寧波市港航管理局公文處理辦法

關(guān)于印發(fā)寧波市港航管理局公文處理辦法的通知

局各部門：
　 《寧波市港航管理局公文處理辦法》（修訂稿）經(jīng)第20次局長(zhǎng)辦公會(huì)議審議通過(guò)，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
　　附件：1.有關(guān)常用發(fā)文單位、部門規(guī)范化簡(jiǎn)稱（統(tǒng)稱）
　　      2.寧波市港航管理局退文通知單
　　      3.寧波市港航管理局來(lái)文處理單
　　      4.寧波市港航管理局工作督辦通知單
　　                                                                                                  寧波市港航管理局

2013年7月2日

寧波市港航管理局公文處理辦法

第一章總則

　　第一條 為使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高辦文質(zhì)量和效率，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）和《寧波市港航管理局工作規(guī)則》要求，制訂本辦法。
　  第二條 局公文是指本局實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。
　　第三條 本辦法適用于中共寧波市港航管理局委員會(huì)、寧波市港航管理局、寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗(yàn)局寧波檢驗(yàn)處（以下統(tǒng)稱“本局”）的公文處理工作。
　　第四條 公文處理是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效、規(guī)范的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。
　　第五條 局辦公室是局公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)局機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)單位的公文處理工作。局辦公室應(yīng)當(dāng)配備專職人員負(fù)責(zé)電子公文和紙質(zhì)公文處理工作。

第二章公文主要種類

　　第六條 本局常用的公文種類主要包括：
　?。ㄒ唬Q定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
　?。ǘ┩ǜ妗＿m用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
　　（三）通知。適用發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
　?。ㄋ模┩▓?bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。
　　（五）報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。
　　（六）請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
　?。ㄆ撸┡鷱?fù)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
　　（八）意見(jiàn)。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。
　　（九）函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
　　“函”作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法定效力。
　?。ㄊ?huì)議紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。
　　第七條 “決定”和“通報(bào)”兩個(gè)文種用于獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)法律的規(guī)定和職權(quán)，根據(jù)獎(jiǎng)勵(lì)的性質(zhì)、種類、級(jí)別、公示范圍等具體情況，選擇使用相應(yīng)的文種?！巴ǜ妗币部梢栽谶m當(dāng)場(chǎng)合粘貼公布和刊登報(bào)紙等方式發(fā)布。

