關于印發(fā)《上外賢達學院公文處理規(guī)定》的通知

關于印發(fā)《上外賢達學院公文處理規(guī)定》的通知

各院、部、處：

經2013年5月28日校長辦公會議討論決定，印發(fā)《上外賢達學院公文處理規(guī)定》，請遵照執(zhí)行。

特此通知。

附件：《上外賢達學院公文處理規(guī)定》

校長辦公室

2013年5月30日

抄  送：董事長、校領導

上外賢達學院校長辦公室        2013年5月30日印發(fā)

上外賢達學院公文處理規(guī)定

第一章總則

第一條 為進一步推進本校公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)《黨政機關公文處理條例》（中辦發(fā)[2012]14號）要求，結合我校實際情況，制定本規(guī)定。

第二條 公文是學校管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法治校和進行校務活動的重要工具。

第三條 公文處理工作是指公文的擬制、辦理、立卷歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第五條 公文處理實行分級負責，集中管理的工作機制。校長辦公室是學校公文處理的管理部門，主管并指導全校的公文處理；負責公文辦理過程中的督查工作。各單位應指定專職或兼職人員負責公文處理。

第二章公文種類

第六條 適用我校的主要公文種類：

決定。適用于對重要事項做出決策和部署、獎懲有關單位和人員。

通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。

通知。適用于批轉和轉發(fā)上級公文、發(fā)布規(guī)章、任免干部、傳達要求下級執(zhí)行及有關單位需要周知或者執(zhí)行的事項。

通報。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神和告知重要情況。

報告。適用于向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，回復上級的詢問。

請示。適用于向上級請求指示、批準。

意見。適用于對重大問題提出見解和處理辦法。

函。適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向不相隸屬的有關主管部門請求批準等。

紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章公文格式

第七條 公文一般由：發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、標題、主送單位、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、印發(fā)部門和印文日期、抄送單位、頁碼等組成。

第八條 學校印發(fā)公文，第一頁使用上海外國語大學賢達經濟人文學院文件的發(fā)文標志。

第九條 發(fā)文字號由發(fā)文機關代字號、年份和序號組成。根據(jù)不同事項分成三大類：

（一）凡涉及全校性重要事項的上行文和下行文，以學校或校黨委名義發(fā)文，發(fā)文字號用“上外賢達辦[××××] ×號”或“上外賢達黨[××××] ×號”，由校辦統(tǒng)一編號。發(fā)文署名為學?；蛐｜h委全稱。

（二）凡屬學校工作某一方面重要的事項上行文和下行文，發(fā)文字號用“上外賢達加主辦部門代字”[××××] ×號”，由主辦部門編號。發(fā)文署名為學校全稱。各單位發(fā)文字號按照《上外賢達學院各單位發(fā)文字號一覽表》執(zhí)行（詳見附件1）。

（三）凡學校與不相隸屬的校外單位傳送的平行文，在上述發(fā)文機關代字號后加函字。例如“上外賢達教函〔××××〕×號”，發(fā)文署名為學校全稱。

第十條 成文日期為簽發(fā)日期。

第十一條 發(fā)文的版式按照《中華人民共和國國家標準》（GB/T 9704—2012）執(zhí)行（實行細則另定）。

第十二條 發(fā)文用紙采用國際標準A4型。

第十三條 加蓋學?；蛐｜h委印章。

第四章行文規(guī)則

第十四條 行文應當確有必要，講究實效，注重針對性和可操作性。

第十五條 請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

第十六條 學校除校長辦公室及黨委辦公室以外的內設機構不得以本單位名義套用學校發(fā)文標志行文。

第十七條 各單位在校內行文流轉編號按照《上外賢達學院各單位內部行文編號一覽表》（詳見附件2）執(zhí)行，在各單位字號后加文種第一個字，如“賢達教請〔××××〕×號”，行文編號設在標題下面居右側位置。由各單位負責編號，署名為本單位。用紙采用國際標準A4型，標題方正小標宋小2號，行距30；字符距標準。正文：仿宋4號；行距23；頁邊距：上、下3.7；左、右 2.8（詳見附件3）。

第五章公文擬制

第十八條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第十九條 公文起草應當做到：

（一）符合法律法規(guī)和黨的路線方針政策，表述準確，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

（二）一切從實際出發(fā)分析問題，做到實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）文種正確，內容簡潔，觀點明確，結構嚴謹，表述準確，文字精煉，標點正確，篇幅力求簡短。

（四）文內使用非規(guī)范性簡稱，應先用全稱并注明簡稱。

（五）引用公文應當列出標題，并在標題之后用括號注明發(fā)文字號。

（六）結構層次序數(shù)，第一層為“一、”,第二層為“（一）”，第三層為“１．”，第四層為“（１）”。

（七）擬制公文的第一頁一律使用《上海外國語大學賢達經濟人文學院發(fā)文稿紙》（附件4），明確負責人、擬稿人、核稿人后送校長辦公室。

第二十條 校辦負責辦理審核后送領導人簽發(fā)，必須由文秘主管進行審核。審核的重點是：

（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

（二）內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及有關部門職權范圍內的事項，是否經過協(xié)商、會簽。

