中民民政職業(yè)能力建設(shè)中心公文處理辦法（試行）

民政部職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心

中民民政職業(yè)能力建設(shè)中心

民職鑒發(fā)〔2014〕1號

關(guān)于印發(fā)《中民民政職業(yè)能力建設(shè)中心公文處理辦法（試行）》的通知

中心各部門，各民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定站，各民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定培訓(xùn)基地：

民政部職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心、中民民政職業(yè)能力建設(shè)中心（以下簡稱中心）為規(guī)范公文處理工作，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號)、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704-2012）的規(guī)定，中心制定《民政部職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心、中民民政職業(yè)能力建設(shè)中心公文處理辦法（試行）》，以逐步推進(jìn)和實現(xiàn)中心公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。本辦法經(jīng)中民民政職業(yè)能力建設(shè)中心第一屆理事會第三次會議審核通過，現(xiàn)印發(fā)你們，請遵照執(zhí)行。

    附件：民政部職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心、中民民政職業(yè)能力建設(shè)中心公文處理辦法

民政部職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心         中民民政職業(yè)能力建設(shè)中心

                          2014年1月2日

（此件公開發(fā)布）

附件

民政部職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心、中民民政職業(yè)能力建設(shè)中心公文處理辦法（試行）

第一章  總則

第一條  為使民政部職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心、中民民政職業(yè)能力建設(shè)中心（以下簡稱中心）的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號)、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704-2012），制定本辦法。

第二條  公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第三條  公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其它有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第四條  本辦法適用于中心各部門日常公務(wù)文書處理。

第二章  工作職責(zé)

第五條  中心綜合財務(wù)部是公文運轉(zhuǎn)的主管部門，承擔(dān)公文處理方面的職責(zé)是：

（一）負(fù)責(zé)中心的收文、發(fā)文及公文管理、立卷歸檔等工作；

（二）負(fù)責(zé)公文處理過程中的督查，安全保密工作；

（三）負(fù)責(zé)對中心各部門公文運轉(zhuǎn)質(zhì)量的考核，切實提高中心公文運轉(zhuǎn)的質(zhì)量；

（四）完成與公文處理有關(guān)的其他工作，對部門公文處理工作進(jìn)行指導(dǎo)。

（五）嚴(yán)格執(zhí)行保密法律、法規(guī)和規(guī)定，自覺保守黨、國家，中心的秘密。 

第六條  各類公文由財務(wù)綜合部統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、管理、立卷、歸檔和銷毀。通過會議等其他各類途徑收到的各類公文，收文者應(yīng)及時交財務(wù)綜合部登記處理。各部門根據(jù)分工負(fù)責(zé)處理業(yè)務(wù)領(lǐng)域的收文和業(yè)務(wù)領(lǐng)域發(fā)文的擬制起草工作。

第三章  公文種類

第七條  公務(wù)文書種類主要有：

（一）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲中民能建在職人員，變更或者撤銷不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

（二）公告

適用于向中心外部宣布重要事項，如鑒定成績公告，證書發(fā)放公告或人員資格公告。

（三）通知

適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級組織辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

（四）通報

適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

（五）報告

適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

（六）請示

適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

（七）批復(fù)

適用于答復(fù)下級組織的請示事項。

（八）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（九）函

適用于不相隸屬的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

（十）紀(jì)要

適用于記載會議主要情況和議定事項。

第四章  公文格式

第八條  中心公文一般由密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。

第九條  版頭分為三種、六類，第一種是 “紅頭+文武線、武文線”版頭，適用于“信函格式”，用于批復(fù)、函；第二種是“文件紅頭+分割線”版頭，用于公告、通知、通報、報告、請示、意見文種；第三種為“紀(jì)要版頭”，用于各種會議紀(jì)要； 上述三種均分為“中心”和“中心辦公室”兩種類型。

第十條  發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。平下行文居中排布；上行文居左排布，并左空一字，此時右側(cè)對稱位置標(biāo)注簽發(fā)人，發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行。

第十一條  標(biāo)題由發(fā)文單位全稱、公文主題和文種三個要素組成。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號以及并列的幾個單位或部門之間加頓號外，一般不用標(biāo)點符號。一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

第十二條  主送單位是行文的對象，是要求主辦和答復(fù)的單位，亦即負(fù)有對文件內(nèi)容進(jìn)行掌握、答復(fù)或貫徹執(zhí)行責(zé)任的受文單位或部門。公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。

