什么是oa協(xié)同辦公平臺

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 　　OA是企業(yè)協(xié)同辦公管理軟件，ERP是企業(yè)資源計劃全面管理軟件，企業(yè)不論大小，都需要用管理軟件來管理企業(yè)。

　　如果只是想處理辦公，比如日常任務、報告，工作流審批，物資管理這些選擇OA軟件就可以;如果是商貿(mào)企業(yè)，需要管理進銷存出入庫、客戶管理、銷售管理、財務管理就可以選擇ERP軟件。

　　麻雀雖小五臟俱全，上管理軟件不在乎企業(yè)大小，具體還是視需求而定的。

　　不過600多員工的企業(yè)不算是小企業(yè)了。

　　企業(yè)用戶對于協(xié)同有著強勁的需求,協(xié)同也有搭載OA遍地開花的成功范例,這讓協(xié)同軟件市場具備了很大的想象空間。在一定程度上,可以將協(xié)同軟件(含工具、平臺和應用系統(tǒng))看作是嵌入了協(xié)同理念和技術方法的組織結構和流程設計,在其中規(guī)則和規(guī)范通過技術方法而規(guī)制化了。在協(xié)同軟件中協(xié)同及其相關因素的運轉也實現(xiàn)了自動化、智能化。毋庸諱言,OA是組織協(xié)同的重要工具和平臺,而OA在企業(yè)及其他組織中的普及,正說明了組織對協(xié)同的內(nèi)生驅動因素是多么強烈。協(xié)同OA近幾年幾乎普遍地取代了OA,更加突顯了企業(yè)組織對與協(xié)同的需要的迫切與持久。

　　從企業(yè)協(xié)同的理念到功能設計取向

　　企業(yè)運轉和管理對協(xié)同的需求說到底是人、資源、作業(yè)(項目)的協(xié)同,根本上是人的協(xié)同。為什么這么說呢?這就要借助對協(xié)同的本質的分析才能說清楚。從根本上講,協(xié)同并不神秘,也不復雜。協(xié)同本來是指的一個系統(tǒng)的要素(元素)的配置的主動優(yōu)化行為,核心是主動優(yōu)化,主動性來源于目的性。在物理系統(tǒng)中雖然也存在自組織、自尋優(yōu)的現(xiàn)象,但我們并不稱其為目的性,而認為是對某種規(guī)律的遵從。

　　在社會系統(tǒng)中情況就復雜多了,自主性、開放性是其突出的特征。協(xié)同的本質就是打破資源(人、財、物、信息、流程)之間的各種壁壘和邊界,使它們?yōu)楣餐哪繕硕M行協(xié)調的運作,通過對各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達成一致的目標。

　　這是協(xié)同的一種定義,也是協(xié)同軟件廠商泛普的協(xié)同理念。泛普對協(xié)同的理解包括著三個與企業(yè)運作相關聯(lián)的思想:“信息網(wǎng)狀”“業(yè)務關聯(lián)”和“隨需而應”。“信息網(wǎng)狀”思想在于建立一個立體的、多維的信息獲取、共享和使用的環(huán)境,無論信息的來源、結構是什么,都可以得到統(tǒng)一的管理;同時,協(xié)同平臺為這些信息節(jié)點之間提供了立體化的“網(wǎng)狀”關聯(lián)通道,從任何一個信息節(jié)點都可以到達任意的相關信息節(jié)點,極大地方便企業(yè)獲取完整的、真實的信息。“業(yè)務關聯(lián)”則是提供對各個業(yè)務環(huán)節(jié)進行整合的方案,使得協(xié)同平臺可以面向整個業(yè)務過程來進行管理。表面上看在協(xié)同平臺中還是采用某個模塊或某個功能完成某個業(yè)務環(huán)節(jié)的要求,但隨之這個應用可以自動啟動其他的關聯(lián)應用,并完成相關數(shù)據(jù)的更新,使得企業(yè)無需在不同應用平臺之間切換便可以完成對業(yè)務鏈的管理。“隨需而應”是將企業(yè)的“人”“財”“物”“信息”和“流程”進行充分的整合。

　　在協(xié)同平臺中,這些資源可以實現(xiàn)各種關聯(lián),當企業(yè)由于某個目的觸發(fā)一個應用的時候,相關的資源可以隨之被調動并被自動加入統(tǒng)一管理和協(xié)同工作的環(huán)境中,從而進行緊密的協(xié)調和運作。泛普的理念顯然是正確的,但是似乎太宏觀了,不夠具體。

　　熟悉企業(yè)管理運營和管理軟件的人立刻就會意識到,泛普在這里對協(xié)同的詮釋絕非協(xié)同OA所能涵蓋,而是包括了企業(yè)運營和管理的每一個層面和環(huán)節(jié)。在這一點上,幾乎所有的協(xié)同軟件廠商都統(tǒng)一于這個“口徑”。大家明白,協(xié)同在組織的每一個層次都存在,每一個環(huán)節(jié)也都離不開。無論是財務管理、ERP、CRM、SCM、HRM,還是競爭情報系統(tǒng)、知識管理系統(tǒng),沒有不涉及和需要協(xié)同的。協(xié)同是組織運營管理處處都用得到的引擎和工具。問題是怎樣把協(xié)同工具和引擎“裝”進去、“構架”起來。