第三章公文格式

　　第八條 公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。公文各個(gè)要素標(biāo)注的具體要求按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》以及市交通委、省港航局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
　　第九條 公文應(yīng)有政府信息公開(kāi)建議，公開(kāi)建議應(yīng)按下列程序進(jìn)行審查：
　　1.承辦科（室、所，以下統(tǒng)稱“部門”）在起草文件時(shí)，按照《寧波市關(guān)于政府信息公開(kāi)前進(jìn)行審查的規(guī)定》，對(duì)信息進(jìn)行全面審查，提出是否公開(kāi)建議。
　　2.局辦公室在核稿時(shí)，要把政府信息公開(kāi)情況作為一項(xiàng)重要審核內(nèi)容。對(duì)沒(méi)有提出是否公開(kāi)建議、沒(méi)有標(biāo)明信息分類、沒(méi)有明確公開(kāi)時(shí)限的，做退稿處理。
　　3.最后簽發(fā)文件的局領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)是否公開(kāi)進(jìn)行審核把關(guān)，難以確定的可提出研究。
　　第十條公文的排版
　　公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙（210mm×297mm）。
　?。ㄒ唬┕牡淖痔?hào)、字體：標(biāo)題用2號(hào)華文中宋體字或方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體字；正文用3號(hào)仿宋體字。一般一頁(yè)22行，一行28個(gè)字。
　　（二）公文的行間距為：固定值28磅。
　?。ㄈ┕牡捻?yè)邊距為：上37mm，下35mm；左28mm，右26mm。
　?。ㄋ模┕亩温渑虐妫旱谝粚印耙弧睘楹隗w，第二層“（一）”為楷體。
　?。ㄎ澹┨厥馇闆r說(shuō)明：
　　1.當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌隆⒊晌娜掌跁r(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)注“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。
　　2.A4紙型的表格橫排時(shí)，頁(yè)碼位置與公文其他頁(yè)碼保持一致，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。
　　3.公文中計(jì)量單位的用法應(yīng)當(dāng)符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T 15834，數(shù)字用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T 15835。
　　第十一條 本局常用發(fā)文字號(hào)：
　?。ㄒ唬┲泄矊幉ㄊ懈酆焦芾砭治瘑T會(huì)、紀(jì)委、團(tuán)組織文件
　　1.甬港航黨〔〕號(hào)：適用于以本局黨委名義制發(fā)的決定、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示及基層黨組織干部任免等文件。
　　2.甬港航紀(jì)〔〕號(hào)：適用于以本局紀(jì)委名義制發(fā)的決定、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示等文件。
　　3.甬港航團(tuán)〔〕號(hào)：適用于以本局團(tuán)總支名義制發(fā)的決定、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示等文件。
　　以上文件分別蓋局黨委、局紀(jì)委、局團(tuán)總支印章。
　?。ǘ幉ㄊ懈酆焦芾砭治募?/span>
　　1.甬港航〔〕號(hào)：適用于以寧波市港航管理局名義制發(fā)的決定、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件，規(guī)范性文件發(fā)布必須采用該文號(hào)?？勺鳛樯闲形摹⑾滦形暮吐?lián)合發(fā)文。
　　2.甬港航干〔〕號(hào)：適用于任免干部通知。
　　3.甬港航函〔〕號(hào)：適用于以寧波市港航管理局名義在不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
　　以上文件蓋局印章。
　?。ㄈ幉ㄊ泻降拦芾砭帧⒄憬〈皺z驗(yàn)局寧波檢驗(yàn)處文件
　　1.甬航道〔〕號(hào)、甬船檢〔〕號(hào)：適用于以寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗(yàn)局寧波檢驗(yàn)處名義制發(fā)的決定、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件?？勺鳛樯闲形?、下行文和聯(lián)合發(fā)文。
　　2.甬航道函〔〕號(hào)、甬船檢函〔〕號(hào)：適用于以寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗(yàn)局寧波檢驗(yàn)處名義在不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
　　以上文件分別蓋寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗(yàn)局寧波檢驗(yàn)處印章。
　?。ㄋ模幉ㄊ懈酆焦芾砭止?huì)委員會(huì)文件
　　甬港航工會(huì)〔〕號(hào)：適用于以寧波市港航管理局工會(huì)委員會(huì)名義制發(fā)的各類文件。蓋局工會(huì)印章。
　　（五）會(huì)議紀(jì)要
　　〔〕號(hào)：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。本局黨委會(huì)議紀(jì)要、局長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要和專題會(huì)議紀(jì)要均采用該文號(hào)。
　　局長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)班子任屆按期編號(hào)，局黨委會(huì)會(huì)議紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要按獨(dú)立序列實(shí)行年度編號(hào)。
　?。幉ㄊ懈酆焦芾砭謺?huì)議文件
　　甬港航會(huì)〔〕號(hào)：適用于以寧波市港航管理局名義通知召開(kāi)、舉辦的各種會(huì)議和培訓(xùn)班。系統(tǒng)內(nèi)以寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗(yàn)局寧波檢驗(yàn)處名義召開(kāi)、舉辦的會(huì)議和培訓(xùn)班均采用該文號(hào)。蓋局印章。
　　（七）寧波市港航管理局辦公室文件
　　甬港航辦〔〕號(hào)：適用于局辦公室業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件以及一般性事項(xiàng)通知、通報(bào)等。蓋局辦公室印章。
　　（八）便函文件
　　〔〕號(hào)：適用于進(jìn)行一般事項(xiàng)的匯報(bào)、商洽、通知、答復(fù)等。中共寧波市港航管理局委員會(huì)、寧波市港航管理局、寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗(yàn)局寧波檢驗(yàn)處統(tǒng)一用《寧波市港航管理局》便函文稿，均采用該流水號(hào)。
　?。ň牛╅單募?/span>
　　甬港航閱〔〕號(hào)：適用于印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)查研究報(bào)告、資料性文件等（全市港航工作會(huì)議等重要會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話除外），不下發(fā)紙質(zhì)文件，不蓋章。
　　（十）電子文件
　　電〔〕號(hào)：適用于轉(zhuǎn)發(fā)本局沒(méi)有具體實(shí)施意見(jiàn)的上級(jí)或同級(jí)有關(guān)文件，不下發(fā)紙質(zhì)文件。
　?。ㄊ唬幉ǜ酆叫畔?/span>
　　涉及港航業(yè)務(wù)信息、簡(jiǎn)報(bào)的，統(tǒng)一用“寧波港航信息”文樣發(fā)文。

