陜西機(jī)關(guān)事務(wù)管理局關(guān)于印發(fā)執(zhí)行公文處理新規(guī)定的通知

陜西省人民政府機(jī)關(guān)事務(wù)管理局
關(guān)于印發(fā)執(zhí)行公文處理新規(guī)定的通知

陜政管發(fā)〔2013〕76號(hào)

機(jī)關(guān)各處室、局屬各單位：

    為了提高公文處理工作的質(zhì)量和效率，推進(jìn)公文處理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，根據(jù)《省政府辦公廳公文辦理審簽程序和要求》，結(jié)合我局公文處理工作實(shí)際，特制定本規(guī)定。

    公文主要包括：文件、信函、刊物、傳真、電話記錄、資料等。公文處理包括：簽收、登記、分類、批辦、送辦、承辦、催辦等程序。

    一、簽收

    所有公文由辦公室秘書(shū)科負(fù)責(zé)簽收。機(jī)關(guān)各處室、局屬事業(yè)單位收到的公文須統(tǒng)一轉(zhuǎn)交辦公室秘書(shū)科簽收。機(jī)關(guān)各處室、局屬事業(yè)單位需要報(bào)送局領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告，先送秘書(shū)科登記，由秘書(shū)科辦文呈局領(lǐng)導(dǎo)簽批，嚴(yán)格堅(jiān)持公文“一個(gè)口進(jìn)出”制度。

    二、登記

    辦公室秘書(shū)科負(fù)責(zé)公文登記。公文登記應(yīng)詳細(xì)記錄文件編號(hào)、收文日期、來(lái)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、附件、密級(jí)、份數(shù)等。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有批示的公文，要詳細(xì)登記批示內(nèi)容、批示時(shí)間等。

    三、分類

    對(duì)收到的公文，按照回復(fù)要求分為辦文、閱文、批文三類。并分別收入辦文夾、閱文夾和批文夾。

    辦文：指需要辦理、答復(fù)的公文。包括：有關(guān)廳局、局機(jī)關(guān)各處室、局屬事業(yè)單位直接報(bào)來(lái)需要辦理的公文；省委、省政府領(lǐng)導(dǎo)同志批示需要我局辦理落實(shí)的公文。

    閱文：指知曉性或備案性公文。

    批文：指有局領(lǐng)導(dǎo)同志作出批示的公文。

    四、批辦

    辦文：局辦公室承辦人提出擬辦意見(jiàn)，送辦公室主任閱批后即刻送局領(lǐng)導(dǎo)簽批。

    閱文：一種是由秘書(shū)科分送局領(lǐng)導(dǎo)閱示；另一種是在局領(lǐng)導(dǎo)間分別傳閱。在閱文里，局領(lǐng)導(dǎo)有批示意見(jiàn)的，轉(zhuǎn)入批文程序處理。閱文由秘書(shū)科負(fù)責(zé)傳遞、收回，送交檔案科留存歸檔。在局領(lǐng)導(dǎo)間分別傳閱的一般不得超過(guò)1個(gè)工作日；對(duì)沒(méi)有及時(shí)退回的閱文，秘書(shū)科應(yīng)及時(shí)提醒；對(duì)因工作需要有關(guān)處室（單位）或個(gè)人要留存的文件，視情況而定。

    批文：秘書(shū)科專人送局辦公室主任閱示。按照辦公室主任批辦意見(jiàn)分類處理，“批辦”的按辦文程序處理，“閱知”的按閱文程序處理。

    五、送辦

    局領(lǐng)導(dǎo)批出的辦文，由秘書(shū)科登記批辦內(nèi)容后即送相關(guān)承辦處室。如果承辦處室人員外出，打電話約定送達(dá)時(shí)間。

    六、承辦

    承辦處室、單位收到公文后，盡快提出辦理意見(jiàn)，由承辦處室、單位負(fù)責(zé)人將辦理意見(jiàn)填入“承辦單位”欄后退辦公室秘書(shū)科。辦結(jié)公文由秘書(shū)科整理留存，年終送交檔案科歸檔。對(duì)于涉密辦文，要嚴(yán)格按照保密制度作好保管。

    承辦處室按照公文緊急程度抓緊辦理。平件一般應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)辦理，急件當(dāng)天辦理，特急件接到后即刻辦理。對(duì)有些需要多方了解協(xié)商的公文，2個(gè)工作日內(nèi)不能拿出擬辦意見(jiàn)的，向秘書(shū)科說(shuō)明原因后緩辦。