　　上述通過對泛普倡導的協(xié)同理念和功能設計的分析可以看出,協(xié)同廠商向市場承諾的遠非一個辦公自動化(OA)工具和平臺。協(xié)同廠商們的心思大著呢,大到企業(yè)“人、財、物、信息、流程”的所有層面和環(huán)節(jié)。

　　可以這么講,那里有團隊、哪里有運作與管理,哪里就有協(xié)同。協(xié)同軟件廠商們一定希望再進一步,加上一句,“哪里就應該有協(xié)同軟件,至少應該有協(xié)同引擎嵌入其系統(tǒng)之中”。這話有些大,但卻并非不靠譜的大實話。

　　協(xié)同軟件廠商的這種應用市場布局使得協(xié)同軟件的功能設計面臨尷尬。因為這種應用取向要求你的軟件功能必須是企業(yè)中普適、通用的,而產(chǎn)品能夠進入企業(yè)“落地”的要求又必須是獨特而具體的。如果不是如此的話,協(xié)同就必須借助一個“車子”才能開進企業(yè)。協(xié)同OA軟件的成功作為一個范例,很好地說明了這個問題。

　　企業(yè)內(nèi)生的協(xié)同驅動因素

　　協(xié)同是一種行為方式選擇的趨向,也是一種行為方式和過程。在企業(yè)組織內(nèi)部,天然地具有產(chǎn)生和實施協(xié)同行為的驅動因素。這種因素從兩個方面來分析,從組織成員個體的方面由于需要提高自己的作業(yè)效率、利用資源或者節(jié)省成本,自然地希望和要求組織和其他成員配合和幫助,這使他本能地對他人發(fā)出協(xié)同請求。這種請求不可能得到被請求者單向的持續(xù)性回應,除非這種回應能得到同樣的“協(xié)同”回報。在組織中不附加給予他人回報的自發(fā)協(xié)同請求,嚴格意義上稱不上是協(xié)同。

　　表面上看,響應這種協(xié)同請求會使請求者的狀況變好,同時并不使得其他人的狀況變壞,似乎構成一種帕累托改進。但事實上,協(xié)同請求的響應者卻為此付出了精力和時間,這在嚴格意義上就不是帕累托改進,因此,這種協(xié)同的響應就不會自然地發(fā)生。如果考慮到協(xié)同請求者為了獲得他人的積極響應,必然會對他人給予回報,即響應他人的協(xié)同請求。

　　在一個組織中,成員之間的互動屬于連續(xù)多次性交互,因而一定會形成一種均衡結構――一種互惠互利的協(xié)同互動狀態(tài)。這種協(xié)同具有隨機性,協(xié)同程度較低且依賴于組織的結構性質、業(yè)務流程、人際關系狀態(tài)和文化氛圍。這就構成了組織內(nèi)部的自發(fā)協(xié)同。自發(fā)協(xié)同的效率是非常有限的,帶有很大的隨機性,人們?yōu)檫@種協(xié)同所付出的時間和精力都非常有限,并且常常會由于種種原因被削弱和阻斷。這種自發(fā)協(xié)同的驅動因素是恒久存在、持續(xù)地發(fā)生作用的。這種作用其實是頑強的,雖然作用和水平有限。

　　從組織整體的方面來講,協(xié)同的需求從來都是強勁且迫切的,因為組織的目的之一就是為了能夠更有效地協(xié)同工作(運作、操作)一件或者一些事情而構建的。從組織內(nèi)部來考察,組織提高效率的要求持續(xù)不斷,除技術創(chuàng)新之外,組織效率的提高主要有兩部分構成,第一部分就是充分發(fā)揮組織的資源效率;第二部分是降低組織內(nèi)部的運作(交易)成本。這兩部分效率提高的有效工具就是協(xié)同。因此,組織會持續(xù)不斷地要求提高自身的協(xié)同能力和水平,并把這種要求施加到所有成員的身上和行為中。

　　組織的這種協(xié)同需求可以以多種形式加以滿足。比如以教育引導的方式,培育成員的團隊精神、協(xié)作精神。也可以通過組織紀律、規(guī)范來要求成員之間的協(xié)作。當然,組織結構、流程設計本身就要求成員之間的協(xié)同工作,這是規(guī)制化的,不需要強調。組織會通過種種方式來改進結構調整流程,其中重要的目的之一也是提高企業(yè)的協(xié)同程度和能力。結構和流程的改變對組織成員的協(xié)同優(yōu)化要求是強制的,這可以讓我們了解一個事實:結構和流程對于人(成員或員工)而言,可以視為協(xié)同的工具和平臺。由此我們可以了解協(xié)同軟件在企業(yè)組織中的意義和價值。