市司法局關(guān)于公文處理工作的若干規(guī)定

市司法局關(guān)于印發(fā)公文處理工作若干規(guī)定的通知

滬司發(fā)〔2013〕44號

市監(jiān)獄管理局、上海政法學(xué)院、市勞教局（戒毒局），市社區(qū)矯正辦及局屬各單位，局機關(guān)各處室：

《市司法局關(guān)于公文處理工作的若干規(guī)定》已經(jīng)2013年6月17日市司法局第六次局長辦公會議審議通過，現(xiàn)予印發(fā)。市司法局以往有關(guān)公文處理工作的規(guī)定，與本規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準。請各單位認真學(xué)習、遵照執(zhí)行，切實推進公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

特此通知。

上海市司法局

2013年6月19日

市司法局關(guān)于公文處理工作的若干規(guī)定

第一章  總  則

第一條  為推進市司法局公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）和《司法部機關(guān)公文處理辦法》（司發(fā)通〔2012〕253號）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實際，制定本規(guī)定。

第二條  市司法局公文是市司法局實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職責、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，公布市司法局系統(tǒng)各類規(guī)范性文件，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況的重要工具。

第三條  公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條  公文處理工作應(yīng)當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第五條  市司法局辦公室是管理公文處理工作的職能部門。市司法局系統(tǒng)各單位和部門應(yīng)指定專門機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T承擔本單位和部門的公文處理工作。

第二章  公文種類

第六條  市司法局公文種類主要有：

（一）決定。適用于對司法行政重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級司法行政機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。

（二）令。適用于批準授予、晉升、降低、取消警銜，嘉獎有關(guān)單位和個人。? 

（三）公告。適用于宣布依法行使管理職能的重要事項或者法定事項。

（四）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項。

（五）意見。適用對重要問題提出見解和處理辦法，傳達貫徹落實上級機關(guān)的重要指示、批示及重要工作部署。

（六）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

（七）通報。適用于司法行政系統(tǒng)表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（八）報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、回復(fù)上級機關(guān)的詢問。

（九）請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

（十）批復(fù)。適用于答復(fù)下級司法行政機關(guān)請示事項。

（十一）函。適用于與有關(guān)部門商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。

（十二）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章  公文格式

第七條  公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（一）份號。涉密公文應(yīng)當標注印制份數(shù)的順序號。

（二）密級和保密期限。涉密公文應(yīng)當根據(jù)涉密程度，分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限。

（三）緊急程度。緊急公文應(yīng)當分別標注“特急”、“加急”。

（四）發(fā)文機關(guān)標志。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。

（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)發(fā)文字號。

（六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。

（七）標題。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種組成。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和轉(zhuǎn)發(fā)文件加書名號外，一般不加標點符號。

（八）主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

（十）附件說明。公文如有附件，應(yīng)當在正文之后、發(fā)文機關(guān)名稱之前標明附件的順序號和名稱。

（十一）發(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過或發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。

（十三）印章。公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。聯(lián)合行文應(yīng)當按照聯(lián)合行文機關(guān)順序加蓋印章。

（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。公文需要加附注的，應(yīng)當注在成文時間的左下、抄送機關(guān)上方并加括號。

（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

（十六）抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外，需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。

（十七）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)和送印日期。

（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。

第八條  公文的版式按照《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T 9704—2012）和《市司法局公文格式》執(zhí)行。

第九條  公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關(guān)國家標準和規(guī)定執(zhí)行。

第十條  公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。

第四章  行文規(guī)則

第十一條  行文應(yīng)當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第十二條  行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當同時抄送被越過的機關(guān)。

第十三條  向上級機關(guān)行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：

（一）原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。

（二）下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。

（三）請示應(yīng)當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

（四）除上級機關(guān)負責人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送公文，不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文。

第十四條  向下級機關(guān)行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：

（一）主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)當同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。

（二）市司法局黨委辦公室、市司法局辦公室根據(jù)市司法局黨委、市司法局授權(quán)，可以向下級機關(guān)及其黨委行文，其他部門不得向下級機關(guān)及其黨委發(fā)布指令性公文或在公文中向下級機關(guān)及其黨委提出指令性要求。?