第四章行文規(guī)則

　　第十二條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講究實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。
　?。ㄒ唬┌l(fā)文內(nèi)容上，凡法律法規(guī)已作明確規(guī)定的，一律不再制發(fā)文件；可發(fā)可不發(fā)、可轉(zhuǎn)發(fā)可不轉(zhuǎn)發(fā)的文件一律不發(fā)；能通過(guò)口頭傳達(dá)、面談、電子郵件布置，或通過(guò)電話可以請(qǐng)示、答復(fù)的事項(xiàng)，不應(yīng)發(fā)文；與已發(fā)文件內(nèi)容雷同，沒(méi)有新內(nèi)容和具體措施意見(jiàn)的，不應(yīng)發(fā)文；涉及同一事項(xiàng)的工作部署、配套政策、責(zé)任分工等文件，盡量合并下發(fā)。
　?。ǘ┌l(fā)文范圍上，嚴(yán)格控制發(fā)文主送和抄送范圍，可主送可不主送、可抄送可不抄送的文件一律不主送、不抄送；能利用局內(nèi)外網(wǎng)公布的通告、通報(bào)等公開(kāi)周知的文件，原則上不再印發(fā)紙質(zhì)文件。
　?。ㄈ┌l(fā)文規(guī)格上，未提具體貫徹意見(jiàn)和要求的轉(zhuǎn)發(fā)件一律采用電子文件形式；能以局辦公室名義印發(fā)的文件一律不以局名義印發(fā)；能使用便函的，—律不印發(fā)正式函或文件，能以信箋頭、“白頭”文件等形式印發(fā)的，不以“紅頭”文件形式印發(fā)。
　　第十三條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。
　?。ㄒ唬┫蛏霞?jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：
　　1.報(bào)市交通委、省港航局等上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告，一律以局名義上報(bào)。原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，不能多頭報(bào)送，同時(shí)根據(jù)需要抄送相關(guān)上級(jí)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。
　　2.下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以本局名義向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見(jiàn)后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。
　　3.請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。請(qǐng)示和報(bào)告要區(qū)分，不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。上行文的“意見(jiàn)”按“請(qǐng)示”公文要求辦理。
　　4.除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。
　?。ǘ┫蛳录?jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：
　　1.向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。
　　2.涉及多個(gè)部門或外單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，未協(xié)商一致的，不得擅自行文。
　　第十四條 同級(jí)黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。局內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除局辦公室外不得對(duì)外正式行文。

