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又是一個預算季
又是一個預算季
按照慣例,每年的8月份開始,很多從事物流相關(guān)業(yè)務的外資企業(yè)或合資企業(yè)都會迎來新的一個預算季。作為物流相關(guān)業(yè)務的港口碼頭企業(yè),這個時期也正是開始整理數(shù)據(jù)和收集信息并組織預算的準備期。
趕在新一預算季的開始,愿意跟大家分享一些個人對預算的理解和體會。
全面預算管理作為企業(yè)戰(zhàn)略實施、管理控制、資源配置、決策支持的重要工具,從外資企業(yè)引進概念,并已經(jīng)成為國內(nèi)企業(yè)的共識,部分企業(yè)也確實從全面預算管理中受益匪淺。然而,企業(yè)在實施全面預算管理的過程中 ,預算體系粗放、預算為企業(yè)決策提供的信息量不夠完整,已經(jīng)成為大多數(shù)企業(yè)預算管理的“硬傷”,個人認為,增加預算管理的角度,使預算體系從傳統(tǒng)二維體系轉(zhuǎn)變?yōu)槎嗑S體系,是企業(yè)細化全面預算體系的關(guān)鍵。
維度是一個技術(shù)術(shù)語,它是對信息進行描述和修飾的角度。具體到預算上,可以將維度定義為對某一個具體預算進行描述的角度。例如,對銷售收入預算而言,傳統(tǒng)的預算體系一般都是從二維角度編制預算,橫向為時間維度,縱向為產(chǎn)品維度,如:
時間 (2011年度) |
全年合計 (萬元) |
||||
第一季度 | 第二季度 | 第三季度 | 第四季度 | ||
裝卸收入 | |||||
堆存收入 | |||||
其他 |
而實際上對于一個重要的業(yè)務預算——銷售收入預算而言,要想通過預算體現(xiàn)銷售部門對未來一年的銷售實現(xiàn)的過程或者思路,顯然僅有一個產(chǎn)品和時間角度是遠遠不夠的,從客戶、行業(yè)、區(qū)域、渠道、銷售員等角度進行進一步的細化,收入預算將從一個二維表格變成一個多維體系,這些角度對于管理非常有價值,這種變化可以充分體現(xiàn)傳統(tǒng)預算到全面預算的一個演變舉例。
下圖給大家舉個多維度銷售收入預算的簡單模型:
2011年1月(逐月分析,僅用一月份舉例) |
一月合計 (萬元) |
||||
船公司1 | 船公司2 | 船公司3 | 船公司N | ||
貨量 (*** TEUs) | |||||
裝卸收入 | |||||
堆存收入 | |||||
其他 | |||||
…… |
企業(yè)預算之所以要強調(diào)多維度,是由企業(yè)預算管理的要求和特點決定的:
1. 事前編制和溝通預算的需要
全面預算的本質(zhì)是按照公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務計劃對公司未來一年的人、財、物資源的優(yōu)化配置,通過這種優(yōu)化配置實現(xiàn)公司的長期戰(zhàn)略 ,即企業(yè)的全員在經(jīng)營的全過程中的參與和應用。全面預算管理要達到實現(xiàn)公司資源的優(yōu)化配置目標,公司的預算決策部門(預算委員會或者管理層)就必須要掌握完備的預算信息。
如果采用傳統(tǒng)的二維預算,將大大限制業(yè)務部門編制預算的思路,也使預算決策部門在預算審批業(yè)務預算的可行性方面,缺乏細致的信息支撐。
仍然以銷售收入預算為例,如果一個企業(yè)50%以上的銷售收入是由不到20%的大客戶貢獻的,那么在公司的銷售預算中,如果不按照客戶編制銷售預算,銷售部門的預算中就無法從客戶角度反映未來 一年公司的收入結(jié)構(gòu),銷售預算中更看不到銷售部門是如何規(guī)劃和維護客戶關(guān)系的;同理,從渠道角度反映公司銷售收入實現(xiàn)的渠道,從區(qū)域角度反映公司銷售收入實現(xiàn)的地區(qū)分布,從行業(yè)角度反映公司產(chǎn)品分布的行業(yè)結(jié)構(gòu),從銷售員角度反映公司銷售收入實現(xiàn)的責任劃分等等。增加這些管理維度對于公司管理層了解銷售部門未來 一年的銷售規(guī)劃、實現(xiàn)途徑、相應的政策措施是否合理可行是非常重要的。如果沒有這些詳細信息的支持,管理層將無法詳細了解銷售部門收入實現(xiàn)的可行性,公司的銷售資源如何在客戶、行業(yè)、區(qū)域進行分配,也將缺乏依據(jù)。
因此,企業(yè)根據(jù)自身業(yè)務特點,通過適當增加管理維度來細化企業(yè)的預算體系將是非常重要的。如從供應商維度、采購渠道、材料和時間等維度編制采購預算;從部門、費用明細(差旅費、辦公費、會議費……)、管理活動/項目(咨詢項目、ERP 項目、技改項目、投資項目、日?;顒?hellip;…)等角度編制費用預算等等。
2. 事中控制預算的需要
預算編制的目的是為了更好地對預算進行控制,在傳統(tǒng)二維預算下,相對粗放的預算編制決定了預算控制的粗放。例如,傳統(tǒng)的費用預算一般是按照部門(辦公室、人力資源部、信息部、財務部……)和費用明細(差旅費、會議費、通訊費、辦公費……)兩個維度進行預算的編制和控制。但實際上,企業(yè)要想將費用控制好,僅有部門和費用明細這兩個維度是不夠的。比如,一個企業(yè)每年要定期參加一個展覽會,公司相關(guān)部門市場部、銷售部、技術(shù)部都要參加,都會發(fā)生相應的差旅費,我們通過預算只能看到每個部門的差旅費預算總額,但是這個部門參加每年的定期展覽會應該花多少費用,無法進行細化。我們也無法知道公司每年要定期參加的這個展覽會一共需要花多少錢,所以也沒有控制的標準。要想更好的控制這塊費用,就必須增加一個項目或活動維度,在編制和控制費用預算時,我們需要按照活動或事項來控制該費用發(fā)生。
3. 事后分析預算的需要
同預算事中控制一樣,預算的事后分析能否細化也是由預算編制的維度數(shù)量決定的。在進行預算分析時,管理層或者業(yè)務部門需要從不同角度了解預算實現(xiàn)的情況,從而有針對性的采取相關(guān)措施進行應對。
那么企業(yè)如何設(shè)計和實現(xiàn)多維度的預算管理(或稱全面預算管理)?我們期待跟大家的共同探討。
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