（三）涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文。

第十五條  除以下可以對外行文的本局系統(tǒng)單位和部門，其他單位和部門不得對外正式行文：

（一）市司法局黨委、市司法局。

（二）市司法局黨委辦公室、市司法局辦公室（外事辦公室）。

（三）市司法局紀委、政治部、機關(guān)黨委、團工委可以在其職權(quán)范圍內(nèi)向有關(guān)對口單位、部門行文。

（四）市監(jiān)獄管理局、市勞教局（戒毒局）、市社區(qū)矯正辦可以在其職權(quán)范圍內(nèi)向有關(guān)對口單位、部門行文，同時應(yīng)報市司法局辦公室備案。重要公文或上行文應(yīng)以市司法局名義對外行文。

第五章  公文擬制

第十六條  公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第十七條  市司法局公文起草按照下列規(guī)定辦理：

（一）局辦公室組織起草有關(guān)司法行政工作發(fā)展中、長期規(guī)劃，市司法局年度和半年工作總結(jié)、計劃，向上級機關(guān)、主管部門報送的綜合性文件，局黨委會議（擴大會議）紀要、局務(wù)會議和局長辦公會議紀要等文件。

（二）局政治部、紀檢監(jiān)察部門和各業(yè)務(wù)部門分別起草有關(guān)政治工作、紀檢監(jiān)察工作和司法行政業(yè)務(wù)工作的文件。

（三）文件內(nèi)容涉及多個部門的，由局領(lǐng)導(dǎo)指定其中一個部門為主起草，或由局辦公室根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)確定主辦部門起草。

（四）各類會議結(jié)束后需制發(fā)公文的，由會議主辦部門負責起草；局領(lǐng)導(dǎo)參加的各類專題會議，會議紀要由主辦部門負責起草。

第十八條  公文起草應(yīng)當做到：

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策及本市的有關(guān)規(guī)定，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，文字精煉。

（四）文種正確，格式規(guī)范。

（五）深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（六）公文內(nèi)容涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)事項的，起草單位、部門必須征求相關(guān)單位、部門意見，力求達成一致。

（七）公文起草部門負責人對公文起草質(zhì)量負責，重要公文起草工作應(yīng)當提請局領(lǐng)導(dǎo)主持、指導(dǎo)。

第十九條  公文文稿起草完畢，由起草部門負責人簽署意見、姓名和日期，送局辦公室審核。涉及執(zhí)行法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件或者可能產(chǎn)生法律后果等方面的公文文稿，應(yīng)先送局法制處進行法律政策核查后，再送局辦公室審核。局辦公室審核的重點是：

（一）內(nèi)容審核

1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

2.內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策及本市的有關(guān)規(guī)定；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和方法是否切實可行。

3.涉及有關(guān)單位、部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。

4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

（二）形式審核

1.密級和保密期限是否經(jīng)起草部門定密責任人審核。

2.信息公開屬性是否經(jīng)起草部門負責人審核。

3.涉及執(zhí)行法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件或者可能產(chǎn)生法律后果等方面的公文文稿是否經(jīng)局法制處核查同意。

（三）其他內(nèi)容和形式是否符合公文起草有關(guān)要求

第二十條  經(jīng)局辦公室審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需要作進一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報送。

第二十一條  公文文稿經(jīng)局辦公室負責人審核簽字，連同送審稿、修訂稿及附件一并送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當簽署意見、姓名和日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負責人會簽。

（一）以市司法局黨委名義制發(fā)的公文、黨委會議紀要，由局黨委書記簽發(fā)；黨委書記因事離滬時，可以由主持工作的副書記簽發(fā)。

（二）以市司法局名義制發(fā)的重要公文、上行文經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)審核后由局長簽發(fā)；局長辦公會議紀要由局長簽發(fā)；局長因事離滬時，可以由主持工作的局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，或者經(jīng)主持工作的局領(lǐng)導(dǎo)同意由局分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。以市司法局名義制發(fā)的下行文、平行文及專題會議紀要，由局長簽發(fā)，也可以由局分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

（三）以市司法局為主辦單位，與其他單位聯(lián)合發(fā)文時，由主辦部門送請有關(guān)單位會簽。聯(lián)合行文應(yīng)當由主辦機關(guān)首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽。

（四）局辦公室根據(jù)局黨委、局領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)制發(fā)的公文，由辦公室主要負責人簽發(fā)；以市司法局黨委辦公室、市司法局辦公室名義制發(fā)的上行文，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)同意后由局辦公室主任簽發(fā)；以市司法局黨委辦公室、市司法局辦公室名義制發(fā)的下行文、平行文，經(jīng)局辦公室主任授權(quán)，也可以由局辦公室副主任簽發(fā)，重要文件必須經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)同意。