第五章公文擬制

　　第十五條 公文擬制包括公文擬稿部門起草、局辦公室審核、局領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)等程序。發(fā)文辦理按照“誰(shuí)承辦，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，承辦部門負(fù)責(zé)從公文的草擬到分發(fā)追蹤整個(gè)發(fā)文辦理的流程，以確保發(fā)文的質(zhì)量和效率。
　　第十六條 公文起草：
　　部門起草應(yīng)著重注意：
　?。ㄒ唬┌l(fā)文確有必要，符合國(guó)家法律和黨的路線方針政策，所提措施和辦法切實(shí)可行；
　?。ǘ┓习l(fā)文程序和手續(xù)；內(nèi)容簡(jiǎn)潔、主題突出、觀點(diǎn)明確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉、切合實(shí)際。
　　（三）公文內(nèi)容涉及局內(nèi)多個(gè)部門業(yè)務(wù)時(shí)，主辦部門應(yīng)主動(dòng)商請(qǐng)相關(guān)部門會(huì)簽。如相關(guān)部門對(duì)公文內(nèi)容有異議，經(jīng)協(xié)商達(dá)不成一致意見(jiàn)時(shí)，主辦部門應(yīng)報(bào)請(qǐng)分管局領(lǐng)導(dǎo)裁定。
　　（四）需對(duì)該文件能否在局內(nèi)外網(wǎng)公開(kāi)提出建議，部門主要負(fù)責(zé)人應(yīng)審核確認(rèn)。
　?。ㄎ澹┢鸩荨⑿薷?、簽發(fā)公文要統(tǒng)一使用發(fā)文稿紙。在打印稿上修改文稿、審核和簽批文件，一律使用鋼筆、毛筆(藍(lán)黑墨水或碳素墨水)書寫，書寫不應(yīng)越過(guò)裝訂線。文稿修改較多，稿面不清楚的，應(yīng)清稿后送審，修改稿與清稿后的稿件一并保存歸檔。
　　第十七條 公文審核：
　　局辦公室審核應(yīng)重點(diǎn)審核：
　?。ㄒ唬┬形睦碛墒欠癯浞?，依據(jù)是否準(zhǔn)確；
　　（二）是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合公文處理有關(guān)規(guī)定；
　?。ㄈ┯“l(fā)具有普遍約束力的規(guī)范性文件和政策性文件，須首先經(jīng)過(guò)局法規(guī)部門審核、會(huì)簽后，再送局辦公室核稿；
　?。ㄋ模┰诓桓淖?cè)獾那闆r下，核稿人員可對(duì)文稿進(jìn)行刪節(jié)和文字加工。如需對(duì)文稿進(jìn)行較大修改時(shí)，應(yīng)退回起草部門進(jìn)行修改；
　?。ㄎ澹┪母鍍?nèi)容涉及其他部門業(yè)務(wù)，而未取得其他部門會(huì)簽意見(jiàn)的，審核時(shí)作退文處理。
　　第十八條 公文簽發(fā)：
　?。ㄒ唬┮跃中姓x向市交通委、省港航局等上級(jí)單位的請(qǐng)示、報(bào)告、意見(jiàn)的公文，以及需要由各縣（市）區(qū)港航管理機(jī)構(gòu)主要領(lǐng)導(dǎo)參加的重要會(huì)議通知，由局長(zhǎng)簽發(fā)。
　　以局黨委名義向市交通黨工委、省港航局黨委等上級(jí)黨組織的請(qǐng)示、報(bào)告、意見(jiàn)的公文，由黨委書記簽發(fā)。
　　以紀(jì)檢、群團(tuán)組織名義向上級(jí)單位行文，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
　?。ǘ┮跃置x制發(fā)的公文，涉及下列內(nèi)容的，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)審核后由局長(zhǎng)簽發(fā)：
　　1.報(bào)上級(jí)部門的請(qǐng)示、報(bào)告和意見(jiàn)等上行文；
　　2.貫徹上級(jí)重大決策、重要會(huì)議精神和領(lǐng)導(dǎo)重要指示的實(shí)施意見(jiàn)和措施；
　　3.全市港航發(fā)展的方針、政策及重大措施；
　　4.依照法定權(quán)限和規(guī)定程序起草上報(bào)或印發(fā)的行政規(guī)范性文件；
　　5.全市港航發(fā)展中長(zhǎng)期規(guī)劃、年度計(jì)劃、水運(yùn)建設(shè)規(guī)劃；
　　6.局內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職責(zé)調(diào)整、干部任免、職稱聘任及行政、經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)處分；
　　7.重大審計(jì)事項(xiàng)；
　　8.未明確局分管領(lǐng)導(dǎo)的綜合性工作；
　　9.涉及大額資金使用劃撥、可能影響穩(wěn)定等重大事項(xiàng)；
　　10.其他需要局長(zhǎng)簽發(fā)的重大事項(xiàng)。
　　局分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為內(nèi)容重要或有不同意見(jiàn)需要局長(zhǎng)決策的，應(yīng)提出意見(jiàn)建議后報(bào)局長(zhǎng)簽發(fā)。
　　局長(zhǎng)出國(guó)、出差時(shí)，時(shí)限緊急的文件，由局長(zhǎng)授權(quán)局分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。采用簡(jiǎn)化程序制發(fā)的行政規(guī)范性文件，由局長(zhǎng)授權(quán)局分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
　?。ㄈ┮跃置x制發(fā)的下行文或平行文，一般按局領(lǐng)導(dǎo)分管業(yè)務(wù)范圍，由局分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；內(nèi)容涉及其他局分管領(lǐng)導(dǎo)分管業(yè)務(wù)范圍的，需請(qǐng)其他局分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。
　　（四）局長(zhǎng)辦公會(huì)議、局黨委會(huì)議及專題會(huì)議、業(yè)務(wù)工作會(huì)議議定的事項(xiàng)，由主持會(huì)議的局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
　?。ㄎ澹┪揖峙c不相隸屬的平行單位聯(lián)合發(fā)文時(shí)，承辦部門負(fù)責(zé)送達(dá)有關(guān)聯(lián)合發(fā)文單位會(huì)簽。由主辦單位首先簽署意見(jiàn)，協(xié)辦單位依次會(huì)簽，標(biāo)注主辦單位的發(fā)文字號(hào)，一般不使用復(fù)印件會(huì)簽。我局會(huì)簽時(shí)，應(yīng)根據(jù)涉及事務(wù)重要程度，送局分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審簽。若有關(guān)單位有實(shí)質(zhì)性改動(dòng)或改動(dòng)較多的，應(yīng)按程序送原簽發(fā)局領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。
　?。┚诸I(lǐng)導(dǎo)在審批發(fā)文文稿時(shí)，應(yīng)明確表態(tài)“同意發(fā)”，同時(shí)還應(yīng)簽署審批人的姓名和審批時(shí)間。如局領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為公文需要修改，或需要其他局領(lǐng)導(dǎo)審閱，或需要其他部門會(huì)簽，承辦部門應(yīng)按照局領(lǐng)導(dǎo)批示要求辦理。
　　凡是局領(lǐng)導(dǎo)未明確簽署“同意發(fā)”的文稿，局辦公室不得印發(fā)。
　?。ㄆ撸┕暮灠l(fā)人對(duì)所簽發(fā)的公文內(nèi)容全面負(fù)責(zé)。