    七、催辦

    對(duì)承辦的公文需要貫徹落實(shí)或反饋辦理結(jié)果的，由秘書(shū)科負(fù)責(zé)催辦。

    本規(guī)定自發(fā)文之日起實(shí)行，由局辦公室負(fù)責(zé)解釋。

    附件：公文處理主要規(guī)則

陜西省政府機(jī)關(guān)事務(wù)管理局

2013年8月1日

附件

公文處理主要規(guī)則

    一、上行文

    冠“陜政管字”機(jī)關(guān)代字編號(hào)，對(duì)應(yīng)文種：請(qǐng)示、報(bào)告、議案、意見(jiàn)等。“陜政管字”主要是用于向省政府和國(guó)管局請(qǐng)示問(wèn)題、匯報(bào)工作、提出建議等。

    對(duì)省政府領(lǐng)導(dǎo)人安排布置的某項(xiàng)工作任務(wù)完成情況，需報(bào)送省政府領(lǐng)導(dǎo)人閱知，沒(méi)有附帶請(qǐng)示事項(xiàng)的，以“送閱件”形式報(bào)送。

    審簽流程：擬文處室（單位）負(fù)責(zé)人初審→辦公室副主任復(fù)審→辦公室主任審核→分管局領(lǐng)導(dǎo)審核→局長(zhǎng)審簽。局長(zhǎng)外出時(shí)，可授權(quán)主持工作的局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

    二、平行文

    冠“陜政管函”機(jī)關(guān)代字編號(hào)，對(duì)應(yīng)文種：函、意見(jiàn)等。

    “陜政管函”主要是用于以我局名義向有關(guān)部門和單位聯(lián)系商洽工作、詢問(wèn)答復(fù)問(wèn)題，傳達(dá)國(guó)家機(jī)關(guān)事務(wù)管理局和省政府領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)有關(guān)部門請(qǐng)示事項(xiàng)的批復(fù)意見(jiàn)，答復(fù)人大代表、政協(xié)委員建議提案辦理情況，向有關(guān)部門申報(bào)人、財(cái)、物計(jì)劃和其他工作方案等。

    審簽流程：擬文處室（單位）負(fù)責(zé)人初審→辦公室副主任復(fù)審→辦公室主任審核→分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。需呈送局長(zhǎng)審簽的，一般情況下由辦公室主任同時(shí)簽批給局長(zhǎng)、分管局領(lǐng)導(dǎo)。局長(zhǎng)外出時(shí)，可授權(quán)主持工作的局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

    三、下行文

    冠“陜政管發(fā)”、“陜政管通”機(jī)關(guān)代字編號(hào)，對(duì)用文種：決定、通知、通報(bào)、意見(jiàn)，以及“會(huì)議紀(jì)要”、“工作動(dòng)態(tài)”等。

    “陜政管發(fā)”主要用于對(duì)全局內(nèi)部管理事項(xiàng)作出安排部署，傳達(dá)其他需要周知事項(xiàng)。

    “陜政管通” 主要用于對(duì)全局有關(guān)考核、檢查等工作作出安排部署，傳達(dá)其他需要周知事項(xiàng)。

    “陜政管發(fā)”審簽流程：擬文處室（單位）負(fù)責(zé)人初審→辦公室副主任復(fù)審→辦公室主任審核→分管局領(lǐng)導(dǎo)審簽→局長(zhǎng)簽發(fā)。

    “陜政管通”審簽流程：擬文處室（單位）負(fù)責(zé)人初審→辦公室副主任復(fù)審→辦公室主任審核→分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。需呈送局長(zhǎng)審簽的，一般情況下由辦公室主任同時(shí)簽批給局長(zhǎng)、分管局領(lǐng)導(dǎo)。局長(zhǎng)外出時(shí)，可授權(quán)主持工作的局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

    “局長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要”、“局務(wù)會(huì)議紀(jì)要”由局長(zhǎng)簽發(fā)。

    “專題會(huì)議紀(jì)要”由主持會(huì)議的局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。需呈送局長(zhǎng)審簽的，一般情況下由辦公室主任同時(shí)簽批給局長(zhǎng)、主持會(huì)議的局領(lǐng)導(dǎo)。

    “工作動(dòng)態(tài)”由分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

    四、聯(lián)合發(fā)文

    我局與兄弟（省、市）機(jī)關(guān)事務(wù)管理局或其他同級(jí)別部門的聯(lián)合發(fā)文，均參照“陜政管發(fā)”審簽流程要求審簽，掛主辦單位文號(hào)。

    五、機(jī)關(guān)處室、局屬事業(yè)單位對(duì)外行文

    機(jī)關(guān)處室、局屬事業(yè)單位原則上不得對(duì)外行文，個(gè)別單位確因特殊情況需對(duì)外行文的，須等同“省政府機(jī)關(guān)事務(wù)管理局”文件嚴(yán)格按程序?qū)徍灐C(jī)關(guān)處室、局屬事業(yè)單位不得擅自上報(bào)或下發(fā)不冠字、不編號(hào)、不加蓋印章的文件。

    各類公文審簽后，校對(duì)人員在公文印發(fā)前要認(rèn)真復(fù)核，確保不出差錯(cuò)。