（五）以局紀委、政治部、機關(guān)黨委名義制發(fā)的公文，由局紀委、政治部、機關(guān)黨委主要負責人簽發(fā)。局團工委名義制發(fā)的公文，由局政治部主要負責人簽發(fā)。

（六）以市監(jiān)獄管理局名義制發(fā)的公文，由市監(jiān)獄管理局主要負責人簽發(fā)。以市勞教局（戒毒局）名義制發(fā)的公文，由市勞教局（戒毒局）主要負責人簽發(fā)。以市社區(qū)矯正辦名義制發(fā)的公文由市社區(qū)矯正辦主要負責人簽發(fā)。

第二十二條  已經(jīng)簽發(fā)的公文文稿，未經(jīng)簽發(fā)人同意，不得改動。

第六章  公文辦理

第二十三條  公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十四條  收文辦理主要程序是：

（一）簽收。局辦公室負責公文簽收，對收到的公文應(yīng)逐件清點，核對無誤后簽字或蓋章，并注明簽收時間。

（二）初審。對收到的公文應(yīng)當進行初審。初審的重點是包括是否應(yīng)當由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當退回來文單位并說明理由。

（三）登記。局辦公室對來文機關(guān)、文號、標題、密級、緊急程度、來文日期、收文編號等公文的主要信息進行詳細登記。

（四）擬辦。閱知性公文，由局辦公室根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送有關(guān)局領(lǐng)導(dǎo)和部門。批辦性公文，由局辦公室摘錄內(nèi)容提要，提出擬辦意見后，報局領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當明確主辦部門和協(xié)辦部門。一般應(yīng)于收文當日提出擬辦意見，最長不得超過兩個工作日，緊急文件應(yīng)當立即處理。文件內(nèi)容涉及刑罰執(zhí)行、行政執(zhí)法、行政審批等事項或緊急公文應(yīng)當明確辦理時限或列入督辦。

（五）閱批。局辦公室負責公文送閱，并對公文流轉(zhuǎn)過程進行跟蹤、檢查，不得漏傳、誤傳、延誤。

1.對上級機關(guān)來文，應(yīng)先送局主要領(lǐng)導(dǎo)、后送局分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，并同時送有關(guān)部門閱知。局領(lǐng)導(dǎo)批示后送有關(guān)部門辦理。

2.對平級機關(guān)來文，應(yīng)根據(jù)來文情況處理。對內(nèi)容一般的來文，由對口部門在三個工作日內(nèi)提出意見報局分管領(lǐng)導(dǎo)閱批；對內(nèi)容比較重要的來文，先送局分管領(lǐng)導(dǎo)閱批；對內(nèi)容特別重要的來文，先送局主要領(lǐng)導(dǎo)，再送局分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，同時送有關(guān)部門閱知。局領(lǐng)導(dǎo)批示后送有關(guān)部門辦理。

3.對下級機關(guān)來文，由對口部門在三個工作日內(nèi)提出意見報局分管領(lǐng)導(dǎo)；對內(nèi)容特別重要或緊急來文，可以先送或同時送局領(lǐng)導(dǎo)。

4.對上級機關(guān)指導(dǎo)性、閱知性文件，同級機關(guān)通報性文件，下級機關(guān)報告或抄送市司法局的閱知性文件，先送局領(lǐng)導(dǎo)后送主閱部門；需及時傳閱的文件，可以分送傳閱。閱件經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批示要求辦理的，作為辦件處理。

（六）辦理。各部門應(yīng)指定專人每個工作日到局機要室收取文件。主辦部門收到辦件后，應(yīng)根據(jù)來文要求、局領(lǐng)導(dǎo)批示及局辦公室擬辦意見，抓緊辦理。需會同其他部門辦理的文件，應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商辦理。

1.來文、局領(lǐng)導(dǎo)批示或督辦管理有明確辦理時限要求的應(yīng)當嚴格在時限內(nèi)辦結(jié)；沒有明確時限的，一般應(yīng)在一個月內(nèi)辦理完畢。