第六章公文辦理

　　第十九條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
　　第二十條 收文辦理包括簽收、登記、初審、擬辦、承辦等程序。
　?。ㄒ唬┖炇?。局辦公室收發(fā)人員負(fù)責(zé)本局機(jī)關(guān)公文的收取、簽收、拆封、清點(diǎn)和登記工作，各業(yè)務(wù)部門不得直接受理外單位正式來(lái)文。
　　1.取文。安排專人取文，需直取的急件、密件必須及時(shí)取回。
　　2.受文。收取各單位郵寄直送我局的函件。
　　3.拆封。收到函件應(yīng)及時(shí)拆封，拆封時(shí)應(yīng)仔細(xì)檢查來(lái)件信封，防止漏拆和信封內(nèi)留有余件。對(duì)署名收件人的函件，交由本人拆封，不得擅自拆封。
　　4.清點(diǎn)。及時(shí)清點(diǎn)每件文件的份數(shù)，檢查文件主件和附件等是否完整。發(fā)現(xiàn)漏蓋公章、缺頁(yè)、缺附件的請(qǐng)示性公文，應(yīng)及時(shí)與來(lái)文單位聯(lián)系，要求補(bǔ)齊。直取的密件、急件、傳真件，要當(dāng)面清點(diǎn)件數(shù)，辦理簽收手續(xù)。
　?。ǘ┑怯?/span>
　　1.分文。收到各單位的公文后，有關(guān)收文人員按類別分文、登記。登錄應(yīng)完整準(zhǔn)確、字跡清楚。
　　2.登記。
　?。?span>1）登記方式。對(duì)閱知件和批辦件通過(guò)電子公文（OA系統(tǒng)）進(jìn)行掃描登錄。
　?。?span>2）登記要求。登記應(yīng)做到完整、準(zhǔn)確、字跡清楚。來(lái)文單位應(yīng)用規(guī)范全稱。
　?。?span>3）轉(zhuǎn)并處理。對(duì)有前文背景的公文，屬于對(duì)批辦件的回復(fù)意見(jiàn)和辦理情況的報(bào)告，要與前辦件并號(hào)處理。如屬對(duì)批辦件的回復(fù)，應(yīng)將回復(fù)與批辦件并號(hào)處理。
　?。ㄈ┏鯇?。收到的公文應(yīng)進(jìn)行初審。對(duì)下列不符合規(guī)范的公文，經(jīng)局辦公室審核并說(shuō)明理由后原則上退回來(lái)文單位：
　　1.不應(yīng)當(dāng)由本局辦理的；
　　2.不符合行文規(guī)則越級(jí)行文;
　　3.文種使用錯(cuò)誤，“請(qǐng)示”與“報(bào)告”不分，“報(bào)告”與“意見(jiàn)”不分;
　　4.“請(qǐng)示”多頭主送，一個(gè)文件中包含多個(gè)請(qǐng)示事項(xiàng);
　　5.“請(qǐng)示”未標(biāo)注簽發(fā)人（會(huì)簽人）、聯(lián)系人和聯(lián)系電話;
　　6.直接送局領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人（局領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)和緊急突發(fā)事件除外）;
　　7.未使用行文單位文頭紙或未加蓋單位印章;
　　8.以復(fù)印件、手寫稿報(bào)送;
　　9.反饋意見(jiàn)件未附征求意見(jiàn)原件;
　　10.不符合國(guó)家法律、法規(guī)的規(guī)定與政策要求;
　　11.涉及其他部門職權(quán)范圍，未與有關(guān)部門協(xié)商或征求有關(guān)部門意見(jiàn);
　　12.未附文中引用的政策、規(guī)定等相關(guān)文件;
　　13.其他不應(yīng)受理的。
　　經(jīng)審核需作退文處理的，由收文人員填寫《寧波市港航管理局退文通知單》（樣式附后），連同公文原件退報(bào)文單位。
　?。ㄋ模M辦。局辦公室將初審后應(yīng)由本局辦理的文件分為閱知性和批辦性兩類，根據(jù)內(nèi)容及局領(lǐng)導(dǎo)、部門職責(zé)分工等提出擬辦意見(jiàn)。
　　1.閱知性公文。上級(jí)、不相隸屬單位的普發(fā)文件、簡(jiǎn)報(bào)、信息及下級(jí)報(bào)備文件、報(bào)告或抄送文件等送我局參閱、知照、備案性質(zhì)的公文。
　　閱知性公文辦理程序：局辦公室根據(jù)文件內(nèi)容及局領(lǐng)導(dǎo)、部門職責(zé)分工提出擬辦意見(jiàn)，通過(guò)電子公文（OA系統(tǒng)）送局各領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門傳閱。
