嘉興市機構編制委員會辦公室公文處理規(guī)定

  
嘉編辦發(fā)〔2012〕1號

    為適應市機構編制委員會辦公室（以下簡稱市編委辦）工作需要，進一步提高公文處理工作水平，實現(xiàn)公文處理工作的科學化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)《黨政機關公文處理條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）精神，結合本辦實際，制定本規(guī)定。
    一、公文種類
    主要包括：決定、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要。
    其中，“意見”適用于對重要問題提出見解和處理辦法。既可作上行文，也可作下行文或平行文使用。作為上行文，按請示性公文的程序和要求辦理。作為下行文，文中明確要求貫徹執(zhí)行的，下級機關應遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機關可參照執(zhí)行。作為平行文，提出的意見供對方參考。
    “通知”適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。
    “報告”適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。
    “請示”適用于向上級機關請求指示、批準。
    “批復”適用于答復下級機關的請示事項。
    “函”適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。
    “紀要”適用于記載會議主要情況和議定事項。
    二、公文分類
    （一）市編委“嘉編”字號文件，主要用于市編委向省編委或省編委辦報告、請示重要工作，發(fā)布重要政策、規(guī)定，部署重要工作，批復市級有關部門、市直有關單位和各縣（市、區(qū)）編委的請示。
    （二）市編委辦“嘉編辦”字號文件，主要用于本辦向省編委辦和市委、市政府、市編委報告、請示工作，批復屬本辦職責范圍的市級有關部門、市直有關單位和各縣（市、區(qū)）機構編制部門的請示，本辦機關、直屬單位范圍內(nèi)的干部任免事項。
    （三）市編委辦“嘉編辦發(fā)”字號文件，主要用于本辦發(fā)布、傳達貫徹省編委辦和市委、市政府、市編委的決定、指示和政策規(guī)定，部署重要工作，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的文件，通知重要事項，一般事務性工作安排等。
    （四）市編委辦“嘉編辦函”字號文件，主要用于本辦與市級有關部門、市直有關單位和縣（市、區(qū)）機構編制部門之間以及不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和批復、答復的一般事項，向無隸屬關系的有關主管部門請示批準事項。
    （五）市編委辦“嘉編辦明電”字號文件，主要用于本辦發(fā)布緊急公文和會議通知等。
    （六）市編委辦密碼電報發(fā)電字號，由市委機要局（密碼管理局）統(tǒng)一編排。
    （七）市編委辦主任會議紀要、主任辦公會議紀要、專題會議紀要以及與有關部門聯(lián)合召開的會議紀要，只編“年份”和“序號”，不編“機關代字”。
    三、公文格式
    （一）公文一般由份號、秘級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。
    （二）涉秘公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限，并標注份號。
    （三）緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
    （四）發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。
    （五）發(fā)文字號應當由發(fā)文機關代字、年份和發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。
    （六）上行文應當注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
    當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應盡可能采取調整行距、字距的措施解決，務使印章與正文同處一面。盡量避免標識“此頁無正文”。
    （七）附件應置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后注明附件的順序號和名稱。
    （八）成文日期以辦領導簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。
    （九）公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。
    （十）公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。
    四、行文規(guī)則
    （一）行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。
    （二）辦機關處室、單位不得對外正式行文。如與相應的其他機關進行工作聯(lián)系確需行文的，只能以信函的形式行文。
    （三）各處室、單位起草的公文，在送綜合處核稿前，必須經(jīng)處室、單位主要負責人審核把關，并簽署意見。如公文內(nèi)容涉及相關處室、單位的，主辦處室要主動征求相關處室、單位的意見，相關處室、單位要積極配合，取得一致意見并經(jīng)相關處室、單位主要負責人簽署意見后，再送綜合處核稿。
    （四）本辦主辦的聯(lián)合行文，一般先由辦領導簽署意見后，再送會辦單位依次會簽。會簽一般不使用復印件。
    （五）其他主辦單位送本辦會簽的文件，相關處室、單位應預留辦領導研究、決定的時間。如因特殊情況不能按期回復，可主動與主辦單位協(xié)商或者通過綜合處與主辦單位協(xié)商。除特殊情況外，會簽文件送辦領導審簽前須經(jīng)綜合處核稿。
    五、發(fā)文處理
    發(fā)文處理包括擬稿、核稿、簽發(fā)、登記、印制、校對、蓋章、裝訂、封發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)。
    （一）擬稿。要做到“6個準確”：即行文關系準確，公文格式準確，密級標定準確，引文內(nèi)容準確，使用語辭準確，標點符號準確。擬稿需填寫辦統(tǒng)一印制的發(fā)文擬稿單，采用規(guī)范格式的打印件。文件擬稿人和處室、單位主要負責人的意見，分別填寫在相應意見欄內(nèi)。
    （二）核稿。由綜合處負責。制發(fā)文件時，處室、單位擬稿后必須先送綜合處核稿。除內(nèi)容簡明單一的一般文稿外，送綜合處審核文稿應附送有關政策依據(jù)、起草過程、相關單位意見或歷史上處理的慣例等有關情況說明。
    （三）簽發(fā)。市編委名義制發(fā)的文件，由市編委辦主任審簽后，送市編委領導簽發(fā)；市編委辦名義制發(fā)的文件，由綜合處審核后送市編委辦主任簽發(fā)。
    （四）登記。簽發(fā)后的文件，送綜合處確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。
    （五）印制。文件的繕印、校對、裝訂，一般由擬稿處室、單位負責。印數(shù)較大的普發(fā)文件，也可委托印刷廠印刷。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。
    （六）蓋章。制發(fā)的各類公文，除會議紀要和以電報形式發(fā)出的，必須加蓋印章。
    （七）封發(fā)。制發(fā)的文件由承辦處室、單位負責封發(fā)，送收發(fā)室郵寄。送市編委成員的文件，由綜合處確定交送。機密文件的封發(fā)，按規(guī)定執(zhí)行。
    凡主送市委、市政府及其辦公室的公文，必須按要求在報送紙質公文的同時，報送電子公文。
    （八）歸檔。印制的正式文件必須歸檔。由承辦處室、單位將原稿（特別是領導批改過的原稿）和印制的正式文件一式五份一并送檔案室存檔。
    六、來文處理
    來文處理包括收文、登記、注辦、閱辦、歸檔等程序。
    （一）收文。外來的文件（包括市委、市政府辦公室印發(fā)的紙質文件和網(wǎng)上傳送的電子文件），由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收；機要件等涉密公文由專人簽收領取。簽收時應及時拆封，仔細核對，發(fā)現(xiàn)錯誤，即予退回。
    （二）登記。凡外來公文均應就公文的特征和辦理情況進行登記、編號。登記應將公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、成文日期、主送機關、份數(shù)、收發(fā)文日期及辦理情況逐項記錄。涉密公文由專人進行登記。
    （三）注辦。收文登記后，送綜合處主要負責人注辦。
    （四）閱辦。收文經(jīng)綜合處主要負責人注辦后，由綜合處工作人員按注辦意見，將文件分送辦領導閱批并及時送有關處室、單位閱辦。市領導批示件必須及時辦理完畢；確因情況復雜難以辦結的，要及時說明理由和辦理的進展情況；對市級有關部門、市直有關單位和縣（市、區(qū)）機構編制部門的請示報告、上級領導機關指辦的文件以及辦領導批辦的文件，各處室、單位應將辦理結果及時告知綜合處，綜合處視情及時催辦、督辦。
    （五）歸檔。來文閱辦完結后，按有關規(guī)定歸檔。