2.因特殊情況需延長辦理時限的，應(yīng)向局分管領(lǐng)導(dǎo)報告原因和進展，并向來文單位說明情況，同時告知局辦公室；已列入督辦的文件不能按時辦結(jié)的，應(yīng)提交延期申請，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，重新確定辦理時限。

3.對不屬于本部門職權(quán)范圍辦理的公文，應(yīng)當迅速退回交辦部門，并說明理由。

（七）督辦。局辦公室及時了解公文辦理進展情況，督促承辦部門按期辦理，定期以督辦專報的形式向局領(lǐng)導(dǎo)反饋進展情況。

（八）辦結(jié)。公文辦理結(jié)果應(yīng)當及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位；對市委、市政府、司法部和市委政法委領(lǐng)導(dǎo)批辦事項的辦理結(jié)果，應(yīng)當書面報告局領(lǐng)導(dǎo)；對局領(lǐng)導(dǎo)批示或局辦公室擬辦意見要求報辦理結(jié)果的，應(yīng)當將辦理結(jié)果報告局領(lǐng)導(dǎo)或告知局辦公室。列入督辦的文件辦結(jié)后，應(yīng)及時申請督辦終結(jié)，并詳細注明辦理情況；辦理情況不符合要求的，應(yīng)退回重新辦理或補充說明。

第二十五條  發(fā)文辦理主要程序是：

（一）登記。公文經(jīng)簽發(fā)后，由局辦公室統(tǒng)一確定發(fā)文字號，檢查、規(guī)范文件格式，打印文稿清樣。

（二）校對。公文校對實行三校制，一校、二校由公文起草部門負責，應(yīng)當按照原稿逐字逐句進行。三校由文印室負責，應(yīng)當對整個公文版式進行全面檢查。公文校對時間一般不超過兩個工作日，緊急公文應(yīng)當立即校對。校對文稿應(yīng)當按規(guī)定的校對符號進行修改，校對完成后應(yīng)當簽署校對人姓名、時間及具體意見。

（三）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效，做到清晰、整潔。涉密公文的印制應(yīng)當符合保密要求，有密級的公文不得多印，不得擅自留存。

（四）核發(fā)。公文印制完畢，公文起草部門應(yīng)當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行再次檢查，送局辦公室分發(fā)或發(fā)送。非涉密公文應(yīng)當以電子公文傳輸系統(tǒng)、機要或郵遞方式發(fā)送。涉密公文應(yīng)當通過機要交通、郵政機要通信或機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。

第二十六條  對外發(fā)文、辦理或傳閱完畢的文件，及在辦理過程中形成的文件材料由公文起草部門、主辦或主閱部門負責保管、歸檔。兩個以上部門聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門歸檔，相關(guān)部門保存復(fù)制件。公文歸檔應(yīng)當根據(jù)有關(guān)檔案管理法律法規(guī)以及市司法局檔案管理規(guī)定辦理。公文預(yù)歸檔后于第二年第一季度統(tǒng)一移交至局檔案管理部門，局檔案管理部門應(yīng)當于每年六月底前完成上一年度的文件材料歸檔工作。

第七章  公文管理

第二十七條  公文確定密級前，辦文單位、部門應(yīng)當按照擬定的密級先行采取保密措施；確定密級后，應(yīng)當按照所定密級嚴格管理；絕密級公文應(yīng)當由專人管理。公文密級需要變更或解除的，由起草部門主要負責人及分管局領(lǐng)導(dǎo)決定。?

第二十八條  公文的印發(fā)傳達范圍應(yīng)當按照發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當履行解密程序。

第二十九條  復(fù)制、匯編機密級、秘密級公文，應(yīng)當符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)局辦公室負責人批準。絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當經(jīng)發(fā)文機關(guān)或局領(lǐng)導(dǎo)批準。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理；復(fù)制件應(yīng)當加蓋專門戳記，翻印件應(yīng)當注明翻印的部門名稱、日期；匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。

第三十條  涉密公文應(yīng)當由局辦公室組織集中銷毀，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。中央、市委文件應(yīng)當按照規(guī)定統(tǒng)一清退至局辦公室。不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)處室負責人批準后可以銷毀。