　　2.批辦性公文。需要我局辦理的公文。包括:
　　（1）市交通委、省港航局等上級(jí)單位頒發(fā)的要求貫徹落實(shí)的文件，以及主送我局的批復(fù)性公文和其他需要辦理的公文
　　（2）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在閱件、各類刊物、重要來(lái)信以及有關(guān)部門直送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的公文上批示要求我局辦理的公文。
　?。?span>3）批辦性公文辦理程序：
　　根據(jù)公文內(nèi)容和局領(lǐng)導(dǎo)分工、各部門職能職責(zé)，提出擬辦意見(jiàn)。對(duì)涉及到多部門業(yè)務(wù)來(lái)文，由局辦公室確定主辦部門和協(xié)辦部門；對(duì)因分工不明確或內(nèi)容復(fù)雜無(wú)法歸口的來(lái)文，由局辦公室請(qǐng)示局領(lǐng)導(dǎo)后，協(xié)調(diào)確定承辦部門。
　　局領(lǐng)導(dǎo)分工明確，可由一個(gè)部門辦理的，應(yīng)提出“請(qǐng)×××局長(zhǎng)閱示，擬請(qǐng)××科（室、所）辦理。”
　　對(duì)涉及兩個(gè)以上局領(lǐng)導(dǎo)分工，需要兩個(gè)以上部門共同辦理的，應(yīng)確定一個(gè)局領(lǐng)導(dǎo)閱示，并區(qū)分主辦、協(xié)辦部門，可提出“請(qǐng)×××局長(zhǎng)閱示，擬請(qǐng)××科（室、所）商××科、××科辦理?！蓖瑫r(shí)，抄送相關(guān)局領(lǐng)導(dǎo)。
　　對(duì)內(nèi)容復(fù)雜，涉及局領(lǐng)導(dǎo)及部門職能交叉，難以確定主辦領(lǐng)導(dǎo)和部門的，需請(qǐng)局主要領(lǐng)導(dǎo)或分管局辦公室的領(lǐng)導(dǎo)審定，可提出“請(qǐng)×××局長(zhǎng)審示，擬請(qǐng)××科（室、所）商××科、××科辦理?！?/span>
　　上級(jí)及橫向部門的傳真、電話、電報(bào)，均應(yīng)填寫統(tǒng)一的記錄辦理單（樣式附后），先呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，送有關(guān)部門辦理。
　　（五）承辦。主辦部門為第一責(zé)任部門，對(duì)辦理結(jié)果負(fù)責(zé)。會(huì)辦部門應(yīng)主動(dòng)配合，及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。
　　1.局機(jī)關(guān)各部門負(fù)責(zé)人每天應(yīng)處理2次以上電子公文（OA系統(tǒng)）文件，一般工作人員應(yīng)隨時(shí)處理文件，減少文件積壓。對(duì)于各類會(huì)議通知，各部門應(yīng)及時(shí)做好參會(huì)準(zhǔn)備，并按照要求及時(shí)報(bào)送參會(huì)名單;在限定的時(shí)間內(nèi)，沒(méi)有完成文件要求的事項(xiàng)和任務(wù)，應(yīng)提前與有關(guān)單位溝通協(xié)調(diào);各部門負(fù)責(zé)人出差時(shí)，應(yīng)妥善處理好電子公文（OA系統(tǒng)）文件的流轉(zhuǎn)。
　　2.承辦部門接到需要辦理的公文，一般公文在5個(gè)工作日內(nèi)辦畢。對(duì)涉及緊急事項(xiàng)、突發(fā)性事件、搶險(xiǎn)救災(zāi)等來(lái)文及上級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示件、轉(zhuǎn)辦件，局辦公室要及時(shí)分辦，承辦部門要急事急辦、特事物辦、隨到隨辦、不得延誤。除有規(guī)定時(shí)限外，緊急公文在3個(gè)工作日內(nèi)辦畢，特急公文在2個(gè)工作日內(nèi)辦畢。
　　3.對(duì)超出辦理期限積壓公文的，局辦公室將定期予以通報(bào)。
　　第二十一條 發(fā)文辦理包括復(fù)核、登記、印制、核發(fā)等程序。
　　（一）復(fù)核。已簽發(fā)的公文，印發(fā)前應(yīng)重點(diǎn)復(fù)核發(fā)文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式、分送范圍等。需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。
