××××××××

                        華僑大學(xué)（印章）

201×年××月××日

附件1

×××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

抄送：×××××××××××××××××××××

華僑大學(xué)校長辦公室                201×年××月××日印發(fā)

格式二

000001                                          

機(jī) 密

華大×〔201×〕×× 號                簽發(fā)人：×××

華僑大學(xué)關(guān)于×××××××的請示

國務(wù)院僑務(wù)辦公室：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

華僑大學(xué)（印章）

201×年××月××日

（聯(lián)系人：×××，電話：13×××××××××）

抄送：×××××××××××××××××××××

華僑大學(xué)校長辦公室                201×年××月××日印發(fā)

格式三

華大×〔201×〕×× 號

華僑大學(xué)轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院僑務(wù)辦公室關(guān)于

××××××××××的通知

××××××××××××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

                              華僑大學(xué) （印章）

                        201×年××月××日

國務(wù)院僑辦關(guān)于×××××的通知

僑×發(fā)〔201×〕××號

各直屬單位：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

                     國務(wù)院僑務(wù)辦公室

201×年××月××日

抄送：×××××××××××××××××××××

華僑大學(xué)校長辦公室                201×年××月××日印發(fā)

格式四

華大委〔201×〕××號                

  ★

華僑大學(xué)關(guān)于×××××××的報(bào)告

中共國務(wù)院僑辦黨組：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××。

    中共華僑大學(xué)委員會(huì)（印章）

201×年××月××日

（聯(lián)系人：×××，電話：13×××××××××）

抄送：×××××××××××××××××××××

中共華僑大學(xué)委員會(huì)辦公室    201×年××月××日印發(fā)

格格式五

000001                              華大函〔201×〕××號

機(jī)  密

特  急

××××××××××××××××

×××××××××××

×××××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

華僑大學(xué)

201×年××月××日

抄送：×××××××，×××××××，×××××××。

格式六

××××?xí)h紀(jì)要

××××年××月××日上（下）午，×××校長主持召開××?xí)h，×××××。紀(jì)要如下：

一、×××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

三、××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

出 席：×××   ×××  ××× ×××

×××   ×××

請 假：×××   ×××

列 席：×××   ×××  ××× ×××

記 錄：×××   ×××

分送：×××××××××××××××××××××

華僑大學(xué)校長辦公室                201×年××月××日印發(fā)

華僑大學(xué)校長辦公室                    2013年1月4日印發(fā)