第三十一條  機關(guān)工作人員離崗離職時，所在單位、部門應(yīng)當督促其將暫存、借用的公文按照規(guī)定移交、清退。

第八章  附  則

第三十二條  市司法局公文含電子公文。電子公文處理參照本規(guī)定執(zhí)行。

第三十三條  市依法治市領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室、市法制宣傳教育聯(lián)席會議辦公室、市綜治委特殊人群專項組及其辦公室、市綜治委刑釋解教人員安置幫教工作領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室、市醫(yī)患糾紛人民調(diào)解工作辦公室、市司法鑒定工作委員會辦公室等設(shè)在市司法局的專項工作機構(gòu)公文處理工作應(yīng)當參照本規(guī)定執(zhí)行。

第三十四條  市監(jiān)獄管理局、市勞教局（戒毒局）、市社區(qū)矯正辦可以在職權(quán)范圍內(nèi)組織收文辦理、發(fā)文辦理、整理歸檔及公文管理，但必須符合市司法局公文處理相關(guān)規(guī)定。

第三十五條  本規(guī)定由市司法局負責解釋。

第三十六條  本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。本規(guī)定未及事項，按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T 9704—2012）執(zhí)行。市司法局以往有關(guān)公文處理的規(guī)定，與本規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準。

附件：1．市司法局公文發(fā)文字號

2．市司法局公文格式

上海市司法局辦公室                         2013年6月20日印發(fā)

附件1

市司法局公文發(fā)文字號

一、市司法局黨委發(fā)文字號

滬司委〔20××〕××號

滬司委發(fā)〔20××〕××號

滬司委函〔20××〕××號

中共上海市司法局委員會會議紀要

二、市司法局發(fā)文字號

滬司〔20××〕××號

滬司發(fā)〔20××〕××號

滬司函〔20××〕××號

滬司規(guī)〔20××〕××號

滬司銜令〔20××〕××號

上海市司法局公告

市司法局局長辦公會議紀要

市司法局專題會議紀要

三、市司法局黨委辦公室、辦公室發(fā)文字號

滬司委辦〔20××〕××號

滬司委辦發(fā)〔20××〕××號

滬司委辦函〔20××〕××號

滬司辦〔20××〕××號

滬司辦發(fā)〔20××〕××號

滬司辦函〔20××〕××號

四、其他發(fā)文字號

滬司獄委〔20××〕××號

滬司獄〔20××〕××號

滬司勞（戒）委〔20××〕××號

滬司勞（戒）〔20××〕××號

滬司矯〔20××〕××號

滬司紀〔20××〕××號

滬司委密〔20××〕××號

滬司政〔20××〕××號

滬司機黨〔20××〕××號

滬司團〔20××〕××號

滬依法治市辦〔20××〕××號

滬法宣辦〔20××〕××號

滬綜治特殊組〔20××〕××號

滬安幫領(lǐng)〔20××〕××號

滬安幫辦〔20××〕××號

滬醫(yī)調(diào)辦〔20××〕××號

滬司鑒辦〔20××〕××號

滬司外辦〔20××〕××號

附件2

市司法局公文格式

根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）和《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T 9704—2012）要求，結(jié)合市司法局公文格式的應(yīng)用實際，制定《市司法局公文格式》。

一、公文用紙

采用60g/㎡—80g/㎡膠版紙或復(fù)印紙，紙張白度在90度以上。采用國際標準A4型（210mm×297mm）。

二、印制裝訂

雙面印刷，頁碼套正。左側(cè)裝訂，采用騎馬訂，無法用騎馬訂時采用平訂。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm。騎馬訂訂鋸均訂在折縫線上，平訂訂鋸與書脊間的距離為3mm—5mm。

三、公文格式

版心尺寸為156mm×225mm（不含頁碼），每頁紙排印22行，每行28字（一個字指一個漢字所占空間），撐滿版心。

（一）份號

如需標注，用6位3號阿拉伯數(shù)字頂格標注在版心左上角第1行。

（二）秘密等級和保密期限

如需標注，用3號黑體，頂格標注在版心左上角第2行，兩字之間空1字；如需同時標注秘密等級和保密期限，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開，如：“機密★1年”。

（三）發(fā)文機關(guān)標志

由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

（四）發(fā)文字號

發(fā)文字號應(yīng)標注在發(fā)文機關(guān)下空2行位置，3號仿宋體居中排布。年份、發(fā)文順序號用半角阿位伯數(shù)字，年份外加中文六角括號“〔  〕”；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字，在阿位伯數(shù)字后加“號”字。