　?。ǘ┑怯?。對(duì)復(fù)核后的公文，局辦公室確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。
　?。ㄈ┯≈?。復(fù)核、登記后的公文，局辦公室按規(guī)定進(jìn)行繕印、蓋章、裝訂和寄送。涉密公文應(yīng)當(dāng)通過(guò)機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過(guò)密碼電報(bào)或者符合國(guó)家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行了傳輸。
　?。ㄋ模┖税l(fā)。公文印刷完畢，應(yīng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。
　　（五）辦理程序及時(shí)限。
　　1.發(fā)文的承辦部門主要負(fù)責(zé)人審核應(yīng)不超過(guò)1個(gè)工作日（若需相關(guān)部門會(huì)簽，會(huì)簽部門不超過(guò)1個(gè)工作日），局辦公室核稿不超過(guò)1個(gè)工作日，局領(lǐng)導(dǎo)審簽不超過(guò)2個(gè)工作日。
　　2.經(jīng)局長(zhǎng)辦公會(huì)議、局黨委會(huì)議等重要會(huì)議研究決定的事項(xiàng)，需擬文辦理的，由承辦部門在會(huì)后3個(gè)工作日內(nèi)予以辦理。
　　3.文件由局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成校對(duì)。除電子文件、“甬港航閱”文件不必紙質(zhì)寄送外，其余發(fā)文的紙質(zhì)文本應(yīng)在繕印后2個(gè)工作日內(nèi)寄出。
　?。┚o急發(fā)文的處理。
　　1.急件的界定。急件是指按上級(jí)規(guī)定在指定時(shí)限上報(bào)的文件，以及局領(lǐng)導(dǎo)要求立即辦理的處理重大突發(fā)事件的文件。
　　2.急件的處理。采取有關(guān)部門聯(lián)合辦公的方式，即承辦部門完成文件擬稿后，由辦文人員和局辦公室人員核稿，直送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，局辦公室完成印發(fā)。
　　第二十二條 整理歸檔。公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案法律法規(guī)以及本局檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。各部門應(yīng)在次年3月底前整理、歸檔，送局檔案室存檔。
　　公文歸檔包括紙質(zhì)文件和電子公文（OA系統(tǒng)）兩方面公文的歸檔，由局辦公室負(fù)責(zé)落實(shí)。
　?。ㄒ唬┪揖峙c不相隸屬的平行單位聯(lián)合辦理的公文，屬我局主辦的，原件由局辦公室整理立卷歸檔;其他相關(guān)單位主辦的，原件由主辦單位整理、歸檔，我局須保存公文的印件和原稿的復(fù)印件，由我局承辦部門收集并送交局辦公室整理立卷歸檔，其他協(xié)辦單位保存復(fù)制件或其它形式的公文副本。
　?。ǘ┮艳k結(jié)的公文（包括蓋局印章的便箋）由局辦公室臨時(shí)歸檔，年終由檔案室統(tǒng)一正式歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)辦理移交手續(xù)。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
　　（三）歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等進(jìn)行整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本局的主要工作情況，便于保管和利用。歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限、按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。
　?。ㄋ模M制、修改和簽批公文，所有紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第七章公文管理