第十三條  公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。

第十四條  如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。

第十五條  成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

單一機(jī)關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

第十六條  成文日期也叫發(fā)文日期或具文時間，即發(fā)文的年、月、日，在發(fā)文單位或部門名稱下面。一般以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的具體時間為準(zhǔn)，會議通過文件，以會議通過時間為準(zhǔn)；一般性公文材料，如涉及具體事項的通知、公告、函等的發(fā)文日期，常常用它的印發(fā)時間。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

第十七條  公文應(yīng)蓋上發(fā)文單位印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。用印應(yīng)當(dāng)端正、清晰，上不壓正文，下壓成文日期。用印頁如無正文，應(yīng)當(dāng)在頁首用圓括號標(biāo)明“此頁無正文”字樣。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。

第十八條  公文附注指公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項。中心發(fā)文除特殊說明外，一般應(yīng)附注“此件應(yīng)主動公開”。

第十九條  公文附件指公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?span>3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。

第二十條  版記

（一）版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0. 35 mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0. 25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

（二）抄送機(jī)關(guān)

如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。

如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

（三）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。

第二十一條  頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

第二十二條  公文中的橫排表格

A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

第二十三條  公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第二十四條  公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標(biāo)點符號等，按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。

公文使用的人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

第二十五條  公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。公文正式印制前，綜合部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

第五章  公文擬制

第二十六條　公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第二十七條  公文起草應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。

（四）文種正確，格式規(guī)范。

（五）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。

（六）公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達(dá)成一致。

（七）部門主任或中心副主任、主任應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。

第二十八條   公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由綜合財務(wù)部進(jìn)行審核。審核的重點是：

（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。

（二）內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法是否規(guī)范。

第二十九條  經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報送。

第三十條  公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)中心主任或副主任審批簽發(fā)。中心文號分為“民職鑒發(fā)” 、“民職鑒績告”、“民職鑒證告”、“民職鑒函”、“民職鑒辦”、“民賽組發(fā)”六類。“民職鑒發(fā)”必須由中心主任簽發(fā)；“民職鑒函”必須由分管中心的副司局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；“民職鑒績告”、“民職鑒證告”、“民職鑒辦”、“民賽組發(fā)”需由中心辦公室主任簽發(fā)。具體由中心辦公室主任確定所使用文號，由綜合財務(wù)部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期的先后排序。

重要公文和上行文由中心主任簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。

第六章  收文辦理

第三十一條  公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第三十二條  收文辦理主要程序是：

（一）簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。所有部門收到的機(jī)要、信函、快遞、傳真、文件等，均由綜合財務(wù)部簽收。

（二）登記。綜合財務(wù)部對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。

（三）初審。對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由中心辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。

（四）承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報中心副主任、主任批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。

（五）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。

（七）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

（八）檢查歸檔。綜合財務(wù)部應(yīng)對公文辦理過程進(jìn)行檢查，文件辦理完成后編號歸檔。

第三十三條  發(fā)文辦理主要程序是：

（一）復(fù)核。已簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；文字性錯誤，可由綜合財務(wù)部主任直接修改；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)審。

（二）登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。

（三）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。

（四）核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。

第三十四條  涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞。

第三十五條  需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。中心負(fù)責(zé)人兼任其他職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。

第三十六條  公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定考務(wù)檔案管理辦法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第三十七條  歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

第三十八條  由中心主辦的公文，原件由中心整理（立卷）、歸檔，其他組織保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

第三十九條  中心各部門歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向綜合財務(wù)部移交。

第七章  附  則

第四十條  本辦法經(jīng)中心第一屆理事會第三次會議審核通過，自發(fā)布之日起施行。

第四十一條  中心文件印制由綜合財務(wù)部負(fù)責(zé)，印制數(shù)量至少保證綜合財務(wù)部、業(yè)務(wù)部門和歸檔各一份；文件網(wǎng)上發(fā)布由宣傳科研部審核。

第四十二條  本辦法由中心綜合財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

第四十三條  各鑒定站、培訓(xùn)基地公文處理辦法可參照本辦法執(zhí)行。

抄送：民政部人事司，北京社會管理職業(yè)學(xué)院。

民政部職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心辦公室   2014年 1月6日印發(fā)