上行文的發(fā)文字號居左空1字標注，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

（五）簽發(fā)人

上行文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，右空一字。簽發(fā)人用3號仿宋字，全角冒號，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

聯(lián)合行文，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人從第二行依次順排。

（六）標題

由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。

用2號小標宋體字，標注在紅色反線下空2行位置，分一行或多行居中排列；多行標題排列為梯形或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏形，每行詞意完整、長度適宜、字距恰當。多個發(fā)文機關(guān)名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（七）主送機關(guān)

用3號仿宋體標注于標題下空1行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個主送機關(guān)名稱后用全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當將主送機關(guān)名稱移至版記。

請示件應(yīng)當一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“報告”和“意見”。

（八）正文

用3號仿宋體字編排于主送機關(guān)下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。段尾單字不成行。

（1）引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當標明中文含義。日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日。

（2）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”用3號黑體字，第二層為“（二）”用3號楷體字，第三層為“1．”、第四層為“（1）”均用3號仿宋體字。

（3）公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。

（4）段落之間一般不空行。

（九）附件說明

公文附件的順序號和名稱。用3號仿宋體標注在正文下空一行，左空2字，字標識“附件”，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿位伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1．XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號，附件名稱較長需回行時，應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊。

（十）發(fā)文機關(guān)署名、成文日期

署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。用3號仿宋體字標注于成文日期之上、以成文日期為準居中排，成文日期右空4字用3號阿位伯數(shù)字將年、月、日標全。

（十一）印章

公文中的印章應(yīng)與發(fā)文機關(guān)署名相符。印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）1行之內(nèi)。

當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹鲁晌娜掌?、印章或簽發(fā)人簽名章時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決。

（十二）附注

如需標注，用3號仿宋體字，居左空2個字加圓括號標注在成文時間下1行。如果表述中重復(fù)出現(xiàn)括號時，用中文六角括號套圓括號。請示件應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（十三）附件

如需標注，用3號黑體字頂格標注于版心左上角第1行，附件標題居中編排在版心第3行，有序號時應(yīng)加序號，不用冒號。附件序號和附件標題應(yīng)與附件說明表述一致。

（十四）抄送機關(guān)

如需標注，用4號仿宋體于印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期上空一行，左右各空一字標注，“抄送”兩字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。

如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”兩字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上1行，之間不加分隔線。

（十五）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

公文的送印機關(guān)和送印日期。用4號仿宋體字標注于末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)機關(guān)一般為×××辦公室。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，后加“印發(fā)”兩字。

（十六）條碼

位于文件末頁右下角，與版記的最后一條橫線空開約5mm。

（十七）頁碼

公文頁數(shù)順序號。用4號半角阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，左右各放一條4號一字線，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。

公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當連續(xù)編排。

四、常用公文式樣

000001

密級★保密期限

緊急程度

××××××

滬司××〔××〕××號

××××××關(guān)于××××××的通知

主送單位：

一、××××××

××××××××××××××××××××××××××××××。

（一）××××××

××××××××××××××××××××××××××××××。

1．××××××

××××××××××××××××××××××××××××××。

（圖1：公文首頁版式）

000001

密級★保密期限

緊急程度

××××××

滬司××〔××〕××號           簽發(fā)人：×××

××××××關(guān)于××××的報告

主送單位：

一、××××××

××××××××××××××××××××××××××××××。

（一）××××××

××××××××××××××××××××××××××××××。

1．××××××

××××××××××××××××××××××××××××××。

（圖2：上報公文首頁版式）

000001

密級★保密期限

緊急程度

×××××

×××××

×××××

       簽發(fā)人：×××  ×××

滬司××〔××〕××號                 ×××

關(guān)于××××××的通知

主送單位：

一、××××××

××××××××××××××××××××××××。

（一）××××××

（圖3：聯(lián)合行文公文首頁版式）

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

特此××。

附件：1．×××××××××××××××××××

2．×××××××××××××××××××

×××××××××

                            ××××××

                             2013年×月××日

(××××××××)

××××××辦公室                    2013年×月××日印發(fā)

（圖4：公文末頁版式）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××。

特此××。

附件：1．×××××××××××××××××××

2．×××××××××××××××××××

×××××××××

××××××               ××××××

                             2013年×月××日

(××××××××)

××××××辦公室                    2013年×月××日印發(fā)

（圖5：聯(lián)合行文公文末頁版式）