　　第二十三條 局辦公室應(yīng)建立健全本局公文處理的有關(guān)制度。公文由局辦公室專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
　　第二十四條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。
　　第二十五條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)按保密部門的規(guī)定，到指定場(chǎng)所由2人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
　　第二十六條 工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第八章公文督辦

　　第二十七條 局辦公室要掌握公文辦理的進(jìn)度情況，跟蹤了解，及時(shí)催辦。對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批請(qǐng)我局提出意見(jiàn)，從速辦理、嚴(yán)肅查處、需要報(bào)告辦理結(jié)果的批示件，應(yīng)及時(shí)綜合有關(guān)材料上報(bào)。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。同時(shí)，實(shí)行督辦單制度（樣式附后），對(duì)公文和領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)進(jìn)行催辦、督辦。
　　局辦公室是公文督辦工作的主管部門，負(fù)責(zé)督辦事項(xiàng)的組織實(shí)施。每半個(gè)月在局內(nèi)網(wǎng)通報(bào)公文辦理情況。
　　第二十八條 督辦事項(xiàng)主要分為以下兩類:一類是來(lái)文督辦.包括需批復(fù)、答復(fù)、貫徹的重要來(lái)文；另一類是要事督辦，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、局領(lǐng)導(dǎo)的批示件、指示件，以及局黨委會(huì)議、局長(zhǎng)辦公會(huì)議等重要會(huì)議議定的重要事項(xiàng)。
　　第二十九條 重點(diǎn)督辦工作必須做到立項(xiàng)下達(dá)、跟蹤督查、情況反饋及時(shí)。由局辦公室填寫督辦通知單，逾期未落實(shí)按照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

第九章附則

　　第三十條 本辦法自發(fā)文之日起施行，原《寧波市港航管理局公文處理辦法》（甬港航〔2012〕62號(hào)）同時(shí)廢止。上級(jí)有規(guī)定的從其規(guī)定。