（四）文種使用是否準確，公文格式是否規(guī)范。

（五）其他內容是否符合公文起草的有關要求。

第二十一條 公文應當按簽發(fā)權限送分管校領導簽發(fā)。

（一）政策性強、涉及面廣的重要公文，包括重要的“請示”、“報告”，由學校主要負責人簽發(fā)。

（二）內容屬于各校領導分管范圍的公文，可由分管領導簽發(fā)；如涉及其他分管領導分管范圍的，應當先送有關校領導會簽。

（三）簽發(fā)人簽發(fā)時，應當簽署意見、姓名和完整日期。

第二十二條 經審核不宜發(fā)文的公文稿，給予退回并說明理由。

第六章 公文辦理

第二十三條 公文辦理包括收文、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十四條 收文辦理按照《關于印發(fā)<校長辦公室、黨委辦公室公文收文辦理流程>的通知》（上外賢達辦[2013］18號）執(zhí)行。

第二十五條 發(fā)文辦理主要程序是：已經簽批的公文，校辦或黨辦負責在印發(fā)前對公文的審批手續(xù)、內容、文種、格式進行復核，若需再作修改的，應當報原簽批人復審；復核后的公文，確定分送范圍和印制份數(shù)后印發(fā)。

第二十六條 發(fā)文辦理完畢，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和學校有關規(guī)定，及時收集需要歸檔的公文的定稿、正本和會簽稿、重要修改稿等，保證有關材料的齊全、完整，由校辦負責整理歸檔。

第七章 附則

第二十七條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行

第二十八條 本規(guī)定校長辦公室負責解釋。

附件1：

上外賢達學院各單位發(fā)文字號一覽表

公文擬稿部門

機關代字號

發(fā)文字號

校長辦公室

校辦

上外賢達校辦[××××] ×號

黨委辦公室

黨辦

上外賢達黨辦[××××] ×號

教務處

教

上外賢達教[××××] ×號

學生處

學

上外賢達學[××××] ×號

招畢辦

招畢

上外賢達招畢[××××] ×號

人事處

人

上外賢達人[××××] ×號

財務處

財

上外賢達財[××××] ×號

外事處

外

上外賢達外[××××] ×號

保衛(wèi)處

保

上外賢達保 [××××] ×號

后勤處

后

上外賢達后 [××××] ×號

信息技術中心

信

上外賢達信[××××] ×號

圖書

圖

上外賢達圖[××××] ×號

崇明校區(qū)管委會

崇

上外賢達崇管[××××] ×號

督查辦

督

上外賢達督[××××] ×號

注：與不相隸屬校外單位發(fā)文，在機關代字號后加“函”字，如上外賢達財函[××××] ×號。

附件2：

上外賢達學院各單位內部行文編號一覽表

擬稿單位

單位代字

各單位編號

校長辦公室

校辦

賢達校辦[××××] ×號

黨委辦公室

黨辦

賢達黨辦[××××] ×號

教務處

教

賢達教[××××] ×號

學生處

學

賢達學[××××] ×號

招畢辦

招畢

賢達招畢[××××] ×號

人事處

人

賢達人[××××] ×號

財務處

財

賢達財[××××] ×號

外事處

外

賢達外[××××] ×號

保衛(wèi)處

保

賢達保 [××××] ×號

后勤處

后

賢達后 [××××] ×號

信息技術中心

信

賢達信[××××] ×號

圖書

圖

賢達圖[××××] ×號

崇明校區(qū)管委會

崇管

賢達崇管[××××] ×號

督查辦

督

賢達督[××××] ×號

商學院

商

賢達商 [××××] ×號

外語學院

外

賢達外[××××] ×號

文化產業(yè)與管理學院

文

賢達文 [××××] ×號

教育學院

教

賢達教[××××] ×號

法學院

法

賢達法[××××] ×號

繼教院

繼

賢達繼[××××] ×號

國教院

國

賢達國[××××] ×號

注：在各單位字號后可文種第一個字，如“賢達教請〔××××〕×號”

附件3：

關于XXXXXXXXXXX的通知

                                          賢達XX[20XX]XX號

  XXXXXXXXX：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

上外賢達學院XXX院/部/處

                                      201X年X月X日

附件4：

請用黑色水筆書寫

上海外國語大學賢達經濟人文學院發(fā)文稿

文種：                                 發(fā)文字號：       [    ]     號

密級： 保密□  緩急：加急□            發(fā)文日期： 20    年    月   日

簽發(fā)：

標題：

（送文共    頁，含附件）

主送：

抄送：

主辦單位及負責人：

擬稿人：

核稿人：

校辦擬辦意見：

審  核：

復  核：

印  發(fā)：

會簽：

注：發(fā)文字號、發(fā)文日期校辦填寫