有效記錄管理指南

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成功的記錄管理只有通過包括記錄管理員、IT專業(yè)人員、業(yè)務(wù)經(jīng)理和法律顧問在內(nèi)的多功能小組的共同參與才能夠得以實(shí)現(xiàn)。為了確保企業(yè)整體記錄政策的有效實(shí)行，在為文檔建立目錄、進(jìn)行分類和保存的過程中，需要完成大量細(xì)節(jié)性的戰(zhàn)術(shù)工作。對(duì)于記錄管理的重要性以及違反企業(yè)記錄管理政策的后果，員工應(yīng)該有清醒的認(rèn)識(shí)。

分析

記錄管理工作正在被很多企業(yè)列入重要議事日程。最近很多企業(yè)的不道德行為都違反了政府要求企業(yè)增加業(yè)務(wù)透明度的法律規(guī)定——特別是國(guó)會(huì)在2002年通過的 Sarbanes-Oxley法案。而各家企業(yè)要遵守聯(lián)邦法律規(guī)定，恢復(fù)股東，特別是投資者的信任，有效的進(jìn)行記錄管理是十分重要的。

記錄管理既是企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)過程的一部分，也是一項(xiàng)技術(shù)。從傳統(tǒng)上來看，人們一直都認(rèn)為記錄管理的目的和執(zhí)行是獨(dú)立于文檔或目錄管理之外的。但是，現(xiàn)在越來越多的目錄管理產(chǎn)品銷售商在自己的產(chǎn)品中添加了記錄管理功能，并且取得了成效。目錄管理產(chǎn)品注重的是電子目錄的商業(yè)價(jià)值——如何對(duì)其進(jìn)行控制并在最大限度上充分利用。

與目錄管理產(chǎn)品不同，記錄管理產(chǎn)品側(cè)重的是記錄管理過程當(dāng)中的財(cái)政、法律和調(diào)整問題。目錄管理產(chǎn)品的價(jià)值在于節(jié)約業(yè)務(wù)成本，提高業(yè)務(wù)效率。記錄管理產(chǎn)品的價(jià)值在于風(fēng)險(xiǎn)管理。即使沒有目錄管理產(chǎn)品，企業(yè)仍然能夠繼續(xù)開展自己的業(yè)務(wù)，盡管這會(huì)降低業(yè)務(wù)效率和生產(chǎn)力。但是，在很多情況下，在記錄管理產(chǎn)品面前，除了購(gòu)買和應(yīng)用之外，各家企業(yè)沒有其他的選擇，因?yàn)橹挥羞@樣才能夠滿足法律和調(diào)整需求。

例如，美國(guó)食品藥物管理局和證券交易委員會(huì)要求企業(yè)在規(guī)定時(shí)間期限內(nèi)保留某些特定的電子文檔，包括電子郵件，并且接受檢查。企業(yè)必須遵守這些規(guī)定，否則的話就會(huì)受到懲罰，輕則被責(zé)難或罰款，重則將被禁止從事正常的商業(yè)活動(dòng)。

作為實(shí)現(xiàn)記錄控制和管理的第一步，各家公司要建立一個(gè)文檔目錄，列舉企業(yè)內(nèi)部所有類型的文檔并對(duì)它們進(jìn)行分類，確定它們所支持的業(yè)務(wù)過程，以及相關(guān)的法律和調(diào)整事宜。

進(jìn)行記錄管理的原因

記錄是用來保存企業(yè)活動(dòng)信息的文檔。之所以要對(duì)企業(yè)活動(dòng)進(jìn)行記錄并對(duì)這些記錄進(jìn)行管理，是出于多方面原因的：

1. 緩解潛在責(zé)任
2. 業(yè)務(wù)連續(xù)性
3. 法律法規(guī)的需要
4. 保存企業(yè)永久記錄

有一點(diǎn)非常重要，那就是要記住，在所有的電子和書面文檔中，只有一小部分每日業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄需要作為記錄保留。把包括全部電子郵件信息在內(nèi)的所有文檔都保留下來并不是一個(gè)明智的選擇。

最近暴出的企業(yè)丑聞還突顯出了另外一個(gè)問題，那就是有的企業(yè)想要把所有的記錄都刪除——特別是電子郵件信息——這些企業(yè)認(rèn)為，如果所有的記錄都不存在了，法律也就拿自己沒有辦法了。但是，國(guó)會(huì)于2002年通過的Sarbanes-Oxley法案雖然還沒有在實(shí)際案例中應(yīng)用，目的卻是在于通過提高企業(yè)審核過程的精確度和財(cái)政透明度來保護(hù)投資者的權(quán)益。因此，它的通過能夠防止企業(yè)采取刪除所有記錄的行動(dòng)。IT部門必須同企業(yè)顧問一起合作，建立并執(zhí)行文檔保存制度，以滿足相關(guān)法律法規(guī)的要求。

有效的文檔目錄和分類是文檔保存計(jì)劃的基礎(chǔ)，計(jì)劃中要說明保存文檔的原因、文檔保存期限和這些文檔最終部署權(quán)的歸屬。為了將違反法律法規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)降低到最小，要將記錄保存到必要的期限，不管這個(gè)期限有多長(zhǎng)，在這個(gè)期限過后將這些記錄系統(tǒng)銷毀，這是非常重要的。

記錄管理計(jì)劃中必須包含對(duì)元數(shù)據(jù)的收集和明確說明。分級(jí)菜單是十分重要的。有了這些菜單，終端用戶就能夠?qū)⑽臋n或電子郵件歸入相應(yīng)的文件夾中。

在對(duì)文檔進(jìn)行分類時(shí)要制定文檔保存規(guī)則。在實(shí)踐當(dāng)中，如果用戶不能夠在五秒中之內(nèi)對(duì)一項(xiàng)記錄進(jìn)行分類，它們的分類就極有可能是錯(cuò)誤的，或者根本無法完成。文檔類型分類模版的應(yīng)用既能夠節(jié)省時(shí)間又能夠節(jié)省人力，并且有助于對(duì)文檔進(jìn)行恢復(fù)。

電子記錄可能是電子郵件信息、文本文檔、也可以是電子表格、圖象、語(yǔ)音郵件或視頻文件。有的業(yè)務(wù)文檔在被保存為不同格式的時(shí)候可能會(huì)經(jīng)歷多次修改。而同樣的文檔可以以多種不同格式來建立，例如Microsoft Word, HTML或Adobe PDF。

在記錄管理過程當(dāng)中，大量文檔的集合體會(huì)通過電子手段被編成索引并進(jìn)行追蹤，即使這些記錄文檔是以書面、縮影膠片的形式保存的。

來源：ZDNET CHINA